Proceso Decisorio

Saada Yunis de Tunzi

Febrero del 2003

Muchas decisiones se basan prioritariamente en la experiencia; en estos casos, el individuo realiza la evaluación de las opciones comparándolas con vivencias propias o las trasmitidas por otros, la información es el instrumento con que cuentan los ejecutivos en las decisiones comprometidas, que puede incrementarse a voluntad y es el auxiliar más poderoso en el proceso decisorio.

El proceso de decisión implica, Según Herbert, S. (1989) tres fases fundamentales que permiten resolver el problema en una secuencia lógica: inteligencia, diseño y elección  ( p. 36). Este proceso  requiere de aspectos fundamentales:

Ø      Partiendo de la experiencia y la información el decisor evalúa las alternativas y elige aquella que estima mejor para alcanzar sus objetivos.

Ø      Ejecución de las acciones correspondientes a la alternativa seleccionada.

Ø      Las acciones dan lugar a unos resultados que deben ser medidos.

Ø      Los resultados se comparan con los objetivos para realizar el control del plan.

Ø      El resultado de esta comparación implica información adicional y un incremento de la experiencia del individuo, que se utilizarán para tomar nuevas decisiones.

Ø      En caso de desviaciones entre los resultados medidos y los objetivos previstos inicialmente se toman las adecuadas medidas correctoras.

La toma de decisiones no es un acto aislado, sino un proceso que se da de manera continua, puesto que una decisión llega a otra y así indefinidamente, por lo que de acuerdo con el siguiente proceso:

DECISION-ACCION-INFORMACION

se tomarán nuevas decisiones que llevadas al campo de las práctica proporcionarán nuevas informaciones que serán útiles en situaciones similares.

Etapas

De acuerdo a lo expuesto en Avenburg, D  (1.992.), para llegar a tomar una decisión es indispensable pasar por una serie de etapas, “salvo algunas que se toman por acto reflejo, todas pasan por las mismas etapas”  (p 23), demorándose o no en cada una de ellas, por lo que el proceso decisorio puede realizarse en unos cuantos segundos o bien puede durar meses o incluso años.

La duración del proceso estará en función de una serie de variables como son, la trascendencia que la decisión vaya a tener, de la personalidad de quien ha de tomar la decisión y de la cantidad de información disponible en un momento dado.

En el proceso decisorio son cinco las etapas o pasos a seguir:

Ø      Identificación y definición del problema.

Ø      Recolección y análisis de datos disponibles.

Ø      Desarrollo y ponderación de las posibles soluciones opcionales.

Ø      Selección de la decisión más adecuada.

Ø      Implantación de la decisión.

Es muy importante destacar, que para el proceso de recolección de la información generada ante un problema, se debe realizar por escrito con la finalidad de no olvidar ningún detalle.

Identificación y definición del problema

Lo primero que se debe hacer en relación a un problema o conflicto es identificarlo y definirlo, para lo cual se tendrá que estudiar las manifestaciones externas que aparezcan, relacionadas con el mismo, las cuales no siempre serán fáciles de detectar y reconocer, para ello, en algunas ocasiones, la intuición jugará un papel fundamental. Es necesario una especial sensibilización ante los problemas para poder percibir  que algo anda mal,  en donde otros no ven sino acciones sin importancia.

Para una primera definición del problema es sumamente útil seguir una serie de preguntas clásicas que nos llevara a su definición de una manera más fácil:

Ø      ¿Qué ocurrió?

Ø      ¿Quién está siendo afectado?

Ø      ¿Cómo  Sucedió?

Ø      ¿Cuándo aparecieron los primeros síntomas?

Ø      ¿Dónde se registraron las primera anomalías?

Ø      ¿Por qué ha ocurrido en esta zona?

Una vez definido el problema y antes de pasar a la segunda etapa, es necesario hacer una evaluación de la importancia del mismo y de la necesidad de resolverlo urgentemente, para establecer un sistema de prioridades, ya que siempre se deberá resolver primero el problema principal y luego los secundarios, porque ocurre frecuentemente que al dar una solución al problema principal, automáticamente aparecen las  soluciones de los secundarios que dependían de éste.

Recolección y Análisis de los Datos Disponibles.

En esta segunda fase es necesario resolver las incógnitas planteadas en la definición del problema, para lo cual se tomará la información interna y externa. En este punto no escapa la información que proporciona la experiencia y la intuición, recogida de la solución de situaciones similares en otras ocasiones. Es importante, en esta etapa, diferenciar los hechos de las opiniones, para lo cual se  puede tomar como fundamento que los hechos son afirmaciones útiles y objetivas y su realidad es independiente de la fuente que la proporciona, mientras que las opiniones no son más que juicios de valor, cuya validez dependerá en gran medida de la fuente que las proporcione. Si bien es cierto que hay que tomar en cuenta toda la  información recogida hay que ser sumamente cauteloso con las opiniones, puesto que es conveniente escuchar la opinión de personas involucradas o no en la solución del conflicto y de personas expertas en la clase de problemas planteado que puedan aportar soluciones, que se han demostrado ser válidas en circunstancias similares.

