Resumen Ejecutivo

Zulia Towing and Barge Co, C.A. , Es una empresa en plena expansión e innovación, se fomenta el Construir, mediante un proceso participativo, una visión compartida de futuro, estratégica y prospectiva estipulado en plazo de un año, que contribuya al mejoramiento continuo. Así mismo, se describe de manera explicita el triangulo de servicio que allí se ejecuta,  sobre el cual, el Dpto. de Documentación suele definir su quehacer.

Cabe destacar que es política, suministrar a sus clientes, servicios de la más alta calidad a un costo competitivo, su principal deseo es servir a la industria petrolera y a las industrias en general del ramo, como lo ha venido haciendo a lo largo de su trayectoria. En ese sentido el departamento, esta avocado al compromiso con su cliente (la Gerencia de Operaciones) para la Tramitación, Actualización y Control de la Documentación de los Buques y de sus Tripulaciones, orientado a mantener los más altos estándares de CALIDAD en la empresa.

La puesta en marcha del Plan Estratégico. Para lograrlo, se aspira a que el documento genere los resultados esperados en un plazo de seis meses .En este orden de ideas, el documento hace un análisis estratégico los desafíos que tendrá que enfrentar como consecuencia de los factores del  entorno particular. En primer lugar, aceptar el reto de ofrecer el mejor servicio de transporte marítimo, manejando con habilidad y destrezas los inconvenientes que se presenten en el medio. En segundo lugar, asumir el liderazgo que le permitan alcanzar los objetivos propuestos, por un lado, vincularse efectivamente a éste y, por otro, aportar valor agregado.

El documento recoge los resultados de un importante ejercicio de análisis estratégico, en un esfuerzo por identificar fortalezas  (prestigio, posicionamiento a nivel nacional e internacional, recurso humano), debilidades y limitaciones (falta de liquidez, ubicación, elevado incursión en gastos), oportunidades (Alianzas Estratégicas pertinente e integral, buenas relaciones industriales) y amenazas (Situación política actual del país , constantes cambios de carácter legal).

Reseña Histórica

ZULIA TOWING AND BARGE CO. C.A,  es una empresa dedicada al  transporte marítimo, entre sus actividades principales están el remolque, arrendamiento de equipos marítimos, construcciones navales, reparaciones de nave y cualquier otra operación marítima, lacustre o fluvial.

ZULIA TOWING AND BARGE CO. C.A., es una empresa de larga y reconocida trayectoria. Inicio sus operaciones en la ciudad de Maracaibo el 23 de septiembre de 1.957, cuando John D. Shortt, Carlos D’empaire y Jorge Maisto se asociaron con norteamericanos para adquirir en Nueva York un remolcador y tres gabarras, las cuales denominaron Zuliano I y las  gabarras Zulia I, II y III.

Progresivamente se fue incorporando al mercado de servicio marítimo de la región e importantes empresas  comenzaron a confiarle sus requerimientos.

Una vez consolidada entre los relacionados con la actividad portuaria nacional, comenzó a reinvertir sus ganancias, adquiriendo  nuevas unidades y expandiéndose por los puertos mercantes y petroleros de Venezuela y de países vecinos.

En 1.963, los norteamericanos decidieron  desligarse de las propiedades en Venezuela y vendieron equitativamente sus acciones a los tres socios venezolanos.

En 1.967 la compañía estaba definitivamente arraigada en el mercado y contaba con una lancha, seis remolcadores y seis gabarras que prestaban servicios continuamente a empresas petroleras y navieras.

En 1.977, adquieren otro remolcador que ingresa con el nombre de Zuliano VIII. En ese mismo año los socios Jorge Maisto y Carlos D’empaire  traspasaron la totalidad de sus acciones  al Sr. John D. Shortt, quedando como único propietario de ZULIA TOWING AND BARGE CO. C.A. Y convirtiéndose en una empresa familiar.

Durante la década siguiente, se especializaron los servicios y adquirieron los remolcadores: Zuliano IX y Zuliano X, al mismo tiempo se venden las gabarras.

Años después  sé adquirieron los remolcadores: Zuliano XI, XII,  XIV, Patao I, II y las Lanchas Tiburón I, II, III.

