Planeación Estratégica
Ficha
técnica
¿Por qué?
La planeación estratégica es importante porque ayudará a
lograr una aplicación más efectiva de recursos escasos
-humanos, financieros y materiales.
El proceso de planeación una responsabilidad crucial y una
tarea fundamental para llevar a cabo cualquier proceso
electoral. Es relevante para todos los administradores
electorales, ya sea que estén a cargo de una Comisión
Electoral Nacional o de una mesa de votación. Se debe preparar
un documento que especifique de manera clara el procedimiento
para ejecutar las responsabilidades del administrador
electoral. Obviamente el contenido variará; en algunos casos
se limitará a la organización de un proceso electoral y, en
otros, reflejará los objetivos y propuestas para lograr altos
niveles de desarrollo en una organización permanente. El mundo
está plagado de documentos que contienen las declaraciones de
misiones, valores, planes a corto y largo plazo, estrategias y
programas. En ocasiones parece que las organizaciones compiten
entre si para formular planes y declaraciones más complejas.
El conocimiento de estos planes y declaraciones parece estar
en relación inversamente proporcional a su tamaño.
¿Qué es lo que debe contener un plan de trabajo?
La Asociación Norteamericana de Administración ha publicado
un Libro de Trabajo-Programa para la Planeación Estratégica14,
en el cual sostienen que las características que debe tener un
plan para resultar de utilidad son: 1. El plan debe ser
sencillo. 2. El plan defe ser flexible. 3. El plan debe ser
creíble.
El plan debe especificar los asuntos más importantes que se
van a considerar. Debe identificar las diversas áreas
operacionales clave y quién será responsable de cada una. El
plan estratégico debe precisar los principios globales de
trabajo del organismo encargado de la administración
electoral. El plan operacional (verPlaneación
Operativa) debe aplicar estos principios a las tareas
especificas involucradas y preparar un plan detallado en el
que se establecerá un calendario y un programa para cada una
de las actividades. Cualquier plan estratégico debe incluir
disposiciones para una revisión y evaluación del proceso en su
conjunto. Los planes no se ejecutan por si mismos, por lo que
es fundamental identificar con anticipación los problemas que
pudieran presentarse.
Aprendiendo de las elecciones previas.
Algunas elecciones parten de cero, pero en la mayoría de
los casos la planeación estratégica del próximo proceso
electoral inicia cuando el más reciente ha terminado. Es
esencial llevar a cabo una revisión de las fortalezas y
debilidades del último proceso electoral. Normalmente el
trabajo electoral es repetitivo y las lecciones aprendidas en
cada ocasión deben tenerse en cuenta en la planeación a
futuro. A menudo, los mismos problemas se presentan una y otra
vez durante el proceso electoral - falta de registro de un
número significativo de electores, carencias en algunos sitios
de votación que provocan retrasos y confusión, el escrutinio
de votos se desarrolla en condiciones precarias por problemas
de suministro y organización, en algunos lugares los
funcionarios de votación atienden y resuelven de manera
distinta una misma situación por problemas de capacitación.
Debe asegurarse que los problemas presentados durante el
último proceso electoral han sido identificados y considerados
en el nuevo plan estratégico para garantizar que no se
volverán a repetir. Si los problemas están fuera del control
del organismo o del administrador electoral, así debe ser
indicado y resaltado puesto que, de otra manera, se volverán a
repetir.
¿Cuáles son los principales asuntos y requisitos?
Es esencial la identificación oportuna de los principales
asuntos y requerimientos. Los procesos electorales normalmente
son regidos por leyes y regulaciones, por tanto, el plan
estratégico siempre debe cumplir con estas disposiciones. Los
planes estratégicos pueden referirse al trabajo permanente de
una Comisión Electoral o a la planeación e instrumentación de
un proceso electoral - bien sea el registro de electores o la
celebración de una elección nacional. La Comisión Electoral
australiana identificó las siguientes cinco áreas clave15
en su plan 1993 / 1996-:
- Administración del padrón electoral
- Conducción de las elecciones
- Conocimiento por parte de la comunidad
- Elecciones industriales
- Administración corporativa
.
