REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE

UNIVERSIDAD YACAMBU

VICERECTORADO DE ESTUDIOS VIRTUALES

 

 

 

 

 

 

TEORÍA Y ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS

 

LAS ENTIDADES Y SU RELACIÓN

 

 

 

 

                         ELABORADO POR:   ROSANGELA VELIZ    veliz_rosangela@yahoo.com

                                               ROY MARTINEZ        royalmartinez2@yahoo.es

 

 

 

 

 

 

ENTREVISTA REALIZADA A LA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS QUIMICOS (DIPROQUIM)

 

 

 

La entrevista fue diseñada con preguntas abiertas, para  así obtener con más detalles las necesidades del cliente, los datos que frecuentemente se utilizan, la manera como se desarrollan las actividades diarias, entre otras cosas. Dicha entrevista  se realizó directamente en el lugar de trabajo de la entrevistada obteniéndose una interacción muy dinámica y productiva en cuanto al resultado de la misma.

 

PREGUNTAS

 

1.- ¿Cuál es el nombre de la empresa?

            r.- La empresa se llama DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS QUIMICOS (DIPROQUIM)

2.- ¿Cuál es el propósito de la empresa?

r.- Se dedica a la venta y distribución de productos químicos, tanto de uso comercial, como industrial y domésticos.

3.- ¿Cuál es el área administrativa que se ocupa de ventas, promociones o estrategias de    mercadeo?

            r.- el Departamento de Ventas.

4.- ¿Cómo funciona esta área?

            r.- En relación a las ventas el proceso se inicia con la llegada de los PRODUCTOS a la empresa, estos son incluidos en el sistema colocando toda la información necesaria incluyendo la ubicación en el ALMACÉN, cuando el CLIENTE, bien sean personas naturales o jurídicas, efectúa una compra también se les toman los datos personales y mediante el sistema se colocan en la factura los datos que esta necesita y que ya están predeterminados en los datos del PRODUCTO y del CLIENTE si ya existe. Por otra parte, este proceso repercute en el ALMACÉN en cuanto a las cantidades se refiere debido a que cada vez que se ejecuta una VENTA o un ingreso de PRODUCTOS estos son restados o sumados respectivamente.

5.- ¿Qué datos de los productos se usan en el sistema?

            r.-Se colocan datos como el código del producto, el nombre, a que categoría pertenece, la clasificación internacional, su uso, las precauciones de manejo, etc.

6.- ¿Qué tipos de normas certifica dicho químicos?

r.- Se siguen las normas internacionales para el manejo de mercancía peligrosa, Código Internacional de Mercancía Peligrosa, (International Dangerous Goods Code, IDGC) emanado de la las Naciones Unidas (UN) y las normas nacionales, que se ajustan al código.

7.- ¿Cuáles son los datos del cliente que manejan?

            r.- Se atienden tanto a personas como a empresas, se les pide el nombre, la cédula, el RIF, la dirección, teléfono, y otras cosas.

8.- ¿Cuáles son los pasos cuando ejecutan el proceso de ventas?

            r.- El cliente nos indica cual producto desea, lo ubicamos por nombre o por código, en ocasiones por el uso ya que algunos saben lo que quieren pero no como se llama, luego nos dice su cédula o RIF y el sistema ubica los datos si ya ha comprado, de lo contrario llenamos los datos que pide el sistema, así mismo, mediante el sistema verificamos si el producto esta en almacén y cual es la existencia disponible, si lo hay, lo colocamos en la lista de compra que va diciendo el cliente para luego imprimir la factura.

9.- ¿Quién hace el egreso del material en el sistema?

            r.- El encargado de la venta ejecuta el primer paso de restar el producto del sistema, pero no es hasta que el personal del almacén despacha que dan el finiquito a la operación y confirma la salida del producto del sistema.

10.- ¿Todos los productos son iguales?

            r.- No. Por su naturaleza química poseen diferentes clasificaciones, que han sido estandarizadas internacionalmente, por lo que es importante su buen almacenamiento.

11.- ¿Tienen un solo proveedor o varios?

            r.- Tenemos muchos, en su mayoría especializados en el producto que venden.

12.- ¿Cómo efectúan los pedidos?

            r.- El almacén se maneja con un stock mínimo, cuando se llega a ese límite se producen reportes de los mismos, con los cuales se elaboran los pedidos a los proveedores que corresponde dependiendo del producto.

 

 

Una vez realizada y analizada la entrevista, se pudo visualizar seis (6) entidades y las relaciones entre ellos, las cuales mencionamos a continuación:

 

ENTIDADES

 

1. PRODUCTO
2. CLIENTE
3. VENTA
4. ALMACEN
5. PROVEEDOR
6. PEDIDO

 

RELACIÓN ENTRE LAS ENTIDADES

 

            Con apoyo de la entrevista se logró determinar la relación existente entre la entidad PRODUCTO y la entidad CLIENTE a través de la entidad VENTA, ya que en esta se presentan iguales atributos, como el código del producto, el nombre del producto, el nombre del cliente cuando ya ha efectuado la compra, su cédula de identidad o RIF, etc.,  la cual se puede catalogar como relación n-n donde cada ocurrencia en cualquier de las dos entidades de la relación, puede estar asociada con muchas de la otra y viceversa.

 

            De igual forma, la entidad PRODUCTO y la entidad ALMACÉN se encuentra relacionada mediante la entidad VENTA debido a que los egresos de los productos repercuten en las cantidades de almacenaje y estos egresos vienen dados al momento de que el cliente ejecute la compra, también en este caso la relación es del tipo n-n.

 

            La otra relación que se presenta en este estudio es la existente entre la entidad ALMACÉN y la entidad PROVEEDOR, la cual genera la entidad PEDIDO, esto motivado a la generación de un reporte de faltante de productos en el ALMACÉN, ya con los datos del producto y dependiendo de la categoría del mismo se elaboran los datos que se enviaran al PROVEEDOR especializado en ese producto, aquí se determino una relación 1-1.