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"Gestión del cambio en los campus: transformación de una paradoja en un paradigma".

CICEI - Universidad de Las Palmas de Gran Canaria.

Si en el presente tránsito hacia la economía de la información, cualquier tipo de organización para poder cumplir con su misión se enfrenta en la presente década a un escenario caracterizado por la consolidación de un nuevo paradigma que exige adecuar sus estructuras y comportamientos, así como definir una estrategia de competitividad basada fundamentalmente en la innovación tecnológica y en la información … si esto es así, debería ser axiomático que las instituciones académicas fueran profundamente modificadas, dada la misión de las mismas: "la creación y transmisión de conocimiento", lo que conlleva, amen de las comunes potencialidades relativas a la optimización de la productividad y calidad de los servicios, la posibilidad de transformar la organización del conocimiento, propiciando nuevas culturas de enseñanza y aprendizaje independientes del modelo tradicional.

En realidad, aún cuando no son siempre evidentes los cambios o transformaciones organizacionales a gran escala, las Tecnologías de la Información están cambiando, en general de manera poco metódica, la vida de los "campus universitarios". En efecto, durante la última década, por una parte el porcentaje de profesorado, personal de administración y servicios, y de alumnos que dependen de las TIs ha crecido notablemente; y, por otra parte, si analizamos la evolución de la llamada "computación académica" (docencia e investigación), podemos comprobar que, en general, ha sufrido notables cambios y desplazamientos.

Así, de una informática basada en miniordenadores y terminales "tontos" se ha pasado a una informática basada en ordenadores personales o estaciones de trabajo (informática de sobremesa); de una computación orientada casi exclusivamente a cálculo científico y a los correspondientes lenguajes de programación, a una computación basada en herramientas de producción (procesadores de texto, hojas de cálculo, gráficos, CAD, etc.); de sistemas propietarios a sistemas abiertos basados en pseudo-estándares; de una informática personal a una informática departamental; de una informática departamental a una informática corporativa; de una informática de gestión a una gestión de la información; de una comunidad reducida de usuarios a una masiva demanda de recursos en todos los ámbitos; de una gestión de sistemas de computadores a una gestión de redes de comunicaciones; de una computación centralizada a otra distribuida; de una computación centralizada a otra distribuida; de una presencia localizada de las tecnologías de la información (nichos tecnológicos) a una presencia ubicua; etc., de tal modo que, si los cambios están siendo notables, no parece que vayan a decrecer, sino todo lo contrario.

A la luz de todos estos cambios, se detectan en la actualidad una serie de tendencias (que como más tarde veremos, evidencian la necesidad de una mayor coordinación a nivel de "campus") tales como:

1. Informática de usuario final, con el objetivo de proporcionar a los diferentes estamentos (profesorado, alumnado, y personal de administración y servicios) un nivel de acceso a los servicios y recursos de información como no ha sido posible hasta ahora.

2. Computación de "campus" descentralizada y distribuida en múltiples centros a lo largo del "campus".

3. Gestión de la red de comunicaciones, como uno de los retos actuales más críticos.

4. Desplazamiento de la orientación de los centros de computación hacia servicios y soporte al usuario final, cambiando su denominación y funciones a "sistemas y servicios de información".

5. Evolución de los servicios de biblioteca hacia fuentes de información electrónicas y, en particular, acceso a recursos remotos a través de la correspondiente red.

6. Problemas de financiación con la utilización creciente de las Tecnologías de la Información en los diferentes ámbitos del "campus" (departamentos, centros, bibliotecas, administración,…), sin un proceso claro de planificación de las mismas.

En general todos estos cambios y tendencias, están siendo gestionados en las Universidades durante las crisis del día a día, sin que se disponga de tiempo para reflexionar acerca del proceso de cambio generalizado presente en el entorno próximo o remoto, y con las capacidades y modelos organizacionales (y de soporte) propios de esquemas y planteamientos anteriores, y por tanto inadecuados, de modo que el verdadero reto que se presenta a las instituciones de enseñanza superior es el de: desarrollar modelos sostenibles para verdaderamente gestionar los cambios que se están experimentando. En este sentido, la cuestión fundamental que se plantea es la siguiente.

