Los beneficios de un intranet

La tecnología intranet permite a usuarios de una empresa trabajar de forma más eficiente facilitándoles el acceso a la información que precisan. A un nivel muy básico, un intranet es el lugar común donde poner toda la información que pueda necesitar cualquiera de sus empleados para llevar a cabo con éxito su labor diaria. Con el apoyo de una red local, la intranet es un vehículo gracias al cual se reducen los tiempos de búsqueda de datos y se coordinan proyectos de trabajo ya que permite archivar el trabajo electrónicamente y volverlo a encontrar de manera muy rápida.

El propio servidor de red de la LAN puede ser el equipo encargado de manejar el tráfico de los datos en código HTML, depositados en su propio disco duro, para que mediante un navegador Web todos los usuarios puedan acceder a la información organizada como si de una Internet interna se tratase.

Antes de plantearse el desarrollo de un intranet, tanto si se trata de una gran empresa como si es un pequeño grupo de trabajo, debe tenerse claro un concepto fundamental, nunca debe tratarse como una plataforma de trabajo sino como una herramienta de trabajo.

Una herramienta que aportará múltiples beneficios:

• Ahorro: adiós a documentos, formularios, manuales, tarifas, notas internas, bases de datos y demás documentación que obliguen al uso de papel y a la utilización de impresoras para la distribución de la información diaria de la empresa. Esta infraestructura necesaria puede dejar paso a páginas de texto HTML, sonidos, e incluso imágenes digitalizadas que tan sólo requieren un navegador para su consulta.

• Calidad: Internet es la cantidad mientras que un intranet es la calidad. La Red está cargada de información importante, pero el tiempo que se debe emplear para su localización es a menudo demasiado para ofrecer soluciones rápidas a las dificultades diarias.
  En la intranet el usuario encuentra todo lo que necesita ya que la información se encuentra mucho más organizada y seleccionada.

• Comunicación: el sistema de mensajería implementado puede ofrecer comunicaciones internas y externas, en tiempo real y diferido, y completamente integradas.

• Control: los datos importantes de la organización no estarán tan sólo en la mesa de un directivo o en la de un mando intermedio. Se sabrá en cada momento cómo se encuentra un proyecto ya que la información en un intranet se modifica y consulta en tiempo real.

• Colaboración: permiten aprovechar la experiencia intelectual individual de todos los empleados y tenerla disponible para su utilización global. Los usuarios pueden crear y manejar sus propios contenidos.

• Efectividad: Permite que no se dejen asuntos pendientes y que se acaben las excusas de falta de información para llevar a cabo un proyecto cualquiera. Además cada departamento genera y mantiene su propia documentación así como los datos que le pertenecen.

• Eficiencia: un intranet elimina en porcentajes muy altos los métodos de trabajo tradicionales y en ocasiones poco eficientes como el teléfono, el fax o las pequeñas reuniones de pasillo.

• Facilidad: con el simple requerimiento de saber manejar un navegador, cualquier usuario corporativo podrá trabajar con un intranet. Con algo más de conocimientos, no excesivos, podrá dotarla de toda su información y compartirla con el resto de los empleados de la organización.

• Flexibilidad: el trazado de puesta en marcha de un intranet es algo que puede comenzar con un nivel relativamente simple e incrementar las prestaciones según las necesidades y las posibilidades de la empresa. El adecuado mantenimiento y la actualización posterior juegan un papel fundamental en el buen desarrollo del proyecto que se verá culminado con la adaptación al nuevo medio de todos los usuarios que componen la compañía.

• Rendimiento: todo el material que se puede tener de manera impresa en un catálogo, manual o libro, se puede implementar sin mucho esfuerzo en un intranet.

• Participación: un miembro cualquiera de la organización en la que se monta un intranet aporta la información que ha conseguido y la pone a disposición de todos los demás, que a su vez la pueden mejorar o implementar sus propios datos.
  
  

¿Cómo planificar el proyecto de desarrollo?

Existen numerosos ejemplos de organizaciones con gran prestigio que han cometido errores muy significativos por precipitarse en la implantación de alta tecnología, sin pararse de forma conveniente a valorar ventajas e inconvenientes que desconocían por completo.

Esto es así porque la tecnología intranet es aún reciente, en ciertos aspectos incluso revolucionaria y en las mayoría de los casos se plantean graves problemas en el análisis básico de la planificación del proyecto.

• Para comenzar el desarrollo de un intranet no es del todo necesario pasar meses de análisis evaluando estrategias y realizando planteamientos. La manera más rápida de interpretar y comprender la implementación de un intranet y todo lo que esto implica, se conoce experimentando y publicando junto con los futuros usuarios.

