Saada Yunis de Tunzi
Febrero del 2003
Muchas
decisiones se basan prioritariamente en la experiencia; en estos casos, el
individuo realiza la evaluación de las opciones comparándolas con vivencias
propias o las trasmitidas por otros, la información es el instrumento con que
cuentan los ejecutivos en las decisiones comprometidas, que puede incrementarse
a voluntad y es el auxiliar más poderoso en el proceso decisorio.
El proceso de decisión implica, Según
Herbert, S. (1989) tres fases fundamentales que
permiten resolver el problema en una secuencia lógica: inteligencia, diseño y
elección ( p. 36).
Este proceso requiere de aspectos fundamentales:
Ø
Partiendo
de la experiencia y la información el decisor evalúa
las alternativas y elige aquella que estima mejor para alcanzar sus objetivos.
Ø
Ejecución
de las acciones correspondientes a la alternativa seleccionada.
Ø
Las
acciones dan lugar a unos resultados que deben ser medidos.
Ø
Los
resultados se comparan con los objetivos para realizar el control del plan.
Ø
El
resultado de esta comparación implica información adicional y un incremento de
la experiencia del individuo, que se utilizarán para tomar nuevas decisiones.
Ø
En
caso de desviaciones entre los resultados medidos y los objetivos previstos
inicialmente se toman las adecuadas medidas correctoras.
La toma de decisiones no es un
acto aislado, sino un proceso que se da de manera continua, puesto que una
decisión llega a otra y así indefinidamente, por lo que de acuerdo con el
siguiente proceso:
DECISION-ACCION-INFORMACION
se tomarán
nuevas decisiones que llevadas al campo de las práctica proporcionarán nuevas
informaciones que serán útiles en situaciones similares.
Etapas
De acuerdo a lo expuesto en Avenburg, D
(1.992.), para llegar a tomar una
decisión es indispensable pasar por una serie de etapas, “salvo algunas que se
toman por acto reflejo, todas pasan por las mismas etapas” (p 23), demorándose o no en cada una de ellas,
por lo que el proceso decisorio puede realizarse en unos cuantos segundos o
bien puede durar meses o incluso años.
La duración del proceso estará
en función de una serie de variables como son, la trascendencia que la decisión
vaya a tener, de la personalidad de quien ha de tomar la decisión y de la
cantidad de información disponible en un momento dado.
En el proceso decisorio son cinco
las etapas o pasos a seguir:
Ø
Identificación y definición del problema.
Ø
Recolección y análisis de datos disponibles.
Ø
Desarrollo y ponderación de las posibles
soluciones opcionales.
Ø
Selección de la decisión más adecuada.
Ø
Implantación de la decisión.
Es muy importante destacar, que
para el proceso de recolección de la información generada ante un problema, se
debe realizar por escrito con la finalidad de no olvidar ningún detalle.
Identificación y definición del problema
Lo primero que se debe hacer en relación a un problema o conflicto es identificarlo y definirlo, para lo cual se tendrá que estudiar las manifestaciones externas que aparezcan, relacionadas con el mismo, las cuales no siempre serán fáciles de detectar y reconocer, para ello, en algunas ocasiones, la intuición jugará un papel fundamental. Es necesario una especial sensibilización ante los problemas para poder percibir que algo anda mal, en donde otros no ven sino acciones sin importancia.
Para una primera definición del
problema es sumamente útil seguir una serie de preguntas clásicas que nos
llevara a su definición de una manera más fácil:
Ø
¿Qué ocurrió?
Ø
¿Quién está siendo afectado?
Ø
¿Cómo Sucedió?
Ø
¿Cuándo aparecieron los primeros síntomas?
Ø
¿Dónde se registraron las
primera anomalías?
Ø
¿Por qué ha ocurrido en esta zona?
Una vez definido el problema y
antes de pasar a la segunda etapa, es necesario hacer una evaluación de la
importancia del mismo y de la necesidad de resolverlo urgentemente, para
establecer un sistema de prioridades, ya que siempre se deberá resolver primero
el problema principal y luego los secundarios, porque ocurre frecuentemente que
al dar una solución al problema principal, automáticamente aparecen las soluciones de los secundarios que dependían de
éste.
Recolección y Análisis de los Datos Disponibles.
En esta segunda fase es
necesario resolver las incógnitas planteadas en la definición del problema,
para lo cual se tomará la información interna y externa. En este punto no
escapa la información que proporciona la experiencia y la intuición, recogida
de la solución de situaciones similares en otras ocasiones. Es importante, en
esta etapa, diferenciar los hechos de las opiniones, para lo cual se puede tomar como fundamento que los hechos
son afirmaciones útiles y objetivas y su realidad es independiente de la fuente
que la proporciona, mientras que las opiniones no son más que juicios de valor,
cuya validez dependerá en gran medida de la fuente que las proporcione. Si bien
es cierto que hay que tomar en cuenta toda la
información recogida hay que ser sumamente cauteloso con las opiniones,
puesto que es conveniente escuchar la opinión de personas involucradas o no en
la solución del conflicto y de personas expertas en la clase de problemas
planteado que puedan aportar soluciones, que se han demostrado ser válidas en
circunstancias similares.
