PLANIFICACION ESTRATEGICA EN UNIDADES DE INFORMACION

Los cambios que se vienen operando en los diferentes ámbitos de la sociedad son en algunos casos inevitables como por ejemplo la creciente competencia y/o tendencias tecnológicas, en otros casos son resultado de nuestros propios esfuerzos creativos, como el desarrollo de una cultura corporativa orientada hacia la atención al cliente, el proceso de planeamiento estratégico comprende ambos tipos de cambio, los de carácter inevitable y los de carácter creativo.

Algunos autores opinan que planeamiento estratégico es igual a planeación a largo plazo, para Peters y Austin se reduce... "a una idea muy simple: determinar con exactitud lo que quiere uno hacer en su compañía y en transmitirlo". (1)

El planeamiento estratégico nos propone una evaluación realista de la situación existente, es decir un "autoanálisis", el que debe cubrir todos los aspectos de la organización y su entorno.

Se evalúa para determinar la efectividad de las actuales operaciones, para obtener datos con el fin de modificar objetivos, para aumentar el conocimiento sobre el usuario/cliente y determinar sus expectativas.

Sobretodo para determinar la ventaja competitiva de la empresa (en qué se va a diferenciar de las demás, qué ofrece que otros no lo hacen). También se evalúa la rivalidad en el sector (competencia directa, indirecta, potencial, barreras de entrada y salida).

Antes de elaborar un plan estratégico, debe ser definido tanto el análisis de los factores externos para estar enterados de lo que puede afectar la futura posición estratégica, es estar consciente de los cambios; así como el análisis interno de la empresa.

(1) Colunga Dávila, Carlos. La administración del tercer milenio: diccionario temático. Mèxico,

Por lo tanto, se propone un análisis basado en el análisis FODA = FORTALEZAS, OPORTUNIDADES, DEBILIDADES Y AMENAZAS.

Drucker dice que el planeamiento estratégico "prepara los negocios de hoy para el futuro" (3)

Otros opinan que el planeamiento estratégico tiene como función, identificar las condiciones ambientales (social, tecnológico, económico, político-jurídico), determinar la posición estratégica y formular la deseada para el futuro, identificar cualquier dificultad que pueda impedir la realización de la propuesta, seleccionar los objetivos y metas más importantes y necesarias para llevar a cabo la posición.

¿Qué acciones deberían ser tomadas para llevar a cabo las metas y objetivos? (4)

La posición estratégica nos indica cuál es la relación que existe entre la organización y el medio en un tiempo específico, puede ser en el pasado, presente y en las futuras posiciones estratégicas.

Según McGinnis el establecimiento de la misión debe definir qué es la organización y en términos extensos, qué aspiraciones tiene para el futuro, debe exponer la identidad de una conocida organización para distinguirla de las demás, sirve como armadura para evaluar las actividades, tanto recientes como venideras y debe estar enunciada claramente para que pueda ser difundida por toda la organización.

(4) Riggs, D. E. Strategic planning for library management. Arizona: Onyx Press, 1984.

Aquí se evalúan las DEBILIDADES Y LAS FORTALEZAS de la organización, los aspectos que la caracterizan en un momento y que le dan mayor o menor éxito en comparación con empresas similares, además de saber si el entorno es similar para las mismas.

El entorno brinda conocimiento de las amenazas y oportunidades. El entorno es similar para un sector "en un mismo país" por ejemplo:

Las fortalezas son las habilidades o capacidades de la organización que la hacen destacar sobre otras y contribuyen al logro de los objetivos institucionales, que se convierten en ventaja competitiva cuando junto con las oportunidades que ofrece el entorno, se crea una diferenciación, es decir una ventaja competitiva.

Las debilidades son las desventajas o limitaciones internas que frenan el avance de la empresa en el alcance de sus objetivos.

La visión es el propósito de lo que queremos ser en un futuro, hacia dónde queremos llegar para que nuestros empleados se identifiquen y comprometan con la meta que deseamos alcanzar.

La visión debe ser enunciada con claridad y debe servir como elemento motivador.

