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SOFTWARE CONTABLE
Guía para Computarizar un Sistema Contable
Un sistema de administración financiera eficaz se basa en la disponibilidad de datos financieros fidedignos, exactos y oportunos. Por lo general estos datos son suministrados por el sistema contable de una organización. En respuesta a factores como expansión, nuevos requerimientos de rendición de informes, la necesidad de trabajar con miras a lograr una mayor autosuficiencia y la disponibilidad de una tecnología de costo relativamente bajo, un número cada vez mayor de organizaciones están adoptando sistemas de contabilidad computarizados que les suministrarán los datos que necesitan, en el momento que los necesitan.
La mayoría de las organizaciones pasan por una progresión de sistemas contables. Por lo general comienzan con un sistema manual (utilizando papel), luego avanzan a una mezcla de papel y herramientas basadas en hojas de cálculo computarizadas, y finalmente adoptan un sistema computarizado simple.
Toma de Decisión de Computarizar
La decisión de automatizar su sistema contable generalmente depende de su necesidad de contar con datos exactos, consistentes y oportunos en una diversidad de formatos para rendición de informes. El personal contable emplea demasiado tiempo en llenar las planillas manualmente y está frustrado porque no puede probar nuevas alternativas de costos empleando información nueva?
Examen de los Beneficios de la Computarización
La automatización de su sistema contable puede traer consigo muchos beneficios tangibles e intangibles. La siguiente tabla proporciona una visión panorámica rápida de los beneficios de un sistema contable computarizado que funciona bien.
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Examen de la Computarización: |
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Necesidades |
Beneficios de un Sistema Computarizado |
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Los administradores requieren información oportuna y exacta para tomar decisiones |
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Los administradores deben identificar y resolver problemas |
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Los administradores deben observar los datos a partir de una diversidad de perspectivas diferentes para poder tomar buenas decisiones administrativas |
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Los administradores deben cumplir con ciertos requisitos de rendición de informes y proporcionar información financiera en los formatos solicitados por sus entidades rectoras, fuentes de financiamiento o administradores de mayor jerarquía |
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Los administradores deben ser más eficientes, es decir que deben hacer más con menos recursos |
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Antes de tomar una decisión con respecto a la computarización, se debe contar con un sistema contable sólido y eficaz. La computarización de un sistema deficiente no lo mejorará por arte de magia. El cuadro anterior presentó algunas de las razones "correctas" para computarizar su sistema contable. El siguiente cuadro proporciona algunas de las razonas "equivocadas".
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4. Razones "Equivocadas"
para Computarizar Su Sistema Contable
·"Todos
han ingresado a la era de la computación… es lo que está de última moda."
·"Nuestras
cuentas son un verdadero desastre… deberíamos computarizarlas y
organizarnos."
·"Nos acaban de
donar computadoras… deberíamos utilizarlas."
·"La oficina de
finanzas es ineficiente… les toma demasiado tiempo hacer las cuentas." ·"He visto un software nuevo anunciado en una revista… es lo último y ¡justo lo que necesitamos!" |
Examen de los Límites y Peligros Latentes Potenciales
A pesar de que se pueden derivar muchos beneficios de la computarización de un sistema contable, se debe considerar cuidadosamente qué es lo que un sistema computarizado puede hacer por uno y cómo le podría ayudar a procesar los datos para tomar decisiones. Considerar lo siguiente:
Un sistema computarizado requiere de datos exactos y actualizados. Simplemente por el hecho que un sistema esté computarizado esto no significa que esté actualizado y libre de errores. Usted debería actualizar y verificar sus datos regularmente.
Las computadoras no pueden resolver los problemas de su sistema contable. Un sistema computarizado, por sí solo, no puede conciliar sus libros, mejorar la estructura de su organización, mejorar su eficiencia financiera, o mejorar la administración de su programa. No resolverá problemas como el del personal carente de aptitudes o de motivación.
Computarizar su sistema contable podría requerir de nuevas aptitudes a nivel de su organización. Es posible que necesite contratar personal nuevo o capacitar al personal existente. Podría ser necesario reorganizar el departamento contable, despedir a algunas personas o contratar nuevos administradores.
