¿Qué beneficios puedo obtener con una intranet?

Si usted dice la palabra "intranet" a sus empleados, seguramente muchos no comprenderán lo que significa y hasta pueden pensar que se trata de un error; pero cuando descubran la forma en como una intranet mejora la comunicación interna y reduce costos en un negocio pequeño, no querrán trabajar sin ella.

Primero, una explicación.

¿Qué es una intranet? Una intranet es justo como un sitio web al público, con la diferencia que sólo puede ser usado por los empleados de una empresa y por personal externo autorizado. Una intranet puede ser considerada como Internet, pero para uso privado, ya que para sus empleados y vendedores debe resultar tan completa como lo es Internet para los usuarios comunes.

¿Cómo saber si necesita una intranet?

Lo primero es analizar sus necesidades. En algunas empresas pequeñas, puede satisfacer la necesidad de comunicarse a tiempo con los agentes de ventas lejanos o con los proveedores importantes. En otras, puede ayudar a que las políticas y los procedimientos de la empresa estén a disposición de los empleados todo el tiempo. Y lo más importante, evita tener material impreso innecesario.

El exceso de papel.

El negocio típico está nadando en documentos de papel, de los cuales, la mayoría son utilizados para comunicaciones internas. Listas de precios, formas y contratos de negocios, manuales del cuidado de salud, anuncios de promoción, cartas de la compañía, directorios telefónicos, invitaciones para la convivencia de la oficina ... y la lista sigue indefinidamente.
Uno de los problemas es que los empleados no leen la mayoría de esos documentos, y sólo recurren a ellos cuando necesitan solucionar alguna duda. Para entonces, la mayoría de los documentos son obsoletos.
El exceso de material impreso le cuesta dinero a su empresa.

Entrar a una intranet.

Póngase en el lugar de sus empleados. Si usted quiere saber si el plan de salud de su empresa cubre una intervención quirúrgica menor, lo primero que hará es buscar en su cajón el manual de beneficios. Cinco minutos después seguramente se rendirá y optará por llamar al asistente del presidente, con sobrecarga de trabajo, sólo para aumentarle su lista de pendientes.

Con una intranet, la búsqueda y la llamada telefónica pueden evitarse. Para lograrlo, su empresa debe crear una página web que contenga el manual de beneficios. Cuando desee consultar su información sólo deberá revisar el índice o buscar la frase exacta. Puede imprimir la página de la información que le interesa, si quiere leer la información durante su descanso.

Beneficios.

Desde el punto de vista del empleado, la intranet es un magnífico regalo; pero es aún mejor para la compañía porque:

Algo para todos.

También hay una solución para aquellos trabajadores que no tienen PCs en una empresa. Coloque PCs en lugares comunes, como el comedor o en una zona de producción. Los empleados sin computadoras pueden usar estos sitos como en una biblioteca pública.