"¿Pueden desarrollarse nuevos paradigmas para financiar, planificar, integrar y administrar los recursos de información de forma tal que facilitan, de manera sostenible, las misiones docente y de investigación de la Universidad?"

El concepto de paradigmas tecnológicos emergentes, asociado al cambio continuo y creciente de las Tecnologías de la Información, encapsula y propicia un número de cambios substanciales que están comenzando a suceder de manera simultánea, tales como: necesidad de un rápido reajuste de nuestras estructuras organizacionales, tal como se adaptan a la necesidad de suministrar nuevos servicios en un entorno electrónico. Una segunda área de cambio es el creciente interés en el proceso instruccional, en la calidad de la docencia. Un tercer cambio que está ocurriendo bajo el "paraguas" de las Tecnologías de la Información es el relativo al incremento de trabajo colaborativo entre los profesores, entre los alumnos. Usando redes sobre una base local, nacional o internacional, los profesores, (los alumnos) son capaces de trabajar juntos de manera como nunca antes ha sido posible. Aunque este modelo colaborativo está sólo recientemente alcanzando el entorno instruccional (usando métodos electrónicos), se aventura que este uso de redes en la enseñanza (en la I+D) podría llegar a ser muy significativo tal como él madure. La explosión de información que estamos experimentando está provocando un cambio tremendo en la calidad total y en los medios de acceso a la información potencialmente disponible a estudiantes y profesores. Por último, estos cambios tecnológicos deben provocar un enorme impacto en la conducta del saber, del aprendizaje. En esencia, podría argumentarse que no tanto existe un cambio tecnológico, sino más bien que los cambios tecnológicos fomentan un número de cambios más bien revolucionarios en nuestras universidades, que configurarán un verdadero cambio cultural en el sentido que propiciarán nuevas perspectivas, nuevas formas de interpretar nuestras misiones educacionales en términos de culturas de información y de gestión de información, así como nuevos planteamientos en cuanto a costes y organización.

Junto a todos los mencionados cambios incipientes y potencialidades proporcionados por la integración de las tecnologías de la información en el campus, debemos hacer notar a los responsables y gestores de la instituciones de enseñanza superior, una serie de aspectos o consideraciones derivadas de esa misma integración de las TIs en el campus:

1. El tradicional modelo burocrático diseñado para soportar una economía industrial, debe dar paso a un nuevo modelo (basado en red) para la economía de la información. Muchos cambios se necesitan para ello, aunque no pueden suceder sin la integración de las TIs en la infraestructura de la red.

2. El nuevo modelo de red de información compartida, significa mayor descentralización; potencialización del usuario final; estimular la participación y colaboración; y mayor autonomía en la toma de decisiones.

3. En la organización basada en la información, la gestión orientada a control no puede mantenerse por más tiempo, el control se asocia a los procesos. De nuevo, la integración de las tecnologías de la información lo hace posible.

4. Expectativas de incremento espectacular y continuo en la demanda de servicios de información, cada vez más sofisticados tecnológicamente, por parte de la comunidad universitaria.

5. La complejidad de un campus requiere análisis "cros-funcional" para llevar a cabo adecuadas tomas de decisión. Cada vez más, trabajadores del conocimiento que no son ejecutivos se les requiere que tomen decisiones en la actividad diaria, facilitándolo de nuevo la integración de las TIs.

6. Hasta ahora, se ha prestado muy poca atención a los procesos de planificación de recursos de información en nuestros campus. Las Universidades más que gestionadas (en cuanto a resultados, compromisos, objetivos, etc.) son administradas. No existe cultura de planificación estratégica.

