TRABAJO N 2

EL CAMBIO Y SU GESTION

AUTOR: BLANCA SOLANGEL PEREZ MENDEZ

TUTOR: ANGEL OLIVIERA

EN QUE CONSISTE LA ACTIVIDAD

La organización en la cual cumplo funciones es en el INSTITUTO AUTONOMO CIRCULO MILITAR DE LA FUERZA ARMADA, me desempeño como Supervisora Administrativa dentro de la Dirección de los Centros de Producción, básicamente mi actividad laboral esta orientada a la parte administrativa de la Dirección, soy la encargada de llevar todo lo relacionado a las Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar de todos los centros de producción bajo nuestra administración,  básicamente mis funciones inherentes al cargo van desde el mismo momento en que se genera un compromiso o un crédito por pagar hasta el momento en que se produce el pago en este caso al proveedor y por el otro lado abonos o pagos por parte de las dependencias internas las cuales son las que representan  el mayor saldo por cobrar pendiente, es importante señalar que el procedimiento aplicado a este tipo de transacciones fue creado y adaptado a todos los pasos administrativos que debemos cumplir como ente subsidiado por el estado.

Cada documento legal ya sea por pagar o por cobrar debe cumplir una serie de requerimientos necesarios, los cuales le permitirán realizar la transacción esperada y poder así cumplir el ciclo administrativo.

El procedimiento para rendir las cuentas por cobrar parte del principio en que se genera el consumo en cada centro de producción, cada centro deben realizar sus rendiciones diariamente, al momento en que esta facturación llegan al departamento administrativo, se realizar la desarticulación dependiendo del consumo por cada dependencia, es decir, todas las cuentas por pagar tienen su estructura, las que pertenecen a la Gerencia del Hotel, la Dirección de Administración, la Dirección de Operaciones y entes externos autorizados, a continuación se especifica las categorías de cuentas:

CUENTAS POR COBRAR:

• GERENCIA DEL HOTEL: estas cuentas se dividen en dos, las cuales se citan a continuación. 
  • Notas de Consumo Huéspedes: corresponden a los consumos realizados por los Huéspedes, estos consumos se le aplican al momento de realizar el trámite de cobranza un porcentaje estimado  por Gastos Administrativos.
  • Notas de Consumo Personal de Guardia: representan los consumos autorizados por la gerencia por concepto de alimentación que se le suministrada a los empleados de guardia los fines de semana, a estos no se le aplican ningún tipo de descuento.

• DIRECCION DE ADMINISTRACION: estas cuentas representan los consumos institucionales otorgados por el I.A.C.F.A., y los mismos se dividen en:
  • “CM” Eventos Institucionales: estos consumos representan los eventos que el instituto realiza según sus actividades normales de gestión, al mismo se le aplica un porcentaje de descuento el cual se estima según los costos de los suministros utilizados y por con previa autorización del Presidente del Instituto.
  • Notas de Consumo Jefe de Servicio: estos consumos son los realizados por el pool de directiva que cumplen rol de guardia y a los cuales se les da la alimentación, estos consumos también llevan un descuento institucional ya preestablecido.
  • Notas de Consumo Presidente: son los consumos realizados por el presidente del I.A.C.F.A. por concepto de relaciones públicas como instrumento de cortesía y en diferentes ocasiones los realizados de manera personal.
  • Otras Notas de Consumo: estas  se presentan en muy pocas ocasiones y se le aplica el mismo procedimiento de los eventos institucionales,

• DIRECCION DE OPERACIONES: estas cuentas son las mas originadas por los centros de producción, ya que están dependen de los eventos que esta dirección efectué y de los cuales los consumos de comidas y bebidas, pertenecen a esta Dirección de Centros de Producción las cuales tenemos que cobrar de inmediato ya que son de montos considerables.

CUENTAS POR PAGAR:

Se refiere a todas las obligaciones que esta Dirección tiene pendientes con terceros (Proveedores), por concepto de compra de suministros de bebidas y alimentos.  Y a la cual se le debe aplicar los procedimientos exigidos por la Administración Publica. 

ESTRUCTURA:

ORGANIGRAMA DE LA DIRECCION DE LOS CENTROS DE PRODUCCION I.A.C.F.A.

ORGANIGRAMA  DEL AREA ADMINISTRATIVA

TECNOLOGIA:

Realmente los medios tecnológicos utilizados hasta la presente fecha han sido los sistemas convencionales que aportan un computador desarrollando en los mismos los controles internos exigidos por el Instituto Autónomo, pero actualmente como estamos en proceso de reestructuración, se han adquirido equipos y sistemas administrativos que se adapten a las estructuras de la administración publica, como lo son:

• EL SIGECOF (en periodo de prueba y adaptación)
• EL CEPROCAC (en cuanto a sistemas de control operativo)
• EL CLEAR LIGHT ( a nivel de control de alimentos y bebidas ubicados en los diferentes centros de producción)
• A nivel de Servicio Hotelero se están Implementando en la actualidad.
• Se creo un control de personal con tecnología dactilar a fin de controlar las entradas y salidas del personal.
• Pero aun se utiliza en muchos procesos el control manual ya que la automatización empezó por los puntos más neurálgicos.

LA GENTE:

En la Dirección de Centros de Producción específicamente en el área donde yo me desempeño esta representada por las siguientes personas:

• JEFE DEL AREA: este cargo actualmente es ejercido por la Supervisora Administrativa representado por mi persona. Blanca Solangel Pérez Méndez,  Tengo 2 años en el Instituto y en el cargo, soy Licenciada en Administración menciona Gerencia, tengo una especialización en Gerencia Profesional Corporativa y actualmente curso estudios de Maestría en Finazas y Negocios.
• CONTABILISTA I: este cargo lo ejerce Maribel Olaciregui. Tiene Aproximadamente 12 años en el Instituto. Esta culminando su carrera a nivel de Técnico Superior en Administración Bancaria.
•  ANALISTA DE FINANZAS: este cargo lo representa por Luz Marina Orjuela. Tiene 3 años en el cargo e instituto Y tan bien esta culminando estudios de Administración Bancaria a nivel técnico.