La computarización implica riesgos. El personal debe mantenerse alerta ante los ataques de virus y otras amenazas que podrían afectar la integridad de los datos. La confidencialidad de cierta información podría constituir un problema que debe considerar y el acceso a cierta información quizás deba limitarse a algunas personas específicas.
La computarización podría tener costos ocultos. Estos costos incluyen los gastos de adquisición de equipo periférico (lectores de discos "zip", impresoras adicionales) y los suministros necesarios (toner, tinta, papel).
Computarizar todo su sistema de golpe podría ser ineficiente. Intentar automatizar todo de golpe podría dar como resultado un sistema difícil de manejar, no confiable, ineficiente y con un efecto desmoralizador sobre el personal. Un enfoque gradual podría funcionar mejor.
Preparación para la Computarización
Mientras se prepara para la computarización, debe plantearse ciertas preguntas con respecto a la capacidad de su organización, los sistemas existentes, los recursos humanos, el espacio físico, los recursos financieros y las necesidades de información.
La siguiente tabla proporciona una lista breve de preguntas con las que usted debería empezar para poder prepararse para la computarización.
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Preguntas Clave que Debe Plantearse Cuando Se Prepare para la Computarización |
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Evaluación de las Necesidades Administrativas y Contables
Al prepararse para la computarización, debería considerar las necesidades administrativas de la organización y lo que ésta desea de su sistema contable. Trabaje con otros administradores en su organización para responder a estas preguntas, tal vez en sesiones de lluvia de ideas o a través de entrevistas individuales o en grupo.
Cuando evalué sus necesidades, es especialmente importante contar con la participación de los administradores y del personal de toda la organización. Esto le ayudará a obtener información importante de sus clientes internos, que incluyen a todos los usuarios potenciales del sistema computarizado.
La tabla a continuación proporciona preguntas modelo para evaluar las necesidades de computarización. Estas preguntas son ilustrativas y las respuestas serán distintas para cada organización en particular.
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Preguntas Modelo para Evaluar las Necesidades de Computarización |
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¿Cómo contribuirá la computarización al logro de las metas de la organización? |
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¿Cuán compleja es la organización? La complejidad está relacionada con la magnitud del presupuesto, el volumen de transacciones mensuales y la cantidad de personal, donantes, monedas de curso legal que se emplean, lugares donde se prestan servicios, años fiscales y usuarios de la información contable. |
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¿Qué es lo que usted desea que su sistema contable haga?
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¿Qué desea saber sobre su sistema contable, y quién utilizará esta información? ¿Qué tipo de información requiere? ¿Qué tipos de informes se producirán? ¿Quién examinará estos informes? ¿Cuán frecuentemente se requieren estos informes? ¿Qué decisiones le ayudarán a tomar estos informes? |
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¿Qué es lo que los administradores no están obteniendo del sistema actual, como ser un acceso rápido a información administrativa exacta y útil? |
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¿Cuáles son sus mayores preocupaciones? ¿Cuál es la mayor pérdida de tiempo en su sistema contable actual? |
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¿Cuenta la organización con una lista de cuentas adecuada para encarar esta complejidad? ¿Mejoraría la calidad de los informes o la información financiera con una lista de cuentas ampliada y revisada? |
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¿Qué impacto desea que tenga la computarización? ¿Desea que ésta reduzca el tiempo de análisis, aumente la velocidad del ingreso y procesamiento de los datos, aumente la exactitud de los mismos, mejore los controles, muestre tendencias, o mejore la administración de las adquisiciones y pagos? ¿Vale la pena incurrir los costos para adoptar el nuevo sistema si se considera su probable impacto? |
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¿Qué tipo de información se ingresará al sistema? ¿Qué datos detallados se deberían ingresar al sistema computarizado? ¿Qué datos se deberían ingresar solamente en forma resumida? ¿Qué datos se deberían mantener en un sistema manual y no se deberían ingresar al sistema computarizado? ¿Se deberían contratar los servicios externos de terceros para algunas partes del sistema computarizado, como las planillas de sueldos? ¿Se computarizarán todas las oficinas y clínicas de la organización? ¿Estarán todas conectadas en red? |
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¿Se debería integrar el sistema contable con otros sistemas, como las planillas de sueldos y los inventarios de suministros? ¿Es esto necesario? Si así fuera, ¿cómo se vincularían los sistemas? . |
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¿Podría resolver sus necesidades administrativas una ligera modernización de bajo costo del sistema actual?. |
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¿Se han explorado otras soluciones posibles (por ejemplo, capacitación del personal, contratación de personal con diferentes aptitudes, modificación de los procedimientos operativos) para cubrir sus necesidades administrativas?. |
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¿Se han identificado las necesidades actuales y futuras? (Este es un punto crítico; ¡muchas organizaciones invierten en un sistema que rápidamente deja de ser adecuado para sus necesidades!). |
Evaluación del Estado de Preparación de Su Organización
Si usted decide que la computarización realmente podrá cubrir las necesidades administrativas y contables de su organización, formule las siguientes preguntas para ayudarle a identificar si su organización está preparada para la computarización. Para cada pregunta, la tabla sugiere varias acciones de seguimiento.
