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EL PROCESO CONTABLE
GENERALIDADES
Las diversas disciplinas del conocimiento universal, estudian y aplican su teoría a través de la adopción de un método, que a la vez facilita su análisis y comprensión, les confiere el carácter científico, pues para cumplir objetivo, la mayoría de los científicos avanza mediante una serie de etapas sistemáticas, a fin de ir dando solidez a su tarea.
En ese orden de ideas podemos afirmar que existen diversas disciplinas científicas que dan el reconocimiento de etapas o fases sucesivas que juegan cada una un papel, a la vez que independiente se relacionan entre si, con una serie de atributos en busca de un objetivo común.
Si hablamos de Procesos que persiguen un objetivo común, por ejemplo EL Proceso Administrativo, El Proceso Económico, El Proceso Histórico, El Proceso de Investigación, etc.
Así mismo la Contaduría Pública alcanza sus objetivos de obtención y comprobación de la información financiera, a través de una serie de fases que integran un proceso, al cual le llamamos “EL PROCESO CONTABLE”.
CONCEPTO.
El conjunto de fases a través de las cuales la Contaduría Pública obtiene y comprueba la información financiera.
ORIGEN DEL PROCESO CONTABLE.
El Proceso Contable surge en la Contabilidad como consecuencia de reconocer una serie de funciones o actividades eslabonadas entre sí, que termina en el objetivo de la propia contabilidad, es decir en la obtención de la Información financiera.
Para obtener la Información financiera, es necesario establecer primeramente un Sistema por medio del cual sea posible el tratamiento de los datos, desde su obtención hasta su presentación en términos de información terminada. Esta fase del Proceso Contable se denomina Sistematización.
Posteriormente se requiere cuantificar los elementos que intervienen en las transacciones financieras en términos de unidades monetarias, de acuerdo con las reglas de cuantificación contenidas en la Teoría Contable. Dicha Cuantificación constituye la segunda fase denominada Valuación.
Una vez valuados los datos financieros, es necesario someterlos a un tratamiento por medio de instrumentos específicos, con el fin de captarlos, clasificarlos, registrarlos, calcularlos y sistematizarlos de manera accesible para sus usuarios. Esta fase recibe el nombre de Procesamiento.
La información plasmada en los Estados Financieros debe analizarse e interpretarse, con el objeto de conocer la influencia que las transacciones celebradas por el ente económico tuvieron sobre su situación financiera. Como consecuencia de dicho análisis e interpretación, se emite una calificación sobre el efecto que las transacciones celebradas por el ente económico consignada en los Estados Financieros tuvieron sobre las situación financiera de dicha entidad, con el fin de darla a conocer a los responsables de tomar decisiones. Este Fase se denomina Valuación.
Por ultimo, El Proceso Contable termina con la fase de Información, a través de la cual se comunica a los interesados de la situación financiera del ente económico, como consecuencia de las transacciones celebradas por la entidad durante el periodo.
FASES DEL PROCESO CONTABLE.
Con base en el anterior tema podemos determinar que las fases del Proceso Contable son:
Sistematización
Valuación,
Procesamiento,
Evaluación, e
Información
SISTEMATIZACIÓN. Es la fase inicial del proceso contable que establece el sistema de información financiera en un ente económico.
VALUACIÓN. Es la segunda fase del proceso contable y es la que cuantifica en unidades monetarias los recursos y obligaciones que adquiere un ente económico en la celebración de transacciones financieras.
PROCESAMIENTO. Tercera fase del proceso contable y es la que elabora los Estados Financieros resultantes de las transacciones celebradas por un ente económico.
EVALUACIÓN. Cuarta fase del proceso contable y es la que califica el efecto de las transacciones celebradas por el ente económico sobre su situación financiera.
INFORMACIÓN. Quinta fase del proceso contable y es la que comunica la información financiera obtenida por la Contabilidad.
DESARROLLO DEL PROCESO CONTABLE.
FASE DE SISTEMATIZACIÓN.
Es la fase inicial del proceso contable, en virtud por el cual los elementos de la Contabilidad se organizan, para que esta alcance su objetivo. La Sistematización implica el establecimiento de un Sistema de Información Financiera, para lo cual es necesario seleccionarlo, diseñarlo e instalarlo.