IMPULSOS:

Para mejorar la actividad en mi área administrativa es implementar el sistema administrativo conectado en red con todos los centros de producción a fin de monitorear dia a dia cada relaciona de venta, sistemas de pago, líneas crediticias, compromisos con proveedores, situación de los inventarios y  visualizar la situación financiera según ingresos bancarios,  aunque ya tenemos el sistema en prueba aun falta la red, este proceso simplificarla todo trabajo manual que se vienen haciendo ya que directamente a nivel administrativo se manejaría la información de primera fuente. 

FRENOS:

Hasta la presente fecha nos frena el sistema que están implementando ya que los están adaptando a nuestras necesidades y el periodo de prueba aun no ha empezado en realidad en mi área aunque si existen otros área que ya lo tienen, por otra parte el nivel de toma de decisiones es muchas veces inaccesible lo que limita las sugerencias y aportes que se puedan ofrecer para mejorar.

INTIMIDADES:

Como en todo sector publico, la amistad y coyuntura existe lo importante es que a este tipo de personal lo ubiquen según su nivel de preparación y capacitación a fin de que no obstaculice los procesos, además, mucho cacique y poco indio hacen que los proceso se dilaten en el tiempo por que todo el mundo quiere mandar por el grado de confianza que se les da.  Se debe delimitar el grado de responsabilidad de cada trabajador con la finalidad de no crear falsas responsabilidades y llamadas de atención.

FACTORES EXTERNOS:

La situación político y económico de nuestro país ha hecho que la continuidad de los procesos implementados por un equipo administrativo sea cambiada cuando cambia a una directiva por otra y se crean muchas resistencias al cambio durante un tiempo y cuando ya el personal empieza a adaptarse al nuevo proceso surge un nuevo cambio y hay que volver a empezar, por otro lado  a nivel economito ha afectado nuestra situación ya que cada dia el estado deja de enviarnos recursos por lo que se han implementado estrategias de autogestión, pero como la economía  no la podemos manejar y la fisión del Instituto no ha cambiado tenemos que ofrecer un servicio de alta calidad, a precios accesibles muchos  mas económicos que el estándar y la misma economía nos impide cumplir muchas veces con la misión.

MOTOR DEL CAMBIO:

Se ha creado alianzas estratégicas con algunas organización tanto a nivel de capacitación, reestructuración y de ofrecer otros servicios a nivel nacional.  A nivel de capacitación se realizo convenios con el INCE, a fin de realizar una series de cursos de inducción a nivel de costos de alimentos y bebidas, servicio al cliente, motivación al logro, a nivel de preparación de chef, entre otros.

En relación al proceso de reestructuración la Empresa Desarrollo Empresarial, se dedico a trabajar la nueva propuesta organizativa del Instituto, ya que la vigente es del año 53 y no se adapta a las nuevas tendencias exigidas a nivel de estado.  En este proceso se desarrollo primero una evaluación al personal del I.A.C.F.A, a fin detectar las posibles debilidades y fortalezas de cada trabajador, para luego proceder a la aplicación de talleres de detección de necesidades pero a nivel profesional, etapa de tormenta de ideas a nivel de obreros, personal  administrativos, profesional y directivo, con la finalidad de  crear y establecer soluciones a los problemas y aportar nuevos procesos prácticos a los procesos que se utilizaban en donde muchos ni siquiera se justificaban.   Al mismo tiempo se realizaron cursos de adiestramiento a nivel del sistema administrativo de los centros de producción.

Y por ultimo se realizaron alianzas a nivel de la incorporación de Bingos y demás juegos recreativos a nivel nacional con la finalidad de ofrecer a nuestros clientes y socios otra alternativa más de recreación.

ARTICULO BAJADOS DE INTERNET:

LINK_1: En este modelo de  proceso de cambio de gestión a nivel tecnológico, se han incorporado nuevas tendencias como la innovación, la cual busca mejorar así la competencia por medio de la gestión empresarial en donde intervienen los siguientes elementos: la tecnología, el recurso humano, la globalización, el enfoque al cliente y la innovación,  en la actualidad las empresas están adaptándose a esto nueva gestión pero aun falta mucho por hacer, la finalidad de estos nuevos procesos es optimizar los procesos para generar resultados satisfactorios para la organización.

http://www.improven-consultores.com/paginas/documentos_gratuitos/modelos_gestion.php

LINK_2: Aquí en este articulo se describe un modelo exitoso de gestión de cambio y la necesidad imperante de ir adaptándose a esto, se hable del éxito relativo lo cual quiere decir que no total y por tal motivo cada día se trabaja en este tipo de cambios favorables para la organización, en el esquema planteado de habla de un Plan de Gestión, luego de la Información Impartida y por ultimo el cumplimiento de las acciones.  Además este proceso pretende trabajar bajo esquemas bien planificación y con estrategias bien definidos para la consolidación de los objetivos de la organización, luego se evidencia las etapas de proceso como un esquema organizacional planteado que asegure el comienzo y control del mismo aunque no se mantenga en el tiempo por la globalización que permite estar en continua actualización.  Este proceso se perfila muy exitoso debido a las diferentes etapas que presente a parte de la curva de transición que permite visualizar el factor mediador del proceso de cambio.

http://amauta.org/Modelogesti%F3nExitosa.htm