Muchos estudios demuestran consistentemente que establecer una visión, definir una misión, planificar y determinar objetivos, actúan positivamente en el desempeño de una organización. Es también conocido que las organizaciones que desarrollaran un plan estratégico –sean pequeñas o grandes- tienen un mejor rendimiento que aquellas que no lo hicieron.

La Planificación Estratégica permite pensar en el futuro, visualizar nuevas oportunidades y amenazas, enfocar la misión de la organización y orientar de una manera efectiva el rumbo de la organización, facilitando una acción innovadora de dirección y liderazgo.

La planificación estratégica es una forma intencional y coordinada de enfrentar la mayoría de esos problemas críticos, intentando resolverlos en su conjunto y proporcionándole un marco útil para afrontar decisiones, anticipando e identificando nuevas demandas.

El proceso de planificación estratégica implica:

• Análisis situacional (momento explicativo)
• Determinación de estrategias, objetivos, etc (momento normativo)
• Formulación estratégica (momento estratégico)
• ?Implementación de estrategias y planes (momento Táctico / Operacional)

Consiste en definir con precisión la razón de ser, el fin de la organización, expresando claramente los propósitos esenciales que la misma se haya propuesto, en forma de "situación deseada" o "posible".

Está conformado por:

• ?La visión

Es una apreciación idealizada de lo que sus afiliados desean de ella en el futuro. Debe ser comunicada por medio de una declaración que presente: los valores, las metas de la institución y sus compromisos. Es muy importante que la visión sea conocida y compartida por todos los afiliados de la organización y también por aquellos que se relacionan con ella.

• ?La misión:

Expresa la razón de ser de la organización y se comunica por medio de una oración que define el propósito fundamental de su existencia, estableciendo el papel que tiene la organización en resolver las necesidades de la sociedad y describiendo, en términos amplios, la actividad en que está la organización.

 DETERMINACIÓN DE ESTRATEGIAS, OBJETIVOS (MOMENTO NORMATIVO)

Son esquemas que contienen la determinación de los objetivos y propósitos de largo plazo de la organización y los cursos de acción a seguir, así como la asignación de los recursos que la organización debe usar para alcanzar aquellos objetivos, tomando en cuenta las restricciones del medio ambiente.

Hace referencia a la identificación de los factores externos, mas allá de la propia organización, que condicionan su desempeño, tanto en sus aspectos positivos (oportunidades), como negativos (amenazas).

El diagnóstico del medio ambiente externo tiene como objetivo fundamental, identificar y prever los cambios que se producen en términos de su realidad actual y comportamiento futuro. Esos cambios deben ser identificadas en virtud de que ellas puedan producir un impacto favorable (oportunidad) o adverso (amenaza). Tiene que prepararse para aprovechar las oportunidades o para debilitar las amenazas.

AMENAZA: Situación desfavorable, actual o futura que presenta el ambiente de la organización, la cual debe ser enfrentada con la idea de minimizar los daños potenciales sobre el funcionamiento y la sobrevivencia de la misma.

OPORTUNIDAD: Es una situación favorable, actual o futura, que ofrece el ambiente de la organización, y su aprovechamiento adecuado mejoraría suposición de competitividad.

El análisis interno intenta realzar los factores claves que condicionaron el comportamiento pasado, así como, la evaluación del desempeño y la identificación de las fortalezas y debilidades que presenta la organización en su funcionamiento y operación, en relación con la misión de la organización.

FORTALEZA: Es una posición favorable que posee la organización en relación con alguno de sus elementos (recursos, procesos, etc.) y que la colocan en condiciones de responder eficazmente ante una oportunidad o delante de una amenaza.

DEBILIDAD: Es una posición desfavorable que tiene la organización con respecto a alguno de sus elementos y que la coloca en condiciones de no poder responder eficazmente a las oportunidades y amenazas del ambiente externo.

Los resultados obtenidos del diagnóstico interno y externo de la organización deben ser ordenados en forma de una matriz 2x2. En ella quedaran identificados de forma sencilla cuáles situaciones permitirían un mejor avance de la organización y cuáles podrían impactar de forma negativa. En tal sentido veamos que podemos encontrar en cada uno de los cuadrantes de esta matriz:

FO - FORTALEZAS – OPORTUNIDADES

En el encontramos las mejores situaciones que se le pueden presentar a nuestra organización. Es el aprovechamiento de nuestras virtudes dentro de un ambiente externo ampliamente "fértil". Es un cuadrante de "fortalecimiento y mejoramiento de nuestra acción". Planificar dentro de este cuadrante en muy simple ya que el nivel de "incertidumbre" es casi inexistente.

