VENTAJAS DE IMPLEMENTAR UNA INTRANET
Qué ventajas trae la implementación de una intranet?
Las intranet permiten una gran interacción entre el personal de la empresa,
aumentando al máximo el servicio al cliente y permitiendo fácilmente el acceso
a información clasificada para la empresa.
Los distintos sectores de su organización, entre los que se encuentran los
usuarios autorizados, pueden compartir información de fácil acceso, reduciendo
costos y ahorrando valioso tiempo. Al administrar de forma efectiva la información
de la organización, usted asegura el incremento de la producción y obtiene múltiples
beneficios en tiempos de respuesta para el servicio al cliente.
La intranet agilizará las transacciones
internas de su empresa y su productividad, reduciendo costos y ganando tiempo.
Puede darse la circunstancia de que sepamos qué es una Intranet, que conozcamos organizaciones que la han implementado, pero que todavía no sepamos cuáles son las ventajas que, en esencia, reporta a la empresa. Es más, puede ser que nos hayan hablado del fracaso de la Intranet en determinada entidad, y eso nos haga dudar de la viabilidad de desarrollar una para nuestra empresa. Sin embargo, sobre el papel, una red local ofrece una cantidad considerable de beneficios. Veamos las 15 más importantes:
1. Optimiza la información unificándola y facilitando su
tratamiento. Una Intranet bien desarrollada, otorga permisos diferentes a cada
empleado. Por eso, cuando un trabajador introduce información en la base de
datos del servidor, éste ya sabe dónde y cómo debe publicar dicha información.
Así pues, la información proveniente de un departamento se ubicará homogénea
y ordenadamente en el espacio que le corresponda y quedará accesible para el
resto de empleados con acceso a esa área.
2. Acelera el paso de la gestión de la información a la gestión del
conocimiento. Un factor clave para convertir los inputs en conocimiento es la
atención. Muchos alumnos asisten a las clases pero se pasan el rato atendiendo
a lo que ocurre más allá de la ventana y no al profesor. Sin embargo, cuando
deben documentarse por sí mismos de cara al examen deben leer y centrarse en
aquello que están leyendo si quieren aprender. Lo mismo ocurre con los
empleados y la Intranet. Seguramente, para que un empleado aprenda, por ejemplo,
el nuevo proceso de embalaje de una empresa se necesitará muchas intervenciones
del encargado del área. No bastará una sola explicación general, sino que
posteriormente habrá que ir uno a uno corrigiendo los posibles fallos en la
labor. Cuando se posee una Intranet, es el trabajador el que se informa por
voluntad propia para llevar a cabo correctamente la tarea que se le encomienda.
3. Está activa las 24 horas del día, siete días a la semana. Esa es una baza
que facilita el teletrabajo, bien entendido como trabajar desde fuera de los
locales de la empresa, bien entendido como trabajar fuera de los horarios
habituales de la empresa. Así pues, un comercial que esté visitando una feria
en otro país puede informar ipso facto de las novedades que allí descubra,
incluso aportar muestras digitalizadas de la misma. Del mismo modo, para que un
alumno formule una duda a un profesor fuera de los horarios lectivos, no hace
falta que acuda a su despacho en horas de consulta. Basta con utilizar una tutoría
virtual: mandar un e-mail que será contestada por el profesor cuando disponga
de tiempo para ello.
4. Es una herramienta de grupo. Conectando con la idea anterior, la Intranet
permite que se erradiquen las típicas reuniones informativas que suponen un
gasto de tiempo enorme para la empresa. Hemos puesto el ejemplo del alumno que
quiere formular una pregunta. En ese caso sólo deben coincidir dos personas en
el espacio y en el tiempo, pero ¿qué pasa cuando deben coincidir cinco
personas? Es una situación prácticamente imposible, sobre todo en empresas de
consultoría o comerciales. Los foros, los tablones de anuncios estratégicamente
colocados en la Intranet son realmente útiles para llevar a cabo la tarea.
