UNIVERSIDAD YACAMBU
ESCUELA DE POSTGRADO
MAESTRÍA EN FINANZAS Y NEGOCIOS
PLAN ESTRATÉGICO
PARA EL PROCESO DE REESREUCTURACION DEL
I.A.C.F.A.
AUTOR: BLANCA SOLANGEL PÉREZ MÉNDEZ
ASESOR: LEONOR DILLON
MATERIA: PLANIFICACIÓN
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo tiene como finalidad la creación de un plan estratégico integrativo que oriente el fortalecimiento y modernización del I.A.C.F.A., el cual nos permitirá conocer, mejorar y afrontar el escenario en que se maneja una organización en proceso de reestructuración específicamente, básicamente se pretende poder crear un sistema organizativo en donde se tomara en cuenta la situación actual del instituto orientado hacia el futuro de la organización aprovechando los beneficios y oportunidades que se pueden detectar por medio de este plan.
Con este plan se pretende la creación de una herramientas atractivas de autofinanciamiento y autogestión de control la cual le permita a la organización prepararse y mantenerse actualizado para poder enfrentarse a las situaciones que se le presenten en el futuro y pueda así orientar sus esfuerzos hacia metas realistas que le permitan poner en practicar estrategias adecuadas para confrontar posibles amenazas.
Se busca orientar los procesos en función de establecer mecanismos que colaboren a la implementación, mejoramiento y activación de manuales de normas y procedimientos que fortalezcan las áreas administrativas y operativas de la organización, que contribuyan a el fortalecimiento de la gestión y hacia mejores oportunidades económicas y para esto hay que tomar en cuenta la situación actual de desempeño, hay que crear sistemas de controles adaptadas a la administración central para proceder a la conciliación y poder determinar los márgenes de rentabilidad y liquidez financiera, por ello se debe analizar los aspectos externos e internos que influyen en el proceso con la finalidad de detectar las fortalezas, oportunidades, amenazas y debilidades de la organización para definir las estrategias y planes a seguir.
Este plan permitirá fundamentar controles a nivel administrativo que fortalezca la estructura organización.
Un buen plan es aquel que logra elaborar un excelente análisis de situación y en consecuencia permite que la ruta elegida sea lo suficientemente precisa para evitar serios desvíos, a los cuales nos enfrenta la realidad en la práctica, por lo que el diseño de planes de contingencia, sistemas de monitoreo y estructura organizacional descentralizadas y flexibles complementan un exitoso proceso de planeación estratégica.
MARCO TEÓRICO:
Antecedentes:
La palabra estrategia viene de las raíces etimológicas, de los griegos estrategos Un General ejercito a acaudillar, y el Verbo griego stategos = “planificar la destrucción de los enemigos en razón eficaz de los recursos”. Sócrates en la Grecia Antigua comparó las actividades de un empresario con las de un general al señalar que en toda tarea quienes la ejecutan debidamente tienen que hacer planes y mover recursos para alcanzar los objetivos.
Sun Tzu, el mas antiguo estratega moderno del siglo IV A.C., el hablaba de la estrategia ofensiva, por lo que durante 25 siglos ha influido el pensamiento militar.
Mas tarde Maquiavelo en su libro El Príncipe, también explica la necesidad de la planeación para la realización de un buen gobierno bajo el esquema de pensamiento estratégico.
Luego en la teoría de los juegos obra de Von Neuman y Morgenstern. Los primeros estudiosos modernos que ligaron el concepto de estrategia a los negocios y que orientaron “una serie de actos que ejecuta una empresa, los cuales son seleccionados de acuerdo con una situación concreta”
En la época Moderna, al finalizar la Segunda Guerra Mundial, las empresas comenzaron a darse cuenta de algunos aspectos que no eran controlables la incertidumbre, el riesgo, la inestabilidad y un ambiente cambiante. Surgió, entonces, la necesidad de tener control relativo sobre los cambios rápidos. Como respuesta a tales circunstancias los gerentes comienzan a utilizar la planificación (planeación) estratégica.
Conceptos:
Planificar: significa anticipar el curso de acción que ha de tomarse con la finalidad de alcanzar una situación deseada. Tanto la definición de la situación deseada como la selección y el curso de acción forman parte de una secuencia de decisiones y actos que realizados de manera sistemática y ordenada constituyen lo que se denomina el proceso de planificación"
Proyecto de desarrollo: Planificación, implementación y control / BID, EIAP, FGV Brasil. México DF editorial Limusa 1985.