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Evaluación del Estado de Preparación de Su Organización para la Computarización |
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Pregunta |
Posibles Acciones de Seguimiento |
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¿Es que el personal gerencial de mayor jerarquía se ha comprometido a implementar sistema contable y asegurarse que todo el personal clave tome parte en este proceso? |
Celebre
reuniones para informar al personal gerencial de mayor jerarquía con
respecto a los planes
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¿Cuenta la organización con el personal capacitado requerido para implementar el sistema? |
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¿Está preparado el personal para aceptar el nuevo sistema? |
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¿Está dispuesto el personal a dedicar su tiempo para capacitarse, y puede esta capacitación adecuarse a sus horarios de trabajo? |
Desarrolle un plan de capacitación que incorpore la capacitación a los horarios de trabajo Explique los beneficios para el desarrollo profesional |
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¿Ya se ha adoptado un sistema manual funcional aceptable? |
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¿Valoran y utilizan los administradores la información producida actualmente por el sistema manual? |
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¿Cuenta con un presupuesto para la capacitación, mantenimiento, apoyo, bienes de consumo y mejoras de equipo de computación y software (incluyendo el costo inicial de los equipos?) |
Desarrolle un presupuesto realista y comprensivo para todos los aspectos de la computarización e inclúyalo en el presupuesto anual |
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¿Ha identificado un centro de apoyo técnico local para el sistema? |
Identifique
y evalué el apoyo técnico a nivel local, si estuviera disponible Si no hubiera apoyo técnico a nivel local, determine los procedimientos y costos necesarios para obtener dicho apoyo y decida si conviene seguir adelante con el proyecto |
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¿Hay otros sistemas de apoyo disponibles, adecuados y prácticos (teléfono, Internet, red de computación)? |
Identifique las debilidades de los sistemas de comunicación y apoyo y desarrolle planes para remediarlas |
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¿Es confiable el suministro de energía eléctrica? |
Asegúrese de la disponibilidad de un suministro de energía eléctrica adecuado así como un sistema generador de emergencia |
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¿Es la planta física adecuada para el sistema computarizado? ¿Hay fondos disponibles para realizar las mejoras necesarias? |
Identifique qué es lo que falta, haga una estimación de los costos necesarios para adquirir lo que falta, y asegúrese que el presupuesto incluya los fondos suficientes para realizar las mejoras |
Implementación de Su Proyecto de Computarización
Un proyecto de computarización debería contar con la participación de una amplia gama de integrantes del personal y afectar a muchos departamentos y niveles diferentes dentro de su organización. Usted debe formar un equipo del proyecto, determinar sus objetivos, y celebrar reuniones regularmente.
La formación de un equipo, integrado por miembros de todas las áreas de la organización, es crucial para el éxito del proyecto. Esto reconoce el impacto que tendrá el proyecto sobre toda la organización y aumenta el grado de compromiso del personal con respecto al suministro de datos exactos y la utilización de los informes que generará el nuevo sistema.
Los siguientes pasos le ayudarán a implementar su proyecto de computarización:
Formar el equipo del proyecto;
Preparar los documentos que servirán de guía;
Examinar el sistema actual;
Desarrollar propuestas de modificaciones para el sistema;
Seleccionar y comprar el software;
Instalar los equipos de computación, los dispositivos y el software, e ingresar la información preliminar requerida;
Preparar y capacitar al personal;
Seguir paso a paso y evaluar el proyecto.