La formulación de la visión consiste en identificar los resultados que se quieren obtener.

La misión responde al propósito de la organización, es decir cómo desea que la gente la reconozca después de un tiempo. La misión constituye el compromiso o relación con la sociedad. Por ejemplo: la misión de una fábrica de bebidas gaseosas, no sólo es satisfacer la sed, sino también de fomentar su consumo en reuniones familiares o grupos de amigos, es decir ser la compañía ideal para animar las reuniones sociales.

La misión de una biblioteca no sólo es servir a una comunidad de lectores o usuarios en la búsqueda de información, sino también el crear mecanismos para que acudan libre y espontáneamente a adquirir conocimientos, entonces, la misión de la biblioteca es contribuir con el enriquecimiento intelectual de las personas?.

El plan debe responder a la misión y a las metas que queremos alcanzar para la empresa, es trabajar en el presente y tener en cuenta los objetivos futuros. Después de analizar las fortalezas y debilidades, las oportunidades y los riesgos, las metas determinan concentrar los recursos para alcanzar el éxito.

Por ejemplo: Para alcanzar el desarrollo de una determinada tecnología en la empresa las acciones a tomar serían:

El planeamiento estratégico no está confinado al mundo de los negocios. Los resultados basados en la calidad y la eficiencia de los servicios son transferibles a través de un buen planeamiento dirigido a todos los elementos de la organización. La Biblioteca dentro de una organización también puede ser beneficiada en la adopción de los principios del planeamiento estratégico. El proceso de planificación estratégica aplicable a la biblioteca no se puede conceptualizar como un proceso aislado es decir sin que tal proceso tenga una clara relación con la planificación estratégica de la entidad.

Idealmente la organización estará lista para tener un plan estratégico en efecto, por lo tanto la biblioteca es una parte importante de ese gran plan. Sin embargo, Riggs siente que las bibliotecas no podrían estar impedidas de adoptar alguna otra técnica de planeamiento si no es en forma sincronizada con la organización y su gran plan estratégico.

El rol de la biblioteca es proveer un servicio (información) para un cliente (usuario), esto es vital para que el bibliotecólogo tome en cuenta la idea que la provisión de información está dirigida al cliente, y que los servicios que ofrece deben estar basados en sus necesidades y la satisfacción de las mismas a través de una efectiva difusión.

Stephen Carr (1992) cita a Jon Purcell, Jefe de Recursos para el Aprendizaje del St. Helens Community College de Merseyside, quien le otorga extrema importancia a las relaciones entre las actividades, servicios y destrezas de la biblioteca para que ésta sea considerada como parte importante de la organización, desarrolla los atributos de la biblioteca los que deben ser definidos y proyectados dentro del plan estratégico de la organización.(4)

Ambiente físico	Actuales condiciones en las que opera la biblioteca es el lugar físico.	Hacer del lugar lo más receptible posible, usuarios confortados.
Recursos y servicios	Información que contiene la biblioteca y la manera mediante la cual es accesada y diseminada.	La biblioteca debe evitar diseñar nuevos servicios sobre lo que está hecho, o hacer cosas de la misma manera con recursos inadecuados.
Cultura	Se relaciona con el ambiente físico, pero es más importante, es la cualidad intangible, la que trasciende en el confort, lo que hace que la gente use más la biblioteca.	Un significado de valor debe ser inculcado al personal para la promoción de una imagen positiva.
Comunicación	Es la red de trabajo interna orientada al: Output = el personal debe conocer qué es espectado de ellos. Input = el personal debe tener opinión de cómo es su entorno de trabajo, cómo está organizado y qué está pasando en ese ambiente.	La existencia de canales de comunicación, los cuales deben ser revisados con la visión positiva de mejorarlos dentro de una estructura menos rígida.
Flexibilidad	Es la habilidad para el cambio, es adaptarse, es la trayectoria y la adición de nuevos servicios en respuesta a las necesidades los usuarios.	El reconocimiento en el alcance de destrezas requeridas para un medio ambiente es más grande que nunca. Por lo tanto, deben ser incluidos: diseño de sistemas, computación, marketing, por ejemplo.
"Construyendo puentes"	Es una parte del proceso de comunicación, es la visión exterior. Por la ligazón con grupos de planeamiento de otros departamentos, la biblioteca debe ser integrada en las estrategias organizacionales.	El producto de la biblioteca, la información, debería ser explotada. Burrows dice: "una de las maneras de hacer esto es involucrar a la biblioteca en la búsqueda y evaluación de información para la dirección y planeamiento estratégico".
Tecnología de la información	Es el medio a través del cual se maneja la biblioteca activamente.	Monitorear y evaluar desarrollos de tecnologías a fin de ligarlos con los objetivos operacionales de la biblioteca.
Staff o Personal	Es el más importante capital de la biblioteca.	Infundir la misión y propósito de la biblioteca dentro de la organización a través de educación, entrenamiento, desarrollo y compromiso.

