Licenciatura
Información y Documentación
Materia:
Benchmarking
Silvana Di Silvestre
Actividad Extraordinaria
1.- Tomando la definición de tres (3) diferentes autores, las cuales debe colocar en su trabajo, crear una definición personal de Benchmarking.
David T. Kearns, director general de Xerox Corporation:
Benchmarking es el proceso continuo de medir productos, servicios y prácticas contra los competidores más duros o aquellas compañías reconocidas como líderes en la industria.
Robert C. Camp
Benchmarking es la búsqueda de las mejores prácticas de la industria que conducen a un desempeño excelente
Bengt Kallöf y Svante Östblom:
Benchmarking es un proceso sistemático y continuo para comparar nuestra propia eficiencia en términos de productividad, calidad y prácticas con aquellas compañías y organizaciones que representan la excelencia.
Mi propia definición:
El Benchmarking se convierte en una herramienta fundamental que puede guiar a las personas hacia el proceso de analizar el exterior en busca de ideas e inspiración en esencia, una herramienta para la organización que aprende.
2.- Defina cuales son los aspectos que contempla el Benchmarking.
Calidad :
Entre los aspectos tenemos a la calidad, que se refiere al nivel de valor creado de los productos para el cliente sobre el costo de producirlos. Dentro de este aspecto el benchmarking puede ser muy importante para saber la forma en que las otras empresas forman y manejan sus sistemas de calidad, aparte de poder ser usado desde un punto de vista de calidad conforme a la calidad percibida por los clientes, la cual es determinada por la relación con el cliente, la satisfacción del mismo y por último la comparaciones con la competencia. También se puede ver el aspecto de la calidad conforme a lo que se llama calidad relativa a normas, la cual se refiere a diseñar sistemas de calidad que aseguren que la calidad resultante de los mismos se apegará o cumplirá con especificaciones y estándares predeterminados, lo cual se puede hacer a través de revisar el proceso de desarrollo y diseño, los procesos de producción y distribución y los procesos de apoyo como contabilidad, finanzas, etc. Por último dentro del aspecto de calidad se puede ver lo referente al desarrollo organizacional en base a que tanto nos enfocamos en lo que hacemos, en el desarrollo del recurso humano, en el compromiso e involucramiento del mismo, así como en el entrenamiento.
Productividad :
El benchmarking de productividad es la búsqueda de la excelencia en las áreas que controlan los recursos de entrada, y la productividad puede ser expresada por el volumen de producción y el consumo de recursos los cuales pueden ser costos o capital.
Tiempo :
El estudio del tiempo, al igual que de la calidad, simboliza la dirección del desarrollo industrial en los años recientes. Flujos más rápidos en ventas, administración, producción y distribución han recibido una mayor atención como un factor potencial de mejora de la productividad y la competencia. El desarrollo de programas enfocados en el tiempo han demostrado una habilidad espectacular para recortar los tiempos de entrega.
3.- Determine los Factores Críticos de Éxito del proceso del cual es co-dueño.
4.- Del artículo presentado en: http://www.ubu.es/biblioteca/bucle/5.htm , analice las ideas para aplicar el benchmarking en los servicios bibliotecarios
El benchmarking requiere un compromiso profundo y experiencia. Significa buscar las mejores prácticas a través de estudios personales y observaciones de procesos administrativos estratégicos, sin importar quiénes sean los candidatos para las mejores prácticas. El benchmarking requiere la participación de expertos en la materia, el propietario de un proceso y el equipo de trabajo de dicho proceso (las personas que realizan efectivamente las tareas) tienen que participar en la investigación.
Es importante para las bibliotecas tener indicadores que les permitan compararse con respecto a instituciones pares y líderes, con datos fidedignos, confiables y aceptados.
Requiere cooperación, transparencia y continuidad para ser de utilidad. La gran meta es incorporando un mayor número de bibliotecas, incluyendo la publicación electrónica y servicios asociados, como asimismo entregar acceso a través de la Internet , y así posibilitar su uso en beneficio institucional y de los países
El verdadero benchmarking involucra reciprocidad, crear una situación de intercambio que sea mutuamente beneficiosa . En este sentido, es una forma de crear un desafío coherente de mejoramiento continuo, donde la competencia no se entiende sin cooperación al mismo tiempo .
