Universidad Yacambú
 Dirección General de Postgrado
 Especialización en Gerencia Mención: Organización
Análisis e Interpretación de las Organizaciones BSC
 Prof.: Ángel Olivera
 Autores:

Luis Moncada Hernández

Vladimir Markovich Vivas

Software  para implementar sistemas BSC en las organizaciones 

El Software seleccionado fue Strategos  http://www.vision-software.com El cual fue el que utilizó El 13 de Julio PDVSA - CIED  cuando organizó el seminario "Balanced Scorecard", Enfoque y Experiencias Latinoamericanas, en Caracas, Venezuela.

La utilización de un software: Un software es una herramienta indispensable para el control y el seguimiento de la estrategia empresarial. La metodología del Balanced Scorecard sin una aplicación informática sería limitada y no podría cumplir con su objetivo principal: "Seguimiento y control de la ejecución de las metas que fueron planificadas para el cumplimiento de los objetivos organizacionales."

Los beneficios que se obtiene al utilizar el Software de Gestión STRATEGOS son:  Ayuda a la ejecución de la estrategia en la Organización, el software permite realizar al análisis detallado de todos los objetivos planteados en la Organización, mediante representaciones gráficas y la utilización de colores de advertencia, se puede visualizar con facilidad las áreas y los objetivos que no han llegado a cumplirse, permite visualizar el rendimiento global de la Organización, por zonas geográficas, por divisiones, por responsables, por periodos determinados de tiempo, permite analizar el rendimiento de cada uno de los funcionarios a quienes se asignaron objetivos y metas, para poder tomar acciones preventivas y correctivas al proceso, o para premiar o sancionar al funcionario, permite controlar el ingreso de todas las metas ejecutadas durante un periodo, obligando a los funcionarios esforzarse para conseguir cumplir con lo establecido, permite comunicar la estrategia a todos los funcionarios de la Organización. Es importante que cada funcionario sepa lo que se espera de él, se puede utilizar al software de gestión estratégica como la base de remuneración variable basado en el cumplimiento de objetivos. En el software se registra el grado de cumplimiento de cada uno de los involucrados.

Características del Software de Gestión STRATEGOS:   Realizado 100% con tecnología de Internet. (Web-based), sistemas de seguridad con claves encriptadas para su acceso, acceso a la información según el perfil del funcionario, completamente parametrizable y flexible para cualquier actividad que realice su organización, no requiere de servidores ni licencias de software base, los cambios en la estrategia son visualizados inmediatamente por todos sus funcionarios, multiempresa, multiusuario, multiZona y multidivisión, presentación gráfica de resultados, visualiza la estrategia y su rendimiento organizacional de los grandes temas estratégicos a los objetivos detallados por funcionario para determinar las causas de sus resultados, integración mediante interfaces con otras fuentes de información como ERP, CRM, sistemas Data Warehouse y base de datos, reportes y gráficos de tendencias por objetivos que permiten analizar el comportamiento de la ejecución a través del tiempo.

    Beneficio de implementar el Balanced ScoreCard en una Organización:  Algunos de los beneficios que las Organizaciones obtendrán por la implementación del Balanced ScoreCard son: Maximizar la rentabilidad y a la creación de valor en el tiempo, generar un claro modelo de negocio fundamentado en una estrategia estructurada detalladamente y entendida por todos los funcionarios. todos los funcionarios saben que resultados se esperan de cada uno de ellos y cómo dichos resultados impactan en el desempeño de su área y de la organización en su conjunto, contar con información actualizada al instante sobre todos los objetivos de la organización para su seguimiento y control, alinear a todos los funcionarios con la filosofía organizacional, genera una actitud proactiva que nos permite anticiparnos a los retos del entorno, comunicación clara de las estrategias, logrando una integración total hacia el cumplimiento de los objetivos y metas, evaluar la efectividad de las acciones ejecutadas y controlar la productividad de todas las áreas de la organización. 

    Organizaciones que deberían implementar el Balanced ScoreCard:

Todas las organizaciones que busquen la excelencia, deseen construir ventajas competitivas, requieran mejorar el desempeño y rentabilidad, etc. La implementación de la metodología Balanced ScoreCard en las organizaciones simplemente requiere de la decisión y el respaldo incondicional de la Alta Dirección.

 ¿Cuál es el tiempo medio necesario para elaborar un CMI?

Puede llevar entre 5 y 6 meses, de principio a fin, pero puede variar en función de la complejidad de la organización y de su plan estratégico.

• Planificación y preparación, mes y medio;
• Recogida de datos, 2 meses y medio; y
• Análisis de datos y mejora, 2,5 meses.

 ¿Cuánto tiempo toma la implementación del BSC en una Organización?

El tiempo de implementación del BSC es relativo, depende de variables como tipo de organización, alcance del proyecto, planificaciones estratégicas anteriores, participación de funcionarios, etc.; pero en base a nuestra experiencia podemos estimar un tiempo promedio de 12 semanas que incluyen una actualización o revisión de la planificación estratégica, estructuración de la estrategia, personalización del software "Strategos" y capacitación. La ejecución y evaluación estratégica es constante con el fin de determinar acciones preventivas o correctivas a través de un sistema de alertas.

