Audiconsystem
Audiconsystem
EL CONTADOR Y LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
1. GENERALIDADES
Día a día surgen nuevas tecnologías, se presentan programas y equipos más baratos que realizan más funciones con menos esfuerzo. Durante los últimos años hemos observado la gran aceptación de la que han gozado en los centros de trabajo, llegando incluso al punto en que se compran equipos que no se adaptan a los requisitos tecnológicos de la empresa, ya sea que se encuentre por debajo o muy por encima de las necesidades específicas del negocio.
Para no caer en excesos se debe de observar a tiempo la situación tecnológica de la empresa, planear una auditoría informática al menos una vez al año, tal y como se realiza con los resultados financieros de la compañía; pero no hay que delegar este trabajo exclusivamente a los ingenieros en sistemas, tomando en cuenta que por las computadoras de las empresas fluye información que los contadores recopilan, clasifican, capturan, reportan y analizan, nadie mejor que ellos (apoyados por los expertos en sistemas por supuesto) para evaluar si el manejo de la misma es el correcto o requiere de modificaciones en la manera en que circula la información. En esta revisión debe tomar parte de manera importante el contador público de la empresa, puesto que como usuario posee información de primera mano para modificar conflictos que se tengan al acceder la información.
Con el fin de estar enterados a plenitud de la forma en que funcionan las tecnologías y sistemas de información, a continuación se presenta a grandes rasgos la forma en que se manejan, así como la manera en que se pueden facilitar el registro del ciclo contable, para mantener la información lo más veraz, confiable y oportuna en el menor tiempo posible.
Antes de pretender desarrollar este punto, o sea, tratar de desentrañar en qué consiste el papel del profesional, quizá sería conveniente analizar si en realidad existe tal papel, o sea, si en realidad le compete al profesional de la Contaduría Pública el desempeñar un rol específico en materia informática.
La generalizada utilización de medios informáticos para el procesamiento de datos en las empresas, genera una zona conflictiva en cuanto a cuál es la profesión bajo cuya incumbencia se encuentre el diseño lógico del sistema de información administrativa de la empresa.
Si aceptamos la existencia de sistemas dentro de los cuales se produce y circula
información, estaremos reconociendo la existencia de un sistema objeto y de un
sistema de información. Teniendo en consideración el principio de que lo
accesorio sigue a lo principal, si el sistema objeto es administrativo, su
sistema de información responderá también a dicha característica, siendo por
tanto su tratamiento incumbencia de profesionales en Ciencias Económicas, más
específicamente del Contador Público.
CONOCIMIENTO DEL DESARROLLO TECNOLÓGICO DE LA ORGANIZACIÓN
Comencemos definiendo algunos de los términos más comunes que se tratarán sobre este tema. Sistema de información es el conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena para posteriormente distribuir entre sus usuarios. Como todo sistema, incluye también un ciclo de retroalimentación a manera de mecanismo de control mediante el cual se puede saber si se cumple con las expectativas y requerimientos de los usuarios. En toda empresa se cuenta con diversos subsistemas de información, surgidos de los diferentes departamentos, que conforman el sistema principal.
Por otro lado las tecnologías de la información son los medios en los que se desarrollan y utilizan los sistemas de información, como lo son computadoras, redes, etc. Dicho de otra manera, los sistemas de información arrojan los reportes que nos llegan a través de las tecnologías de información.
Saber en donde se encuentra el desarrollo tecnológico de la empresa es el primer análisis que se debe realizar para conocer los pasos a seguir, y errores a evitar, para llevar a que la tecnología trabaje adecuadamente para nosotros, y no seamos nosotros quienes trabajemos para mantener sus ineficiencias. De acuerdo a Richard Nolan, conocido autor y profesor de la Universidad de Harvard, existen seis etapas de crecimiento de los sistemas dentro de las empresas:
La primera etapa, llamada de INICIO, comienza con la adquisición del primer equipo computacional justificado por el ahorro en la mano de obra. Las primeras aplicaciones que se instalan son los sistemas transaccionales, comúnmente un sistema de nóminas y uno de contabilidad. La administración de los sistemas la realiza un empleado que no posee preparación en la materia. Se considera que esta etapa termina al momento de instalar exitosamente el primer sistema de información.
