SEMINARIO TRABAJO ESPECIAL DE GRADO
Autor: Carmen García
Profesor: María Alonso
MODELO DE UN SISTEMA DE SOPORTE A LA TOMA DE DECISIONES PARA LAS PROYECCIONES ESTADÍSTICAS SEMESTRAL EN LA UNIVERSIDAD “GRAN MARISCAL DE AYACUCHO” SEDE UNARE ESTADO BOLÍVAR
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La toma de decisiones en una organización requiere contar con información precisa y fiable que se de en el momento preciso, además que este organizada y sea de relevancia sobre lo que se ha de decidir, el no contar con esta puede ocasionar que se tomen decisiones equivocadas y poco fundamentadas que incidan en la gestión de la organización.
Considerando lo anterior, es bien sabido que en gran medida el éxito que pueda tener una organización depende de la calidad de las decisiones que tomen sus administradores, para lo cual se requiere del procesamiento de una cantidad de información que les sirva de soporte a la hora de decidir sobre eventos que afectan a la afecten.
Para esto existen los sistemas basados en computadoras, los cuales son herramientas que facilitan al Gerente la información necesaria de manera eficiente, eficaz e integrada que le suministren el conocimiento suficiente sobre alguna temática que involucre a la empresa.
Es esta necesidad de información lo que hace que se desarrollen en las organizaciones sistemas de información que faciliten la comunicación entre sus departamentos y entre su gente.
Son precisamente ellos los que están cambiando la forma en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras, ya que automatizan los procesos operativos de las empresas, proporcionan información al proceso de toma de decisiones y lo que es mas importante, facilitan el logro de ventajas competitivas a través de su implantación.
Es por esto que los sistemas de información son vistos como entre otras cosas como una herramienta que brinda la oportunidad para lograr ventajas en lo que respecta al área de los negocios, ya que pueden representar un valor agregado con respecto a sus competidores. Con estos, las empresas a través de su implantación han logrado progresos e innovaciones ya que constituyen un nuevo enfoque estratégico.
En este contexto existen diferentes tipos de sistemas de información, entre ellos se encuentran los Sistemas de Soporte para la Toma de Decisiones (DSS), los cuales tienen como propósito fundamental apoyar y facilitar este proceso, a través de la obtención oportuna y confiable de información relevante en el menor tiempo posible.
Estos sistemas permiten el soporte de información a sistemas más complejos, generalmente a problemas estructurados y semiestructurados, por otro lado reducen los costos al contar con información objetiva y oportuna para la toma de decisiones, pero no tan solo hace que ocurra este hecho sino que también facilita la comunicación de la misma en la organización.
De acuerdo a lo anterior, la Universidad “Gran Mariscal de Ayacucho” específicamente en la Facultad Ciencias Económicas y Sociales, como organización debe tomar decisiones en lo que respecta a sus objetivos a alcanzar a futuro que trazarse a corto, mediano y largo plazo.
Una de las gestiones que se lleva acabo por parte de los directivos de la Facultad al culminar cada semestre es que tiene que hacer proyecciones estadísticas que permitan tomar decisiones acerca de la apertura de secciones del próximo semestre, con esto se construye el horario para los diferentes turnos mañana, tarde y nocturno, además de la asignación de secciones para cada docente.
Los datos que son los requisitos principales para realizar estas proyecciones se toman de las notas finales de las diferentes materias, suministradas estas por supuesto, por los profesores de dichas asignaturas, además de suministrar información acerca del número total de estudiantes aprobados y reprobados. Por otro lado, también necesita la Dirección tomar decisiones acerca de que materias se pueden abrir en los diferentes turnos y que semestres dar apertura en estos.
Actualmente en el turno de la noche se ofertan todos los semestres y materias, ya que el porcentaje máximo de la población estudiantil trabajan y por ende prefieren este turno. Con respecto a el turno de la mañana en este semestre se ofertó hasta el octavo y el de la tarde solamente hasta el tercer semestre.
La mayoría de las proyecciones se efectúan en forma manual en hojas de papel que posteriormente son transcritas por la secretaria de la Escuela, otras son realizadas en hojas de cálculos en Excel por la persona encargada para tal fin. Esta última es entregada a tiempo pero solo proporciona parte de la información necesaria.
Las que se efectúa en forma manual debe hacerse con mucho tiempo de anticipación y los datos nos son tan confiables en vista de que para la totalidad de los valores se hace con calculadoras y se hacen varias veces para confirmar que estos son los valores reales.
Esto trae como consecuencias inconvenientes ya que se demora el proceso de toma de decisiones en forma rápida y oportuna. Aunado a esto, también se retarda la planificación académica y como consecuencia su aprobación final.
En virtud de lo anteriormente expuesto se persigue realizar un modelo de sistema para el soporte de la toma de decisiones que suministre información oportuna y a tiempo con datos fiables y precisos debidamente organizados.
OBJETIVO GENERAL
Desarrollar un modelo de sistema de soporte a la toma de decisiones para las proyecciones estadísticas semestral de la Universidad “Gran Mariscal de Ayacucho” sede Unare Estado Bolívar.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Realizar un análisis de la situación actual con el fin de conocer los factores que intervienen en el mismo.
2. Determinar los requerimientos de información necesarios que formaran parte sistema propuesto.
3. Diseñar el modelo propuesto a través de técnicas y herramientas propias de las estadísticas e informática.
4. Construir el modelo propuesto
5. Probar el sistema propuesto para dar validez al mismo.
En Venezuela se observa la adaptación de las organizaciones a las nuevas Tecnologías de la Información (TI) gestionar el uso de medios automatizados que dejan de lado los proceso manuales. Pese a ello, no se puede negar que el empleo de la maquina de escribir sustituyó de forma rápida la escritura a mano desempeñando un papel importante en el desarrollo de los negocios, no obstante, con el avance de las TI se ha acoplado su teclado a los computadores convirtiendo esta herramienta en un procesador de datos que le permita llevar a cabo ciertas funciones automáticas reemplazándolas prácticamente, esto incluye las calculadoras y los equipos de contabilidad manual. Lo que ha incrementado la productividad de la oficina moderna donde los documentos son registrados y generados electrónicamente y se pueden almacenar en papel en archivos o en soporte electrónico.
Considerando lo anterior este proceso que sigue un orden de manera manual se efectuará de forma automatizada, por lo que el tiempo de respuesta será rápido, la información suministrada actualizada y los procedimientos se ejecutarán de forma eficiente, de alli radicará la relevancia de este trabajo.
También en que el mismo servirá de apoyo en la toma de decisiones de la organización a la hora de asignación de carga académica para los docentes de la Facultad así como de la elaboración de los horarios del semestre siguiente. Además permitirá suministrar información relevante sobre este aspecto académico a la Dirección General de la Universidad.
Por otro lado, este sistema constituirá una ventaja en el control administrativo por parte de la dirección mejorando el flujo de información entre los distintos niveles jerárquicos en la universidad