Planeación Estratégica

Ficha técnica

¿Por qué?

La planeación estratégica es importante porque ayudará a lograr una aplicación más efectiva de recursos escasos -humanos, financieros y materiales.

El proceso de planeación una responsabilidad crucial y una tarea fundamental para llevar a cabo cualquier proceso electoral. Es relevante para todos los administradores electorales, ya sea que estén a cargo de una Comisión Electoral Nacional o de una mesa de votación. Se debe preparar un documento que especifique de manera clara el procedimiento para ejecutar las responsabilidades del administrador electoral. Obviamente el contenido variará; en algunos casos se limitará a la organización de un proceso electoral y, en otros, reflejará los objetivos y propuestas para lograr altos niveles de desarrollo en una organización permanente. El mundo está plagado de documentos que contienen las declaraciones de misiones, valores, planes a corto y largo plazo, estrategias y programas. En ocasiones parece que las organizaciones compiten entre si para formular planes y declaraciones más complejas. El conocimiento de estos planes y declaraciones parece estar en relación inversamente proporcional a su tamaño.

¿Qué es lo que debe contener un plan de trabajo?

La Asociación Norteamericana de Administración ha publicado un Libro de Trabajo-Programa para la Planeación Estratégica¹⁴, en el cual sostienen que las características que debe tener un plan para resultar de utilidad son: 1. El plan debe ser sencillo. 2. El plan defe ser flexible. 3. El plan debe ser creíble.

El plan debe especificar los asuntos más importantes que se van a considerar. Debe identificar las diversas áreas operacionales clave y quién será responsable de cada una. El plan estratégico debe precisar los principios globales de trabajo del organismo encargado de la administración electoral. El plan operacional (verPlaneación Operativa) debe aplicar estos principios a las tareas especificas involucradas y preparar un plan detallado en el que se establecerá un calendario y un programa para cada una de las actividades. Cualquier plan estratégico debe incluir disposiciones para una revisión y evaluación del proceso en su conjunto. Los planes no se ejecutan por si mismos, por lo que es fundamental identificar con anticipación los problemas que pudieran presentarse.

Aprendiendo de las elecciones previas.

Algunas elecciones parten de cero, pero en la mayoría de los casos la planeación estratégica del próximo proceso electoral inicia cuando el más reciente ha terminado. Es esencial llevar a cabo una revisión de las fortalezas y debilidades del último proceso electoral. Normalmente el trabajo electoral es repetitivo y las lecciones aprendidas en cada ocasión deben tenerse en cuenta en la planeación a futuro. A menudo, los mismos problemas se presentan una y otra vez durante el proceso electoral - falta de registro de un número significativo de electores, carencias en algunos sitios de votación que provocan retrasos y confusión, el escrutinio de votos se desarrolla en condiciones precarias por problemas de suministro y organización, en algunos lugares los funcionarios de votación atienden y resuelven de manera distinta una misma situación por problemas de capacitación. Debe asegurarse que los problemas presentados durante el último proceso electoral han sido identificados y considerados en el nuevo plan estratégico para garantizar que no se volverán a repetir. Si los problemas están fuera del control del organismo o del administrador electoral, así debe ser indicado y resaltado puesto que, de otra manera, se volverán a repetir.

¿Cuáles son los principales asuntos y requisitos?

Es esencial la identificación oportuna de los principales asuntos y requerimientos. Los procesos electorales normalmente son regidos por leyes y regulaciones, por tanto, el plan estratégico siempre debe cumplir con estas disposiciones. Los planes estratégicos pueden referirse al trabajo permanente de una Comisión Electoral o a la planeación e instrumentación de un proceso electoral - bien sea el registro de electores o la celebración de una elección nacional. La Comisión Electoral australiana identificó las siguientes cinco áreas clave¹⁵ en su plan 1993 / 1996-:

• Administración del padrón electoral
• Conducción de las elecciones
• Conocimiento por parte de la comunidad
• Elecciones industriales
• Administración corporativa

Luego identificó un objetivo principal para cada una de estas áreas y definió el procedimiento para concretarlos.