Unidades de Flota

Actualmente ZULIA TOWING AND BARGE CO. C.A., Cuenta con una flota de  12 remolcadores, 8 lanchas y 1 barcaza (supply boat), que son:

1. REMOLCADOR ZULIANO XVI

2. REMOLCADOR ZULIANO  XV

3. REMOLCADOR ZULIANO XIV

4. REMOLCADOR ZULIANO  X

5. REMOLCADOR ZULIANO IX

6. REMOLCADOR ZULIANO  VIII

7. REMOLCADOR ZULIANO V

8. REMOLCADOR PATAO I

9. REMOLCADOR PATAO II

10. REMOLCADOR ANJANVEL

11. REMOLCADOR CENTENARIO

12. REMOLCADOR MIMER

13. BARCAZA COQUIVACOA

14. LANCHA TIBURON III

15. LANCHA CARONI

16. LACHA CABIMAS

17. LANCHA CACIQUES

18. LANCHA CEUTA

19. LANCHA CARABOBO

20. LANCHA CATATUMBO

21. LANCHA CARITE

Todas estas unidades están plenamente repotenciadas  y equipadas con modernos equipos e instrumentos de navegación.

ZULIA TOWING AND BARGE CO. C.A., tiene  más de 40 años  de trayectoria en el servicio marítimo. Es una empresa sólida en el mercado y ha expandido sus operaciones nacionales e internacionalmente. Actualmente opera en el  Puerto de Maracaibo, Puerto Cabello y la Guaira, cubriendo de esta manera  las zonas portuarias más  importantes del país: occidental y central.

Clientes

Los clientes constituyen una parte importante para nosotros, buscamos siempre satisfacer sus necesidades, para seguir en el mercado como la mejor empresa de servicio, como referencia de nuestra gran experiencia en esta actividad pueden dar fe nuestros principales clientes, tales como: la industria petrolera nacional e internacional (PDVSA, SHELL, CHEVRON).

Las agencias navieras que operan en el país, tales  como:

· SERNAVEN

· CARSAN 

· CORPASA

· SELINGER

· NAVIERA CALINA

· VENSPORT,

· SHELL

Visión

Ser la mejor empresa de servicio marítimo a  nivel nacional y una de las mejores a nivel   internacional.

Misión 

Desarrollar y comercializar  excelentes   servicios  y asesoramientos marítimos integrales, generando así lo más  altos estándares de calidad y productividad, a través del fortalecimiento y estimulo de los recursos humanos, técnicos y financieros; para de esta manera garantizar el incremento del patrimonio, la permanencia en el mercado y la satisfacción de   nuestros clientes.

Política De La Calidad, Salud, Seguridad Y Ambiente

Ser y mantenernos líderes en la prestación de Servicios Marítimos de Excelencia a nuestros clientes, a través del desarrollo de las competencias de nuestro Personal, de nuestros equipos y sistema de calidad:

§ Propiciando un Ambiente de trabajo seguro, libre de los Riesgos asociados a las actividades que realizamos;

§ Preparándonos para actuar ante Emergencias;

§ Mejorando Continuamente nuestros procesos;

§ Garantizando la preservación del Medio Ambiente y

§ Cumpliendo con las Reglas y Regulaciones aplicables.

“REMARR, en Equipo Coordinado y Consistente, Full Avante Hacia la Excelencia”.

Objetivos De La Calidad 

1. Desarrollar el recurso humano existente a través de programas de adiestramiento  y actualización, que garanticen altos niveles de motivación y autoestima.

2. Promover el trabajo en equipo y el liderazgo como bases fundamentales para el logro de la excelencia.

3. Propiciar  clima de confianza y cordialidad que englobe a clientes, suplidores, trabajadores y socios, garantizando máxima transparencia en los procesos y cumplimiento mutuo de los compromisos contraídos.

4. Establecer y difundir mecanismos efectivos de comunicación para garantizar la información oportuna a todos los niveles de la organización.

5. Estimular la creatividad  e innovación como base para todo proceso de mejora continua.

Valores

1. En ZULIA TOWING AND BARGE CO, C.A. busca siempre realizar las actividades de la manera mas adecuada, generando un servicio de calidad y minimizando tiempo, costo y esfuerzo físico.

2. Incentiva las líneas de comunicación efectiva entre los equipos de trabajo, ya que reconoce la importancia de la información para mantener relaciones cordiales entre los clientes, los proveedores, trabajadores y socios.

3. Cuenta con un alto grado de flexibilidad, adaptabilidad y capacidad de respuesta ante los constantes cambios que se producen en la dinámica del mercado.

4. Estimula la cooperación y trabajo en equipo, lo cual les permite realizarlo en el menor tiempo posible y con mayor calidad, lo que redunda en el beneficio de la organización y de sus relaciones.

5. Implementa planes de preparación académica integral, con énfasis en los procesos de mejoramiento continuo, la actualización tecnológica y el desarrollo de valores morales y éticos.

6. La reinversión de sus beneficios económicos les permite expandir la organización, creando así nuevas fuentes de trabajo que contribuyen   a incrementar el bienestar social de la población.

7. Asume con responsabilidad las fallas de sus actos, en la búsqueda de la mejor solución de los problemas planteados para no reincidir en los mismos y aprender de cada experiencia.