5. Ahorro económico. Con una Intranet se divide drásticamente el uso de papel
en la empresa. Los informes, los contactos, las notas... se leen en la pantalla
del ordenador. Del mismo modo, se ahorra en teléfono. Dado que la mayor parte
de las empresas operan con una tarifa plana profesional, los costes en llamadas
de teléfono (que ahora van a ser suplantadas por el e-mail, mucho más
consistente que el mensaje oral).
6. Cohesión de los grupos. Una Intranet bien diseñada da pie a los empleados
(sirviéndose de los más activistas) para participar en la construcción de la
red interna. Dado que a todos nos gusta que alguien lea lo que nosotros hemos
escrito, quien participa en la Intranet instará al resto a leer su colaboración,
fomentando el uso de la interfaz de la empresa. El último estudio Inforpress
sobre la Comunicación Interna en las empresas españolas revela que sólo un 6%
de los sindicatos pueden expresarse en la Red de la compañía, lo que supone un
gravísimo error. Invitar a los trabajadores a que participen en la Intranet es
un buen ejemplo de "marketing viral" que hay que aprovechar.
7. Información actualizada, reciente. Las mujeres suelen detenerse a mirar los
escaparates de las tiendas de ropa; los hombres, por el contrario, suelen
pararse en los de los concesionarios de coches. Sin embargo ambos, hombres y
mujeres, se detienen al pasar por delante de un kiosco para leer los titulares
de las últimas revistas y periódicos. La información actualizada resulta
sumamente atrayente y culturalmente se entiende como signo de eficacia:
constantemente, los directivos repiten en la prensa que, cada día, dedican un
tiempo a la lectura de noticias porque les ayuda a mejorar en su trabajo. Así
pues, todos nos esforzamos en estar al corriente de las últimas novedades. Y de
eso se debe aprovechar la organización: si consigue que los trabajadores vean
en la Intranet una fuente fiable y actualizada de información, disminuirán en
buena medida los rumores. Cuando le comuniquen al trabajador un rumor dirá:
"¿Seguro? Pues en la Intranet no viene nada".
8. No se entorpece la labor de otros compañeros. Cuando, por algún motivo, se
nos encomienda un trabajo que excede nuestros conocimientos, solemos acudir a
aquel compañero que sí domina esa materia para que nos ilustre. El problema
radica en que, de esta manera, somos nosotros los que entorpecemos su labor. La
Intranet puede ser una solución a ese freno: los tutoriales son un buen medio
para adquirir conocimientos rápidamente; por otra parte, el e-mail constituye
una herramienta ideal: todo empleado consulta rutinariamente su e-mail cada día;
si uno se ha puesto en contacto con otro para pedirle ayuda, éste contestará
cuando esté en disposición de hacerlo, con lo que la productividad de los dos
aumentará. En cualquier caso, si el primero necesitara la información
urgentemente, siempre podría acudir a programas de mensajería rápida ubicados
asimismo en la Intranet.
9. Información por escrito (almacenable y consultable). Volvamos al ejemplo del
comercial que informaba de las novedades presentadas en una feria. Seguramente,
si dicha información la facilitase vía teléfono al jefe de una sección,
cuando éste le transmitiera esa llamada a un colega se perdería mucha
información. Y más información se perdería cuando éste lo transmitiera a
sus subordinados. Si la información queda registrada de forma escrita e
invariable, es mucho más fidedigna para ser consultada.
10. Más información dado que es más fácil enviarla. Una vez que se crea el hábito
de emplear la Intranet, la información generada en la empresa aumenta
considerablemente. Comunicarse a través de los medios electrónicos resulta
sencillo: la consultora IDC publicaba el pasado mes de mayo un dato importantísimo:
10.000 millones de correos electrónicos se envían diariamente, cantidad que
triplica al correo convencional. Evidentemente, esta facilidad en los envíos
comporta que estos adquieran un carácter más informal, es decir, que sus
contenidos sean menos relevantes o de peor calidad. Las empresas deberían ser
conscientes de ello y no juzgar el uso del correo-e sólo en términos de
productividad. De hecho, es de esas comunicaciones, de las más informales, de
las que el departamento de Recursos Humanos puede sacar más partido para
calibrar las necesidades, inquietudes y rumores que se mueven entre el personal
de la empresa.