SELECCIÓN DEL SISTEMA.
Es elegir los procedimientos y métodos que de acuerdo con las circunstancias, resulten más adecuados para el ente económico. Para seleccionar con acierto el Sistema de Información Financiera, es necesario conocer la naturaleza y características del ente económico y elegir el procedimiento de procesamiento de datos que se adecue a dichas características.
Conocimiento de la Entidad
Elegir el procedimiento de Procesamiento
CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD.
Es necesario percatarse de su naturaleza, de sus características particulares, para lo cual es necesario investigar:
· la actividad de la entidad: Tipo de bienes o de servicios que ofrece.
· marco legal: Normas que rigen de acuerdo a la actividad de la empresa, al tipo de sociedad; como escritura de constitución, ley tributaria, ley laboral, código de comercio, ley ambiental, entre otras.
· ejercicio contable: Periodo contable, las entidades dividirán en periodos para conocer la situación financiera de la misma. Normalmente este periodo es de 1 de enero a 31 de diciembre. También se pueden sacar los periodos por meses dependiendo de las políticas de la empresa. Podemos encontrar periodos contables mayores a un año en empresas dedicadas a la agricultura y ganadería.
· políticas de operación: Independientemente de la actividad de la empresa, las políticas de operación se refiere al modo particular de realizar sus transacciones financieras. es decir; políticas para comercializar sus productos, para el cobro de sus mercancías entre otros.
· recursos y respectivas fuentes: Aunque en las entidades comerciales por lo general los recursos (activos) con los que dichas organizaciones cuentan son de la misma naturaleza es necesario conocer particularidades como:
* numero de fondos de caja y su destino
* nombre de los bancos en los que maneja las cuentas
* tipo de valores en los que se ha invertido, así como el plazo y los intereses que estos genera
*nombre de los clientes a quienes se le venderá a crédito y el plazo para el pago
*tipo de documentos que se le exige al cliente
*otros
respecto a las fuentes de los recursos es necesario determinar:
*nombre de los proveedores, forma de otorgar el crédito y el plazo.
*Identificación de los productos cuyos cobro deben hacerse por anticipado.
*Nombre de los acreedores y el plazo para el pago
*Identificación de los gastos que habrán de pagarse con posterioridad a la fecha en la cual se incurrieron.
· organización funcional y jerárquica: la representación esquemática de su organización , en las cuales se señala jerárquicamente las divisiones de las funciones inherentes a su actividad, así como sus relaciones entre si.
El organigrama se complementa con un instructivo en el que se detalla cada una de las divisiones funcionales: nombre del puesto o cargo, persona que lo ocupa, objetivo, funciones, división a la cual reporta, departamento y secciones bajo su responsabilidad.
ELEGIR EL PROCEDIMIENTO DE PROCESAMIENTO.
El procedimiento para el procesamiento de datos, debe elegirse entre los siguientes:
Ø Procedimiento Manual
Ø Procedimiento Mecánico
PROCEDIMIENTO MANUAL.
Es aquel que emplea básicamente el esfuerzo humano para la captación, clasificación, registro calculo y síntesis de las transacciones financieras de un ente económico mediante la escritura. (Estados Financieros manuales, Teneduría de libros manual.)
PROCEDIMIENTO MECÁNICO.
Es aquel que emplea básicamente la automatización de datos para la clasificación, registro, cálculo y síntesis de las transacciones financieras del ente económico. Este procedimiento automatizado ofrece sobre los precedentes, la posibilidad de procesar grandes volúmenes de datos a una mayor velocidad y con mayor exactitud, aunque implica mayor costo y personal calificado.
ELEMENTOS PARA ELEGIR EL PROCEDIMIENTO DE PROCESAMIENTO:
Es necesario ponderar respecto del ente económico a la cual va a aplicarse, su magnitud, volumen de operaciones, necesidades de información, costo de equipos y posibilidades de capacitar y sostener personal idóneo.
DISEÑO DEL SISTEMA.
a) CATALOGO DE CUENTAS:
Identifica los conceptos que maneja una entidad de acuerdo con las transacciones que realiza y que a su vez se expresan en los estados financiero.
En el catalogo de cuentas se integra básicamente de tres componentes:
-Rubros: nombre de la división de los elementos del estado de la situación financiera que agrupa a las cuentas propias de cada división.