8. Todos comparten la visión establecida por nuestros líderes y tienen el compromiso de desempeñarse al máximo en sus puestos de trabajo para lograrla.

Horario de Trabajo

El horario de trabajo en nuestra organización varía según la ubicación:

Personal de Oficina:	De lunes a jueves de	07:30 a.m. a 12:00 m. 01:30 a.m. a 06:00 p.m.
	Viernes de	07:30 a.m. a 05:00 p.m.

Personal de Muelle:	De lunes a jueves de	07:00 a.m. a 04:00 p.m.
	Viernes de	07:00 a.m. a 03:00 p.m.

Personal de Flota

Personal Remolcadores    7 días x 7 días (laboran 7 días y descansan 7 días).

Personal Remolcadores   14 días x 14 días (laboran 14 días y descansan 14 días).

Personal Lancha             4 días x 4 días (labora 4 días y descansan 4 días).

Políticas Internas De La Empresa

En la organización hay normas que se deben respetar, entre ellas están:

1. Portar el carnet de identificación, en un lugar visible para el acceso a las instalaciones de la empresa, sea muelle o administración.

2. Para el personal de muelle, chequear a diario al entrar y salir, la tarjeta de tiempo.

3. Para administración firmar el libro y asentar la hora de llegada a diario.

4. La utilización del uniforme para el personal femenino de administración, es obligatoria de lunes a jueves y para el personal de vigilancia de lunes a viernes.

5. Para el personal de flota y muelle es obligatorio utilizar su equipo de seguridad diariamente.

6. El personal  de flota debe entregar al cocinero de la guardia,  el dinero de la comida con 48 horas (2 días) de anticipado al día de la guardia.

7. No permanecer durante tiempo innecesario, en otra oficina o área de trabajo que no sea el que le corresponde.

8. La limpieza, el orden, el  cuidado del sitio donde labora y de los equipos  asignados para su trabajo, así como la correcta utilización de las herramientas asignadas dependen de cada empleado.       

9. No esta permitido el consumo de bebidas alcohólicas, drogas, etc.  en el sitio de trabajo.

10. No esta permitido el porte de armas en las áreas de trabajo.

Descripción Del Departamento De Documentación

Misión Operativa

Brindar apoyo a la Gerencia de Operaciones para la Tramitación, Actualización y Control de la Documentación de los Buques y de sus Tripulaciones, con el objeto de mantener los más altos estándares de calidad en la empresa.

Funciones

Tramitar la expedición de todo Documento o Certificación exigida por las Legislaciones Marítimas Vigentes.

Mantener Actualizada toda la documentación de los Buques y sus Tripulantes.

Controlar y Custodiar efectivamente toda la Documentación relacionada a los Buques y sus Tripulantes.

Sostener excelentes relaciones Interpersonales con Organismos e Instituciones involucrados, en los procesos de Expedición y Renovación de Documentación.

Implantar las acciones correctivas y preventivas generadas en el desarrollo de los programas de Auditorias Internas de Calidad.

Implantar programas de seguridad, orden y limpieza en las instalaciones inherentes a su departamento.

Implantar indicadores estadísticos del nivel de desempeño y gestión para su departamento.

Supervisar todo el personal adscrito a su unidad de trabajo.

Cumplir con las políticas generales de la empresa.

Cualquier otra labor que su supervisor considere inherente.

Análisis Estratégico

Hacer un análisis estratégico implica considerar un cúmulo de factores tanto externos como internos que influyen o pueden incidir sobre la estructura, el funcionamiento y la identidad de una organización. Ahora bien este análisis se proyecta en lapso de un año, dado que las condiciones del entorno suelen cambiar en el transcurso del tiempo. Usualmente se consideran cuatro grandes categorías de factores tales como:

Fortalezas	Debilidades	Oportunidades	Amenazas
Recurso Humano de alto nivel de formación.	Costos de Mantenimiento de las Unidades elevados.	Posibilidades de Alianzas Estratégicas con otras empresas del ramo. Es un hecho creciente que las alianzas estratégicas y los procesos de cooperación son cada vez más aceptados por las organizaciones para compartir riesgos, aunar recursos y solucionar problemas comunes.	La situación política actual, que en ocasiones afecta la continuidad de las operaciones con la Industria Petrolera Nacional.
Prestigio e importante posicionamiento a nivel regional, nacional.	Ubicación del Área Administrativa muy distante a la Operativa.	Buena relación con empresas de Transporte Marítimo Internacionales, lo que permite la obtención de nuevos contratos.	Las continuas modificaciones a la Legislaciones Nacionales (LOPCYMAT, Ley de Ilícitos Cambiarios, Resolución 212, etc.).
Reorganización administrativa y reposicionamiento en eficiencia a nivel nacional: Obteniendo Certificaciones del Sistema de Gestión de la Seguridad en su Infraestructura y Embarcaciones (ISO: 9001-2000, ISO-14001).	Falta de liquidez, para una oportuna respuesta a las contingencias.
Disponibilidad de una Infraestructura física de Muelle para atraque embarcaciones de mediano Calado.
Calidad en la prestación servicios de Transporte Marítimo y Lacustre.