11. Facilita el buzz management (la gestión del rumor). Atendiendo a lo que decíamos
en el párrafo anterior, y a lo que ya dijimos al hablar de la actualización de
la Intranet, ésta es perfecta para solventar los rumores en la empresa.
Evidentemente, no es capaz de erradicarlos por completo (nunca se puede
erradicar el rumor cuando hay dos intereses enfrentados, ¿o no hay suspicacias
en los matrimonios?). Si la Intranet se convierte en un referente para los
trabajadores, si ven en ella el instrumento por el cual se comunican
personalmente con los mandos, será también la mesa sobre la cual exponer las
dudas y rumores que se comentan en los pasillos.
12. Consigue que el empleado suba a la dirección y no que la dirección baje.
Sumando la facilidad con la que se puede llevar a cabo una comunicación electrónica
a esa imagen que acabamos de comentar, de la red Interna como vehículo de
comunicación con los mandos, se obtiene un índice de facilidad de comunicación
con las altas jerarquías de la organización sin precedentes. El trabajador se
puede dirigir a los "jefes" sin tapujos, sabiendo que más pronto o más
tarde van a leer su comunicado. No obstante, y dado que a él le resulta
sencillo comunicarse con sus superiores, exige obtener el mismo trato de estos.
Esto es, exige que se le responda siempre.
13. La Intranet es escalable. Una Intranet no es un sistema inamovible. La red
interna ya no es una maraña de hubs e hilos conductores en un local, sino una
Red basada en el protocolo TCP/IP y que goza de las mismas ventaja:
conectividad, apertura del sistema...y escalabilidad. Por eso la Intranet que
crece más allá de la propia empresa se puede convertir en Extranet, por eso
las nuevas redes internas no tienen fronteras, por eso son enteramente
modificables, rápidas y ajustables a las necesidades puntuales de la organización.
14. Otorga información a unos y priva a otros de la misma información. Los
archivos de los grandes hospitales cuentan con la figura del bedel: un vigilante
que acompaña a cada uno de los médicos que quiere consultar el expediente de
un paciente. ¿Su función? Impedir que una vez dentro del archivo del hospital,
el doctor quiera informarse de cuál es la nómina de su compañero, por
ejemplo. La figura del bedel desaparece en la Intranet. Gracias a los permisos
otorgados por el webmaster, no todos pueden acceder a toda la documentación de
la Intranet. Así pues, un mismo servidor vale para todos, puesto que no todos
podrán acceder a la base de datos, incluso no podrán acceder a distintas zonas
de la misma base de datos. Como decíamos en el primer punto, cuando el usuario
introduce su contraseña, el servidor ya sabe a qué lugares puede llegar y a cuáles
no.
15. Fácil uso para los empleados que estén familiarizados con el entorno
Windows. Generalmente, los programas de GC que están instaurándose ahora en el
mercado (sobre todo en EEUU, Alemania y los países nórdicos) entrañan gran
dificultad de uso y exigen formar a los trabajadores en su uso. Sin embargo, la
Intranet es una interfaz gráfica como cualquiera a la que se acceda desde el
navegador del ordenador. Si un trabajador sabe manejar esa herramienta, sólo
necesitará practicar para dominar los entresijos de la red interna.
Para concluir podriamos decir que las intranet permiten
una gran interacción entre el personal de la empresa, aumentando al máximo el
servicio al cliente y permitiendo fácilmente el acceso a información
clasificada para la empresa.
Los distintos sectores de una organización, entre los que se encuentran los
usuarios autorizados, pueden compartir información de fácil acceso, reduciendo
costos y ahorrando valioso tiempo. Al administrar de forma efectiva la información
de la organización, usted asegura el incremento de la producción y obtiene múltiples
beneficios en tiempos de respuesta para el servicio al cliente.
