Revista
Ingeniería Informática, Edición Número 10, Agosto 2004.
http://www.inf.udec.cl/revista
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Disminuyendo la brecha entre TI/SI y el negocio: Un
marco
metodológico para la fase de requerimientos
Marcela Varas
Depto. de Ing. Informática y Cs. de
la
Computación
Universidad de Concepción
Mvaras@udec.cl
Tom Santos
Subgerencia de Consultoría
CRECIC S.A.
tsantos@crecic.cl
Resumen
Se presenta un marco
metodológico de apoyo a la fase de requerimientos. Este incluye la definición
de etapas y
actividades de modo de obtener la especificación de la solución
técnica que mejor apoye los objetivos de la
organización. Esta última consideración provocará que los sistemas
de información desarrollados se encuentren
desde su concepción, alineados al negocio. Se entrega un método
bien definido, al cual se le pueden adscribir
distintas técnicas, incluyendo una guía para la captura de
información mediante entrevistas con usuarios.
Palabras claves:
Levantamiento de requerimientos, alineamiento estratégico de TI, desarrollo de
sistemas con visión
de negocio, elicitación de
requisitos.
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1 Introducción
1.1 Motivación
La introducción de tecnología
informática en las organizaciones no ha traído asociado los niveles de
productividad
esperados en muchos casos. Una de las causas de esta paradoja es
la consideración de que esta problemática está
reducida a un análisis técnico, sin darle la relevancia a los
aspectos de negocio, lo que produjo problemas en la
gestión de la introducción tecnológica [1].
En el ámbito de la ingeniería
de software, se han definido múltiples técnicas que permiten apoyar el análisis
y
elicitación de requisitos, tales
como los diagramas propuestos por Jacobson, Booch y Rumbaugh en su lenguaje
UML [2, 3]. También se ha
propuesto el desarrollo de software basándose en el análisis del negocio
utilizando como
base UML [4], además de existir distintas propuestas para la
ejecución de la actividad. Nuestra propuesta es una
simplificación de diversos enfoques, basado en la experiencia, que
pretende ser una guía práctica a la cual pueden
adscribir desarrolladores y jefes de proyecto, utilizando como
apoyo a cada actividad las técnicas de diagramación y
análisis que más le acomoden o que sean las usuales en la
organización donde se desempeñan.
1.2 Definiciones Básicas
A continuación se presentan
algunas definiciones básicas para situar el ámbito de este trabajo.
1.2.1 Estrategia
Algunas características
relevantes de una estrategia (según Majluf y Hax [5]) son (a)dar coherencia,
unidad e
integridad a las decisiones de la empresa, (b)establecer el
propósito organizacional al definir objetivos, programas de
acción y prioridades en la asignación de recursos, (d)definir
el dominio competitivo de la empresa, (e)buscar ventajas
competitivas, (e)diferenciar las actividades de los niveles de
gestión (corporativo, de negocios y funcional), (f)definir
las contribuciones económicas y no económicas de los grupos
asociados. (grupos de interés)
Dada la definición propuesta
por Majluf y Hax [5] se
puede considerar que estrategia es un concepto
multidimensional que abarca la totalidad de las actividades críticas de
la organización y les da un sentido de unidad,
dirección y propósito, a la vez que facilita los cambios
necesarios que su medio ambiente induce. Entenderemos a la
estrategia como la determinación de los objetivos básicos a largo
plazo de una empresa, la adopción de los cursos de
acción y la asignación de recursos necesarios para su
cumplimiento.
1.2.2 Sistema de Información
En el ámbito de esta
metodología, se aplica la definición de sistema de información dada por Andreu, Ricart y
Valor[9], la cual aduce al conjunto de sistemas encargados de
coordinar flujos y registros de información necesarios
para llevar a cabo las funciones de una empresa determinada,
de acuerdo con su planteamiento estratégico de
negocio. Es decir, el sistema de información involucra a toda
la organización.
1.2.3 Alineamiento
El alineamiento es la relación
entre las tecnologías de información y los sistemas de información y el
cumplimiento
de los planes y metas organizacionales [12]. El
alineamiento entre tecnología y negocio es la interrelación entre
todos los componentes de TI / SI y el negocio, que contribuye
a mejorar el rendimiento de la organización en el
tiempo [8].
