Las Nuevas Tecnologías y los grupos de trabajo

Existen opiniones muy diversas, acerca de las nuevas tecnologías y los grupos de trabajo. Hay quienes afirman, como en mi caso particular, que las nuevas tecnologías permiten crear y fomentar grupos de trabajo de manera rápida, eficiente y clara, a través del uso de herramientas tan diversas como los correos electrónicos, el chat e incluso las video-llamadas o teleconferencias, en resumen, intranet, Internet y extranet.

Las herramientas de hoy en día, nos permiten intercambiar información de la manera más rápida, sencilla y cómoda posible. Se pueden crear entornos de trabajo dentro de las organizaciones a nivel Extranet o Intranet para gestionar y acceder a información compartida de distintos grupos de trabajo, departamentos o delegaciones. También se están incorporando sistemas de comunicación entre distintas compañías que, en determinados momentos requieren la creación de entornos en los que puedan intercambiar información y conocimiento en tiempo real, sin que la localización geográfica y temporal sea un problema adicional.

El tener un entorno de trabajo con acceso a la información y servicios vía Web permite trabajar desde un ordenador con acceso a Internet y su correspondiente navegador, independientemente de la zona territorial y horaria en la que nos encontremos. De esta manera, la movilidad a la que muchas personas están habituadas en su profesión, en la que los viajes de negocio están a la orden del día, no es un obstáculo para seguir utilizando la Red como medio de trabajo, ya que estará disponible las 24 horas del día los 365 días del año, y por lo tanto se pueden crear y mantener los grupos de trabajo.

Luis García Merino, nos comenta que “Probablemente, el mayor problema al que se enfrenta un equipo de trabajo es la comunicación. Una mala comunicación interna implica fallos y descoordinación, incluso sensación de aislamiento y desmotivación entre los miembros del equipo”. Al mismo tiempo nos afirma que las nuevas tecnologías ponen diversas herramientas para subsanar estas deficiencias que forman el denominado groupware. Agrupa básicamente 3 aspectos importantes:

Comunicación: es la esencia del groupware. Los miembros de un grupo de trabajo necesitan comunicarse los unos a los otros para intercambiar información.

Colaboracion: “compartir y propagar el conocimiento, además de proponer un marco en el que cada miembro puede aportar ideas o ayudar a resolver los problemas de los demás”

Coordinación: “con una agenda compartida ya no hay excusa para no saber cuando y donde hay una reunión. Con los flujos de trabajo (workflow) podemos controlar individual y colectivamente que el equipo está trabajando de forma eficiente. Y con las aplicaciones de distribución de tareas y monitorización podremos saber en todo momento en que estado está una tarea y quien está a su cargo.”

Se afirma que al unir estas tres características la información fluye más rápidamente y con precisión, se eliminan barreras entre departamentos, se mejora la toma de decisiones y sobre todo se mejora el servicio al cliente. Considerando los aspectos de tiempo espacio, surgen cuatro categorías de groupware que se pueden representar en una matriz cuadrada de orden 2 como se muestra en la figura 1. La tecnología asociada a una sala de reuniones se clasifica en la celda superior izquierda, ya que todos los participantes están trabajando en el mismo lugar y en forma simultánea al mismo tiempo.
Las teleconferencias son un ejemplo de la categoría del recuadro inferior izquierdo. Un diario mural electrónico es un ejemplo de la categoría del recuadro superior derecho, mientras que un sistema de correo electrónico se clasifica en el recuadro inferior derecho.

Se ha comprobado, que los miembros de grupos de trabajo son más productivos cuando colaboran y comparten ideas. Las soluciones de software para trabajo en grupo son variadas en las funciones que ofrecen. La mayoría incluye una base de datos compartida donde los miembros del grupo pueden trabajar sobre documentos y permite el desarrollo de discusiones. Algunos incluyen manejadores de agendas de grupo, calendarios y/o correo electrónico. Otros se enfocan en el soporte a reuniones en tiempo real. En combinación, estas piezas permiten que los miembros del grupo trabajen sobre un documento único, discutan ideas en línea, mantengan los registros, y asignen fechas y prioridades a las reuniones y al trabajo a efectuar. Los usuarios acceden desde su equipo (u otro distinto) con las medidas de seguridad oportunas y trabajando como si estuvieran en su oficina.