Con el propósito de alcanzar los objetivos del plan, el sistema australiano cuenta con oficiales electorales para cada estado y territorio, quienes son responsables de la organización electoral en su nivel respectivo. A nivel nacional, existe una Oficina Central dividida en cinco grandes áreas:

• Servicios corporativos. Esta división comprende recursos administrativos, personal, propiedad y servicios, así como la planeación estratégica
• Información y educación
• Desarrollo e investigación. Esta división incluye operaciones electorales, legales, recursos humanos y aprendizaje organizacional, así como investigación y servicios internacionales.
• Elecciones industriales. La Comisión efectúa otro tipo de elecciones relacionadas con asuntos de relaciones industriales
• Información tecnológica

Con estas divisiones, la Comisión no sólo esta en condiciones de tratar problemas operativos, tales como la realización de elecciones, sino también de asegurar que las nuevas iniciativas, investigaciones, planes y tecnologías reciban los fondos requeridos.

¿Qué sucede si algo va mal?

En cualquier plan estratégico se hace necesaria la inclusión de disposiciones para enfrentar los problemas más significativos. El siguiente extracto es del articulo de David Leahy, "Preparándose para lo Peor", aparecido en la Revista Elections Today (Vol. 5 No. 4),

Desafortunadamente, los desastres -naturales o de otro tipo- llegan a suceder, sin tomar en cuenta donde vivimos. En caso de no contar con un detallado plan de contingencia, los oficiales electorales deben evaluar rápidamente la situación, buscar respuestas definitivas y utilizar todos los recursos disponibles. Desarrolle un procedimiento de contingencia antes de que surja cualquier desastre o pequeña catástrofe que pueda afectar su propio espacio laboral. No solamente es bueno contar con estos procedimientos en caso de que lleguen a ser necesarios, sino que un ejercicio de desarrollo será de mucha utilidad en caso de presentarse un desastre de grandes proporciones. Organice con anticipación una red de emergencia a efecto de contactar a sus empleados -uno que no solamente se apoye en el teléfono. Cuando surja un desastre, primero verifique las necesidades de seguridad y emergencia de sus empleados. Posteriormente, comunique cuándo y dónde deben reportarse para trabajar. En primera instancia determine quién cuenta con la autoridad suficiente para posponer una elección. Si quien tiene atribuciones para tomar ese tipo de decisión es un funcionario, como un Gobernador o Secretario de Estado, o los Tribunales, no pierda tiempo valioso. Busque inmediatamente una respuesta rápida y definitiva acerca de si la elección será pospuesta o llevada a cabo en la fecha programada.

Trabaje con la administración de emergencias o con los oficiales de la defensa civil. Infórmeles que el desastre tiene un impacto directo e inmediato en sus actividades. Convoque o asista a las reuniones de planeación de emergencia y familiarícese con las estrategias oficiales de rehabilitación y con el tipo de recursos que estarán disponibles. Apoyése en esos recursos.

Designe a uno de los miembros de su personal para que esté en el centro de emergencias dando seguimiento el desastre. 1. para contar con una rápida valoración de la magnitud del desastre. 2. para comunicarse rápidamente con oficiales de emergencia, tales como los representantes de las compañías telefónica y de electricidad, y otras autoridades 3. para difundir información relacionada con la elección a través de los medios de comunicación. Designe a una persona que coordine la ayuda que otros le ofrecerán para llevar a cabo el proceso electoral. Sin una persona que supervise este proceso, esa ayuda será subutilizada. En caso de desastre, no sólo se enfoque en los aspectos logísticos de la elección, sino también en la necesidad de conservar los pasos que se han para completar el proceso. Haga todo lo posible para asegurar una elección justa para los electores y candidatos. Mantenga un registro de los costos en que usted incurrió por encima de sus gastos normales como resultado del desastre, para justificar una asignación presupuestal suplementaria."