7. Para lograr ventajas competitivas sostenibles mediante la integración de las TIs en el campus, se deben dar una serie de circunstancias tales como: la existencia de una determinada cultura organizativa con respecto a las tecnologías de la información y de la información, así como su planificación, que no pueden conseguirse de forma inmediata.

Estas consideraciones o desafíos derivados de la integración de las TIs, una vez han alcanzado éstas un nivel de madurez y desarrollo que excede en mucho las capacidades organizacionales y de soporte de la mayoría de las Universidades, conducen a plantear (junto a las potencialidades ya mencionadas) un conjunto de cuestiones o problemas fundamentales a la mayoría de las instituciones. Así:

• ¿Pueden las universidades permitirse mantener substanciales inversiones en TIs?, ¿los avances en calidad o productividad justifican tales inversiones y, si así es, a expensas de qué otros programas y servicios?

• ¿Qué cambios organizacionales es necesario acometer para beneficiarse de los avances tecnológicos?

• ¿Cómo pueden integrarse la política e infraestructura de computación para proporcionar servicios adecuados con los recursos disponibles?

• ¿Qué beneficios y visiones asociadas a los recursos de información pueden anticiparse para los próximos años?

• ¿Qué métodos de financiación pueden desarrollarse para hacer frente al volumen e incremento de costes de recursos de información para los próximos años?

• ¿Con la velocidad a la que cambia la tecnología, qué planteamientos pueden emplearse a la hora de planificar el modo que el campus optimice el uso de sus recursos?

• ¿Cómo pueden la universidades cooperar más efectivamente entre sí para resolver todos estos problemas?

Todas estas preguntas reflejan una paradoja potencial en el sentido de que: en un momento en que las TIs ofrecen más posibilidades que nunca, que avanzan más rápidamente que nunca, que plantean una serie de retos, desafíos y oportunidades... no sabemos si tales cambios pueden ser gestionados, asimilados adecuadamente en una organización tan tradicional y lenta al cambio como la Universidad. La universidad es increíblemente pesada y lenta al cambio. La Universidad no tienen una estructura de gestión que pueda obtener respuesta de sus "subordinados" de la misma manera que las organizaciones privadas (autonomía universitaria, libertad académica). El gobierno del profesorado puede ser conducido, pero no gestionado. Junto a un estímulo de innovación en el profesorado, las Universidades son altamente resistentes al cambio institucional.

El reto asociado con la gestión del citado cambio, al que se enfrentan las instituciones de enseñanza superior es más cultural que tecnológico; implica una reestructuración fundamental del flujo de trabajo, de la forma de llevar a cabo la misión docente e investigadora, y de precedentes históricos que proporcionan estabilidad y estructura a las personas y grupos que trabajan en dichas instituciones. Ello implica que necesitamos identificar los valores culturales e históricos asociados con la universidad en cuestión, en orden a evaluar las posibilidades de éxito y a gestionar de manera efectiva un proceso de cambio de tal magnitud y significación, mediante la adecuada propuesta de innovación (basada fundamentalmente en la consideración de la Información como recurso estratégico con los correspondientes impactos organizacionales) que propicie "nuevas culturas de enseñanza y aprendizaje independientes del modelo tradicional".

En definitiva, y como conclusión, se advierte la presencia de una serie de cuestiones y retos a los que se enfrentan nuestras instituciones, que no son cuestiones meramente tecnológicas, sino cuestiones relativas a gestión, estructura organizacional y política, que deberán conducir a una infraestructura organizacional efectiva (que permita acometer los objetivos de docencia, aprendizaje e investigación que nuestros campus han definido), desde la consideración de que los recursos son limitados y la velocidad de cambio demasiado grande como para no planificar y gestionar cuidadosamente no sólo las TIs, sino también todos los recursos en el entorno de un campus, todo ello desde nuevas perspectivas o paradigmas relativos a la financiación, planificación, integración y administración de los recursos de información del campus.