COMO IMPLEMENTAR UNA INTRANET
Cómo empezar
Antes de configurar una intranet, asegúrese de saber lo que quiere hacer con
ella. Averigüe cómo van a usarla los empleados. Por último, aplique un buen
diseño. Si hay que hacer clic cuatro o cinco veces para encontrar un formulario
de solicitud de vacaciones, significa que el diseño es demasiado complejo.
También hay que ver si tal vez resulta preferible crear una solución
personalizada. En este caso, un asesor podrá crear una intranet de acuerdo con
sus especificaciones. De este modo, la intranet tendrá el aspecto y los usos
que usted estime convenientes, según los principios de diseño que especifique.
Esta opción puede costarle de 10 a 500 dólares estadounidenses por persona y
mes.
También existen paquetes de software, como Windows SharePoint Services, que
permiten personalizar y diseñar sin ayuda casi toda la intranet, utilizando
para ello la plantilla de otra persona. El coste de SharePoint es de 39,95 al
mes o 399 dólares estadounidenses al año, independientemente del número de
usuarios.
Algunos paquetes, como Instant Intranet Builder, utilizan Microsoft Access como
base de datos principal. Incorporan mecanismos de vinculación para crear
fácilmente intranets listas para usar. No necesita contratar a un especialista
en TI para configurarla y realizar las tareas de mantenimiento. Dependiendo del
tamaño de la empresa, el paquete completo puede adquirirse por un mínimo de 5
dólares por persona y mes.
También hay otros productos de software disponibles, como InfoStreet,
IntraSmart e Intranet Suite. Los precios varían según el número de usuarios.
Las
Intranet son posibles gracias a la concepción de la informática distribuida,
que surgió en el mundo de la empresa en la década de los ochenta. Uno de los
avances en este campo, la llegada de lo que se denominan Redes de Área Extensa,
o WAN,
ha hecho de las Intranet un fenómeno posible en la realidad actual.
Cuando
hablamos de informática distribuida nos referimos a las redes de computadores (LAN),
que han sustituido en parte a las tradicionales mainframes
corporativas.
A
la hora de construir cualquier red de computadores, y, en especial, una
Intranet, necesitaremos unos elementos básicos:
·
En primer lugar, es necesario disponer de un hardware o soporte físico
adecuado para la Intranet, que incluye:
-
Servidores de Web, bajo el
modelo Cliente-Servidor.
-
PC de los trabajadores, que actúan como Clientes, y sus correspondientes
periféricos.
-
Un sistema de cableado que conecta el Servidor o Servidores con los
equipos Cliente (cable coaxial, de par trenzado, fibra
óptica, etc).
-
Elementos
de hardware que configuran el concepto tradicional de red: tarjetas de conexión
o NIC (Network Interface Card), transceptores, repetidores, concentradores o
hubs, etc...
-
Máquinas
que actúan como firewalls,
y su correspondiente software.
·
En segundo lugar, necesitaremos una serie de elementos de software que
hagan posible configurar la red como una Intranet. Destacan:
-
Un
sistema operativo de red, que soporta el intercambio de información y, que,
como tal, reside tanto en clientes como en servidores. Hoy en día, existen
varios sistemas operativos disponibles en el mercado: Unix, Linux, Windows NT,
Novell Netware, y otros.
-
Aplicaciones
de red, que en este caso, se refieren a la utilización de
browsers, residentes en los equipos servidor y clientes, así como de programas
específicos de correo
electrónico, FTP, etc.
-
Un
sistema de gestión de red, que permite el control de prestaciones, problemas,
seguridad o configuración.
-
Protocolos
de comunicación Web estándares
El
desarrollo de las Intranets y de Internet está propiciando actualmente el
desarrollo de nuevas tecnologías hardware y de múltiples programas software
que agilizan la comunicación corporativa que permiten un fácil acceso
implementación de esta, pero la tecnología no lo es todo y a modo de ejercicio y para
tener una visión general como también un relevamiento de la actual situación,
se debería contestar el siguiente cuestionario que será de mucha ayuda en un
futuro desarrollo de una Intranet.