La siguiente etapa, DE CONTAGIO O EXPANSIÓN, se caracteriza por la imitación dentro de la organización del primer ejecutivo usuario del sistema. Se comienzan a utilizar el resto de los sistemas transaccionales como inventarios, facturación, proveedores, etc. Se observa la proliferación de aplicaciones de una manera desordenada, muchas veces sin compartir el mismo formato lo que provoca que la información entre sistemas sea incompatible y se tenga que capturar varias veces los mismo datos. Al ver como crece el gasto en sistemas la gerencia decide abrir nuevos puestos como analista de sistemas, programador, jefe de soporte técnico, entre otros.
La etapa de CONTROL se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales en base a presupuestos. Las aplicaciones en esta etapa están orientadas a al control de las operaciones del negocio, lo que lleva al departamento de sistemas a una posición gerencial dependiente de la dirección de administración o de finanzas. Se comienzan a definir estándares de trabajo dentro del departamento para el desarrollo de nuevas aplicaciones con el fin de tener interfaces automáticas.
La etapa de integración surge debido a que el departamento de sistemas comienza a aprovechar las bases de datos para integrar la información. Se comienzan a desarrollar nuevos sistemas que llevan a reemplazar los antiguos en beneficio de la organización.
En la etapa de administración de datos se reconoce a la información como un recurso valioso que debe estar al alcance de los usuarios, para lo cual se requiere de una administración apropiada de los datos y el manejo de diferentes niveles de acceso para los diferentes usuarios.
En la última etapa, llamada etapa de madurez, se reconoce a la informática como una función básica y se le otorga el nivel de dirección dentro del organigrama de la empresa. Se desarrollan aplicaciones como sistemas de manufactura integrados por computadora, sistemas basados en el conocimiento y sistemas expertos que proporcionan información a la alta administración y son de carácter estratégico. Se integran redes de comunicaciones tanto dentro como fuera del lugar físico de la empresa. Comienza a planearse rigurosamente el uso de recursos y aplicaciones con horizontes de planeación de al menos cinco años.
Ahora que ya conoce las etapas de la implantación de sistemas puede ver en cual se encuentra su empresa y anticipar los problemas que han surgido en otras compañías para llegar lo más pronto posible a la madurez.
EL CONTADOR DENTRO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
El papel del contador dentro de las organizaciones está cambiando, por lo que se deben de adaptarse a las nuevas necesidades de las empresas. De acuerdo con la Guía Internacional de Educación Nº 9, "Educación de Precalificación, Valoración de la Competencia Profesional y Requerimientos de Experiencia de Contadores Profesionales" [3], de IFAC (Federación Internacional de Contadores) el conocimiento que los aspirantes a trabajar como contadores deben adquirir, se reúne en cuatro componentes:
Lo mínimo que un profesional de la contabilidad al nivel de usuario debe manejar es un programa procesador de textos (MS Word, por ejemplo), una hoja de cálculo (MS Excel), un programa de correo electrónico y navegador de Internet, una base de datos y, al menos, un paquete de contabilidad básico.
Aunque si se quieren aprovechar las nuevas oportunidades de negocio, el contador necesita también tener educación general sobre los sistemas de información, conociendo al menos los conceptos de tecnologías de la información, equipo de cómputo, programas aplicaciones, de organización de datos, redes y aplicaciones de contabilidad, control interno, seguridad, el papel de la información en las organizaciones y aspectos éticos y legales; aparte del suficiente conocimiento y familiaridad con conceptos de sistemas de información que le permitan tomar decisiones razonables para poder identificar las necesidades y alternativas de un sistema de información sencillo, decidir si adquirir una aplicación para adaptarse a ella, o bien desarrollarla utilizando hojas de cálculo o bases de datos, ya sea por cuenta propia o contratando a un consultor externo.
Según la IFAC, debido a que el contador es usuario de los sistemas de información, principalmente de los transaccionales que son los directamente relacionados con su área, debe de influir en su administración y diseño, para lo cual debe conocer los componentes del sistema que maneja.