• El secreto del éxito cuando se desarrolla un intranet es marcarse metas realistas y no implementar opciones que puedan resultar improductivas. Una de las ventajas de un intranet es su flexibilidad, si con el tiempo necesita más opciones podrá implementarlas sin problema alguno.
  De todos modos durante el proceso de desarrollo todo son beneficios, hasta el tiempo que parece que se pierde, se está ahorrando de cara al futuro. Es uno de los proyectos informáticos donde mejor se puede aprender de los errores y que antes se pueden remediar.

• Es una buena estrategia publicar páginas de prueba para que los usuarios de la intranet puedan comenzar a utilizarlas. Mientras, no hay que olvidar vigilar los archivos de acceso y comprobar quién mira qué páginas para estudiar cómo y para qué se utiliza la información. Haciendo esto se conocen mejor los métodos de trabajo de la organización y se puede modificar la estructura de la información para acelerar la búsquedas y pulir los problemas de diseño de la intranet en el servidor.

• Busque en primer lugar la funcionalidad, la intranet debe ser ante todo útil. No se equivoque con implementaciones Java que tan sólo le crearán problemas o con diseños sofisticados que ralentizarán la navegación de los usuarios. Vaya al grano. un intranet no participará nunca en un concurso de diseño.

• Analice la importancia de la posterior administración de la intranet ya que ésta juega un importante papel en la gestión de la información, resolución de problemas, actualización de datos y en el soporte a los usuarios. Establezca una programación estructurada de creación y actualización de contenido para el futuro, marcando fechas de comienzo y fin de las actividades.

• Trate de encontrar ayuda y no se preocupe, dése una vuelta por los servidores WWW y por los foros (newsgroups) donde encontrará lugares muy útiles y consejos de desarrolladores más experimentados. Si no es suficiente compre un par de libro, uno de diseño HTML y otro más específico sobre intranets. Algunos incluso tienen la ventaja de venir acompañados por un CD-ROM con herramientas de desarrollo y de manipulación de imágenes y archivos.
  
  

En la mayoría de los casos hay dos trabas fundamentales ante las que siempre se debe enfrentar un departamento de informática para que se acepta la viabilidad del proyecto de creación de un intranet. El primero de ellos el la desinformación por parte de los directivos de la empresa de los beneficios que puede aportar esta nueva implementación a la organización. El segundo el tal vez el más típico, el problema económico.

El primero de los problemas a su vez lleva unido el segundo. La desinformación en este terreno hace que en ocasiones se piense que el desarrollo de un intranet es un proyecto difícil y costoso. Nada más lejos de la realidad.

• La intranet es habitualmente una extensión de la red interna de una empresa, por lo que se supone que la empresa que la desea implementar dispone cuando menos de una LAN y que todos los miembros de la organización disfrutan de conexión a Internet.

• un intranet puede llevarse a cabo con un bajo costo de implantación y de propiedad. En éste se incluye software, aplicaciones personalizadas, hardware, formación y asistencia. Para ello basta con aprovechar las inversiones en infrastructuras ya existentes, incluidas las inversiones en ordenadores de sobremesa, servidores, ordenadores centrales, bases de datos, aplicaciones y redes.

• No siempre se necesita el producto más caro, se necesita el producto que mejor se ciñe a las labores que encomendaremos a la intranet.

• La instalación de un intranet permite aprovechar las inversiones en infrastructura ya existentes, incluidas las inversiones en ordenadores de sobremesa, servidores, ordenadores centrales, bases de datos, aplicaciones y redes.

• El ordenador cliente de un intranet debe ser el ordenador de trabajo de cada uno de los usuarios de la organización. Lo cual, en muchos de los casos, no implementa grandes costes al proyecto de un intranet siempre implica desembolso en hardware para los clientes.

• Si es necesaria la actualización de alguno de los equipos tengo cuidado. Normalmente el mayor coste que acarrea la instalación de un intranet viene dado, además de por el software de los clientes, por las ampliaciones de los clientes.

• La implantación de aplicaciones multimedia en la intranet puede crear algún inconveniente en el presupuesto. Esta elección marca las características de los equipos clientes (procesadores, cámaras, altavoces, micrófonos, tarjetas de sonido, etc.) y el coste de la actualizaciones puede dispararse.

• En último caso no se deben realizar grandes desembolsos con los clientes. Estos equipos tan sólo precisan ejecutar el software de LAN y el navegador para el acceso a la información situada en el servidor.
  
  

Considerando que las intranets se desarrollan por y para el usuario y que las necesidades de ésta varían, hay diferentes servicios básicas que, como componentes muy elementales, todo intranet debe implementar.

• Mensajería y correo electrónico: comunicaciones internas y externas, en tiempo real y diferido, integradas. Todas las empresas precisan de un canal de información que puede sustituir al teléfono y que posibilite la comunicación y, sobre todo, la colaboración.