Luego identificó un objetivo principal para cada una de
estas áreas y definió el procedimiento para concretarlos.
Con el propósito de alcanzar los objetivos del plan, el
sistema australiano cuenta con oficiales electorales para cada
estado y territorio, quienes son responsables de la
organización electoral en su nivel respectivo. A nivel
nacional, existe una Oficina Central dividida en cinco grandes
áreas:
- Servicios corporativos. Esta división comprende recursos
administrativos, personal, propiedad y servicios, así como
la planeación estratégica
- Información y educación
- Desarrollo e investigación. Esta división incluye
operaciones electorales, legales, recursos humanos y
aprendizaje organizacional, así como investigación y
servicios internacionales.
- Elecciones industriales. La Comisión efectúa otro tipo
de elecciones relacionadas con asuntos de relaciones
industriales
- Información tecnológica
Con estas divisiones, la Comisión no sólo esta en
condiciones de tratar problemas operativos, tales como la
realización de elecciones, sino también de asegurar que las
nuevas iniciativas, investigaciones, planes y tecnologías
reciban los fondos requeridos.
¿Qué sucede si algo va mal?
En cualquier plan estratégico se hace necesaria la
inclusión de disposiciones para enfrentar los problemas más
significativos. El siguiente extracto es del articulo de David
Leahy, "Preparándose para lo Peor", aparecido en la Revista
Elections Today (Vol. 5 No. 4),
Desafortunadamente, los desastres -naturales o
de otro tipo- llegan a suceder, sin tomar en cuenta donde
vivimos. En caso de no contar con un detallado plan de
contingencia, los oficiales electorales deben evaluar
rápidamente la situación, buscar respuestas definitivas y
utilizar todos los recursos disponibles. Desarrolle un
procedimiento de contingencia antes de que surja cualquier
desastre o pequeña catástrofe que pueda afectar su propio
espacio laboral. No solamente es bueno contar con estos
procedimientos en caso de que lleguen a ser necesarios, sino
que un ejercicio de desarrollo será de mucha utilidad en
caso de presentarse un desastre de grandes proporciones.
Organice con anticipación una red de emergencia a efecto de
contactar a sus empleados -uno que no solamente se apoye en
el teléfono. Cuando surja un desastre, primero verifique las
necesidades de seguridad y emergencia de sus empleados.
Posteriormente, comunique cuándo y dónde deben reportarse
para trabajar. En primera instancia determine quién cuenta
con la autoridad suficiente para posponer una elección. Si
quien tiene atribuciones para tomar ese tipo de decisión es
un funcionario, como un Gobernador o Secretario de Estado, o
los Tribunales, no pierda tiempo valioso. Busque
inmediatamente una respuesta rápida y definitiva acerca de
si la elección será pospuesta o llevada a cabo en la fecha
programada.
Trabaje con la administración de emergencias o con los
oficiales de la defensa civil. Infórmeles que el desastre
tiene un impacto directo e inmediato en sus actividades.
Convoque o asista a las reuniones de planeación de
emergencia y familiarícese con las estrategias oficiales de
rehabilitación y con el tipo de recursos que estarán
disponibles. Apoyése en esos recursos.
Designe a uno de los miembros de su personal para que
esté en el centro de emergencias dando seguimiento el
desastre. 1. para contar con una rápida valoración de la
magnitud del desastre. 2. para comunicarse rápidamente con
oficiales de emergencia, tales como los representantes de
las compañías telefónica y de electricidad, y otras
autoridades 3. para difundir información relacionada con la
elección a través de los medios de comunicación. Designe a
una persona que coordine la ayuda que otros le ofrecerán
para llevar a cabo el proceso electoral. Sin una persona que
supervise este proceso, esa ayuda será subutilizada. En caso
de desastre, no sólo se enfoque en los aspectos logísticos
de la elección, sino también en la necesidad de conservar
los pasos que se han para completar el proceso. Haga todo lo
posible para asegurar una elección justa para los electores
y candidatos. Mantenga un registro de los costos en que
usted incurrió por encima de sus gastos normales como
resultado del desastre, para justificar una asignación
presupuestal suplementaria."