Desarrollo y la Ponderación de las Posibles Soluciones
Antes que nada se debe tener muy
claro que no existe una única solución para resolver un determinado problema,
por lo general son variadas las posibles soluciones con sus correspondientes
ventajas y desventajas.
En ésta etapa se deben formular una
serie de hipótesis lógicas que puedan ampliar la visión del problema planteado, para lo cual ante cada
posible solución habrá que preguntarse: ¿Por qué esta solución va ser válida?,
y en el supuesto de que la respuesta a la pregunta no sea satisfactoria se
tendrá que desechar y buscar otra alternativa válida. Cuando se tenga la
posible solución para el problema, se pasa a la siguiente etapa.
Selección de la decisión más adecuada.
Para seleccionar la decisión más
adecuada hay que tomar en cuenta el objetivo que se persigue en la Organización o de la
persona que decide, puesto que cualquier decisión tiene que ser consecuente con
las que se hayan tomando en situaciones
anteriores, es decir que debe existir una continuidad que permita a otras
personas continuar con la misma filosofía o la política organizacional en una
materia o asunto determinado. Aquí es oportuno analizar cómo podrían reaccionar
las personas afectadas y qué aspecto de las relaciones con esas personas pueden
tener repercusiones, puesto que se trabaja con seres humanos, quienes ante una situación
determinada pueden actuar de manera bien sea positiva o negativa, sin embargo
no hay que desechar cualquier otra
posibilidad que se muestre válida, pero que no fue escogida en el momento de decidir,
sino que debe mantenerse para tener otra posible solución al planteamiento en
el supuesto de que fallara la solución propuesta.
Implantación de la Solución Elegida
La acción es la última etapa en la toma de decisiones, es en éste momento cuando se llevar a la práctica la decisión elegida como válida. La puesta en acción de la decisión a veces requerirá de cambios y puede no ser bien recibida por las personas o los grupos afectados, por lo que es conveniente la planificación de un sistema de implantación y vigilancia del desarrollo con la finalidad de asegurar el éxito, ya que durante la fase de ejecución se puede introducir elementos correctivos.
Una vez que se ha puesto en práctica la solución que se ha elegido es necesario el análisis y evaluación los resultados alcanzados, lo cual proporcionará una nueva información que será útil para el siguiente proceso de toma de decisiones.
Conclusión
El contar con todos estos elementos previos, permitirá adoptar decisiones más certeras y que sin duda tendrán mayor aceptación entre los actores involucrados.
No todo proceso decisorio es fácil de llevar y concluir, por el contrario el llegar a una decisión atinada y certera es un proceso largo y dificultoso que no debe ser soslayado y que sin duda puede perfeccionarse en el tiempo.
El proceso decisorio se realiza a
través de etapas que comienza con la identificación del problema, hasta
culminar con la implantación de la decisión.
Referencias
Referencias Escritas
Avenburg, D. (1.992.) El Proceso Decisorio en las Organizaciones. México.
March y Herbert, (1.969) Teoría de la Organización. España. Ediciones, Ariel.
Simón, Herbert (1.994) El Comportamiento Administrativo. Buenos Aires. Editorial. Aguilar
Infografías
http://www.aulafacil.org/CursoMarketing/CursoComportamiento/clase2-1.htm
En este artículo se plantea que en todo proceso de marketing coexisten dos clases de tareas fundamentales, la Toma de decisiones y la Ejecución de las decisiones, la primera requiere de información y del análisis del ambiente interno y externo de la empresa lo que va a permitir al responsable de marketing tener una imagen mental del ambiente, del mundo que le rodea y la segunda que parte de la experiencia personal y permite que el individuo realice la evaluación de las opciones comparándolas con vivencias propias o transmitidas por otros tomando como herramienta fundamental la información.
http://paidoteca.dgsca.unam.mx/paido_mat/cursots/ManejodeRecursos/tdec.htm
Se plantea que no es solo el administrador es quién toma las decisiones, sino que todas las personas dentro de una organización, a través de las áreas de actividad en todos los niveles jerárquicos y en todas las situaciones, para la toma de decisiones se deben tener en cuenta decisiones generales y decisiones particulares.
http://paidoteca.dgsca.unam.mx/paido_mat/cursots/ManejodeRecursos/tdec.htm
Se plantea que no es solo el administrador es quién toma las decisiones, sino que todas las personas dentro de una organización, a través de las áreas de actividad en todos los niveles jerárquicos y en todas las situaciones, para la toma de decisiones se deben tener en cuenta decisiones generales y decisiones particulares.
http://www.cpcipc.org/razonestado/p2/re206.htm
En este artículo se señala que la decisión puede ser tomada
de manera individual o de manera colectiva, y se explica cada una de ellas.