Saada Yunis de Tunzi

Descripción de la Actividad de la que somos Co-Dueños

Contenido:

v Definición de términos

v ¿En que consiste esa actividad?

v Estructura: El Organigrama Formal (y /o el informal) de la actividad objeto de estudio

v Tecnología: Equipos, Sistemas, Mecanismos para el manejo manual

v La Gente: ¿Quiénes son? Profesiones, Formación, Carácter

v Los Procesos

v Impulsos ¿Qué cosas hacen posible cambios para mejorar esa actividad?

v Frenos ¿Qué cosas dificultan los cambios para mejorar esa actividad?

v Intimidades

v Artículos de Internet.

Definición de Términos

Antes de describir la actividad es necesario definir ciertos términos:

Activación de línea celular: Consiste en asignar un número de telefonía móvil celular a un serial de un equipo o teléfono celular determinado.

Cvsc: es el sistema al cual accede el Agente Autorizado para activar una Línea Telcel Bellsouth a través del computador. Para usar el cvsc es necesario tener una clave de acceso, una contraseña personal y una contraseña que proporciona Telcel cada minuto.

Fundes de Venezuela: La Fundación para el Desarrollo Sostenible en América Latina, FUNDES, es una Red de instituciones privadas y empresariales, creada a partir de una asociación entre FUNDES Suiza y empresarios líderes en los diferentes países donde esta fundación se encuentra presente. Esta Organización que tiene como finalidad la promoción, creación y desarrollo sostenible de las pequeñas y medianas empresas en América Latina. Su objetivo es facilitar el acceso al know how y al financiamiento, a propietarios de pequeñas empresas con buenas posibilidades de crecimiento, proporcionándoles al mismo tiempo conocimientos empresariales.

Serial: es un número único de 8 dígitos, que traen los equipos celulares para su identificación. Las líneas de telefonía celular se activan al serial del equipo.

Stand: Se denomina de esta manera los puntos de ventas que se colocan por muy poco tiempo en lugares públicos y que estimulan las ventas de líneas Telcel Bellsouth.

En qué Consiste esa Actividad

Video Sonido Gemini, C. A. es una empresa dedicada a la venta de equipos celulares tecnología CDMA, equipos para telefonía fija, conexiones a Internet y Banda Ancha, con líneas Telcel Bellsouth, además de la venta de accesorios al detal para dichos equipos. El 95 % de la comercialización es con productos Telcel Bellsouth, también se venden otros rublos como casetes, disquetes, limpiadores de cabezales, etc.

Interior de Video Sonido Gemini. Vendedor de piso atendiendo a clientes (Foto Ada)

Mi trabajo dentro de la empresa fundamentalmente es la coordinación, supervisión y control de los vendedores de líneas celulares Telcel Bellsouth, además de elaborar las estrategias de ventas, realizo la planificación mensual de los stand que se montan en la calle.. Al final del mes los vendedores deben elaborar un reporte que me entregan los dos (2) primeros días de cada mes. Una vez analizado el mismo se genera un reporte mensual que se entrega a la Gerencia General a más tardar el día cuatro (4) de cada mes, en el mismo se indican los incentivos para cada uno de los vendedores y las sugerencias para la elaboración de la estrategia de venta del mes que comienza. Por otra parte es mi obligación estar atenta a que el inventario siempre tenga equipos destinados a la venta de líneas nuevas.

Es de señalar que en algunas oportunidades las estrategias de ventas pueden ser modificadas en cualquier momento durante el mes por sugerencia de Telcel Bellsouth, generalmente sucede porque aparece una oferta de obligatorio cumplimento para los Agentes Autorizados emanada de la Gerencia de ventas de Telcel Bellsouth, lo cual implica elaborar, sobre la marcha, una nueva estrategia de ventas

Estructura: El Organigrama Formal ( y/o informal) de la actividad objeto de estudio.

La Empresa cuenta con una Oficina Principal, tres Sucursales, y dos puntos de ventas adicionales, los cuales actúan bajo los lineamientos emanados de la Gerencia de Ventas la cual se encuentra en la Oficina Principal.

Cada Sucursal tiene un Encargado y un vendedor de piso. El encargado es la persona responsable de la Sucursal, el vendedor depende directamente del Encargado y éste depende de la Gerencia de Ventas.

Los puntos de venta están a cargo de personas independientes que poseen un fondo de Comercio y solamente se relacionan con la empresa Video Sonido Gemini, en lo que respecta a la venta de Líneas Telcel Bellsouth, pero los lineamientos, son emanados de la Gerencia de Ventas y son de obligatorio cumplimiento.