Planificación Estratégica: hoy día se considera uno de los instrumentos más importantes para que las organizaciones puedan proyectar en el tiempo el cumplimiento de sus objetivos de largo plazo mediante el aprovechamiento de sus capacidades para influenciar el entorno y asimilar - hasta crear- las oportunidades del ambiente en beneficio de éstas.
· PE. Incluye la aplicación de la intuición y el análisis para determinar las posiciones futuras que la organización o empresa debe alcanzar.
· Proceso dinámico lo suficientemente flexible para permitir -y hasta forzar- modificaciones en los planes a fin de responder a las cambiantes circunstancias.
· Es el componente intermedio del proceso de planeación, situado entre el pensamiento estratégico y la planeación táctica.
· Trata con el porvenir de las decisiones actuales, observa la cadena de consecuencias de las causas y efectos durante un tiempo, relacionadas con una decisión real o intencionada que tomara la dirección.
· Es identificar y llevar a la práctica los objetivos a Largo Plazo de la empresa.
La planeación estratégica es engañosamente sencilla: analiza la situación actual y la que se espera para el futuro, determina la dirección de la empresa y desarrolla medios para lograr la misión. En realidad, este es un proceso muy complejo que requiere de un enfoque sistemático para identificar y analizar factores externos a la organización y confrontarlos con las capacidades de la empresa (Koontz y Weihrich, 1994).
Necesidades y beneficios de la Planificación Estratégica:
· Mantiene a la vez el enfoque en el futuro y en el presente.
· Refuerza los principios adquiridos en la misión, visión y estrategia.
· Fomenta la planeación y la comunicación interdisciplinarias.
· Asigna prioridades en el destino de los recursos.
· Constituye el puente con el proceso de planeación táctica a corto plazo que obliga a los ejecutivos a ver la planeación desde la macro perspectiva, señalando los objetivos centrales a modo que pueden contribuir a lograrlos.
La planeación estratégica es un proceso que mantiene unido al equipo directivo para traducir la misión, visión y estrategia en resultados tangibles, reduce los conflictos, fomenta la participación y el compromiso a todos los niveles de la organización con los esfuerzos requeridos para hacer realidad el futuro que se desea.
ANALISIS SITUACIONAL ACTUAL DEL I.A.C.FA.:
En la actualidad el instituto tiene problemas a nivel de estructura organizativa, ya que se viene trabajando con una estructura obsoleta que fue aprobada en el ano 1953, que para esa época justificaba esas bases funcionales establecidas pero como toda evolución el instituto ha evolucionado también, lo que ha traído como consecuencias la creación de unidades exigidas a niveles de control de gestión de estado lo que ha generado la necesidad de desarrollarnos a nivel corporativo, crear nuevas oportunidades de negocios ya que la misma situación económica actual ha generado limitaciones a nivel de presupuesto lo que nos induce a seguir manteniendo nuestra razón social pero bajo una connotación de negocios de generar condiciones de rentabilidad favorables para la organización ya que cada ano fiscal que pasa el recorte presupuestario se vuelva cada día mas insostenible, y debemos de expandir la naturaleza de ser del instituto si pretende mantenerse operativo en el tiempo. Las exigencias competitivas actuales buscan ir de la mano con la tecnología, la automatización y simplificación de los procesos que le permitan a la organización operar de manera efectiva y no bajo esquemas burocráticos que retardan los procesos, se debe manejar bajo una visión productiva de generar recursos, ofrecer buen servicio, seguridad, comodidad, aspectos que tienen una connotación orientada a contar con personal activo y especialistas en las diferentes áreas que conozcan su trabajo y no signifiquen perdida para la organización sino al contrario inversión profesional que se traduzca el beneficio tanto para organización, los clientes y el personal que hacen posible la excelencia en el servicio que ofrece las instalaciones del Instituto Autónomo Circulo Militar de la Fuerza Armada. Las nuevas tendencias organizacionales exigen productividad en condiciones de recesión económica, lo que indica que debemos de administrar los recursos de la mejor manera posible y en las peores condiciones para fortalecer la institución y aprovechar las oportunidades que nos presente el mercado para mantener esta organización activa en la sociedad.
Por tal motivo se propone un plan estratégico que oriente estas exigencias y necesidades de reestructuración que posicionen a la institución en un sitial atractivo dentro del mercado de servicios actual.
ESTRUCTURA DEL PLAN ESTRATÉGICO:
Este plan estratégico que se propone va orientado específicamente a todas las áreas funcionales del I.A.C.F.A., por lo que se propone a nivel de adiestramiento con modalidad de taller, con la finalidad de aplicar la metodología de aprender haciendo. La misma organización detectara sus problemas y con asesorias y consultarías de apoyo externo podrán activar su plataforma organizacional.