En la siguiente figura se exponen los posibles componentes del Sistema de Información Contable (SIC).
Tomando en cuenta esta figura, puede tomar los conceptos que le apliquen, o los que quisiera desarrollar dentro de su organización, para tener el esquema básico del sistema de información contable.
Cuando en el tratamiento de la información, de donde surge un estado contable, se utiliza total o parcialmente un sistema de procesamiento de datos electrónico, estamos en presencia de la auditoría informática.
Adviértase que la introducción de un computador no varía los objetivos de la
auditoría, aunque sí debemos reconocer que exige del profesional de la
Contaduría Pública actuante, una reubicación frente al sistema y una adaptación
de sus técnicas de trabajo.
Al hablar de auditoría informática, el primer problema con que nos encontramos
es la comprensión real de su significado.
El término auditoría es muy preciso y se refiere a la revisión de estados
contables.
El agregado del término informática puede inducirnos en tres direcciones
diferentes:
1. Podría indicarnos la realización de la revisión de estados contables mediante el tratamiento automático de la información (informática), donde la auditoría es contable o financiera y la informática es la herramienta.
2. Podría también entenderse por auditoría informática la revisión no de los estados contables, sino de la informática en sí misma.
3. Entre ambas posiciones encontramos aquella cuya interpretación sostiene que, dado un sistema contable informatizado, debe revisarse el SISTEMA como requisito previo de la revisión de los datos contables.
Quedan de esta manera definidas tres posiciones diferentes que denotan tres tipos distintos de actividades:
Ayudas Informáticas a la Auditoría
Es conocida la existencia de los llamados paquetes de auditoría. Estos tienen por objeto facilitar la labor del auditor mediante el manejo adecuado de grandes volúmenes de datos en empresas que disponen de sistemas de información electrónicos. Los paquetes de auditoría resultan ser generadores de informes que permiten seleccionar y clasificar datos contenidos por los archivos y realizar con ellos tratamientos matemáticos de verificación; de esa manera agilizan y facilitan la labor de auditoría, brindando al profesional de la Contaduría Pública una potente herramienta allí donde los datos aparecen invisibles al ojo humano.
La actual incorporación de las computadoras personales ha contribuido también a
aliviar las tareas relativas a las pruebas de auditoría. Por ejemplo:
a) Mediante el uso de hojas de cálculo pueden desarrollarse procedimientos para pruebas de revalúos y amortizaciones, valuación de inventarios, consolidación de estados contables, etc.
b) Los procesadores de textos permiten la redacción y fácil actualización de normas de procedimientos, la elaboración de distintos memorándum e informes y la preparación de mailings para la circularización de saldos, entre otros.
Revisión del Ambiente informático
La postura de la revisión del ambiente informático entiende que la auditoría informática es la revisión, no de los estados contables, sino de la informática en sí misma. Aquí quizá se esté utilizando mal el término auditoría y resulte más adecuado hablar de, por ejemplo, análisis de la utilización de los recursos informáticos. En este tipo de revisión, lo que se busca es cubrir aspectos como los siguientes:
a) Relación existente entre los costos de los procesos electrónicos y los manuales.
b) Análisis de las medidas de seguridad existentes, referidas a la protección de las instalaciones contra incendios, robos, accidentes.
c) Garantías de seguridad en cuanto a copias de seguridad, procedimientos alternativos y confidencialidad de la información.
Esta concepción de la auditoría informática presenta un particular punto de vista que tiende a proteger y resguardar a la información como elemento estratégico, incluyendo a los equipos y recursos utilizados para generarla.
Debe prestar atención a la medida del nivel de servicio que dentro de una
empresa la informática presta a los distintos usuarios, atendiendo no solo a su
calidad, sino además, sin perder de vista la necesaria relación costo/beneficio
de cada proyecto de informatización.
Revisión del sistema Informatizado, previa a la revisión de los datos contables de él obtenidos.
Se trata de la postura que considero de mayor importancia para el profesional en Contaduría Pública.