El Gerente de ventas, también, tiene a su cargo el personal relacionado directamente con las ventas, que trabaja en la Oficina Principal y los vendedores independientes.

El Organigrama del Departamento de ventas es el siguiente:

Tecnología: Equipos, Sistemas, Mecanismos para el Manejo manual, entre otros.

La coordinación, control y supervisión de los vendedores y manejo de inventario de equipos celulares destinados a la venta de líneas celulares Telcel Bellsouth se maneja con la ayuda de cuatro computadores, en la Oficina Principal, los cuales son utilizados por un personal específico en el área a desarrollar. Cada una de las sucursales tiene una computadora. Estas computadoras son Pentium III 866 MHz, Disco Duro de 20Gb, 128 RAM, bajo Windows XP.

En la Oficina Principal se tiene cuatro computadores que cumplen con las siguientes funciones:

Computador 1, empleado para la facturación, entrega de equipos celulares a los vendedores, la persona encargada del área de facturación emite factura, señalando nombre del cliente, cédula de identidad, dirección, modelo y serial del equipo al cual se le colocará la línea Telcel Bellsouth, ( se activa la línea previa cancelación del equipo), en este proceso se descarga automáticamente el equipo vendido del inventario .

Computador 2, empleado única y exclusivamente para la activación de las líneas, dicho computador se conecta directamente al cvsc de Telcel Bellsouth, cuando se va a activar una línea o para verificar los seriales de los equipos que traen los clientes.

Computador 3, usado por el personal encargado de la carga y descarga del inventario y para la elaboración de todo tipo de comunicaciones y trabajos propios de Oficina.

Computador 4, usado por mi persona, y en el cual se elaboran y almacenan todo lo referente a las comunicaciones enviadas por Telcel Bellsouth, a través de correo electrónico, se controlan las ventas, comisiones, entrega de equipos, entrega de comunicaciones a los vendedores.

Los procesos automáticos se realizan bajo el Software Administrativo Saint en Windows, proporcionado por Telcel Bellsouth e instalado bajo la dirección de FUNDES.

La Gente: ¿Quiénes son? Profesionales, Formación, Carácter.

Saada Tunzi (mejor conocida como Ada Tunzi): Profesional Universitario, en el área de Educación y en Derecho, con cursos de ventas y adiestramiento de personal en el IESA. Desempeña el cargo de Gerente de Ventas desde hace 9 años. Líder democrático, paternalista, constantemente señala los objetivos de la empresa, comunica, apoya y recompensa el trabajo del personal a su cargo, delega responsabilidades. Constantemente realiza inducciones de ventas al personal a su cargo.

Yamileth García: Bachiller. Encargada de La Oficina Principal. Muy ordenada, obediente a los lineamientos y logro de los objetivos. No muestra seguridad en el momento de resolver situaciones, trabaja en la empresa desde hace cuatro años.

Ivón Yunis: TSU Tecnología Audiovisual. Docente Graduada. Encargada de la Sucursal ubicada en San Antonio de los Altos, Municipio los Salias. Líder democrático, benevolente muy creativo, capaz y ágil en la resolución de planteamientos conflictivos. Trabaja en la empresa desde hace seis años. Es un líder muy benévolo, sumamente identificada con la empresa.

Yolymar Moreno: Tercer año de bachillerato. Vendedor de piso de la Sucursal de San Antonio de los Altos. Obediente y siempre dispuesta en la realización de los objetivos de la empresa, muy atenta con los clientes. Trabaja con nosotros desde hace cuatro años. Su gran falla es que constantemente llega tarde y solicita muchos permisos por problemas familiares.

Peggy Moreno: TSU en Informática. Encargado de la Sucursal ubicada en la Casona . Líder autocrático. Muy exigente. Muy ordenada, capaz, creativa pero no sabe delegar responsabilidades. Trabaja como encargada de la Sucursal de la Casona desde hace tres años y medio.

Jorge Patiño: 4to Semestre de Informática. Vendedor de Piso de la Sucursal de la Casona. Muy creativo y Emprendedor, muy paciente con los clientes. Trabaja en la Casona desde hace un año y medio

Gabriel Figueredo: Tercer año de Administración Encargado de Sucursal de la Victoria. Es sumamente ordenado, muy dispuesto al logro de los objetivos de la empresa, se esfuerza en tratar de ser siempre el primero de grupo, trabaja en la empresa desde hace cinco años.

