Proceso de Toma de Decisiones durante proceso
de reestructuración en ExxonMobil.
Situación:
La red
de estaciones de Servicio ExxonMobil en Venezuela consta de 65 Estaciones de
Servicio de las cuales 16 son manejadas por una filial de la empresa llamada
Servicios Moveca (Compañía Operadora). Estas 16 Estaciones de manejo propio
fueron arrendadas a sus dueños o el terreno donde funcionan fue arrendado y construida una nueva E/S. Las proyecciones
de margen de comercialización de ExxonMobil permitieron realizar ofertas de
arrendamiento muy convenientes para los dueños de las E/S, pero las mismas no
se cumplieron entre otras cosas por decisiones políticas. Lo anterior trajo
como consecuencias una revisión de los gastos operativos en la red y obviamente
la solución más rápida era la reducción drástica de personal lo cual impactaría
seriamente muchos hogares venezolanos, perder recurso valioso y entrenado y
afectar seriamente el clima organizacional con riesgo de caida en la
productividad de la empresa.
Metas a alcanzar:
1)
Reducción
significativa de costos (generando el menor impacto posible en los
trabajadores).
2)
Mínima
reducción de personal para no afectar el clima organizacional.
3)
Lograr
una operación rentable sin rescindir ningún contrato de arrendamiento.
Personal involucrado:
1)
Country
Manager ExxonMobil.
2)
Gerente
Servicios Moveca.
3)
Gerentes
de E/S.
4)
Dueños
de E/S.
Posibles acciones a tomar:
Plan A:
Entregar
50% de E/S y reducir el 25% del personal.
Paln B:
1)
Plan
de reducción de gastos: se diseñó un concurso entre el personal de Servicios Moveca y el
ganador sería quien aportara mejores ideas para la reducción de gastos.
2)
Realización
de estudio de Tiempo y Movimientos: verificar cuál era el número ideal de
trabajadores por turno.
3)
Análisis
de rotación de personal: (item generador de grandes gastos en reentrenamiento, búsqueda de
personal, etc) y las razones de este índice de rotación.
4)
Renegociación
de cánones de alquiler: se intentará la renegociación de cada una de las E/S con sus
respectivos dueños.
5)
Planes
de incentivo por incremento en las ventas.
Análisis de ambos planes:
Plan A:
Es la opción fácil y rápida de terminar con el
problema pero a la vez es una alternativa con visión de corto plazo, no toma en
cuenta el recurso humano, solo toma en cuenta el recurso financiero y no está
100% alineada con el plan estratégico de la compañía.
Plan B:
Las proyecciones de este plan son ahorrar un 15% menos de lo que ahorraríamos con el plan A, pero tiene una visión de mediano y largo plazo, toma en cuenta tanto los factores financieros como humanos, está más enfocado con el plan estratégico de crecimiento de la compañía, a pesar que sus resultados no serán tan rápidos como los del plan A.
Ejecución.
Se evaluaron ambas alternativas y se decidió por poner en marcha la alternativa B lográndose los siguientes resultados:
1)
Con el
plan de recorte de gastos innecesarios se logró optimizar los recursos y
obtener un ahorro del 20% vs. mes anterior. El mismo consistía en reducción en
consumo telefónico, ahorro de electricidad, disminución de viajes de
supervisores, eliminar servicios de jardinería y vigilancia diurna, etc.
2)
El
estudio de tiempo y movimientos arrojó como resultado un exceso de un 10% en la
plantilla de cada E/S.
3)
Se
encontró la razón de la alta rotación de personal y se tomaron las medidas
pertinentes (se cambió el perfil solicitado ya que el mismo era un poco
sobreestimado y no todas las personas estaban dispuestas a tener un trabajo en
una E/S por mucho tiempo). A largo plazo se obtuvo un importante ahorro por
este concepto.
4)
Se
logró renegociar con el 80% de las E/S, el 20% restante estuvo dispuesto a
renegociar el contrato a comienzos del próximo año. Gracias a esto se logró
recortar costos adicionales en un 10%.
5)
Se
logró un incremento en las ventas de un 10% con un incremento en el costo de
venta de un 2%.
Con los resultados logrados a través de el plan
alternativo (Plan B) se logró que solo el 3% del personal fuese despedido. Las
razones estuvieron mayormente sustentadas por el estudio de tiempo y movimiento
que por razones de reducción de costos.
Conclusiones:
Tal como podemos observar la toma de decisiones
es un proceso que debe ser tomado con mucha seriedad, y ser evaluado con los
parámetros correctos, no solo desde el punto de vista técnico sino también
desde el punto de vista humano logrando el balance ideal entre ambos aspectos,
ya que cualquier decisión originada de este proceso no sólo impacta a los
decisores sino también a muchas más personas de las que podamos imaginar.
El proceso para la toma de decisiones es tan
importante como la decisión en sí ya que si llevamos a cabo un proceso
decisorio excelente tendremos una decisión excelente, más allá si ésta funcionó
o no, lo importante es que el proceso sea llevado a cabo con los criterios
apropiados y cumpliendo uno a uno los pasos del proceso decisorio.
La toma de decisiones es esencial para el
liderazgo personal y profesional.