Cuando al realizar una auditoría encontramos que el sistema de información de la
empresa está total o parcialmente informatizado, resulta imprescindible que el
auditor verifique el control interno propio de dicho sistema de producción de
información, que mediante un proceso electrónico de datos genera los datos sobre
los cuales se apoyarán los estados contables.
La complejidad de la tarea del auditor estará en relación directa con el grado
de integración del sistema, donde puede encontrar que al efectuarse una
transacción elemental el sistema produce automáticamente una serie de registros
contables, de acuerdo con su previa programación, cubriendo en su totalidad y
sin participación humana las necesidades de la información contable.
Si bien la revisión del auditor no debe necesariamente repetir las pruebas
exhaustivas que debieron realizarse durante el desarrollo del sistema, tampoco
puede darlo por confiable sin una adecuada auditoría. Esta auditoría del sistema
deberá basarse sobre todo en la metodología empleada en el tratamiento de los
datos, la documentación generada durante su desarrollo y verificar
aleatoriamente muestras de transacciones a las que seguirá durante todo su
recorrido dentro del sistema auditando su tratamiento.
Actualmente, casi la totalidad de los documentos contables puestos a
consideración de los profesionales de la Contaduría Pública han sido producidos
por un sistema de información. Ante tal evidencia, quien recibe dicha
información deberá tener la tranquilidad previa de saber que el sistema que
produjo tal información trabaja correctamente, tiene controles internos
adecuados, deja pistas de auditoría suficientes, sigue lógicamente los procesos,
se nutre de los datos correctos, etc. Por tanto, antes de dictaminar sobre la
consistencia de los estados contables, sería conveniente contar con un dictamen
de la consistencia del sistema de información que los produce. Pensemos cuánto
más ventajosa sería la posición del Profesional, respecto a las seguridades que
acabo de mencionar, si él personalmente interviene en el proceso de análisis y
diseño del sistema en cuestión, en los casos de desarrollos nuevos o de
replanteo de sistemas existentes.
Nuestra labor profesional como Contadores Públicos debe tener siempre un objetivo riguroso: conseguir que el producto final sea un verdadero sistema de información. Hay que evitar ser simples emuladores de sistemas manuales, utilizando y aprovechando todo el potencial que la herramienta computadora pone a nuestro alcance.
Es sumamente clara en este sentido la clasificación que proponen Kendall y
Kendall en su ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS:
SISTEMAS PARA EL PROCESAMIENTO DE DATOS: Procesan grandes volúmenes de datos generados por funciones administrativas, liberando de tedio y rutina tareas que se realizaban manualmente; requieren del elemento humano para la captura de los datos.
SISTEMAS INFORMÁTICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN: No solo toman en cuenta las funciones de procesamiento de datos, sino que además proporcionan informes periódicos para la planeación, el control y la toma de decisiones.
SISTEMAS DE APOYO PARA LA TOMA DE DECISIONES: Ayudan a quienes toman las decisiones, proporcionando la información solicitada. Están orientados hacia la persona o grupo que decide, adecuando las salidas a sus particulares requerimientos.
SISTEMAS EXPERTOS: Asimilan la experiencia de quienes toman las decisiones aplicándola a la solución de problemas, mediante un desempeño inteligente, que se orienta a conseguir la mejor solución a un problema
DESARROLLO DE SISTEMAS.
Una vez definidas por el contador las funciones de información requeridas en el negocio podemos solicitar la ayuda de los expertos en sistemas para que evalúen los requisitos técnicos y tecnológicos de la empresa. Los pasos elementales que se seguirán son los siguientes:
Cuando funcione correctamente el sistema de información se puede dar el siguiente paso, constituido por las Bodegas de Datos (Datawarehouse), para entrar de lleno en la “Era del Conocimiento”, para ello se requieren las siguientes acciones [5]:
Ninguna las herramientas requeridas para construir y utilizar la Bodega de Información está fuera del alcance de la empresa pequeña o mediana. Microsoft implementó esta tecnología hace 8 años utilizando una red interna (intranet), llamada Microsoft FinWeb (Financial Information Network), una Bodega de Datos que extrae información del diario y la pone accesible en una base de datos de Microsoft Access.