Qué aplicaciones son adecuadas para implementar sobre una intranet?
En principio, cualquier aplicación de red es aplicable a una intranet. Pero debido al ancho de banda limitado (esto es una limitación de cualquier WAN), las mejores aplicaciones son las llamadas transaccionales, las cuales se desarrollan a través de transacciones discretas, y no las interactivas, en las cuales existe una interacción permanente entre el usuario y el programa (como en un video juego). Las aplicaciones más adecuadas podrían ser:
Definitivamente, el primer paso para implementar una Intranet es poner de
acuerdo a todos los componentes del proyecto en que es lo que realmente
necesita la empresa. No existe un manual único de implementación, pues
cada empresa es un mundo aparte. En algunas lo más importante es compartir
documentos; en otras la administración de proyectos; en la mayoría, el
mejoramiento de las comunicaciones. Como se puede ver, lo primero que hay que
depurar es un listado de las necesidades de la empresa, para que después sea
priorizado y planteado en un cronograma posterior.
Para una mayor ilustración, recomiendo que lea la Guia para la creacion
expuesta mas abajo para el desarrollo de una Intranet, o visite http://www.intranetGuía
para la creación .com (en inglés). Esta última fué la que usé como
base, y definitivamente le puede servir de mucha ayuda.
Para resumir, considere lo siguiente al iniciar el desarrollo de una Intranet:
INFOGRAFIA
http://winred.com/EP/articulos/intranet/0020060100100012.html
En este documento se describe de manera clara varios puntos relevantes sobre el Intranet, sus características e instrucciones, al igual que las diferencias que existen econ el extranet y otros tópicos de vital importancia para el conocimiento general de este medio
http://www.netsystems.com.ar/soluciones/intranet_extranet.html
Este documento describe de manera directa las características y ventajasdel Intranet, asi como las razones para introducirlo en su empresa y logras los mejores resultados
http://www.microsoft.com/mexico/pymes/themes/practical/article2.mspx
Por que su empresa necesita una
intranet? La mayoría de las grandes empresas utilizan intranets. Cuando el número
de empleados asciende a 10.000 o más, distribuir la información se convierte
en una tarea de envergadura. Las intranets pueden facilitarla.
http://www.softwareandina.com/Es/Advantages.asp
"Intranet" es una de esas palabras técnicas que pueden significar muchas cosas, tanto que pierde sentido.
http://www.monografias.com/trabajos16/intranet-o-internet/intranet-o-internet.shtml
Trabajo de investigacion que abre una gran idea de loas ventajas y servicios ifrecidos por las redes de intranet, asi como tambien las pasos para su implementacion.
http://www.astic.es/astic/Boleweb/Articulos/Internet/microsoft.htm
Las intranets son redes privadas que se han creado utilizando las normas y protocolos de Internet. Aportan la interfaz de exploración intuitiva del World Wide Web a la información y servicios almacenados en una red de área local (LAN) corporativa. Las intranets son atractivas porque disminuyen el costo de mantenimiento de una red interna y, al mismo tiempo, aumentan la productividad, ya que ofrecen a los usuarios un acceso más eficaz a la información y a los servicios que necesitan.
http://www.solocursos.net/intranet-slckey14557.htm
Esta lección presenta la organización de la información de la empresa mediante Intranet y la posibilidad de abrir nuestro sistema de información a clientes o proveedores mediante Extranet.
http://www.iconmedialab.es/documentos/1/documento_1463.pdf
Intranet. Tecnología de Redes (LAN). Las ventajas al implementar Intranet. Identificación de procesos que se pueden beneficiar. Aplicaciones concretas de Intranet.