5.- Elabore un modelo de Benchmarking para el proceso del cual es co-dueño.
Gestión de Conocimiento y Documentación, esta adscrita a la Gerencia de Ingeniería de Soluciones , de la Gerencia General de Ingeniería Desarrollo y Construcción IT/IS, es la unidad encargada de desarrollar estrategias de organización de la información en el repositorio de conocimiento Escritorio Digital, brindando soporte funcional para el diseño, desarrollo e implementación de la herramienta en la nueva plataforma KM/SAP Portal, a los fines de fortalecer el desarrollo y liderazgo de la función corporativa de gestión del conocimiento en CANTV.
• Localización : Auditorías de información, mapas del conocimiento, búsqueda de información.
• Adquisición: Selección bibliográfica y de bases de datos documentales, de desarrollo.
• Organización : Diseño funcional de la herramienta de gestión del conocimiento, gestión de contenidos, gestión documental, gestión de archivo y biblioteca, desarrollo de taxonomías, gestión de acceso a la herramienta.
• Desarrollo de personas : Propiciando la nueva cultura organizacional del manejo del conocimiento como herramienta competitiva.
• Servicios Web: Diseño, desarrollo y mantenimiento del portal, m anejo de lenguajes de diseño web , HTML , manejo de e ditores de páginas web.
• Fomento de la innovación : Comunidades de práctica, foros profesionales, otros.
• Salvaguarda : Cumplimiento de la normativa vigente en protección de datos, confidencialidad, étc.
• Transferencia: Comunicación interna, intranet, boletines, alertas, mejores prácticas.
• Gestión del cambio: Calidad, rediseño de procesos, diseño organizacional, gestión por objetivos, desarrollo de políticas y procedimientos.
• Material didáctico: Elaboración de Manuales, Guías y Ayudas rápidas para el usuario.
• Formación: Diseño de cursos de formación a través de simulaciones.
Contenido Del Informe
El siguiente es el contenido global para un informe de BM:
Todos los empleados de la corporación
Contar con un repositorio que garantice el resguardo de la información y el conocimiento que se genere en la empresa. La empresa vive en una constante rotación de personal, lo cual es importante el uso de la herramienta
Para soportar todo lo anterior es necesario definir una taxonomia sólida, flexible y escalable, que permita clasificar los objetos de conocimiento, con el objeto de organizarlos para su búsqueda y navegación.
Líder Funcional: Técnico Superior en Comercio Exterior con maestría en Dirección y Gestión Marketing, realizado en la EOI Madrid. Actualmente realizando estudios en Licenciatura de Información y Documentación. Me gusta motivar al equipo de trabajo, lo que nos permite trabajar en el ambiente agradable. Me agradan los retos, lo que me permite aprender cada vez más.
Consultor Funcional: Licenciada en Bibliotecología, con Maestría en la Universidad Central de Venezuela. Mujer madura, pacifica, fácil dialogar con ella, tiene mucho paciencia, con mucha motivación y estimulo para continuar con sus actividades laborales actuales.
Consultor Funcional: Técnico Superior en Informática. Actualmente estudiando Ingeniería de Telecomunicaciones. Es una persona con muchos conocimientos, de carácter adaptable, pacifico, amable y tiende mas a ser una persona con muy colaboradora
Analista Junior: Técnico Superior en Informática. Comenzó sus estudios en Ingenieria de Telecomunicaciones. Es una persona de buen carácter, proactiva, respetuosa, responsable, no habla mucho pero tiene un buen sentido del humor.
Analista Junior : Técnico Superior en Informática. Es una persona muy organizada, proactiva, de carácter fuerte, muy eficiente en su trabajo.
Comenzando el 15 de enero 2008.
