Caja de Herramientas de Gestión para - - El Salvador (Empresario)

trabajo en equipo

¿QUÉ ES EL TRABAJO EN EQUIPO?   COMUNICACIÓN CONSTANTE
BENEFICIOS DEL TRABAJO EN EQUIPO   INVOLUCRAMIENTO
TIPOS DE GRUPOS HUMANOS   COMPAÑERISMO
QUÉ ES Y QUÉ NO ES TRABAJO EN EQUIPO   SOLIDARIDAD
MEDICIÓN DE LOS EMPLEADOS   SINERGIA EN EL TRABAJO EN EQUIPO
CÓMO TRABAJAR EN EQUIPO   FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO
ACEPTACIÓN DE LOS OBJETIVOS   AUTOEVALUACIÓN DEL TRABAJO EN EQUIPO
COOPERACIÓN CON LOS DEMÁS    

- Competitividad

Actualmente vivimos en un mundo cambiante en el cual existen presiones de toda índole. El fenómeno de la Globalización está modificando la forma de hacer negocios  y obligando a las empresas a desarrollar mejores métodos de comercialización para sobrevivir y obtener el éxito.

Los clientes son ahora más exigentes que antes. Están más conscientes de sus derechos y pretenden optimizar su dinero en cada transacción que realizan. Por ello, quienes se dedican a promover productos y servicios deben volverse aún más competitivos; deben organizarse internamente como paso previo a la realización de gestiones de mercado. Esto implica desarrollar equipos de trabajo que funcionen apropiadamente.

Las próximas páginas se refieren a los elementos involucrados en la formación y preservación de equipos humanos dedicados a proponer y ejecutar actividades, como soluciones efectivas a los problemas y proyectos de la empresa.

Para ello, se presentan lineamientos que servirán en programas de mejora continua, así como en la aplicación de métodos y procedimientos del trabajo en equipo.


   ¿QUÉ ES EL TRABAJO EN EQUIPO?

- La empresa y los grupos

Ningún individuo puede vivir aislado, nada se puede hacer sin el concurso de la gente; aunque no estemos de acuerdo con ello, dependemos de otros. « Una empresa es la agrupación de personas con intereses comunes y conciencia de unidad, que debe hacer factible la convivencia participativa y civilizada, regida por normas »”.

Las personas que forman un grupo tienen cada una su propia personalidad, su carácter, sus actitudes, sus hábitos y sus necesidades. La suma de esas cualidades o defectos dará al grupo su forma de ser, sus particularidades, su pujanza, potencial, actitudes y patrones de conducta.

Se puede entonces decir que una empresa es lo que son sus miembros. Si éstos son activos, creativos, disciplinados, alegres y sinceros, la agrupación será el lugar donde reine la armonía y el éxito; de lo contrario, será una institución que no tiene ningún atractivo.

Para que el grupo funcione bien, todos los miembros deben estar al tanto de los factores que contribuyen o perjudican el funcionamiento del equipo. En el grupo no debe haber “espectadores”, todos deben ser “protagonistas”.

La voluntad de todos hará del equipo un organismo vivo, en constante crecimiento. Todos los miembros trabajarán cumpliendo cada uno su función en aras de la salud del grupo.

- La tolerancia en el grupo

Necesitamos confianza en las dos direcciones: confiar en los demás y que confíen en nosotros. El que cree en otra persona, le confía una tarea, dándole oportunidad para que asuma esa responsabilidad y pueda crecer y madurar. Al mismo tiempo, debe ser tolerante con los errores del otro y debe respetar su libertad. 

El Trabajo en Equipo no es ni más ni menos que el trabajo individual que colabora hacia un fin común. Es una actitud de servicio hacia un logro organizacional.

Un grupo se vuelve Equipo a través de la colaboración de sus integrantes. Todos los miembros del equipo deciden voluntariamente subordinar parte de su libertad (e intereses particulares) a un objetivo máximo: trabajar en equipo.

El trabajo en equipo tiene un objetivo a lograr y los miembros del mismo están convencidos de que esta es la mejor manera de conseguirlo.  El valor añadido y la riqueza vienen de la diversidad de lo que cada uno es y aporta.

¿QUÉ ES EL TRABAJO EN EQUIPO?

Grupo de personas con un objetivo que persigue y está de acuerdo con él, que busca la forma más eficiente de coordinarse para conseguir su propósito, a través de la participación constante de todos y el valor que cada miembro aporta.



    ¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS DEL TRABAJO EN EQUIPO?