1.- Como primer paso reestructurar los lineamientos del Consejo Directivo en relaciona a:
2.- Participación activa del Recurso Humano por niveles jerárquicos (Proyecto Inatur)
3.- Luego de haber realizado los talleres estratégicos que permitirán obtener información de interés clave de la organización se procederá a crear y estructurar manuales de normas y procedimientos: para todo las dependencias de la organización de manera integrativo como un sistema interconectado que permitan el flujo de la comunicación tanto operacional como administrativamente, manuales que servirán como plataforma de lineamientos a seguir.
DESARROLLO DEL PLAN ESTRATÉGICO:
1ER PASO:
MISIÓN:
Contribuir a una mayor integración entre los profesionales de la Fuerza Armada Nacional y ofrecer a sus socios, familiares directos y demás usuarios servicios de calidad, eficientes y altamente competitivos a nivel nacional en las áreas de esparcimiento, recreación, alojamiento y otras.
VISIÓN:
Ser reconocido en Venezuela y a nivel Internacional como un centro de excelencia en el servicio de recreación y esparcimiento, dotado de recursos humanos de alta calidad, instalaciones optimas y seguridad financiera, que permitan la autogestión en un ambiente integrador y asegure la satisfacción de las necesidades de sus socios y usuarios.
VALORES Y PRINCIPIOS:
VALORES:
· Responsabilidad
· Honestidad
· Ética
· Lealtad
· Solidaridad
PRINCIPIOS:
· Mística
· Espíritu de Cuerpo
· Credibilidad
· Honradez
· Servicio
· Seguridad
OBJETIVO ESTRATÉGICO:
Crear un plan estratégico que permita orientar el proceso de reestructuración del I.A.C.F.A., que fortalezca y modernice el sistema de control de gestión, crear un proceso de planificación y presupuesto orientado hacia la autogestión.
OBJETIVOS PARTICULARES:
· Implementar un sistema administrativo adaptado a los requerimientos de control del estado pero que sea capaz de ofrecer rendiciones acordes a la dinámica de los negocios manejada en la actualidad, con la finalidad de alcanzar un rendimiento socioeconómico sustentable en los dos trimestres restantes del ano 2004.
· Actualizar y reducir en un 20% las Cuentas por Cobrar y Pagar que la Dirección tiene pendientes con dependencias internas del I.A.C.F.A. y también cumplir con unidades externas los cuales son obligaciones con terceros que permita recuperar el flujo de caja y la capacidad de pago.
· Automatizar los controles administrativos y que los mismos se encuentren interconectados con los puntos de ventas.
· Contribuir con la autogestión del I.A.C.F.A., por medio de la activación de fuentes generadoras de ingresos.
· Simplificar los procedimientos burocráticos establecidos, hacerlos mas efectivos, dinámicos y prácticos.
· Crear manuales de normas y procedimientos.
· Integrar el sistema de Recursos Humanos.
COMPETENCIAS GENÉRICAS:
· Trabajo en Equipo
· Liderazgo
· Proactividad
· Cultura de Negocio
· Atención al Cliente
· Autonomía de Gestión
· Motivación al Logro
· Orientación a la Excelencia
· Toma de Decisiones
· Gestión del Cambio
2 DO PASO: talleres a desarrollar tomando en cuenta la siguiente metodología estratégica.
METODOLOGÍA DEL TÓPICO DE INTERÉS PRIORITARIO: TIP
Es una metodología de trabajo destinada al análisis de problemas y oportunidades que por su posible impacto y contribución al reforzamiento de la organización, requieren de atención de la alta dirección, y por tal motivo se utiliza como herramienta indispensable en cada paso estratégico del plan, ya que el mismo arroja resultados importantísimos que hay que evaluar, es importante resaltar que esta metodología será utilizada en todos lo niveles propuesto en el plan con la finalidad de detectar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la organización.
Fases para el desarrollo de la metodología a seguir a la hora de implantar el plan estratégico:
Fase 1: Identificación y Jerarquizacion de TIPs: en esta fase se persigue detectar (debilidades a subsanar u oportunidades que debemos aprovechar).
· Listado de TIPs individuales: trabajo individual en cada taller.
· Selección de los TIPs sin Ordenas: Trabajo grupal en cada taller.
· Evaluación y Jerarquizacion (Matriz de Prioridades): se evalúa impacto, control y Necesidad o urgencia según sea el caso.
· TIPs Seleccionados y Ordenados.