1.2.4 Usuarios
En el ámbito de esta
propuesta, el usuario corresponde a toda la organización a la cual sirve el
sistema. Para efectos
instrumentales, se entenderá como usuarios a un conjunto de personas
que representen adecuadamente a la
organización, es decir, con un manejo de la visión estratégica y
operacional.
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1.2.5 Equipo Técnico
En este ámbito, llamaremos equipo
técnico al equipo de profesionales del ámbito de la informática encargado de
llevar el proyecto. Dentro de la organización de este equipo,
se debe considerar activamente a los usuarios. Es
recomendable la presencia de personal con formación equilibrada en
informática y negocios, o al menos con un
conocimiento acabado del negocio donde se ejecuta el proyecto.
1.3 Acerca de
El objetivo general de la
metodología es aportar a la disminución de la brecha entre las TI/SI y los objetivos
organizacionales a través de una definición alineada a la estrategia de
los requerimientos del sistema de información
de la organización. El enfoque se centra en la difusión de
los objetivos estratégicos de la organización, y la
derivación de los requerimientos a partir de estos como de las
apreciaciones particulares de los usuarios. La
metodología pretende disminuir los riesgos de falta de visibilidad
en el avance, plazos y costos descontrolados, y
soluciones locales a través del énfasis en un desarrollo
incremental y la mantención de una visión global.
Entre los objetivos
específicos de la metodología están el diseño de un proceso sistemático de
levantamiento de
requerimientos del negocio y sus procesos, que facilite la derivación
de los aspectos funcionales y no funcionales del
modelo de solución para el sistema de información a
desarrollar, el cual sustentará la gestión de la empresa donde
operará en el mediano plazo.
Con la metodología propuesta
se espera aumentar los niveles de productividad y calidad del proceso de
requerimientos, y con esto se asegura una buena base para las
posteriores etapas del desarrollo con una relación
costo/beneficio mucho más ventajosa.
La metodología permite al
equipo técnico lograr una visión de negocio que asegurará el alineamiento
necesario de la
solución a los objetivos de la organización. Por otra parte cada
organización contará con un instrumento que será
reusable en otros proyectos,
por tanto es deseable que se le incorporen las mejoras que pudiesen ser
identificadas en
su utilización, de modo de adaptarla a la cultura y método
de trabajo de cada organización.
Según la organización,
participantes y recursos en el proyecto, la metodología deberá simplificarse
y/o extenderse
con el objeto de facilitar el proceso de levantamiento de
requerimientos.
2 Metodología Propuesta.
La metodología propuesta está
estructurada en Etapas y Actividades. Cada etapa cuenta con un conjunto de
actividades. Cada actividad es descrita de manera de aclarar su
propósito y modo de ejecución. En cada actividad
debe documentarse el producto, por ejemplo mediante una
minuta de reunión o un modelo de procesos (según
corresponda), además de la documentación del desarrollo de la misma
(participantes, fecha, etc.). Técnicas de
documentación se pueden encontrar en literatura relacionada como por
ejemplo en [4] y [6], y no serán cubiertas en
este artículo.
Para fines de referenciación y orden, las etapas se numeran, y las
actividades se identifican por el número de la etapa
seguido de un número correlativo de actividad por etapa.
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Etapa 0
Definiciones
Preliminares
Etapa 1
Identificación
de
Elementos
Relevantes
Etapa 2
Organización
del
Equipo
de
Requerimientos
Etapa 3
Identificación
necesidades
actuales y futuras Etapa 4
Propuestas
Etapa 5
Definición
de
Requerimientos
Etapa
6
Especificación
de
Requerimientos
Objetivo
y Ambito
del
Sistema
Estrategias,
Objetivos, Procesos
de
Negocio, Unidades
Organizacionales,
Procedimientos
Administrativos,
SI,
personas involucrados.
Organización
Equipo
de
Requerimientos
Organización
Problemática
Problemática,
Sugerencias,
Escenarios
Futuros
Necesidades
Modelo
de
Solución
elegido
Definición
de
Requerimientos
Especificación
de
Requerimientos
Figura 1. Macroproceso
de Requerimientos Propuesto.
2.1 Etapa 0: Definiciones Preliminares
Objetivo: Establecimiento
objetivo y ámbito del análisis.
Actividades:
0-1. Reunión con
representantes de los usuarios, representantes del equipo técnico y
coordinador. En esta reunión se
deben establecer las metas generales del proyecto, así como
el objetivo del sistema a desarrollar. En este caso, los
usuarios deben ser aquellas personas que tienen una visión de
negocio.