DO – DEBILIDADES - OPORTUNIDADES

Es un cuadrante de vital importancia para el desarrollo de interno de la organización. En el encontramos todos aquellos factores internos que no están funcionando satisfactoriamente dentro de un ambiente externo que nos brinda la oportunidad de corregir nuestras deficiencias. Es el cuadrante del que debemos extraer cuales de las oportunidades que nos brinda el medio exterior nos pueden ayudar a solventar nuestras debilidades. Y cuales de nuestras propias debilidades nos impiden aprovechar las oportunidades exteriores. Es uno de los dos cuadrantes fundamentales para la Planificación ya que dentro de el son varios los escenarios posibles y la incertidumbre es alta.

Aquí encontramos nuestras virtudes enfrentadas a un medio externo hostil. Es el caso contrario al cuadrante anterior. Debemos encontrar cuales de nuestras fortalezas internas pueden ayudar a impedir que las amenazas externas influyan negativamente en el desempeño de la organización.

Es el cuadrante de los ¡peligros!. En el la organización se encuentra expuesto sin defensas ante un medio contaminado. Debemos encontrar como minimizar los efectos de este medio amenazante dentro de la organización que no posee los mecanismos adecuados para enfrentarlo. Una vez analizados los cuatros cuadrantes, estamos en la capacidad de construir los posibles "escenarios" dentro de los cuales la organización tendrá que actuar.

Una vez llevados a cabo los momentos explicativo, normativo y estratégico pasamos a la última etapa del proceso de planificación: la implementación. La planificación estratégica tiene como fin último su aplicación práctica, es decir, es un instrumento para la acción.

La diferencia entre un Plan exitoso o no, viene dada casi siempre por nuestra capacidad para evaluar, controlar y seguir los procesos inherentes al mismo.

Ahora bien, la gran pregunta es como hacer control y seguimiento del Plan (evaluación), y no sólo un juicio de valor sobre la capacidad o incapacidad de los actores que lo ejecutan. Una de las alternativas mas útiles (e indispensables) es el diseño de indicadores estratégicos. Es necesario conocer si vencimos algunas amenazas, si explotamos las fortalezas y cual es nuestro grado de desempeño en cuanto a los objetivos y metas propuestas. Frente a los cambios del entorno el diseño de estrategias debe caracterizarse por una gran flexibilidad y el seguimiento y control va a permitir la detección de los cambios y la consecuente revisión de las estrategias.

Con el fin de desarrollar, implementar y mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad del Distrito Norte de PDVSA, la Gerencia otorgó la responsabilidad y autoridad necesaria a la Gerencia de Certificación para el logro de dichos objetivos, cumpliendo con los requisitos de la Norma COVENIN ISO 9001. De esta forma, se demostrará la capacidad para proporcionar de forma coherente productos que satisfagan los requisitos del cliente y los reglamentos o leyes aplicables.

En función de lo antes expuesto, se desarrolló el Plan estratégico, el cual contempla lo siguiente:

• Análisis situacional (momento explicativo)/Visión y Misión
• Determinación de estrategias, objetivos (momento normativo): objetivo general y específicos/ Proceso de la Gerencia de Certificación del Distrito Norte.
• Formulación estratégica (momento estratégico) / Análisis de la Matriz FODA / Estrategias / Asignación de Recursos.
• Implementación de estrategias y planes (momento Táctico / Operacional).

Con el desarrollo e implementación del plan estratégico en la Gerencia de Certificación del Distrito Norte, se espera obtener los siguientes beneficios:

• Mantener a la vez el enfoque en el futuro y en el presente.
• Reforzar los principios adquiridos en la misión, visión y estrategia.
• Fomentar la planificación y la comunicación interdisciplinarias.
• Asignar prioridades en el destino de los recursos.
• Constituye el puente con el proceso de planeación táctica a corto plazo
• Mantener unido al equipo de la Gerencia de Certificación para traducir la misión, visión y estrategia en resultados tangibles.
• Reducir los conflictos, fomentar la participación y el compromiso a todos los niveles de la organización con los esfuerzos requeridos para hacer realidad el futuro que se desea.