      El trabajo en equipo no viene solo: es necesario formarlo, pulirlo, diseñarlo.
       El trabajo que el equipo realiza se desarrolla de mejor manera y en menor tiempo
       El trabajo en equipo es algo que se aprende
       Con el trabajo en equipo se logra más: las tareas se hacen en menor tiempo
       Las personas se cansan menos y la empresa se vuelve un lugar agradable


    TIPOS DE GRUPOS HUMANOS

Las personas formamos grupos prácticamente desde que nacemos. Cada uno de nosotros pertenece a uno o más grupos y esta característica es la que nos distingue de los animales inferiores no racionales. 

Por ejemplo, las personas formamos familia y es a través de estos grupo familiares que se forman las comunidades.  Los animales forman grupos por instinto, tal es el caso de las abejas, las hormigas, los leones y los gansos.

Los humanos existimos y colaboramos; las plantas no colaboran, simplemente viven una al lado de la otra.  Los humanos convivimos, dialogamos y participamos en actividades conjuntas constantemente para propósitos múltiples: trabajo, educación, diversión, superación, construcción, búsqueda de la satisfacción interna.     

TIPOS DE GRUPOS HUMANOS

ž   Familia          ž    Amigos                ž    Compañeros             ž    Colegasoa

ž    Vecinos       ž    Agremiados       ž    Clubs                           ž    Comités

ž    Directivas    ž    Asociaciones    ž    Deportivos                 ž    Religión




    QUÉ ES Y QUÉ NO ES EL TRABAJO EN EQUIPO

No todos los grupos humanos se constituyen en equipos humanos. Los componentes básicos para que un grupo de personas se convierta en un equipo son:

CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE UN EQUIPO HUMANO

            Las personas del grupo deben tener objetivos comunes
           Deben ser capaces de coordinarse entre ellas
            Deben participar todas participan y ayudarse mutuamente

Palabras Importantes y claves

en el trabajo en equipo

- Unión   - Coordinación 
- Solidaridad   - Comunicaciión  
- Involucramiento   - Participación 
- Fraternidad  - Resultados 

LO QUE NO ES EL TRABAJO EN EQUIPO

           No significa trabajar juntos
           No significa hacer el mismo trabajo
          No significa estar en el mismo sitio
         No significa tener el mismo jefe


   ¿COMO NOS MIDEN EN LA EMPRESA?

Todas las empresas necesitan que los miembros dentro de ella realicen trabajos correctamente, según estándares establecidos de acuerdo al giro de la empresa. Los miembros deben obtener resultados concretos que se traduzcan en aspectos positivos y satisfactorios para la empresa.

Los empleados y jefes de una empresa remiden constantemente de acuerdo con dos elementos principales:

La Eficiencia, es decir, el grado de calidad del trabajo realizado, comparado contra los insumos que se debieron invertir en el proceso. Estos insumos se refieren al costo, el tiempo, el nivel de esfuerzo y la cantidad de personas participantes. Este es un aspecto cualitativo.

La Eficacia, entendiéndose por tal, las cantidades de producto que se lograron durante la elaboración de la tarea.  Aquí se mide el porcentaje de lo realizado contra la meta concreta a cumplir.  Este es un aspecto cuantitativo del trabajo, que se traduce por lo general a un solo concepto: Resultados !

La evaluación de la calidad de una tarea o proyecto, por tanto, se desarrolla de acuerdo a la capacidad de realizar trabajos bien hechos y obteniendo resultados favorables para toda la organización. De allí la importancia para la empresa de contar con un equipo de trabajo bien integrado que sepa hacia dónde va, porque de esta manera todos los integrantes del mismo halan hacia ese mismo fin.

Parecerá difícil la integración o unificación de un equipo de trabajo, pero cuando existe compromiso desde arriba y una comunicación fluida, se hace más fácil conseguir los estándares deseados de Eficiencia y Eficacia.

MATRIZ DE EFICIENCIA / EFICACIA

³   Eficiencia: Hacer algo correctamente          ³   Eficacia: Lograr resultados

                      EFICACIA

 

ALTA

BAJA

EFICIENCIA

 
ALTA

u

v

BAJA

w

x

                             - Situaciones resultantes:

- Casilla 1:    Alta Eficiencia y Alta Eficacia:            El mejor emplead@.  El modelo a imitar.
- Casilla 2:    Alta Eficiencia pero Baja Eficacia:      Se preocupa por la calidad pero no rinde.
- Casilla 3:    Baja Eficiencia pero Alta Eficacia:      Produce muchos resultados pero sin calidad.
- Casilla 4:    Baja Eficiencia y Baja Eficacia:          El peor!  Rinde poco y sin gran calidad.      