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2.2 Etapa 1: Identificación de elementos relevantes.
Objetivo: Establecer los
elementos relevantes que se verán afectados por el proyecto. Esta etapa es
necesaria para
determinar quienes deben participar en el levantamiento de
requerimientos, y dimensionar la fase de requerimientos.
Todos los elementos se
refieren a la situación actual de la organización. La información recabada en
esta etapa
permitirá al jefe de proyecto estimar los recursos requeridos por
el proyecto (aunque con un grado alto de
incertidumbre).
Actividades:
1-1. Identificación de
estrategias y objetivos de negocio a apoyar.
Permite tener una visión de
negocio para apoyar el desarrollo. Esta visión posibilitará el compromiso de los
niveles
directivos de la organización, además de un desarrollo tecnológico
coherente con los objetivos organizacionales.
1-2. Identificación de
Procesos de Negocio a los cuales el sistema a desarrollar debe apoyar.
Los procesos involucrados
deben ser detectados a través de las entrevistas con los usuarios del área.
1-3. Identificación de
unidades organizacionales involucradas.
Es necesario establecer grados
de impacto. Los procesos de negocio son transversales a las unidades
funcionales, por
lo que el sistema impactará a varias (sino a todas) las
unidades funcionales de la organización. Se deben identificar
aquellas unidades mayormente afectadas.
1-4. Identificación de
procedimientos administrativos involucrados.
Establecer cuales son los
procedimientos administrativos que se verán afectados (automatizados o
mejorados) por el
sistema.
1-5. Identificación de
sistemas de información internos involucrados.
Los sistemas de información
internos son aquellos que están en completo control por el equipo técnico de la
organización. Se deben identificar para prever la integración de
bases de datos y sistemas (requerimientos no
funcionales del proyecto).
1-6. Recuperación de
documentación asociada.
Recolección de toda la
documentación asociada a cada elemento identificado: planes estratégicos,
organigramas,
documentación de procesos de negocio, documentación de procedimientos
administrativos, documentación de
sistemas.
1-7. Elaboración glosario
técnico – negocio.
A medida que se vaya haciendo
necesario, documentar aspectos técnicos y del negocio para el adecuado
entendimiento de la documentación generada en la fase de
requerimientos por todos los miembros de la
organización, en particular por los miembros del equipo del
proyecto.
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2.3 Etapa 2: Organización del equipo
Objetivo. Establecer la
estructura del equipo encargado de esta fase. Se debe considerar al menos
asignar
responsables para cubrir cada elemento identificado en la etapa 1,
además de un coordinador entre usuarios y
personal técnico.
Actividades:
2-1. Elección estructura
organizativa.
Analizando la información
recopilada en la etapa 1, se debe elegir la estructura del equipo. Si existen
varias unidades
funcionales y procesos de negocio involucrados, se sugiere una
estructura matricial.
2-2. Asignación de autoridades
y responsabilidades para cada función en la estructura.
La organización del equipo de
requerimientos debe ser flexible. Sin embargo, se deben establecer claramente
los
responsables de cubrir los distintos ámbitos detectados en la etapa
previa.
2-3. Asignación de personal a
cada función.
Debe hacerse sobre la base de
habilidades y conocimiento previo de cada persona.
2.4 Etapa 3: Identificación necesidades actuales y
futuras
Objetivo. Identificar la
situación actual, oportunidades de mejora, necesidades actuales y futuras.
Actividades:
3-1. Validación documentación
existente.
Para cada elemento relevante
se debe validar que la documentación existente corresponda a la situación
actual por
medio de presentaciones a los actores involucrados. En caso
de encontrarse incompleta, en esta etapa debe
completarse.
Las siguientes actividades
deben ejecutarse por cada elemento relevante no documentado o documentado
inadecuadamente.
3-1-1. Identificación fuentes
de información.
Establecer quién y/o dónde se
puede obtener la información faltante.
3-1-2. Captura de la
información.
Desarrollo de entrevistas y/o
revisión de documentos.
3-1-3. Selección de técnica de
apoyo para el análisis y documentación.
Seleccionar una técnica de
documentación (DFD, MER, Diagramas de procesos, etc.) que permita entender
el elemento respectivo.
3-1-4. Documentación elementos
identificados.
3-1-5. Validación.
Validar con los involucrados
que el elemento fue levantado correctamente.
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