4) Carr, Stephen J. Strategic planning in libraries. En: Library management, vol. 13, No. 5, 1992,p. 12-13.

DISEÑO ESTRATEGICO PARA EL AREA DE SERVICIOS DE LA BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD SUDAMERICANA

La biblioteca de la universidad se desempeña bajo normas y valores de ética profesional y moral católica. La máxima es generar productos y servicios de la mejor calidad, el personal que ingresa a la organización es evaluado bajo estas normas y se le motiva a perfeccionar su comportamiento bajo dichas normas. La biblioteca ha iniciado una etapa de modernización administrativa para agilizar sus procesos.

Ser la mejor fuente de información en el país, que facilite el enriquecimiento intelectual de las personas interesadas en las ciencias y en las letras, de tal manera que el desarrollo de las mismas se concrete en contribuciones trascendentes al desarrollo del país.

Contribuir al logro de la excelencia académica, de investigación y de proyección social a través de la producción de servicios bibliotecarios de óptima calidad enfocados a la satisfacción de las necesidades de los usuarios internos y externos. Esmerándonos por brindar una servicio completo, distinguiéndonos por el trato personalizado a los clientes, acompañado de la más alta tecnología de información en un ambiente armonioso y agradable. De esta manera, enriquecer intelectualmente a alumnos y visitantes con inquietudes de realizar investigaciones.

A continuación se desarrolla la estrategia para la implementacion de un nuevo servicio en la biblioteca:

Estos pueden ser vistos como metas conceptuales, para ser apoyados por objetivos operacionales. En este caso el objetivo puede ser simplemente "Como ampliar el servicio de información in-house a los clientes externos por una cuota de ingreso como elemento principal".

Hacer disponible resúmenes de material periodístico con apoyo de textos completos en un espacio de x días.

Hacer disponible la información electrónica de la base de datos in-house a través de cd-rom e Internet.

Lo importante es construir puentes de comunicación, lo cual significa establecer fuertes enlaces con el departamento de marketing de la organización.

El último objetivo del plan sería que las operaciones realicen un autofinanciamiento, cuyos fondos iniciales se obtendrían de la promoción, publicidad y propaganda. El personal adicional sería contratado por servicios no personales, lo que no comprometería los gastos directamente.

Es necesario reclutar personal profesional especializado, por ejemplo en negocios con conocimientos en biblioteca y trabajo de información, otra estrategia sería reclutar alumnos de las escuelas de bibliotecología de los últimos años, con la oportunidad de especializarse en materias fuera de las tradicionales, como computación, tecnología, administración e idiomas.

Una vez tomada la decisión de continuar con el plan propuesto, la estrategia debe ser apoyada por reglas bibliotecarias, las que a diferencia de los planes no son objeto de cambio, pero si ofrecen un manejo uniforme de procedimientos similares.

Riggs opina que hay que estar alerta ante los problemas de rutina para ofrecer respuestas predeterrminadas y garantizar con esto una continuidad de acción y decisión.