· 1era Plenaria: Discusión en Plenaria confirmación del TIP de cada grupo/
Fase2: Elaboración y Caracterización del TIP: en esta fase se define:
· El enunciado definitivo.
· Propósito u objetivo general de interés para la organización.
· Análisis del entorno:
o Nivel Interno: Fortalezas y Debilidades dentro de la unidad o de la organización que afectan actualmente el tópico de interés prioritario (TIP).
o Nivel Externo: Oportunidades y Amenazas fuera de la unidad o la organización que afectan o podrían afectar el tópico de interés prioritario (TIP).
· Identificar los beneficios que trae la fusión de todos los análisis:
o Directos
o Indirectos
· 2 da Plenaria: presentación en plenaria de la segunda fase.
Fase 3: Análisis y Evaluación de Opciones de Solución:
· Respuesta en Positivo al Tópico de Interés Prioritario (TIP): Como?: trabajo individual.
· Análisis de Opciones de la Solución, es decir, por que vía se buscara la solución: trabajo grupal.
· Evaluación de Opciones y Selección: criterios en función de la probabilidad del éxito que tendremos.
· Opción seleccionada.
· 3 era Plenaria: Informe breve en plenaria.
Fase 4: Plan de Acción: forma de llevar a cabo la solución propuesta.
· Objetivos del Plan
· Metas: Productos en el tiempo
· Plan de Trabajo: macroactividades
· Recursos Humanos, Financieros y Técnicos: se refiere a las fuentes de ingresos de probabilidad alcanzables, con que recurso humano se cuenta y es necesario, además, del apoyo externo y apoyo técnicos de otras unidades.
· Control y Evaluación: tienen que ver con la organización y los indicadores de evaluación dentro de cada dependencia.
· Tiempo de Ejecución.
Presentación Final
· Ultima plenaria: informe final en plenaria ante la alta dirección, se deben entregar todos los tópicos de interés prioritarios desarrollados por todas las unidades que intervienen en cada taller del I.A.C.F.A.
Es importante tomar en cuenta que el plan estratégico esta estructurado en el primer paso en talleres y esta metodología se debe aplicar en cada taller según los niveles jerárquicos.
ANALISIS INTERNO:
La estructura organizativa del I.A.C.F.A., esta en proceso de reestructuración por tal motivo existen muchos problemas a nivel funcional ya que hay que actualizar la estructura a las necesidades actuales, se ha venido trabajando con esquemas rutinarios, ambiguos lo que ha traído como consecuencia obstaculización de procesos, redundancia en controles innecesarios, disminución del presupuesto por concepto de nominas, perfil profesional bajo y poco productivo pero costoso para el instituto, al mismo tiempo contamos con una infraestructura incomparable, salones de gran elegancia y envergadura dignos de ser explotados, variedad gastronómica que van desde un exquisito plato internacional dentro de instalaciones majestuosas hasta comida tipo deli de excelente calidad y a muy buen precio pero necesitamos mejorar nuestro servicios, se cuenta con un hotel (4) cuatro estrellas el cual mantienen un porcentaje de ocupación entre un 80 y un 85% lo cual representa un numero atractivo dentro del sector hotelero, pero el problema es cultural, el personal del instituto tienen mentalidad de funcionario del estado que viven de un 15 y un ultimo disfrutan de una estabilidad laboral lo que de alguna manera influyen en su rendimiento ya que trabajen igual o mas de la cuenta saben que tienen un salario seguro y este punto es un gran problema existencial.
Fortalezas:
· Infraestructura
· Excelentes Salones de Conferencias y eventos
· Diversidad de Servicios a nivel gastronómico
· Excelentes precios
· Seguridad
· Áreas sociales y de esparcimiento
· Terreno para explotar
· Oportunidades de crear unidades desconcentradas de negocios
· Existe personal profesional preparado
Debilidades:
· Falta de Mantenimiento de las Instalaciones.
· Deficiencia en el servicio que prestamos.
· Problemas de Comunicación.
· Falta de Planificación a nivel Gerencial.
· Deficiente ejecución presupuestaria.