Existen algunos otros aspectos que deben ser incluidos en
un plan de contingencia. El más significativo que debe
reconocer todo administrador electoral es que
independientemente de que tan bueno sea el sistema y el
personal que lo opera o de que tan bien este planeado el
proceso, surgirán problemas (quizá pequeños, aunque
ocasionalmente también algunos muy grandes). Estos problemas
probablemente se ubiquen fuera de todo control del
administrador electoral, pero si se cuenta con un plan de
contingencia adecuado, sus implicaciones serán atenuadas. Si
el administrador electoral no cuenta con un plan de emergencia
o contingencia, un problema totalmente exógeno puede
convertirse rápidamente en objeto central de quejas por la
manera en que se trató. En los países en vías de desarrollo
frecuentemente ocurren fallas o interrupciones en el
suministro de servicios básicos -agua, electricidad, gasolina-
que pueden ejercer una presión considerable sobre plazos
perentorios de suyo muy ajustados.
Otros asuntos de la planeación estratégica.
Se pueden incluir los siguientes:
- Identificación de todos los recursos disponibles-
personales, materiales, tecnológicos, oficinas, asistencia;
- identificación de aquellas tareas que pueden ser
llevadas a cabo por contratistas o asistencia externa;
- identificación de otras agencias y organizaciones que
cuentan con atribuciones formales en el proceso y
establecimiento de sistemas efectivos de coordinación;
- establecimiento de un proceso adecuado de revisión
después de cada actividad importante;
- creación de programas de capacitación para el personal;
- preparación de los sistemas más adecuados para la
elaboración de presupuestos y el control de costos.
Es fundamental hacer una revisión general de las
necesidades a fin de asegurar un campo de juego parejo y tan
practicable como sea posible para todos los contendientes.
Valores
La planeación estratégica debe delinear los valores de la
organización, porque deben de influir en la forma en que ésta
trabaja y logra sus objetivos. El Plan Estratégico de
Elecciones Canadá16
establece un conjunto de valores como cometidos para:
- La integridad y apertura del proceso electoral;
- un sistema justo e inclusivo que sea accesible a todo el
electorado;
- la participación de toda la ciudadanía en el proceso
electoral;
- la capacitación y desarrollo del personal.
Sobre esta base, el plan establece que la organización se
esforzara por:
- Un servicio de alta calidad, costo-efectividad y
profesionalismo;
- excelentes relaciones e interacción entre el personal y
con el público;
- liderazgo en la ejecución e innovación entre las
organizaciones electorales a nivel mundial;
- eficiencia y efectividad en el logro de sus objetivos;
...que la organización cree en:
- la imparcialidad e independencia de la Dirección general
de Elecciones Cánada;
- el trabajo de equipo y líneas abiertas de comunicación;
- un sentido de comunidad entre el personal;
...y finalmente que la organización promueve:
- la innovación, la creatividad y la apertura entre todos
los miembros del personal.
El documento transmite rápidamente al lector los objetivos,
valores e ideales de la organización y la creencia de que los
pondrá en práctica.
Panorama general
Los reportes publicados por las principales comisiones
nacionales electorales, como las de Canadá y Australia,
señalan tanto el trabajo realizado durante el periodo previo
como sus planes para el corto, mediano y largo plazos.
Cualquier administrador electoral que esté planeando un
proceso electoral se encontrará con beneficios considerables
al revisar esos documentos, ya que incluyen los asuntos
generales clave. Es posible organizar un proceso electoral sin
contar con un plan estratégico, pero es poco probable que se
aprenda algo de él en términos de alcanzar la excelencia en un
determinado periodo. Una buena planeación estratégica mirará a
mediano y largo plazos e instrumentará sistemas para evaluar y
mejorar cada parte del proceso para beneficio de todos los
participantes. Es difícil obtener una visión completa del
proceso sin involucrar a miembros de los diferentes niveles de
los organismos electorales, así como de la comunidad política.
Un procedimiento de esa naturaleza consolidará la
transparencia del trabajo de administración electoral.
Nombre del archivo:
emd01
Autor: George R Smith
Traducido por: Carlos Navarro
Fecha de creación: 1997/09/22
Fecha de actualización: 05/26/2000
Actualizado por: Juan Castro
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