En este caso hipotético, si dentro del grupo de trabajo, la política estipuló el número de áreas a ser cubiertas en el servicio, el personal tendrá una clara pauta para no cumplir con demandas de información extra.

Cada objetivo debe incluir un medio para estimar su realización . La extensión del servicio de la biblioteca con la idea de una "cuota de ingreso" es un objetivo discutible.

Se exige un análisis de costo-beneficio, la comparación del costo de llevar a cabo una actividad con las ganancias obtenidas de esa actividad.

El uso de cuadros de responsabilidad y actividad es una forma efectiva de medir el progreso y el éxito. Cada participante tendrá un cuadro de responsabilidad, seguido por las metas y objetivos. El cuadro de la actividad será aún más específico pero a corto plazo.

Esto debe ser de continuo proceso, desde el momento de la decisión, desde el proceso de implementación del plan para que los componentes necesarios como la contribución de recursos, entrenamiento y promoción tomen su lugar tal como fue planeado. Lo más importante es la evaluación de la aceptación del cliente o usuario, para que los resultados deban ser usados para evaluar después la eficiencia del servicio, el que deberá ser cambiado o abandonado. Los resultados de la evaluación podrán contener lecciones para planteamientos futuros.

Administración. Proceso para lograr las metas de la organización. Proceso de planear, coordinar, ejecutar y controlar esfuerzos organizada y sistemáticamente para un fin determinado.

Ambiente. Es el medio que rodea a la organización indica las actitudes y los valores predominantes en el entorno.

Benchmarking. (Evaluación comparativa) 1.- Sistema de información referencial sobre las mejores practicas de los mejores. 2.- Búsqueda de lecciones qué aprender de organizaciones exitosas con el objetivo básico de transferir todo ese conocimiento a otro negocio.

Calidad. Cumplir con los requerimientos. Las características del producto que responden a las necesidades del cliente. Ausencia de deficiencias.

Competencia. Organización que hace los mismos productos o productos sustitutos de los nuestros (que presta los mismos servicios o servicios sustitutos de los nuestros).

Comunicación organizacional. Flujo de mensajes de la organización relacionados directamente con los objetivos, las funciones y la estructura de la organización.

Control. Subproceso del proceso de administración que consiste en evaluar si las cosas estan pasando como se planeó y tomar las medidas de corrección pertinentes.

Cultura organizacional. Conjunto de valores, necesidades, expectativas, creencias políticas y normas aceptadas y practicadas por una organización.

Estrategia. Término tomado de la milicia que pretende sustituir a los términos técnicos: plan y técnica.

Imagen institucional. Las características de un consenso generalizado de un sector de la sociedad atribuye a una organización.

Lluvia de ideas. (Brainstorming) Método para alentar el razonamiento creativo mediante juicios diferidos. El propósito del juicio diferido es alentar a las personas a aportar sugerencias osadas y singulares.

Misión. Resultado de la planeación que expresa la razón de ser y el propósito de la empresa.

Subcontratación. (Outsourcing) Acción de centrar la empresa sólo en actividades y los componentes vitales para sus objetivos y subcontratar todos los demás con proveedores que representan una ventaja por su concentración y/o por su menor costo.

Planeación estratégica. Expresión tomada de la milicia que pretende sustituir el término administrativo : Planeación a largo plazo.

Retroalimentación . (Feedback) Reacción del receptor ante el mensaje. Observaciones no evaluativas, sino descriptivas acerca del comportamiento de una persona, un grupo o una organización.

Visión. La meta hacia la que se encamina la empresa, detallada, especificada y personalizada tal manera que impulse a las personas hacia el servicio hacia la productividad.

- Burrows, B. Strategic management and the librarian. En: Library management, vol. 13, No. 4/5, 1999.

- Carr, Stephen J. Strategic planning in libraries. En: Library management, vol. 13, No. 5, 1992, p. 4-17.

- Colunga Dávila, Carlos. La administración del tercer milenio: diccionario temático. México, D:F: Panorama, 1996. 247 p.

- Curso de planificación estratégica . Barcelona: Best Business Service, 1999. CD-ROM