Otras herramientas son tablas dinámicas de Excel (PivotTable) que permiten profundizar en los detalles de cada división, producto, mercado, etc., que se complementa con consultas SQL mediante una herramienta llamada MS Report, así como el MAP (Políticas Contables de Microsoft), una parte de la intranet que archiva las políticas contables de la empresa, sobre 500 aspectos con el fin de estandarizar los criterios contables (por ejemplo, los métodos de depreciación a utilizar).
COMPARTIR EL CONOCIMIENTO
En el momento en que la empresa se encuentre utilizando las tecnologías descritas anteriormente, se puede plantear la posibilidad de implementar otras herramientas que le ayuden a automatizar aún más sus procesos, como lo son el Intercambio Electrónico de Datos (EDI) o la minería de datos (DataMining).
El Intercambio Electrónico de Datos consiste en transmitir electrónicamente documentos contables entre aplicaciones en un formato común. El EDI es una forma de Comercio electrónico Empresa a Empresa.
Cuando el EDI está perfectamente integrado con el resto de aplicaciones informáticas, se logra que al momento de capturar las cantidades de un cheque y mandarlo a imprimir, los asientos se realizan de forma automática. También se puede aplicar a actividades como la facturación o el control de inventarios, logrando que mediante el uso del EDI se realicen automáticamente. Con su uso se pretende eliminar la necesidad de utilizar el papel para las transacciones de las empresas.
Si se cuenta con una base de datos lo suficientemente grande, se puede sacar provecho de la minería de datos (DataMining). Mediante estas aplicaciones se exploraran automáticamente grandes bases de datos para extraer patrones de comportamiento, relaciones ocultas entre las variables, identificando dependencias.
Con la minería de datos podemos responder preguntas como qué clientes tienen más probabilidad de responder a la oferta realizada mediante un correo electrónico, descubrir patrones de comportamiento en consumidores o encontrar cuales son los mejores y peores clientes de una compañía financiara. Por ejemplo, esta tecnología puede detectar que productos prefiere el consumidor para acompañar su compra periódica de refrescos, y con esa información se pueden diseñar campañas de publicidad o acomodo de estantes dentro del negocio, para adaptarlos a los gustos de los clientes.
A FUTURO.
Actualmente, el proceso requerido para capturar la información contable es una de las actividades que más esfuerzo administrativo requiere, dedicando muchas horas-hombre a alimentar los paquetes contables.
Afortunadamente, las aplicaciones como el Internet, el correo electrónico, el acceso remoto a cualquier computadora, la utilización de agentes informáticos para realizar informes que combinen información interna y externa, las charlas interactivas y las videoconferencias son algunas de las tecnologías que facilitarán la actividad contable.
Con el uso cada vez más común del EDI, se facilitará el registro de las operaciones comunes dentro de la organización, como pagos, compras, ventas, depreciaciones, etc. Se espera que próximamente llegue a más empresas la captura automática de información, con mecanismos como el escáner y los códigos de barras, el control por la voz, etc.
Las telecomunicaciones también juegan un papel importante en el futuro de los sistemas, puesto que servirán de medio para comunicar de manera más rápida y segura a los equipos de distintas empresas. Para observar una de las nuevas aplicaciones, la manera en que funciona un sistema de contabilidad a través de Internet, el FASB (Financial Accounting Standard Board) ha puesto la información de una empresa ficticia, llamada FAUXCOM [7], en la siguiente dirección: http://accounting.rutgers.edu/raw/fasb/fauxcom/Default.htm.
Una combinación de todas estas tecnologías es el programa MUISCA que empezó a aplicar la DIAN en Colombia.
CONCLUSIONES
Después de revisar el proceso requerido para instalar un sistema de información, debemos recordar que para adaptar un sistema de información a nuestras empresas se requiere primero de identificar las necesidades de información con los contadores y luego buscar asesoría con los expertos de sistemas.
Es importante seguir este orden, ya que el principal problema en la adaptación de los sistemas en las empresas es que se empieza comprando el equipo y el software y luego se tratan de adaptar a él. En el momento en que le pidan decidir entre varios equipos, o aplicaciones, primero pregunte para que lo van a usar, o en otras palabras ¿qué necesidades de información tiene la empresa?