-Cuentas: nombre que se asigna a cada uno de los conceptos que integran el activo, el pasivo y el capital contable de una entidad económica.
-Subcuentas: nombre que se asigna a cada uno de los elementos que detallan una cuenta.
b) DOCUMENTOS FUENTES:
Es el instrumento físico de carácter administrativo que capta, comprueba, justifica y controla transacciones financieras efectuadas por la entidad económica, aportando los datos necesarios para su procesamiento de la contabilidad.
Comprobar las transacciones quiere decir que a través del documento y mediante las firmas autorizadas, se ofrece testimonio de la autenticidad de la operación.
La justificación está representada por las firmas extendidas sobre normas establecidas que autorizaron previamente la celebración de la transacción efectuada.
Finalmente, al movilizar los valores de la entidad económica únicamente con apoyo en documentos, se está procurando un control sobre aquellos.
Documentos fuentes importantes:
-en la constitución de la entidad: escritura de constitución, acciones o equivalentes
-en la compra de mercancías: ordenes de compra, informes de recepción facturas del proveedor
-en las ventas de mercancías: pedidos, facturas
-en la obtención de ingresos: recibo por pago de cliente, reporte de cobranza, ficha de depósito bancario
-en la obtención de crédito: letras de cambio, pagaré
-en la erogación de egresos: cheque, comprobantes de gastos, vale de caja, notas de crédito, nomina.
c) DIAGRAMA DE FLUJO:
Se indica la secuencia de una operación, o bien la trayectoria de un documento desde su origen hasta su destino.
Los diagramas de flujo constituyen una metodización de los tramites que realiza la entidad económica en la celebración de sus transacciones.
Deben contener:
I. diagrama de operaciones:
-descripción de las operaciones
-nombre del documento que la ampara
-origen, trayectoria y destino de la operación
-
II. Diagrama de documentos:
-departamento que origina el documento
-nombre del documento y numero de ejemplares
-
destino
del documento
d) GUÍA DE PROCEDIMIENTO:
También es llamada guía de contabilización es un instructivo en el que se señala el procedimiento para registrar una operación partiendo de su origen.
Esta guía es un complemento al catálogo de cuentas, incluye los siguientes elementos:
Numero de operaciones
Descripción de la misma
Periodicidad
Documento fuente
Libros, registros y/o documentos en los cuales debe asentarse
Cuentas y subcuentas que deben afectarse, así como los movimientos que se consignan en cada una según su naturaleza.
e) INFORMES:
No debe perderse de vista que, aunque los Documentos Fuentes consignan información financiera, ésta es voluminosa y dispersa, siendo necesario concentrarla y condensarla en estados adecuados que faciliten la labor de sus usuarios.
Se requiere información adicional, la cual se refiere a:
Reporte de evaluación
Opinión profesional
Recomendaciones
por otra parte, es posible esperar de la contabilidad, información secundaria o de detalle,. Como:
Presupuestos
Análisis de ventas
Cuadros estadísticos
Existen asimismo necesidades de información específica para determinar diversiones de la entidad, como el caso del análisis de ventas que interesa de un modo particular a la gerencia de comercialización.
Desde otro punto de vista, la información puede proporcionarse con diferente periodicidad, dependiendo de las necesidades de información.
Por todo esto , la fase de sistematización debe incluir:
Tipo de información requerida
Divisiones que la demandan
Divisiones que la generan
Periodicidad y plazo de entrega
Presentación y contenido esperado
El diseño del sistema de información financiera incluye catalogo de cuentas, los documentos fuente, los diagramas de flujo, la guía de procesamiento de informes.
INSTALACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA
Una vez establecido el sistema de información financiera, se procede a su instalación.
La instalación del sistema de información financiera implica.
Aprobación del sistema diseñado
Adquisición de los recursos humanos y materiales necesarios
Entrenamiento del personal
La aplicación del sistema se efectúa observando los procedimientos y métodos establecidos, para lo cual es conveniente concentrarlos en un manual sobre sistematización contable, el cual proporcionará todos los pormenores de la organización contable de la entidad.
El sistema de información financiera debe revisarse permanentemente, a efecto de considerar la deficiencias o insuficiencias que pudiera mostrar, con el fin de mantenerlo eficiente y actualizado.