Actividades:
1. Identificación equipo de proyecto
1.1 Validar alcance de Gestión de documentación en la migración
1.2 Elaborar Ficha de Proyecto
1.3 Establecer la metodología de trabajo con el equipo técnico
1.4 Revisar y Aprobar la Ficha del Proyecto
2. Autorizaciones y Creación de Usuarios
2.1 Recibir listado de usuarios y grupos PRD
2.2 Enviar listado de creación a Seguridad
3. Revisión y depuración de información
3.1 Revisión de documentos en escritorio digital
3.2 Depuración de carpetas y documentos
3.3 Renombramiento de carpetas y archivos
4. Preparación de Configuraciones - Fase III
4.1 Identificar Estructura de Carpetas
4.2 Identificar Metadatos
4.3 Identificar Permisos
4.4 dentificar Taxonomías
4.5 Revisar y Aprobar Documento de Preparación
5. Desarrollo de la Aplicación de Migración (SAP )
5.1 Asignación de permisos y accesso en servidores SP y Portal (DEV QA)
5.2. Desarrollo y corridas de Carpetas y categorias
5.3 Desarrollo y corridas de Documentos y perfiles de documentos
5.4 Transporte y corridas en servidores de calidad
5.5 Transporte Aplicación de Migración (QA-PRD)
6. Migración de Escritorio digital SP - SAP Portal (KM) PDR
7. Soporte a usuarios post implantación
Factores críticos de éxito del proyecto
Los criterios de éxito permitirán evaluar la efectividad de la propuesta en el marco de los propósitos corporativos.
• Financieros: Ahorros en tiempo, conocimiento, recursos, materiales, financieros, retorno de la inversión.
• Orientados al Cliente: Beneficios en la administración de la información (desarrollar las funcionalidades, corrección en línea. Homogeneización de servicios y productos gracias a la unificación d criterios en la definición del script de migración.
• De Control de procesos:
- • Diseño de una nueva estructura de índices y taxonomías.
- • Índices de uso de la herramienta, de consulta, ……
• De conocimiento y aprendizaje:
- • Habilidades y disposición de los empleados para desarrollar la capacidad de aprendizaje corporativa
Hemos utilizados como fuentes la mejores practicas a nivel internacional, por lo que hemos tenidos algunas conferencias con expertos de la empresa SAP. De esta forma hemos podido recopilar información de las empreasas que tienen herramientas de esta tipo en cuanto a taxonomias, clasificación fisica y lógica del repositorio, politicas a aplicar para el manejo del cambio.
Ademas hemos sostenidos reuniones con empresas en Venezuela, por ejm Polar, que también han implementado un repositorio de información
Para detectar las necesidades dentro de la organización se utilizo una matriz FODA debido a que es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual de la empresa u organización, permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que en función de ello se pueda tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados.
En base a lo anteriormente expuesto se detecto lo siguiente:FORTALEZAS:
La empresa cuenta con una posición privilegiada.
Por ser pionera en el área de telecomunicaciones en Venezuela, tiene 80% del mercado.
Tiene gran variedad de productos y servicios.
Los precios tarifarías son las mas económicas del mercado.
Cuenta con mucho gente capacitada, la cual le da da un valor enorme a la empresa.
Cuenta con un repositorio de conocimiento e información KM ( Knowledge Management ) de SAP de la última generación.
OPORTUNIDADES:
En el mercado es la única empresa que ofrece mas y mayor numero de productos y servicios, debido a su trayectoria al pasar de los años.
Crecer de manera acelerada y así poder cubrir el resto del mercado que le falta en virtud de su reconocida trayectoria.
Disponer de un repositorio de conocimiento e información que garantice contar con todo el conocimiento que se genere en la Corporación.
Ser pionero en las tecnologías.
DEBILIDADES:
Su limitación en cuanto que no existe un liniamiento Corporativo que indique que el unico repositorio de información es Escritorio Digital.
Cambio Cultural que significa para la corporación
No existe una buena clasificación fisica y lógica del repositorio Escritorio Digital.
AMENAZAS:
El retrabajo que significa y la inversión de dinero y tiempo, por la gran rotación de personal que existe en la Corporación
Hemos realizados encuestas para medir la utilización de la herramienta, buscar mecanismo que incentive su uso y los próximos desarrollos para los usuarios
Hemos logrado que cada vez se utilice mas el repositorio, no solo para Cantv, sino todas las filiales, Movilnet y Caveguias
Continuaremos con el proceso de implementación del repositorio a todas las Gerencias, por lo cual, contactaremos a los lideres y estaremos realizando presentaciones con todos los beneficios y funcionalidades de la herramienta.