Formación del Equipo del Proyecto
Usted debería seleccionar un administrador del proyecto para que supervise todo el proceso: la coordinación de las reuniones con los proveedores de equipos, los asesores y el personal, y el seguimiento y el informe al personal gerencial de mayor jerarquía con respecto al avance logrado.
Preparación de los Documentos que Servirán de Guía
Invierta tiempo al inicio del proyecto para preparar documentos formales destinados a guiar el proceso de computarización.
Definición de objetivos;
Marco referencial para la revisión de los sistemas existentes;
Presupuesto;
Términos de referencia para el proveedor y los asesores, si se requiriese;
Cronograma, detallando al personal responsable de las diferentes tareas;
Plan de control y evaluación, incluyendo el seguimiento de los puntos de referencia y los indicadores de éxito.
Presupuesto. Asegúrese que el presupuesto sea comprensivo e incluya los recursos para la capacitación, suministros y reimpresión de formularios.
Cronograma. Al desarrollar el cronograma, fije plazos de tiempo susceptibles de cumplimiento, poniendo atención especial a ciertas tareas que dependen de la conclusión previa de otras tareas. Incluya el tiempo suficiente para realizar pruebas y modificar el sistema.
Examen del Sistema Actual
Antes de tomar cualquier decisión con respecto a la implementación de un sistema nuevo, el equipo del proyecto debe realizar un examen exhaustivo de los procedimientos internos y la documentación actual de la organización, sobre los que se apoya el sistema contable computarizado.
Desarrollo de Propuestas para Efectuar Modificaciones
Basándose en los resultados del examen del sistema, el equipo del proyecto debe identificar las necesidades que no están cubiertas por el sistema actual y desarrollar propuestas para efectuar modificaciones que ayudarán a la organización a cubrir esas necesidades.
Modificar los procedimientos y formularios financieros, de acuerdo a necesidad;
Examinar la lista de cuentas y el esquema de codificación relacionado con el mismo;
Diseñar los informes administrativos.
Selección y Compra del Software
La selección y compra del software que usted utilizará para computarizar su sistema contable es la decisión más importante en el proceso de computarización. Usted necesita considerar cuidadosamente las características y la capacidad del software en relación con las necesidades de computarización de su organización. Necesita evaluar los módulos del software contable y determinar cuáles deberá instalar y utilizar. La evaluación de las opciones de software y de vendedores constituye otra parte importante de este proceso.
Determinación de las Necesidades de Software
Sus necesidades de software dependen de diversos factores tales como:, como :
el número de transacciones que se realizan cada mes
seguridad deseada,
El número de transacciones o asientos contables que deben registrarse;
El número de personas que ingresarán y utilizarán los datos;
El número de monedas de curso legal;
Consideraciones referentes a la seguridad;
Métodos de adquisición y costos
Necesidad de software especializado para organizaciones sin fines de lucro. Algunos programas de software fueron desarrollados específicamente para las organizaciones sin fines de lucro. El punto fuerte de estos paquetes generalmente tiene que ver con la recepción de donativos, la contabilidad de fondos, y la rendición de informes a los donantes y generalmente permiten muchos niveles de subclasificaciones de cuentas. La mayoría del software disponible en la actualidad fue desarrollado para empresas comerciales, pero los mejores programas pueden adaptarse a las necesidades de las organizaciones sin fines de lucro, no gubernamentales o de salud.
Comprensión de los Módulos de Software Contable
Los módulos de software contable son similares a los módulos de un sistema contable típico. Los módulos más importantes del software contable son el administrador del sistema, el libro mayor, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, el inventario, la planilla de sueldos y los activos fijos.
Los módulos que usted instale dependerán de factores como el tamaño y la complejidad de su organización, el sistema financiero existente y la experiencia de su personal contable.
La instalación de módulos innecesarios aumenta el costo y la complejidad de un sistema financiero computarizado.
La tabla a continuación describe las funciones que realizan los módulos de software contable que se utilizan con mayor frecuencia. Tome en cuenta que los nombres de los módulos podrían variar de un vendedor a otro, o que algunas funciones relacionadas podrían estar vinculadas en el mismo módulo.