http://www.infonomia.com/suma/index.asp?tema=4
Una visión global de una Intranet. Cómo funciona TCP/IP e IPX en las Intranets. Cómo funciona el modelo OSI. Cómo se procesan los paquetes TCP/IP. Cómo funcionan los puentes. Cómo funcionan los enrutadores de las Intranets
http://www.gestiopolis.com/recursos4/docs/ger/intranet.htm
En este artículo abordaremos el tema de los criterios, factores clave y componentes principales, para que las Intranets Corporativas funcionen como sistemas para que de manera sistemática y permanente apoyen la creación y entrega de valor
http://www.netwareinformatica.com.ar/intranet.htm
Esta lección presenta la organización de la información de la empresa mediante Intranet y la posibilidad de abrir nuestro sistema de información a clientes o proveedores mediante Intranet
http://www.intranetGuía para la creación .com
No existe un manual único de implementación, pues cada empresa es un mundo aparte. En algunas lo más importante es compartir documentos; en otras la administración de proyectos; en la mayoría, el mejoramiento de las comunicaciones. Como se puede ver, lo primero que hay que depurar es un listado de las necesidades de la empresa, para que después sea priorizado y planteado en un cronograma posterior.
http://www.soyentrepreneur.com/pagina.hts?N=12212
Una Intranet, literalmente, significa una red que tiene salida al exterior de una empresa. En este caso, la palabra red significa cualquier grupo de computadoras conectadas una a otra de una forma que permite comunicarse entre ellas.
www.portic.net/portic2/cast/servicios_informacion.htm
Mientras más grande es una empresa, una intranet ofrecerá mayores ventajas pero, incluso las empresas pequeñas se pueden beneficiar -especialmente si existe una necesidad constante de consultar un documento complejo, una base de datos, compartir calendario de funciones o cualquier otra tarea importante que se tenga que resolver en equipo.
http://www.macromedia.com/es/software/webpublishingsystem/benefits/organization/corp_intranets.html
El Macromedia Web Publishing System es la solución de negocios perfecta que le permite a las empresas de cualquier tamaño gestionar el contenido de su intranet en todos los departamentos y ubicaciones remotas para lograr una comunicación y una coordinación cabales
www.itlp.edu.mx/publica/revistas/ revistali/anteriores/marzo00/intranet.htm
Si la información cambia con frecuencia, la utilidad de una intranet aumenta pues de esta forma una persona puede actualizar los datos y todos los demás podrán tener acceso inmediato a esa nueva información a través de sus equipos.
http://www.destakados.com/distintos-nivelesseguridad-sub-%E2%80%93-red-contenga.htm
El término intranet fue creado mucho más tarde que el mismo Internet. Por varios años, muchas empresas han utilizado las redes para permitir que los equipos de sus empleados estén conectados entre sí, con las impresoras y otros aparatos de comunicación, así como a Internet.
http://www.puntokom.com.mx/redes/red01.html
Intranet como red privada que permite a las corporaciones aprovechar los beneficios de la tecnología Internet utilizando sus mismas herramientas, protocolos y servicios: WWW, correo electrónico, videoconferencia, transferencia de archivos, etc.
http://www.manentiasoftware.com/commonground/goToVendor.action
Es una solución que, de forma flexible, permite gestionar la exposición de información mediante catálogos (productos, servicios, clientes,precios, etc.), ya sea para los clientes en la comercialización vía Internet, como para distribuidores, vendedores u otros integrantes en actividades internas, favoreciendo un trabajo eficiente
www.ucm.es/info/multidoc/multidoc/ revista/cuad6-7/anexo/intranet_24h/intra24h.htm
Una intranet es otro tipo de red interna. El prefijo "intra" significa dentro. Imagínatela como una Internet privada que es diseñada y utilizada exclusivamente por personas dentro de tu negocio y que es inaccesible a todas aquellas personas fuera de éste.
www.inte.es/cas/avantatges/index.php?idg=193
Las grandes firmas recurren a sus intranets para comunicar los eventos de la empresa, entregar información sobre recursos humanos e incluso ayudar a los empleados a accesar a los detalles acerca de políticas de pago de tiempo extra, permisos especiales, vacaciones, entre otros.
Ahora no solo las grandes empresas pueden contar con una Intranet. ... sin importar su tamaño puede beneficiarse de las ventajas que le brinda una Intranet