Existen algunos otros aspectos que deben ser incluidos en un plan de contingencia. El más significativo que debe reconocer todo administrador electoral es que independientemente de que tan bueno sea el sistema y el personal que lo opera o de que tan bien este planeado el proceso, surgirán problemas (quizá pequeños, aunque ocasionalmente también algunos muy grandes). Estos problemas probablemente se ubiquen fuera de todo control del administrador electoral, pero si se cuenta con un plan de contingencia adecuado, sus implicaciones serán atenuadas. Si el administrador electoral no cuenta con un plan de emergencia o contingencia, un problema totalmente exógeno puede convertirse rápidamente en objeto central de quejas por la manera en que se trató. En los países en vías de desarrollo frecuentemente ocurren fallas o interrupciones en el suministro de servicios básicos -agua, electricidad, gasolina- que pueden ejercer una presión considerable sobre plazos perentorios de suyo muy ajustados.

Otros asuntos de la planeación estratégica.

Se pueden incluir los siguientes:

• Identificación de todos los recursos disponibles- personales, materiales, tecnológicos, oficinas, asistencia;
• identificación de aquellas tareas que pueden ser llevadas a cabo por contratistas o asistencia externa;
• identificación de otras agencias y organizaciones que cuentan con atribuciones formales en el proceso y establecimiento de sistemas efectivos de coordinación;
• establecimiento de un proceso adecuado de revisión después de cada actividad importante;
• creación de programas de capacitación para el personal;
• preparación de los sistemas más adecuados para la elaboración de presupuestos y el control de costos.

Es fundamental hacer una revisión general de las necesidades a fin de asegurar un campo de juego parejo y tan practicable como sea posible para todos los contendientes.

Valores

La planeación estratégica debe delinear los valores de la organización, porque deben de influir en la forma en que ésta trabaja y logra sus objetivos. El Plan Estratégico de Elecciones Canadá¹⁶ establece un conjunto de valores como cometidos para:

• La integridad y apertura del proceso electoral;
• un sistema justo e inclusivo que sea accesible a todo el electorado;
• la participación de toda la ciudadanía en el proceso electoral;
• la capacitación y desarrollo del personal.

Sobre esta base, el plan establece que la organización se esforzara por:

• Un servicio de alta calidad, costo-efectividad y profesionalismo;
• excelentes relaciones e interacción entre el personal y con el público;
• liderazgo en la ejecución e innovación entre las organizaciones electorales a nivel mundial;
• eficiencia y efectividad en el logro de sus objetivos;

• la imparcialidad e independencia de la Dirección general de Elecciones Cánada;
• el trabajo de equipo y líneas abiertas de comunicación;
• un sentido de comunidad entre el personal;

...y finalmente que la organización promueve:

• la innovación, la creatividad y la apertura entre todos los miembros del personal.

El documento transmite rápidamente al lector los objetivos, valores e ideales de la organización y la creencia de que los pondrá en práctica.

Panorama general

Los reportes publicados por las principales comisiones nacionales electorales, como las de Canadá y Australia, señalan tanto el trabajo realizado durante el periodo previo como sus planes para el corto, mediano y largo plazos. Cualquier administrador electoral que esté planeando un proceso electoral se encontrará con beneficios considerables al revisar esos documentos, ya que incluyen los asuntos generales clave. Es posible organizar un proceso electoral sin contar con un plan estratégico, pero es poco probable que se aprenda algo de él en términos de alcanzar la excelencia en un determinado periodo. Una buena planeación estratégica mirará a mediano y largo plazos e instrumentará sistemas para evaluar y mejorar cada parte del proceso para beneficio de todos los participantes. Es difícil obtener una visión completa del proceso sin involucrar a miembros de los diferentes niveles de los organismos electorales, así como de la comunidad política. Un procedimiento de esa naturaleza consolidará la transparencia del trabajo de administración electoral.