   ¿COMO PODEMOS TRABAJAR EN EQUIPO?

Todos podemos trabajar en Equipo. Sólo es cuestión de cumplir con una serie pequeña de requisitos, relacionados con:

                   La aceptación de los objetivos del equipo

                  La cooperación con los demás

               La comunicación constante

                 El involucramiento en la tarea

                  El compañerismo total

                 La solidaridad para con el resto del equipo




   ACEPTACION DE LOS OBJETIVOS DEL EQUIPO

Obstáculo:   Los objetivos personales no concuerdan con los del equipo

- Causas que impiden la adaptación al Equipo

 

           Los miembros del Equipo:

       Se sienten unidos entre sí pero separados de la firma. No se identifican con la empresa

      No están acostumbrados a escuchar / opinar. Creen que sus opiniones no serán atendidas.

        Sienten que el trabajo es una carga pesada. Trabajan con el mínimo de esfuerzo.

     Creen que el jefe sólo piensa en sus propios intereses y que los del grupo no le importan.

          Los emplead@s, en forma individual:
        Mantienen actitudes pasivas. No aportan ideas porque creen que no son tomadas en cuenta.
          La poca confianza en ell@s mism@s les dificulta expresarse.
       No se comprometen. Aceptan responsabilidades mínimas. Se ven como simples emplead@s
      Creen que el jefe no está interesad@ en su opinión.

Responda con sinceridad a las siguientes preguntas:

 

Sí.  Totalmente.Siempre. Tod@s

Parcialmente. Poco. A medias

No. Nada. Nadie. Nunca. Ningun@

¿Existen objetivos claros para el equipo?

¿Los conocen todos los miembros?

¿Están todos de acuerdo con ellos?

¿Se perciben emplead@s con objetivos diferentes a los del equipo?

¿Se ha tratado de integrar al equipo a esos emplead@s?

¿Se escuchan las opiniones de los emplead@s?

¿Se hace sentir a los emplead@s que ell@s son importantes para el equipo y la empresa?




   COOPERACION CON LOS DEMÁS

Obstáculo: Egoísmo Personal

El espíritu de cooperación es un requisito indispensable para poder formar equipos de trabajo productivos. Todos necesitamos de todos, esto es una realidad, tanto en la empresa como en cualquier otro ámbito de la vida.

- Causas que impiden desarrollar un espíritu de Equipo

 

         Los miembros del Equipo:

         Creen que el jefe y la empresa los está explotando
        Adoptan conductas pasivas, sin interés en las tareas
         Opinan que la cooperación significa siempre más trabajo para ellos
         Creen que si cooperan, los demás compañer@s abusarán de ell@s
         Piensan que cooperar es ser servil

En un equipo es necesaria la cooperación de cada uno de sus integrantes para que éste sea productivo y eficiente.


   COOMUNICACIÓN CONSTANTE

Obstáculos:  Rumores , chismes, insidias, calumnias, falsedades

Para que un grupo pueda funcionar es indispensable que entre sus miembros exista una comunicación permanente.El éxito del Equipo es la comunicación. La falta de comunicación sana fomenta los chismes y rumores.

La comunicación se desarrolla en varias direcciones y hacia varios tipos de personas:

        - Con los jefes                                    - Con los compañeros

        - Con los colaboradores                  - Con los clientes

        - Con los proveedores                      - Con los transportistas

        - Con otros departamentos              - Con los visitantes

- ¿Por qué falla la comunicación?

        Los rumores y chismes se vuelven una costumbre
      Gran parte de los emplead@s tolera y celebra las burlas y críticas
       Se pierde mucho tiempo en hablar en vez de trabajar
        Hay personas que creen todo lo que les cuentan
       Hay personas que creen que los chismes son útiles
        Hay personas que buscan evadir las tareas
        Hay jefes que aceptan y fomentan los chismes
      Los mecanismos y medios de comunicación interna son deficientes


   CINVOLUCRAMIENTO EN LA TAREA

Obstáculos:  Resistencia a participar, pereza, desconfianza

- Consideraciones sobre la participación de los emplead@s:

          El éxito del equipo se basa en la participación de todas las personas
        El que se margina o aparta es dañino para el equipo y para la empresa
          Sólo el que juega puede llegar a ganar. El que no juega siempre pierde.
          La apatía aísla a las personas y las margina de la acción
          El que no se involucra pierde él mismo más que los demás

- Algun@s emplead@s:

          Creen que al jefe no le interesan sus necesidades
          Se encierran en su propio mundo
        No están motivad@os para participar
          No tratan de dar más de lo necesario
          Desconfían del jefe. No lo sienten sincer@.
          Se sienten rechazados por los demás
          Sienten envidia por la habilidad o cualidades de otr@s
        No tienen energía ni entusiasmo
         Sienten que el jefe tiene preferid@s
          No saben que son importantes para la empresa

Un equipo integrado gana, uno apático y negativo únicamente se aísla y pierde.