Los nuevos tecnologías aplicadas a los grupos de trabajo, requieren que estos aprendan nuevas herramientas, conceptos y destrezas a un ritmo creciente para poder participar en la sociedad que les rodea. También es creciente la preocupación por los grupos que quedan al margen de estos cambios, y por la conocida como brecha digital, que puede promover que la sociedad cree barreras todavía más profundas entre los que conocen y utilizan las Tecnologías y los que no. Hay opiniones que afirman, que las tecnologías promueven a procesos cerrado, altamente individualizado y con un intensivo empleo de medios que, en el mejor de los casos, sólo contribuye a poner en contacto a dos interlocutores con la introducción de nuevas tecnologías.

En mi caso particular, y como conclusión, creo todo lo contrario. Las nuevas tecnologías, bien aplicadas, realmente fomentan la creación y subsistencia de los grupos de trabajo. Yo, como analista de Vibración, he podido crear grupos de trabajo a distancia, con personal perteneciente a mi compañía y a empresas externas. Ha sido un experiencia muy exitosa (En mi campo existen pocos analistas en mi región, por lo cual no me es posible tener un grupo de trabajo tangible). Del mismo modo, una vez me fue necesario dar una presentación a distancia acerca de los estudios de Vibración que realizaría en una de las plataformas sobre el lago, a uno de nuestros clientes (Shell). La misma, se organizo en las instalaciones de Shell en Maracaibo y nos pudimos enlazar e intercambiar ideas en tiempo real con un grupo de ingenieros, lideres y supervisores en la plataforma en pleno Lago, específicamente en el campo Urdaneta.. Fue espectacular contar con ese tipo de tecnología, dado que por limitaciones de tiempo me era imposible dirigirme hasta alla. Para finalizar, se puede decir que las nuevas tecnologías con un uso racional rompen las barreras del espacio y del tiempo, procuran medios y recursos totalmente imprevistos para el hombre, lo cual contribuye a la unión y mejor desempeño de los grupos de trabajo.

INFOGRAFIAS

Infografía #1: El siguiente vinculo, presenta un articulo, titulado: “REDES DE INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN: UN ENTORNO DE TRABAJO VIRTUAL DISPONIBLE 24 HORAS DESDE CUALQUIER PARTE DEL MUNDO”; desarrollado por INTERACTIVANET, en donde expresa el papel de las tecnologías de la información y comunicación en nuestra en la sociedad. Resume las ventajas de la misma, los diferentes tipos de tecnologías para crear grupos de trabajo y un resumen general de cómo es una estructura de red de trabajo

http://www.interactivanet.com/redesintercambioinformacion.php

Infografía #2: Este link, nos presenta el articulo titulado: “Trabajo en Grupo o 'Groupware'”; Elaborado por Luis García Merino, quien nos presenta una de las realidades actuales en el ámbito laboral, que el denomina groupware. Afirma que Las nuevas tecnologías ponen diversas herramientas para subsanar deficiencias de comunicación, colaboración y coordinación en un grupo u organización.

http://www.cibersur.com/ciberblog/2005/04/trabajo-en-grupo-o-groupware.html

Infografía #3: Este link, nos presenta el articulo titulado: “LAS TECNOLOGÍAS GROUPWARE (TRABAJO EN GRUPO)”; y nos presenta las opiniones de este importante fenómeno que busca mejorar la coordinación de un grupo de personas con el objetivo de realizar una tarea común.

http://www.majorero.com/majorensis/grupo-en-trabajo.htm

Infografía #4: José M. Varela, nos presenta un link, titulado: UNA IMAGEN VALE POR MIL KILÓMETROS. Alli, hace referencia a auge de los sistemas de comunicación a distancia, tale como la teleconferencia, como alternativa para fomentar los grupos a distancia a pesar de las diferencias de espacio y tiempo.

http://www.cp.com.uy/92/92-polycom.htm

Infografía #5: Este link, nos presenta el articulo titulado: COMPUTO PARA GRUPOS DE TRABAJO, elaborado por José Camilo Daccach T. Plantea la necesitdad de relacionar los entre diferentes componentes de la organización, requiriendo un trabajo coordinado entre grupos de personas. Para ello, hace referncia de El cómputo para grupos de trabajo, (comúnmente llamado Work-Group Computing, computer supported cooperative work, computer supported groups), como una de las herramientas que permite la creación de grupos de trabajo de alto rendimiento.

http://www.gestiopolis.com/delta/prof/PRO041.html