Establecer y mantener la certificación de la calidad del proceso de producción de petróleo y gas del Distrito Norte, mediante la dirección, asesoría y acompañamiento orientado a la estandarización y normalización de sus procesos e incremento de su productividad y alineación con el negocio.

Establecer e impulsar la implementación, certificación y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad de los procesos del Distrito Norte.

• Diagnosticar las organizaciones del Distrito Norte para determinar su situación actual con la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, normas y mejores practicas.
• Analizar la cadena de valor del Distrito Norte, con la finalidad de determinar los procesos que ejecutan las organizaciones medulares, habilitadoras y de apoyo, para priorizar la certificación de los mismos.
• Coordinar el proceso de certificación del Sistema Gestión de la Calidad del Distrito Norte, considerando los resultados del diagnóstico cotejado con el análisis de la cadena de valor.

El trabajo consiste en efectuar las siguientes macro-actividades:

1. Diagnóstico de todas las organizaciones del Distrito Norte. Determinar estatus del Sistema de Gestión de la Calidad en cada organización.
2. Análisis de la cadena de valor, procesos y subprocesos del Distrito Norte para que con esta información y la del punto 1 se establezca la estrategia de certificación del Sistema de Gestión de la Calidad del Distrito Norte; ésta considerará la criticidad y complejidad de los procesos e interacciones.
3. Establecer y dar seguimiento continuo con los responsables (máxima autoridad de cada organización, quienes reportan directamente al Distrito Norte), los respectivos planes de implementación de sus Sistema de Gestión de la Calidad. Esta actividad se efectuará mediante la asesoría y orientación del equipo de la organización de Certificación Distrito Norte.

La estrategia de ejecución se definió tomando como referencia la Guía de Gerencia para Proyectos de Inversión de Capital (GGPIC), dicha estrategia se encuentra desarrollada en el Plan Detallado. No obstante, las macroactividades que conforman la Planificación Maestra son:

La Gerencia de Certificación Distrito Norte, está conformada por quince personas y puntos focales ( dentro de las 28 organizaciones del Distrito Norte.

El presupuesto estimado año 2005 al 2007, considerará los siguientes elementos del costo:

Para el seguimiento y control del Plan estratégico se elaboraran indicadores, los cuales permitirán la ponderación del desempeño de forma cuantitativa y cualitativa, para así detectar y prever desviaciones en el logro de los objetivos propuestos en el Plan Estratégico, a fin de aplicar los correctivos si fueran necesarios. Asimismo, se efectuaran auditorías para verificar la eficacia de su implementación.

La planeación estratégica está entrelazada de modo inseparable con el proceso completo de la dirección; por tanto, todo directivo debe comprender su naturaleza y realización. La planificación estratégica es una herramienta por excelencia de la gerencia estratégica, que consiste en la búsqueda de una o más ventajas competitivas de la organización y la formulación y puesta en marcha de estrategias permitiendo crear o preservar sus ventajas, todo esto en función de la misión y objetivos, del medio ambiente y sus presiones así como de los recursos disponibles. Con el desarrollo e implementación del plan estratégico en la Gerencia de Certificación del Distrito Norte, se espera obtener los siguientes beneficios:

• Mantener a la vez el enfoque en el futuro y en el presente.
• Reforzar los principios adquiridos en la misión, visión y estrategia.
• Fomentar la planificación y la comunicación interdisciplinarias.
• Asignar prioridades en el destino de los recursos.
• Constituye el puente con el proceso de planeación táctica a corto plazo
• Mantener unido al equipo de la Gerencia de Certificación para traducir la misión, visión y estrategia en resultados tangibles.
• Reducir los conflictos, fomentar la participación y el compromiso a todos los niveles de la organización con los esfuerzos requeridos para hacer realidad el futuro que se desea.

http://www.ndipartidos.org/pdf/organizando/planificacionestrategica.pdf

http://www.gestiopolis.com/recursos2/documentos/archivodocs/ager/pefja.PDF

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

http://www.managementynegocios.com/Newsletter/003.htm#Articulos_inicio

http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/estrategia.htm

http://www.management-america.com/

http://www.ucm.es/info/DAP/pr2/3_ibyd/3_08_dc/3_08_2_1.htm

http://www.managementynegocios.com/Newsletter/003.htm#Articulos_inicio

Autor: Lic. Dorylis Rodríguez Simosa

Fecha: 07/09/2005