   COMPAÑERISMO TOTAL

Obstáculo: Antagonismo

        La base de un equipo exitoso está en  las relaciones armoniosas del personal

        Las personas que no se llevan bien forman grupos, no equipos

        Todo equipo de trabajo necesita del compañerismo mutuo

          ¿Existe compañerismo en su empresa / departamento?

- ¿Por qué falta compañerismo en las empresas?

          Las personas se rechazan unas a otras

         Se critican con frecuencia, critican a los jefes y a la empresa

        Se forman pequeños grupos (argollas) que se protegen entre ellos

          Algunos bloquean el trabajo de otros

         Otros se “roban” la autoría de los resultados. (Saludan con sombrero ajeno)

          Hay emplead@s que no respetan la autoridad del jefe

         Otros no ayudan a aquellos que lo necesitan

         Algunos recargan su trabajo en otros 


   SOLIDARIDAD CON EL EQUIPO

Obstáculos:  Individualismo, falta de interés, desconfianza

         La solidaridad consiste en apoyar a los demás
         A veces debemos hacer tareas que nos disgustan
        Hay quienes quieren salirse siempre con la suya
          El triunfo siempre es mejor cuando se comparte
         Las personas egoístas se aíslan y dañan al equipo

- ¿ Por qué falla la solidaridad ?

          El grupo está desunido y no existe cooperación
        Algunos empleados son negativos   
          Hay conflictos que no se manejan bien
         Algunas personas son egoístas y no comparten
          Hay algunos que se creen superiores
          Hay otros que se aíslan ellos solos


   SINERGIA EN EL TRABAJO EN EQUIPO

- Importancia de la Sinergia

El término Sinergia significa que el resultado del trabajo en equipo es mayor a la
suma de los resultados individuales. Este fenómeno constituye el beneficio
más significativo de formar equipos de trabajo.  Al trabajar en equipo, las tareas se dividen, se aprovecha la competencia de cada integrante y se alcanza una mayor productividad.

- Concepto de Equipo

Un equipo es: « Un grupo de individuos unidos con un objetivo común, que utilizan con efectividad una metodología común, que actúan en un espacio y tiempo determinado, que poseen habilidades complementarias, que se basan en valores compartidos y que aceptan una responsabilidad mutua ».


   ¿COMO SE FORMAN LOS EQUIPOS DE TRABAJO

No todos los equipos de trabajo son iguales debido que se van desarrollando de manera gradual, a medida que sus miembros van adquiriendo experiencia y que las tareas conjuntas van especializándolos.

Por lo general, el proceso de formación de un equipo de trabajo está compuesto por las etapas siguientes:

ETAPAS EN LA FORMACIÓN

DE EQUIPOS DE TRABAJO

 


- 1ª. Etapa:    Afiliación

Se refiere a la integración inicial que lleva a cabo el equipo. Los miembros se conocen entre si; aprenden y fijan las reglas del equipo y comparten los valores en los que el grupo se sustentará.

Las características de esta etapa son:   

- Inseguridad de los integrantes ante los demás

- Timidez de actuación

- Falta de liderazgo

- Carencia de aceptación de algunos miembros

- Confusión en el planteamiento de valores y objetivos

En esta etapa deberán formularse políticas para normar la actuación del grupo. Los miembros deberán designar un líder-moderador para mejorar su desempeño como equipo.  Los integrantes establecerán fronteras y objetivos.

- 2ª. Etapa:    Poder

En esta etapa el espíritu de equipo, necesario para amalgamar al equipo, se va conformando poco a poco. Los integrantes conocen los valores, reglas, y objetivos. La confianza va creciendo y ya empiezan algunos miembros a exteriorizar sus opiniones.


En este punto se inicia la dinámica del equipo. Por lo general, surge la figura de un líder, cuya función es estimular la comunicación e interacción, moderar a los integrantes y retroalimentarlos con respecto a sus conductas y actitudes. En esta etapa deberá quedar acordado quién será el líder, quien a su vez deberá motivar y facilitar la integración del equipo.

Es importante advertir que la presencia del líder es temporal, ya que se busca que el equipo de trabajo sea autodirigido y no "arrastrado o empujado" por un líder.


