Intranet es la implantación o integración en una red local o corporativa de tecnologías avanzadas de publicación electrónica basadas en WEB en combinación con servicios de mensajería, compartición de recursos, acceso remoto y toda una serie de facilidades cliente/servidor proporcionadas por la pila de protocolos TCP/IP, diseñado inicialmente para la red global Internet. Su propósito fundamental es optimizar el flujo de información con el objeto de lograr una importante reducción de costes en el manejo de documentos y comunicación interna

Probablemente el campo de acción más importante del especialista en tecnología Internet es el desarrollo de intranets. Si la introducción de las computadores constituyó una revolución en las operaciones de todas las empresas, grandes o pequeñas, un segundo paso más importante en estas operaciones se da con la incorporación del internet, o propiamente con la incorporación de los protocolos de conexión tcp-ip, en las actividades de la empresas. Hubo una época, la cual probablemente todavía se viva en nuestro estado y en nuestro país, en la que todos los controles de la empresa se computarizaron. Nóminas, inventarios, ordenes de producción, de compra y de venta, requisiciones, costos, entradas y salidas de almacen, facturación, etc. pasaron a ser documentación electrónica en computadoras personales, minicomputadoras, main frames, redes, etc.

Ahora todas estas operaciones se realizan con la misma interface, con el mismo concepto, el concepto del intranet. Aunque toda la documentación de la empresa se accede a través del navegador de internet, sólo la información que la empresa considera conveniente, se presenta en la red mundial. La información restringida se accede por niveles de seguridad con contraseñas individuales y protocolos de seguridad. Las ventajas de hacer esto son evidentes. Primero, se optimizan recursos, pues por ejemplo, para los movimientos de materiales hay una sóla base de datos, alimentada por todos los departamentos involucrados y su acceso restringido y controlado.

Ya no hay más paquetes mágicos de software empresarial ni anticuados y facilmente obsoletables paquetes de administración empresarial confeccionados a la medida (del día de hoy, mañana quien sabe). Toda la información fluye de la manera más sencilla, con la misma interface (interfaz, dicen los ibéricos) de la red internet, con su hipertexto, con un mejor manejo de la información y con una mayor comprensión de los que se está haciendo en cada uno de los departamentos de la empresa. La información de ingeniería, liberada para acompañarse con la publicidad en la red atrae mayor cantidad de clientes potenciales. La empresa reduce dramaticamente los gastos de papelería e impresión. Y en todo esto, un equipo de especialistas IT trabajan para mejorar la imagen de la empresa.

Una vez establecido el intranet, el siguiente sólido paso es el de su incorporación al e-commerce. Los proveedores acceden directamente a una presentación parcial de la información descriptiva de los productos con la porción deseada de información de los inventarios del cliente para conocer sus existencias, o probablemente sus consumos y hacer más eficiente su reposición. Los mismos proveedores acceden directa e inmediatamente a los reportes de control de calidad y de reportes de ingeniería para tomar decisiones. Los proveedores encuentran sus ordenes de compra o requisiciones de manera inmediata accediendo a un área especial.

Los clientes acceden a las especificaciones técnicas de los productos identificando sus necesidades y encuentran además los mensajes publicitarios de su interés en catalogos que se actualizan en cualquier momento. Las modificaciones a los productos son inmediatas y su notificación a los clientes se realiza sin demora.

Si usted ya tiene un sistema de administración computarizado en su empresa, piense en las ventajas y beneficios que se obtendrán con la modificación de este sistema para operar como intranet: En primer lugar, usted podrá acceder a su informaciónm, con un esquema de seguridad adecuado, desde cualquier parte en que exista el internet.

En segundo lugar, por tratarse de un sistema distribuido y no concentrado no volverá a gastar en el desarrollo o actualización del software para su empresa. Una tercera ventaja importante es la versatilidad para rediseñar los controles sin realizar ninguna erogación posterior importante pues el sistema básico y pudiéndose incorporar todas los avances tecnologicos frecuentes que ocurren en el internet.

Los alcances, difilmente de listar completamente son ilimitados y en ellos participan tanto el publicista como el ingeniero de sistemas, tanto el mercadologo como el almacenista, tanto el psicólogo como el administrador y por supuesto, el especialista IT.