• Contenido e información compartida: la información de la empresa puede ser referenciada en página HTML que incluyan textos, hojas de cálculo, etc. Hiperenlaces, multimedia y objetos incrustados, permiten integrar y personalizar contenidos en línea enriquecidos e interactivos que pueden ser consultados por toda la organización.

• Acceso a aplicaciones: debe permitir, sencillamente y bajo un solo interfaz, el acceso a bases de datos, información y aplicaciones ya existentes. Puede surtir de versiones actualizadas de software accesibles por parte de varios usuarios.

• Administración: debe proporcionar una interfaz de administración común, sencilla y basada en HTML que permita gestionar con seguridad los servidores y recursos desde cualquier lugar de la intranet.
  
  

Una página de la intranet que vayamos a crear es simplemente un documento creado en lenguaje HTML. Varias de estas páginas HTML vinculadas pueden formar un sitio intranet. En ocasiones la avalancha de información crea un coas de estructura que hace muy difícil llegar a la información deseada.

• El servidor debe gobernar todo el tráfico de datos. El programa servidor Web es el que debe manejar las solicitudes y las transmisiones de datos de manera que cualquier computadora pueda utilizarlos en cualquier momento.

• Cada departamento debe generar y mantener su propia documentación. Los documentos se indexan y organizan mientras se publican, y pueden administrarse desde el escritorio, dentro del departamento y de forma centralizada, en un solo lugar, facilitando con ello la tarea de localización.

• En la estructura debe facilitarse la búsqueda de cualquier información o recurso que se encuentre en la red.

• Los índices y jerarquías de exploración se deben crear y mantener con la mayor facilidad posible. Por eso el diseño debe ofrecer un interfaz de navegación similar a Yahoo.
  
  

A esta alturas seguramente está de acuerdo en que las intranets aportan un valor sin precedentes a la distribución de la información, la automatización de los grupos de trabajo y el acceso a la información corporativa. Pero no podían ser todo ventajas.

La facilidad de acceso a la información que permiten la intranets supone un aumente del riesgo de robo, pérdida o corrupción de esa información que ponemos a disposición en ella.

Y eso es precisamente la que desde la intranet de una empresa se debe evitar, para que la información no esté a disposición de quien no deba conocerla. Para ello existen mecanismos de seguridad que no se deben olvidar.

• Si la intranet de una empresa carece de los controles de acceso adecuados, supone una invitación al borrado accidental o a la modificación de documentos. Por lo cual la política de seguridad es algo que nunca debe dejarse de lado.

• Es necesaria todo la seguridad de que se pueda disponer. Debemos decidir quién tiene acceso a cada documento, cuándo y desde dónde.

• Primero debe considerarse la seguridad física de cada ordenador (claves, cerrojos, cerraduras cifradas, etc.). Después la seguridad electrónica, evitando poner los datos en disposición de personal no autorizado y protegiendo convenientemente las transmisiones.

• Un cortafuegos es una estrategia de defensa que se podemos considerar ideal. Este sistema permite restringir y controlar el tráfico de datos de la intranet pudiendo anular la acción de los curiosos.

• No hay que olvidar la encriptación, asegura los datos en las transmisiones que se realizan de equipo a equipo. Existe un sistema denominado PGP, de utilización libre, especial para este tipo de métodos de salvaguarda de datos.

• La regla de oro es mantener la intranet al día en cuestiones de seguridad. Esto es un tema complejo que cambia tan rápido como la propia tecnología informática.
  
  

Miles de compañías se encuentran en estos momentos investigando en el fenómeno intranets. Por otro lado, datos muy fiables dicen que el número de herramientas para su desarrollo de las intranets se cuadruplicará en el próximo año, la cual puede aportar una idea de la importancia del futuro de las intranets para la informática corporativa.

• De manera más sofisticada un intranet deberá permitir la conversación y el vídeo en tiempo real. Algunos ejemplos son la videoconferencia, las conversaciones en tiempo real, la telefonía por Internet o la multiconferencia.

• Del mismo modo que ya es posible acceder a Internet a través del cable, en poco tiempo también será posible crear nuevas tecnologías multimedia de intranets que podrán llegar hasta nosotros de este modo, ejemplo de ellos son los Network Computing, la Televisión por cable que ya es una realidad, etc.

• Las intranet actuales en muy poco tiempo deberán ampliar sus servicios y aplicaciones a la inmensa Internet, usando un medio que permita controlar el acceso para conceder privilegios a determinados usuarios exteriores seleccionados, sin necesidad de modificar contenidos o componentes de aplicaciones, y sin que ello suponga un riesgo importante para la adecuada seguridad de la intranet.