ANALISIS EXTERNO:
Actualmente la dinámica económica por la que esta atravesando Venezuela, presenta un panorama poco alentador, el nuevo mundo empresarial y en este punto ubico el Instituto Autónomo Circulo Militar de La Fuerza Armada, que aun siendo un instituto autónomo hasta la presente fecha venia apoyado presupuestariamente a nivel de nomina por el ejecutivo nacional, ha limitado sus recursos paulatinamente, por lo que el I.A.C.F.A., en vista de este ajuste presupuestario se ha visto en la necesidad de expandir su misión de servicio y recreación a pensar en inversiones desconcentradas de negocios con visión empresarial por medio de alianzas estratégicas a fin de colaborar al proceso de autogestión que se plantea hasta finales del presente ano, por lo que se debe evaluar, la situación económica del país, el ambiente político inestable que se vive actualmente contribuye a el análisis bien detallado de las opciones de negocios, a la inversión en tecnología, infraestructura, debido que la incertidumbre eleva los índices de riesgos en una inversión, por lo que hay que evaluar las oportunidades que ofrece el mercado y tomar decisiones transcendentales a nivel institucional.
Oportunidades:
· Alianzas estratégicas a nivel de empresas privadas interesadas en invertir en el I.A.C.F.A.
· En coordinación con el Ejecutivo poner en marcha un proyecto de Construcción de un Hotel nuevo, como fuente generado de recursos.
· Posibilidad de financiamientos con organismos públicos y privados, a tasas preferencial, por ser un organismo al servicio de la sociedad, en el sector hotelero, alimentos y bebidas y de recreación en general.
· Alianzas estratégicas con organismos como el INCE, para capacitar y adiestrar al personal directivo, profesional y obreros, en las diferentes áreas de interés.
Amenazas:
· Situación Económica: a nivel de estado por la situación financiera poco alentadora y a nivel de competencia por la demanda y capacidad de ingresos de otros entes.
· Situación Política: influye en la economía del país.
· Legales: restringen la actividad comercial por las restricciones aduaneras de exportaciones y el manejo de las leyes según interpretaciones.
· Disminución presupuestaria.
· Inamovilidad Laboral.
· Consumidores: reclaman seguridad, calidad de servicios y productos.
· Sociales: presionan el nivel de vida.
· Tecnológicas: afectan variables de mercadeo, producto. Precio y red de comercialización.
LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS A NIVEL INSTITUCIONAL:
· Satisfacer las expectativas de los clientes.
· Brindar servicios de calidad, eficientes y altamente competitivos en un ambiente de seguridad integral.
· Establecer alianzas estratégicas con instituciones y/o sociedades mercantiles que permitan la participación del I.A.C.F.A., con rentabilidad, mínimo riesgo y utilizando los espacios y ambientes.
· Ofrecer una infraestructura hotelera con tarifas competitivas, adecuadas, confortables e integradas a restaurantes y servicios.
· Establecer convenios de servicios Nacionales e Internacionales con organismos públicos y privados.
· Ofrecer un servicio de alimentos, bebidas, eventos y festejos competitivos en calidad y precios.
· Constar con un sistema integrado de RRHH que permita reclutar, seleccionar, mantener y desarrollar el capital humano.
· Promocionar el uso de las plantas físicas existentes mediante competencias en disciplinas deportivas a nivel nacional.
· Dispones de un oportuno control de gestión a través de una red telemática a nivel nacional.
· Garantizar la infraestructura y el patrimonio histórico del I.A.C.F.A. a nivel nacional con un sistema de mantenimiento y restauración.
· Disponer de un plan de inversión para desarrollar la infraestructura del I.AC.F.A.
· Desarrollar la cultura financiera de la empresa (Recursos Limitados y las necesidades Ilimitadas).
· Llegar a acuerdos con proveedores:
o Economía de Escala.
o Estructura de Capital.
CONCLUSIÓN
El plan Estratégico constituye una herramienta clave para la organización, que contribuye a definir los aspectos claves para el éxito del equipo gerencial, este plan estratégico comprende reestructuraciones y cambios a nivel organización buscando orientar el desarrollo de una visión integral y participativa que busque el sentido de direccionalidad, comprometiendo e integrando un equipo de alto desempeño en la organización que logre el fortalecimiento de la institución para que se mantenga en el tiempo bajo un esquema y orden estratégico de prioridades y soluciones.
Por medio de un plan estratégico se puede planificar y presupuestar unas series de lineamientos que proyecten el futuro de la organización hacia mejores desempeños, estableciendo estructuras, controlando la ejecución de los mismos, en donde se detecten las desviaciones, monitoreando los procesos con la finalidad de buscarle soluciones a los problemas detectados. Por medio de los análisis internos y externos tomando en cuenta la matriz FODA, se pueden formular estrategias claves que fortalezcan la organización por medio de las oportunidades que se le pueda presentar y tener en cuenta que tiene unas debilidades que debe fortalecer y unas amenazas que debe de enfrentar para establecer unos lineamientos estratégicos que indicaran las pautas a seguir para buscar el éxito de la organización.