- 3ª. Etapa:    Realización

En esta fase se llega a la productividad el equipo de trabajo. El concepto de productividad se define como la obtención de mayores resultados con los mismos o menores recursos.

Para esta etapa el equipo ya está integrado, los miembros ya conocen y manejan las reglas y los valores compartidos. Se aplica un método común, se aprovechan las habilidades de cada persona y el talento de los integrantes para solucionar los problemas.

En esta etapa, el líder del equipo facilita los procesos, ayuda a la toma de decisiones colectiva y consensuada. También apoya las opiniones de los integrantes y los motiva a aportar soluciones, exhortándolos a colaborar en el diseño del plan de acción.

La misión final del líder será lograr la completa integración de los miembros y resaltar las cualidades de cada uno. Los integrantes deberán crear un mecanismo permanente para la toma de decisiones en conjunto y trazar planes de trabajo para las acciones acordadas.

- 4ª. Etapa:    Madurez

La etapa final donde los miembros actúan de manera se caracteriza por la mutua dependencia de los miembros del equipo. Cada uno actúa de manera individual, pero apoyando a los demás y apoyándose en el equipo. Los miembros responden automáticamente a los problemas.


Los objetivos se logran con base en decisiones sinérgicas y totalmente consensuadas. El líder se va retirando poco a poco de su rol protagónico y se dedica a mediar en aspectos que puedan retardar las soluciones. Además, participa como facilitador de apoyo al equipo, en las actividades que conduzcan al progreso continuo del mismo.


La Madurez indica que deberá ponerse énfasis en alcanzar la productividad y la mejora continua. El equipo deberá establecer mecanismos con los cuales se asegure su permanencia.


   AUTOEVALUACION DEL TRABAJO EN EQUIPO

El siguiente ejercicio es una evaluación sobre cómo piensa Usted y qué es lo que hace en la empresa la mayor parte de las veces.  Por favor sea honesto al contestarla, ya que ello le ayudará a mejorar.   Marque con una sola X en la casilla que refleje la respuesta más parecida a lo que se le pregunta.  Recuerde: marque sólo una casilla para cada frase.

Por lo general, opino o me comporto de la forma siguiente:

No

1.    

Casi siempre trato de hacer lo que yo quiero

   

2.    

Cada quien debe atender sus asuntos propios

   

3.    

Si estoy en desacuerdo con mi jefe, se lo digo directamente

   

4.    

Cuando se pide la opinión del grupo, siempre opino

   

5.    

Como nadie me ayuda, yo tampoco tengo que ayudar a los demás

   

6.    

Todo sale mejor si cada quien hace lo suyo, sin meterse con los demás

   

7.    

Son pocas las personas con las que realmente me llevo bien

   

8.    

Siempre que me piden colaborar, estoy dispuesto(a) y lo hago con gusto

   

9.    

Como trabajo duro, coopero poco en mi casa para mantenerla ordenada

   

10.   

Si me piden colaborar en mi colonia/ escuela de mis hijos lo hago con gusto

   

11.   

A menudo no estoy de acuerdo con los planes de la empresa ni con el jefe

   

12.   

No me interesa mucho lo que pase en la empresa. Yo puedo trabajar en otra parte.

   

13.   

A menudo busco lo que me conviene a mí. No me interesa lo de los demás.

   

14.   

Trabajar en equipo no siempre es bueno. A menudo las cosas salen mal.

   

15.   

A veces se me dificulta tomar en cuenta a los demás

   

16.   

Honestamente, se me dificulta llevarme bien con las demás personas

   

17.   

Me da temor decir lo que pienso y por eso a veces no hablo sobre ello

   

18.   

No acostumbro ayudar a otros, ya que a veces ni se lo agradecen a uno(a)

   

19.   

A veces no ayudo a otros porque después dicen que uno(a) es metido(a)

   

20.   

No soy una persona participativa. Más bien me alejo y soy reservado(a)

   

21.   

En otras empresas he sido más participativo(a). Aquí me cuesta serlo

   

22.   

No creo que me convenga trabajar más duro. No saco nada con eso

   

                                                                                        Total

   

- Puntuación:   

-         Más de 15 respuestas afirmativas:             Debe mejorar mucho su actitud hacia el grupo
-         De 10 a 15 respuestas afirmativas:            Tiene problemas para trabajar en equipo
-         De 5 a 9 respuestas afirmativas:                Debe reflexionar en su actitud hacia el trabajo
-         Menos de 5 respuestas afirmativas:           Anda bien. Puede mejorar con facilidad