Marisela Domínguez: Bachiller. Vendedor de Piso de la Sucursal La Victoria. Emprendedora, astuta, y sabe dar las respuestas oportunas en el momento preciso. Tiene diez meses en la empresa.

Ligia Ordóñez: Curso hasta 2do año de Contaduría. Vendedora free Lance trabaja por su cuenta es vendedora comisionista. Arriesgada, excelente vendedora, muy dispuesta gusta mucho de compartir sus experiencias con los demás. Tiene record de cuatro meses como la mejor vendedora externa de la empresa. Trabaja bajo la dirección del Gerente de Ventas en la Oficina Principal.

Alex Sánchez: Bachiller, es tranquilo no se altera por nada, escucha a todos y nunca da opinión. Trabaja como vendedor independiente o Free Lance es muy atento y paciente con los clientes, tarda mucho en cerrar las ventas, le falta un poco de decisión. Tiene un año en la empresa. En las inducciones que se realizan siempre permanece callado y le cuesta mucho opinar, no comparte sus experiencias con los demás vendedores. Trabaja bajo la dirección del Gerente de Ventas en la Oficina Principal.

Noemí Guevara: dos años de Estudio en Derecho, muy creativa, dispuesta a cualquier actividad sin importarle el horario, trabaja con nosotros desde hace cuatro años y medio como vendedora independiente o free lance, es demasiado exigente y no perdona errores. Trabaja bajo la dirección del Gerente de Ventas en la Oficina Principal.

Héctor Escalante, cursó un semestre de diseño gráfico, sumamente colaborador y plenamente identificado con la empresa, trabaja con nosotros desde hace dos años como vendedor independiente o free lance, su gran falla: cumplimiento de horario, siempre llega tarde a las reuniones. Trabaja bajo la dirección del Gerente de Ventas en la Oficina Principal

Zachenka Baptista: trabaja independientemente en su propia empresa y comercializa las líneas Telcel Bellsouth a nombre de Video Sonido Gemini, desde hace tres años.

Mileydi Ríos: trabajó en la empresa durante cuatro años consecutivos, hasta que decidió trabajar por cuenta propia y en la actualidad posee un local y vende líneas Telcel Bellsouth a nombre de Video Sonido Gemini desde hace seis meses. Excelente trabajadora siempre dispuesta, preocupada por el conocimiento y desarrollo de los procedimientos que se emplean en la empresa, muy ordenada y meticulosa en su trabajo su gran falla es la impaciencia.

Los Procesos

Los procesos fundamentales del Departamento de Ventas puede realizarse bajo dos modalidades:

v Ventas realizadas dentro de la Oficina Principal o dentro de las Sucursales , denominadas ventas de Piso.

v Ventas realizadas por vendedores externos o en Stand.

Caso: Ventas dentro de la Oficina Principal o por las Sucursales directamente (Ventas de Piso)

Descripción del procedimiento (Flujo narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)

Una vez cerrada la venta para la entrega del Equipo Celular CDMA con Línea Telcel Bellsouth el procedimiento se resume de esta manera:

Normas e Instrucciones Adicionales

Para el cumplimiento del Proceso están diseñadas normas de obligatorio cumplimiento, sin las cuales el Gerente o Encargado no recibirá la documentación para cerrar la venta y activar la línea.

Caso: Ventas realizadas por vendedores externos o en los Stand

Otra forma de ventas de Líneas Telcel Bellsouth es la que se realiza fuera de la Oficina principal o de las Sucursales, por vendedores externos o también en los Stand.

Cuando las ventas son realizadas de manera externa el procedimiento es de la siguiente manera:

Normas e Instrucciones Adicionales

En este procedimiento también hay normativas adicionales las cuales son de estricto cumplimiento:

Penalización por Incumpliendo de la Normativa

Tanto el Encargado de la Oficina Principal como los de las Sucursales y Vendedores independientes, tienen una penalización de Bs. 20.0000,00 si solicitan la activación de una línea sin que el cliente haya entregado los Requisitos, lo cual surge como consecuencia de que Telcel Bellsouth penaliza al Agente Autorizado con Bs. 20.000,00 si el Contrato de Servicios no llega a la Oficina de Telcel Bellsouth en un lapso de 48 horas contadas a partir del momento de la activación.

Impulsos: ¿Qué cosas hacen posible cambios para mejorar esa actividad?

Fundamentalmente son dos los impulsos necesarios para hacer posible los cambios:

v Implantar servicios que mejoren la infraestructura de telecomunicaciones y soluciones automatizadas para el manejo de las operaciones administrativas; y

v Educación del personal, es decir dar mayor entrenamiento al personal que labora en esta área en materia referida a ventas.