La perspectiva del Cliente, (Que quiere y Como quiere medirlo).

Debe existir una relación directa entre lo que el cliente quiere, la estrategia y el modelo de negocio que deben aplicar las empresas.

El modelo de negocio a aplicar debe considerar como norte la satisfacción del cliente y para este debe medir o percibir lo que el cliente quiere.

Es necesario medir entonces la calidad del servicio bajo criterios preestablecidos, como Satisfacción del cliente, Lealtad, Valor Percibido (definiendo como valor una percepción mental en un espacio, tiempo y ambiente determinado) de forma tal que permita inferir lo que la empresa quiere saber.

Balanced Scorecard y su relación con la calidad

El objetivo es presentar el modelo de calidad total y el BSC se complementan, que elementos de calidad total utiliza el BSC, y que elementos de BSC utiliza la calidad total.

El BSC en cada una de sus perspectivas utiliza conceptos de calidad. En la perspectiva de dinámica organizacional lo que persigue es mejorar a la organización, la calidad a través de los procesos de motivación complementa esta perspectiva. Desde la perspectiva Interna el BSC permite definir en que procesos las empresas deben ser excelentes, la calidad a través de conceptos como seguridad, costos, entrega, etc. persigue la misma propuesta. Tanto el BSC y la calidad definen al cliente como parte integral de su modelo y persigue la satisfacción del mismo. Por último en la perspectiva financiera se debe reflejar la prosperidad de la empresa y la supervivencia de la misma.

Las similitudes entre el ISO-9000 y el BSC, y la relación entre los premios de calidad a nivel mundial y el BSC (Metodológias aplicadas por las empresas ganadoras del Premio: Premio Baldrige de calidad, Premio NQI de Canada, Premio PNQ de Brasil y el premio Colombiano de Calidad).

¿Qué problemas pueden aparecer cuando se instaura un CMI en una empresa?

Alguno de los obstáculos que nos podemos encontrar son:
- La dirección de la empresa no está impliicada en su implantación (y no emplean tiempo en su diseño e implantación).

- Existe demasiada (o escasa) gente implicada- Bloqueo por exceso de indicadores o medidas.

- Los indicadores no están definidos exactamente (están sujetos a interpretación), o no implican a las personas adecuadas en los procesos.

- Existe miedo de que el CMI se vaya a utilizar como un instrumento punitivo.

-Marcar objetivos imposibles de alcanzar.<

- Tratar al CMI como algo limitado en el tiempo, en vez de tratarlo como un proceso continuado.

- Dedicar poco tiempo para trabajar en él, porque hay que resolver primero las tareas diarias.

Estos son algunos de los problemas que se pueden encontrar, por lo que es imprescindible un impulso decidido de la dirección y la experiencia de un grupo coordinador.

Cómo se debe iniciar la puesta en práctica de un CMI?

Para implantar un CMI en una empresa se debe crear un equipo que coordine un plan detallado y su puesta en práctica. La identificación de los objetivos estratégicos y las iniciativas se debe realizar con un especial apoyo de la dirección, para que las medidas de los distintos servicios y departamentos sean comparables para benchmarking.

¿Con qué frecuencia se debe actualizar un CMI?

La estructura general de un CMI se debería revisar de forma anual. Esta revisión permitirá adoptar los cambios en la importancia de áreas que surgirán tras el análisis que proporciona el CMI.

¿Es necesaria una completa integración del software con el sistema de información de la empresa?

No. Como hemos comentado con anterioridad, la mayoría de los CMIs cuentan como mucho con 20 objetivos, cada uno con una ó dos medidas. Si incluímos más objetivos o más medidas, corremos el riesgo de quedar "inundados" por datos e información.
Al mismo tiempo, añadir entre 25 y 35 medidas cada mes no representa un esfuerzo grande, por lo que en la mayoría de las ocasiones, no vale la pena el gasto extra que supone una integración con los sistemas de información de la organización

Resumen Seminario CIED 1999

 Este artículo destacó la definición de una quinta perspectiva, los proveedores, adicional a las cuatro clásicas de la metodología Financiera, Cliente, Interna y Dinámica organizacional. También se expreso que la implantación del BSC ayudo a integrar los procesos de Planificación, Presupuesto y medición de la gestión. y adicionalmente permitió: Entender de manera rápida lo que estaba y esta sucediendo en la compañía.

http://www.oocities.org/WallStreet/Floor/9269/SEMCIED99.htm

Decide Soft  (Primer software en español para la completa realización de cuadros de mando integral)

En este artículo relata la importancia de implementar en una empresa paquetes de software para aplicar el BSC,  los tipos de software que existen en el mercado para el BSC y que a su vez ayudan a informar y evaluar la implantación del cuadro de mandos en una organización. La mayoría de los paquetes que existen en el mercado están en inglés, siendo DECIDE SOFT una de las pocas excepciones. Sin embargo un software lo que no hace es diseñar un buen CMI para su empresa.

http://www.decidesoft.net/esp/cmi_c_faq.htm