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Foro: Intranet Sub-tema: Generalidades |
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Las redes de comunicaciones son una de las tecnologías más importantes para el desarrollo de las empresas al igual que en la década de los años setenta los grandes ordenadores centrales fueron los que soportaron el crecimiento comercial de las empresas y en los ochenta los ordenadores personales fueron los que automatizaron las tareas de las oficinas. El uso creciente de Internet como instrumento de comunicación y de distribución de la información ha propiciado que las empresas se hayan planteado la posibilidad de utilizar los mismos servidores Web para difundir la información interna a través de las Intranets y para gestionar grandes volúmenes de datos, el cual su propósito es optimizar el flujo de información con el objeto de lograr una importante reducción de costes en el manejo de documentos y comunicación interna La mayoría de empresas que están implantando Intranets que nos es mas que la integración en una red loca, y no suele aplicarse únicamente a nivel interno (es decir, usando TCP/IP dentro de sus redes locales). Más bien lo que se sigue es un esquema global de informatización, que incluye tanto a las Intranets como a los puntos de presencia en Internet de la empresa. Así, dentro de la misma estrategia se suele planificar el uso de redes corporativas internas, pero también el establecimiento de páginas Web “externas”. Una Intranet es adecuada para cualquier organización cuyas tareas necesitan la coordinación de múltiples personas y equipos de trabajo. Es una forma de poner al alcance de los trabajadores todo el potencial de la empresa, para resolver problemas, mejorar los procesos, construir nuevos recursos o mejorar los ya existentes, divulgar información de manera rápida y convertir a estos trabajadores en miembros activos de una red corporativa, o sea da al usuario la información que este necesita para su trabajo. Pretende que cada cual tenga la información necesaria en el momento oportuno sin que tenga que recurrir a terceros para conseguirla. Así mismo, proporciona muchas ventajas a la empresa puesto que da la información necesaria para que sus empleados puedan realizar su trabajo, pero esta información para ser útil debe estar muy bien estructurada y organizada y se debe tener en cuenta el principio de que mucha información no es sinónimo de eficacia, sino que la calidad tiene que primar sobre la cantidad, evitando la saturación. Para ello es necesaria una buena planificación en el momento de creación de la Intranet y que todos los trabajadores de la organización o empresa conozcan las directrices a seguir en el uso de los servicios ofrecidos por ella, en la forma de acceder y de suministrar información y la coordinación entre los distintos departamentos. Las Intranets por lo tanto, pueden ayudar al intercambio de información de datos, ideas, entre trabajadores de una empresa de todos los niveles. Se trata de compartir información no de acapararla y adaptarla a las necesidades de los usuarios. Definición Técnica Intranet es una red TCP/IP interna de una compañía. El concepto de Intranet está completamente relacionado al de Internet. Las empresas sirven en Internet la información pública y mantienen en la Intranet la información privada. En otras palabras una Intranet es un ambiente de computación heterogéneo que conecta diferentes plataformas de hardware, ambientes de sistema operativo e interfaces de usuario con el fin de permitir comunicación interrumpida, colaboración, transacciones e innovación. La Intranet está basada en los estándares y protocolos abiertos desarrollados en Internet. Estos estándares abiertos soportan aplicaciones y servicios como correo electrónico, trabajo en grupo, servicios de directorio, seguridad, acceso a bases de datos, compartir información y administración de sistemas. Definición Organizacional Una Intranet es una organización de aprendizaje, que permite la integración de gente, procesos, procedimientos y principios para formar una cultura intelectualmente creativa que permita la implantación de la efectividad total de la organización. Misión de la Intranet Unifica a la gente, los procesos, el conocimiento corporativo, los proveedores, los docentes y los estudiantes a través de la tecnología de Internet. La información institucional, sus procesos de trabajo y las estrategias corporativas se protegen de los intrusos detrás de una firewall (software y hardware que evitan el acceso electrónico desde el exterior de la organización). Proporciona una tecnología para la colaboración y una infraestructura de comunicación (gente, procesos, procedimientos) que permiten que su organización se comporte como una sola entidad, un grupo, una familia, donde cada quien conoce su papel, comparte una base común de conocimientos, sus estrategias coinciden con la misión, las metas y los objetivos de la organización, y produce elementos intelectuales que tienen la forma de páginas Web para uso compartido en toda la organización. Fundamentos
· Mejorar la coordinación de las acciones de la organización. · Ahorrar costos en las labores de coordinación. Una Intranet es muy adecuada para organizaciones que cuentan con lugares de trabajo dispersos geográficamente y para organizaciones que desarrollan tareas que requieren una alta gestión del conocimiento. Usos de las Intranets Las Intranets se utilizan para la distribución interna de información, comunicación, y/o compartir aplicaciones que repercuten en muy diversas áreas de las empresas. Las compañías que aplican estrategias de gestión de sistemas de información a través de Intranets se benefician de mejoras a todos los niveles. Vamos a comentar los usos y contextos de aplicación más populares. · Distribución de información y publicaciones · Comunicaciones corporativas · Gestión corporativa · Compartir aplicaciones corporativas Beneficios de una Intranet dentro de una organización Ahorro: adiós a documentos, formularios, manuales, tarifas, notas internas, bases de datos y demás documentación que obliguen al uso de