Frenos ¿Qué cosas dificultan los cambios para mejorar esa actividad?

Los sorpresivos cambios en los precios de los equipos de telefonía móvil CDMA, muchas veces nos encontramos que compramos equipos y al día siguiente varían el precio sin previo aviso, por lo general más bajo de lo que se ha comprado, lo que trae como consecuencia que se le pierda dinero irremediablemente al equipo, puesto que de no hacerlo sencillamente la empresa se encontraríamos fuera de mercado y como consecuencia no se vendería el principal producto que es la captación de clientes para línea celular Telcel Bellsouth.

Otro freno es el referido al inventario de equipos, siempre debemos trabajar comprando los equipos necesarios, día a día, por lo que siempre la existencia es pequeña y el Gerente de Ventas debe estar muy atento al inventario para poder cumplir con los clientes.

Otro freno es la variedad de modelos en el mercado, la tecnología CDMA es relativamente nueva, por lo que no abundan modelos en el mercado, motivo por el que muchas veces se dificulta la venta.

Intimidades

La empresa está conformada por dos socios, mi esposo Nicola Tunzi y por mi, quienes Gerenciamos y Administramos la Empresa, sin embargo a pesar de nuestra afinidad nuestros cargos y actividades están muy bien definidos.

Otra intimidad es que la Persona Encargada de la Sucursal de Los Salias es mi hermana, motivo por el cual siempre se le envía equipos a ella primero que a las demás Sucursales.

Factores Externos que afectan la actividad

La competencia entre los mismos Agentes Autorizados, muchas veces éstos sacrifican al máximo sus ganancias para lograr mayor venta de líneas y si se quiere continuar en el mercado, se debe mejorar esa oferta.

Por otra parte un grave problema son las desconexiones, si el cliente no cumple con un mínimo de consumo mensual durante 6 meses o sencillamente retira la línea adquirida, Telcel Bellsouth, se reintegra automáticamente el pago realizado por dicha línea, lo que trae como consecuencia que el vendedor también tiene que reintegrar la comisión que la empresa le pago por dicha línea, esta es la causa fundamental de que constantemente se esté chequeando el consumo de tarjetas Telpago de los Clientes.

Motor del Cambio

En la actualidad en la Empresa se esta desarrollando un Programa de Fortalecimiento Empresarial para Agentes Autorizados Telcel, auspiciado por Telcel y desarrollado por Fundes de Venezuela, cuyo objetivo General es “Fortalecer la gestión empresarial de diez (10) de las empresas que conforman los canales de comercialización de Telcel Bellsouth” con la finalidad de.

v Identificar las oportunidades de mejoras y aprovecharlas para orientar un proceso de fortalecimiento de gestión.

v Lograr que se disponga de un plan Estratégico de Negocios, considerando los valores, visión y demás aspectos culturales establecidos por Telcel Bellsouth

v Implantar los servicios del Saint para dotarlas de una mejor infraestructura para el manejo de las operaciones administrativas

v Contribuir a desarrollar una visión compartida por Telcel y su cadena de comercialización encaminado a los Agentes Autorizados hacia la calidad total.

Artículos bajados de Internet

http://www.globalcsg.com/down/CasoMPV.PDF

En este artículo se muestra un caso práctico de una cadena de supermercado y comercios minoristas, llamada Keyamar, la cual es una empresa hipotética, en donde se plantea cómo mejorar el proceso de ventas, se comienza por la situación actual de la cartera de clientes para luego formular las estrategias de negocio.

http://www.testlaboral.com/pdf/estrategiadeventas.pdf

Se escribe sobre el proceso de ventas fundamentado en la demostración, influencia/empatía y el cierre, una vez explicados estos elementos se analiza la escogencia de las alternativas bien sea efectiva o menos efectiva por parte del vendedor.

http://www.mujeresdeempresa.com/negocios/negocios010401.htm

En esta página se señalan las características que debe tener el vendedor como parte indiscutida y apreciable en su personalidad, que le permite la efectividad. Se enumeran 10 aspectos como elementos claves, que sirven al Gerente de ventas en el momento de la selección de personal. El análisis de ellos y establecer si existen y en qué grado se poseen, permitirá tomar la mejor decisión en el momento de reclutar personal para evitar cometer errores que afecten el rendimiento esperado en ventas e imagen de la empresa, disminuyendo además un alto costo generado por la rotación excesiva en el sector.