Probablemente se habrá encontrado más de una vez con el término "intranet". Aunque una intranet comparte con Internet una gran cantidad de características, al menos en una de ellas, es básicamente diferente. De la misma manera que Internet está teniendo un efecto profundo en la manera en que nos comunicamos, la intranet promete transformar el mundo corporativo. Compañías tan variadas como Ford, Silicon Graphics y Tyson Foods han implementado todas ellas esta tecnología, mejorando la productividad al tiempo que reducen costes.

¿Pero qué es una intranet? Es posible imaginarla como una Internet interna diseñada para ser usada dentro de una compañía, universidad u organización. Lo que distingue a una intranet de la gratuitamente accesible Internet, es que las intranets son privadas.

Confidencial

Hasta hace muy poco tiempo, las corporaciones confiaban en equipos y programas propietarios para la instalación de redes en sus computadoras, un proceso costoso y que lleva tiempo de realizar, convirtiéndose en mucho más difícil cuando las oficinas de la compañía se encuentran repartidas por todo del mundo. Incluso en las mejores condiciones, el compartir información entre programas, formatos de archivo y plataformas diferentes no es una tarea sencilla. Por medio de la misma tecnología que se aplica a Internet, las intranets solucionan este problema, consiguiendo que las comunicaciones y colaboraciones internas sean mucho más sencillas.

Las intranets usan TCP/IP para transmitir información a través de la red, además de HTML para crear documentos. La información se guarda en uno o más servidores dentro de la compañía y se accede a ella usando un visualizador de Web, como Navigator o Explorer. Estas Internet en miniatura tienen todas ellas las mismas características --páginas personales individuales, grupos de noticias, correo electrónico -- pero están restringidas a empleados y contratantes.

Para empleados que ya están familiarizados con las técnicas para navegar por la Red, el aprender como navegar por la intranet de la compañía requiere poco entrenamiento. La página de Web de la intranet posee el mismo interfaz gráfico basado en "apuntar y pulsar". Mientras que el estar conectada a Internet es algo útil en una intranet, no es algo esencial. Incluso aunque conecten de forma externa, las compañías restringen el acceso desde Internet construyendo un firewall o muro de fuego. Existiendo tanta información de la compañía accesible a través de servidores internos, la seguridad es siempre una prioridad.

Una nueva manera de trabajar

Las organizaciones crecen gracias a la información, sin embargo acceder a ella no es siempre fácil. La gente tiende a usar bastante el uso informal de las redes --la vieja rutina de "a quién conoce". Con una intranet, existe un lugar muy amplio donde guardar la información, un lugar donde dirigirse para consultar un informe anual, un libro sobre beneficios, reservar una sala de conferencias, localizar un cuestionario para un informe sobre gastos o revisar la política de vacaciones de la compañía. Esta información se encuentra disponible las 24 horas del día, los siete días de la semana, para cualquiera que tenga privilegios de acceso, esté en la carretera, trabajando en casa o en una oficina satélite. Se acabó el esperar la respuesta a una pregunta conforme se mueve lentamente a través de los canales tradicionales de la compañía. Opciones más sofisticadas de las intranets permiten a los empleados rellenar cuestionarios en línea, consultar archivos visuales y pedir suministros.

Los beneficios y las implicaciones de una intranet pueden ser enormes. Por ejemplo, muchas compañías tienen un gran gasto tan sólo distribuyendo documentos impresos --boletines, manuales, informes-- a sus empleados. Piense simplemente en los gastos de impresión, sin mencionar el impacto medioambiental de todo ese papel. Al hacer accesibles estos documentos electrónicamente, los gastos se pueden reducir de forma dramática. Otra ventaja es que las actualizaciones de esos documentos no cuestan casi nada. Los cambios en los números internos de teléfono hacen que los directorios queden obsoletos en poco tiempo. Una vez que los directorios están en línea, los números pueden cambiarse con unas pocas pulsaciones.

Un poco más lejos, la compartición electrónica de documentos promueve otras formas de colaboración. Ya no es necesario conseguir reunir a todo el mundo en una habitación para discutir un proyecto. Borradores, diseños e información preliminares puede ser compartidos en línea, a través de una reunión virtual, donde cada participante puede estar en su propio escritorio, mirando el documento y comentándolo a través del teléfono o con telefonía en línea. Grupos de personas en todo el mundo pueden trabajar juntos sin tener ningún gasto de viaje.

La compartición de recursos no está restringida a los documentos de texto. Debido a que muchas empresas poseen LANs, or Redes de Área Local de alta velocidad, imágenes de video, animaciones y sonido pueden ser guardados en un servidor de la intranet y enviados a los empleados. Esta es una buena manera de ver detalles en una reunión. También es muy útil para entrenamiento de empresa, permitiendo a los empleados aprender nuevas habilidades a su propio ritmo.

Un cambio de actitud

De la misma manera que el correo electrónico ha democratizado las comunicaciones, permitiendo que la gente salte fronteras corporativas enviando mensajes directamente a su director ejecutivo, las intranets están teniendo un efecto similar. Si la información es poder, ¿qué ocurre cuando todo el mundo la comparte? Cuando todo el mundo puede contribuir con ideas a proyectos en su etapa de formación, ¿cómo influye ésto en el proceso? Para las empresas con jerarquías tradicionales, los tiempos están sin duda cambiando. Para algunos, esto se puede entender como un peligro, para otros como una oportunidad.

Al tiempo que la competencia dentro del mercado global crea necesidad de mayor eficiencia, las intranets llegarán a ser, sin duda, las redes neurales de los negocios. Un reciente estudio realizado por International Data Corporation sobre beneficios de inversiones en intranets corporativas revela por qué. "Implementaciones típicas están consiguiendo que los beneficios de inversiones superen con mucho el 1000 por ciento". Está claro que es un incentivo muy poderoso para conseguir que las compañías inviertan en esta nueva tecnología.

Si desea más información sobre intranets, le recomendamos una visita a The Intranet Journal. The New York Times tiene un artículo muy interesante sobre el impacto de las intranets en los lugares de trabajo.
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