papel y a la utilización de impresoras para la distribución de la información diaria de la empresa. Esta infraestructura necesaria puede dejar paso a páginas de texto HTML, sonidos, e incluso imágenes digitalizadas que tan sólo requieren un navegador para su consulta. Calidad: Internet es la cantidad mientras que un intranet es la calidad. La Red está cargada de información importante, pero el tiempo que se debe emplear para su localización es a menudo demasiado para ofrecer soluciones rápidas a las dificultades diarias. Comunicación: el sistema de mensajería implementado puede ofrecer comunicaciones internas y externas, en tiempo real y diferido, y completamente integradas. Control: los datos importantes de la organización no estarán tan sólo en la mesa de un directivo o en la de un mando intermedio. Se sabrá en cada momento cómo se encuentra un proyecto ya que la información en un intranet se modifica y consulta en tiempo real. Colaboración: permiten aprovechar la experiencia intelectual individual de todos los empleados y tenerla disponible para su utilización global. Los usuarios pueden crear y manejar sus propios contenidos. Efectividad: Permite que no se dejen asuntos pendientes y que se acaben las excusas de falta de información para llevar a cabo un proyecto cualquiera. Además cada departamento genera y mantiene su propia documentación así como los datos que le pertenecen. Eficiencia: un intranet elimina en porcentajes muy altos los métodos de trabajo tradicionales y en ocasiones poco eficientes como el teléfono, el fax o las pequeñas reuniones de pasillo. Facilidad: con el simple requerimiento de saber manejar un navegador, cualquier usuario corporativo podrá trabajar con un intranet. Con algo más de conocimientos, no excesivos, podrá dotarla de toda su información y compartirla con el resto de los empleados de la organización. Flexibilidad: el trazado de puesta en marcha de un intranet es algo que puede comenzar con un nivel relativamente simple e incrementar las prestaciones según las necesidades y las posibilidades de la empresa. El adecuado mantenimiento y la actualización posterior juegan un papel fundamental en el buen desarrollo del proyecto que se verá culminado con la adaptación al nuevo medio de todos los usuarios que componen la compañía. Rendimiento: todo el material que se puede tener de manera impresa en un catálogo, manual o libro, se puede implementar sin mucho esfuerzo en un intranet. Participación: un miembro cualquiera de la organización en la que se monta un intranet aporta la información que ha conseguido y la pone a disposición de todos los demás, que a su vez la pueden mejorar o implementar sus propios datos. De manera más sofisticada un intranet deberá permitir la conversación y el vídeo en tiempo real. Algunos ejemplos son la videoconferencia, las conversaciones en tiempo real, la telefonía por Internet o la multiconferencia. Del mismo modo que ya es posible acceder a Internet a través del cable, en poco tiempo también será posible crear nuevas tecnologías multimedia de intranets que podrán llegar hasta nosotros de este modo, ejemplo de ellos son los Network Computing, la Televisión por cable que ya es una realidad, etc. Las intranet actuales en muy poco tiempo deberán ampliar sus servicios y aplicaciones a la inmensa Internet, usando un medio que permita controlar el acceso para conceder privilegios a determinados usuarios exteriores seleccionados, sin necesidad de modificar contenidos o componentes de aplicaciones, y sin que ello suponga un riesgo importante para la adecuada seguridad de la intranet. Ventajas claves de una Intranet
· Organizan el acceso a la documentación electrónica de la empresa. · Fomentan la comunicación interna. · Permiten la creación de archivos y bases de datos para la búsqueda y tratamiento de los mismos. · Unifican los métodos y tecnologías empleados en Internet con los que se emplean en la red de área local, para así homogeneizar la gestión de la información. Las Intranet permiten una gran interacción entre el personal de la empresa, aumentando al máximo el servicio al cliente y permitiendo fácilmente el acceso a información clasificada para la empresa. Los distintos sectores de una organización, entre los que se encuentran los usuarios autorizados, pueden compartir información de fácil acceso, reduciendo costos y ahorrando valioso tiempo. Al administrar de forma efectiva la información de la organización, usted asegura el incremento de la producción y obtiene múltiples beneficios en tiempos de respuesta para el servicio al cliente. Diferencias entre Internet –Intranet - Extranet
La principal diferencia es, que una empresa es dueña de su Intranet, e Internet es de acceso público. Algunas empresas expanden las capacidades de su Intranet, haciendo que partes de sus recursos estén disponibles a través e Internet, de manera segura; a esto se le llama una Extranet. El acceso a sitios en la Extranet y a la Intranet, generalmente está controlado por un esquema de seguridad, de acceso del usuario. Extranets o redes externas de colaboración
Una Extranet es una red externa de colaboración que utiliza también la tecnología Internet. Para algunos es una parte de las Intranets de la empresa que se hacen accesibles a otras empresas u organizaciones. Es una conexión entre empresas a través de Internet, una herramienta que permite la colaboración entre empresas. Son comunicaciones entre empresa y proveedores, de empresa a empresa, de empresas a consumidores. Las Extranets son el puente entre la red pública Internet y las redes privadas corporativas o Intranets, o sea un canal que conecta múltiples y diversas organizaciones online, donde las que comparten información puedan comunicarse con el fin de conseguir los objetivos comerciales señalados. Tanto las Intranets como las Extranets son herramientas de futuro para la empresa en general, son la puerta del mercado en red, del comercio electrónico, de nuevas formas de comunicación en el seno de las empresas y de las organizaciones, nuevas formas de transmitir información. Son la consecuencia lógica de la universalización de Internet. |