Desarrollo y la Ponderación de las Posibles Soluciones

Antes que nada se debe tener muy claro que no existe una única solución para resolver un determinado problema, por lo general son variadas las posibles soluciones con sus correspondientes ventajas y desventajas.

En ésta etapa se deben formular una serie de hipótesis lógicas que puedan ampliar la visión  del problema planteado, para lo cual ante cada posible solución habrá que preguntarse: ¿Por qué esta solución va ser válida?, y en el supuesto de que la respuesta a la pregunta no sea satisfactoria se tendrá que desechar y buscar otra alternativa válida. Cuando se tenga la posible solución para el problema, se pasa a la siguiente etapa.

Selección de la decisión más adecuada.

Para seleccionar la decisión más adecuada hay que tomar en cuenta el objetivo  que se persigue en la Organización o de la persona que decide, puesto que cualquier decisión tiene que ser consecuente con las que se hayan tomando  en situaciones anteriores, es decir que debe existir una continuidad que permita a otras personas continuar con la misma filosofía o la política organizacional en una materia o asunto determinado. Aquí es oportuno analizar cómo podrían reaccionar las personas afectadas y qué aspecto de las relaciones con esas personas pueden tener repercusiones, puesto que se trabaja con seres humanos, quienes ante una situación determinada pueden actuar de manera bien sea positiva o negativa, sin embargo no hay  que desechar cualquier otra posibilidad que se muestre válida, pero que no fue escogida en el momento de decidir, sino que debe mantenerse para tener otra posible solución al planteamiento en el supuesto de que fallara la solución propuesta.

Implantación de la Solución Elegida

La acción es la última etapa en la toma de decisiones, es en éste momento cuando se llevar a la práctica la decisión elegida como válida. La puesta en acción de la decisión a veces requerirá de cambios y puede no ser  bien recibida por las personas o los grupos afectados, por lo que es conveniente la planificación de un sistema de implantación y vigilancia del desarrollo con la finalidad de asegurar el éxito, ya que durante la fase de ejecución se puede introducir elementos correctivos.

Una vez que se ha puesto en práctica la solución que se ha elegido es necesario el análisis y evaluación los resultados alcanzados, lo cual proporcionará una nueva información que será útil para el siguiente proceso de toma de decisiones.

Conclusión

  El contar con todos estos elementos previos, permitirá adoptar decisiones más certeras y que sin duda tendrán mayor aceptación entre los actores involucrados.

No todo proceso decisorio es fácil de llevar y concluir, por el contrario el llegar a una decisión atinada y certera es un proceso largo y dificultoso que no debe ser soslayado y que sin duda puede perfeccionarse en el tiempo.

El proceso decisorio se realiza a través de etapas que comienza con la identificación del problema, hasta culminar con la implantación de la decisión.

Referencias

Referencias Escritas

Avenburg, D.  (1.992.) El Proceso Decisorio en las Organizaciones. México.

March y Herbert, (1.969) Teoría de la Organización. España. Ediciones, Ariel.

Simón, Herbert (1.994) El Comportamiento Administrativo. Buenos Aires. Editorial. Aguilar

Infografías

http://www.aulafacil.org/CursoMarketing/CursoComportamiento/clase2-1.htm

En este artículo se plantea que en todo proceso de marketing coexisten dos clases de tareas fundamentales, la Toma de decisiones y  la Ejecución de las decisiones, la primera requiere de  información y del  análisis del ambiente interno y externo de la empresa lo que va a permitir al responsable de marketing tener una imagen mental del ambiente, del mundo que le rodea y la segunda  que parte de la experiencia personal y permite que el individuo realice la evaluación de las opciones comparándolas con vivencias propias o transmitidas por otros tomando como herramienta fundamental la información.

http://paidoteca.dgsca.unam.mx/paido_mat/cursots/ManejodeRecursos/tdec.htm

Se plantea que no es solo el administrador es quién toma las decisiones, sino que todas las personas dentro de una organización, a través de las áreas de actividad en todos los niveles jerárquicos y en todas las situaciones, para la toma de decisiones se deben tener en cuenta decisiones generales y decisiones particulares.

http://paidoteca.dgsca.unam.mx/paido_mat/cursots/ManejodeRecursos/tdec.htm

Se plantea que no es solo el administrador es quién toma las decisiones, sino que todas las personas dentro de una organización, a través de las áreas de actividad en todos los niveles jerárquicos y en todas las situaciones, para la toma de decisiones se deben tener en cuenta decisiones generales y decisiones particulares.

http://www.cpcipc.org/razonestado/p2/re206.htm

En este artículo se señala que la decisión puede ser tomada de manera individual o de manera colectiva, y se explica cada una de ellas.