Establecimiento del Planes Funcionales

La propuesta del Plan Estratégico para el Dpto. de documentación, se creo tomando en consideración algunos puntos críticos identificados en el diagnóstico que se obtuvo del análisis estratégico del entorno tanto factores internos como externos de un proceso  participativo entre el personal que labora en el área, el cual se abordan  varias alternativas de desarrollo estipulados en base a un año y la capacidad que se requiere para  impulsarlo, llevarlo a cabo y  alcanzarlo.

La propuesta identifica dos puntos estratégicos dentro de los cuales es posible formular unas líneas de acción que la Empresa debiera favorecer para mejorar su desempeño y dar respuesta a las necesidades del Cliente externo e Interno, donde las estrategias estan orientadas a ofrecer un servicio de excelente calidad, definiendo las estrategias que se deben poner en marcha y las responsabilidades en el cumplimiento de los objetivos del plan.

Objetivos Funcionales	Estrategias Funcionales	Líneas  de Acción	Plan Funcional	Responsables	Control
1.- Determinar la duración del proceso de renovación de las Certificaciones legales de los Buques. (Anualmente)	Realizar visitas programadas a los Organismos involucrados para una mayor interrelación entre las partes.	Elaborar un cronograma de visitas a los organismos, para obtener información referente a los requisitos a seguir, para la obtención de las renovaciones de los Certificados (Tales como: Capitanías de Puertos, Ministerio de Energía y Petróleo, Ministerio del Ambiente y los Recursos Naturales Renovables).	Solicitar al Organismo Competente la designación de un Perito o Inspector, para la ejecución de una inspección Técnica con fines de la  Renovación de los Certificados.(Dependiendo de Vencimiento del Certificado o de su respectivo Reconocimiento Anual, se efectuara un mes antes de tal fecha).	Analista de Operaciones (Capitanía de Puerto, Ministerio de Energía y Petróleo y Ministerio de Sanidad).	Se realizará mediante un reporte técnico, el cual consistirá en una Matriz de Documentos, donde se indicara Unidad, fecha de expedición, fecha de vencimiento, fecha de próximo reconocimiento e institución que la emite
		Recopilación de los diferentes requisitos necesarios para efectuar la solicitud de la actualización de los documentos.	Consignar al Organismo el Informe Técnico elaborado por el especialista, para la obtención de la Renovación
			Expedición de los Certificados. (Inmediatamente después de recibirlo del Especialista)	Jefe de Calidad y Seguridad (Ministerio del Ambiente).
			Realizar seguimiento con la persona responsable en el Organismo, de la expedición o  renovación de los Certificados. (Una semana después de haber consignado el Informe Técnico).
2.- Definir las tripulaciones que comandarán los buques, evitando una excesiva rotación de personal abordo. (Semestral)	Mejorar el proceso de selección de Tripulantes para cada una de la Unidades Flotantes.	Reuniones entre los supervisores operacionales para la ubicación de los tripulantes en cada una de las Unidades Flotantes.	Convocar a los supervisores del área para discutir los cambios de guardias de los Tripulantes de las Unidades. (Mensual)	Analista de Operaciones Coordinador de Operaciones Coordinador Laboral	Realizar mensualmente las reuniones, con carácter de obligatoriedad, entre los supervisores operacionales y de personal, elaborando Minutas de Reunión, para mantener seguimiento al cronograma de Cambios de Guardias y Ubicación de los Tripulantes.
		Reclutamiento y Selección de personal para evitar vacíos y exceso en la rotación y redobles de guardias de tripulantes.	Establecimiento de los Cronogramas de Guardias de cada una de las Unidades, tomando en consideración su porte y sistema de trabajo. (Inmediato luego de la Reunión).	Coordinador Laboral.
			Elaborar requisición de personal contratado al Departamento de Recursos de Humanos, de acuerdo a la necesidad de Tripulación para satisfacer las Operaciones.	Jefe de Recursos Humanos

Presupuesto

 Es un presupuesto base mensual, que puede fluctuar por variaciones en el entorno, el cual punto a enfocar, se refiere a la renovación o solicitud de certificados de las unidades de flota, que se requieren para efectos legales con entes gubernamentales que rigen el sistema marítimo en la región occidente del país.

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