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Módulos de Software Contable y Sus Funciones |
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Módulo |
Funciones |
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Administrador de sistema |
·Controla el sistema contable computarizado ·Podría definir los archivos maestros, tablas de referencia, equipos, componentes instalados y descripciones de los departamentos y sus ubicaciones ·Podría controlar la creación de informes |
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Libro mayor (L/M) |
·Es el centro del sistema contable computarizado ·Recibe información de otros módulos, como las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y las planillas de sueldos, sobre una base diaria, semanal o mensualmente ·Crea documentos financieros clave, incluyendo el balance de comprobación, el balance general y los estados de ganancias y pérdidas ·Permite que los usuarios enmienden la información registrada previamente ·Registra transacciones financieras que no están registradas en otros módulos ·Crea presupuestos, que permiten que la organización se mantenga informada de las diferencias entre los resultados financieros planeados y los reales ·Crea pistas de auditoría detalladas |
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Lista de cuentas (submódulo de L/M) |
·A través del uso de una serie de códigos, identifica y describe los activos, ingresos, gastos y patrimonio que están siendo controlados por el sistema ·Influye sobre la calidad y complejidad de los informes generados por el sistema ·Debe ser capaz de crear códigos del tamaño necesario para las diferentes cuentas y manejar la subcodificación a nivel departamental, de cada lugar, del proyecto, de cada fuente de financiamiento o actividad, si fuera necesario |
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Balance general (submódulo de L/M) |
·Informa sobre la relación entre los activos, los pasivos y el patrimonio ·Debe ser capaz de crear informes correspondientes al flujo de caja y los presupuestos ·Debe ser capaz de crear informes que satisfagan los requerimientos legales y cubran las necesidades de las fuentes de financiamiento y de los administradores |
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Balance de comprobación (submódulo de L/M) |
·Informa con respecto a los saldos de cada cuenta, generalmente una vez por mes y proporciona pruebas para hacer saber a los usuarios si la información que se ingresa está siendo registrada correctamente ·En la contabilidad tradicional de asientos contables dobles, refleja los activos y los gastos como números positivos (débitos) y el patrimonio, los ingresos y los pasivos como números negativos (créditos) |
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Cuentas por cobrar (C/C) |
·Maneja los informes referentes a los ingresos adeudados a una organización provenientes de las ventas a crédito, préstamos o donaciones prometidas ·Generalmente es responsable de la facturación a los clientes ·Generalmente tiene la capacidad de reconocer los depósitos en las cuentas bancarias ·Por lo general mantiene los archivos maestros correspondientes a los clientes, incluyendo sus nombres y direcciones ·Podría tener la capacidad de imprimir una lista de todo el dinero adeudado, identificar la fuente y hacer notar durante cuanto tiempo no se ha cobrado la deuda |
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Actividades de punto de venta (submódulo de C/C) |
·Podría estar vinculado al inventario o a las C/C ·Permite la actualización automática del inventario y las ventas cuando se realizan las ventas, a través del empleo de cajas registradoras computarizadas o lectores computarizados de códigos de barras |
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Cuentas por pagar (C/P) |
·Maneja la información referente al dinero adeudado a otros (compras a crédito o amortización de la deuda) ·Podría tener la capacidad de imprimir cheques generados por computadora a favor de los vendedores ·Mantiene registros maestros, como la información de los vendedores ·Debería ser capaz de registrar facturas de acuerdo con su fecha de vencimiento y reconocer las condiciones de pago especiales, como descuentos por pago anticipado ·Debería permitir el registro de los pagos inmediatos (cheques girados manualmente) que no hubieran sido ingresados en las C/P anteriormente ·Permite que una organización reconozca los gastos y actualice los presupuestos en la etapa de la orden de compra (costos de los gravámenes) ·Reconoce los costos cuando se registran las facturas (no solamente cuando se desembolsa el dinero en efectivo) |
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Ordenes de compras (submódulo de C/P) |
·Permite que la organización reconozca los productos que fueron pedidos, el precio acordado y su efecto sobre el presupuesto ·Permite que la organización reconozca los costos cuando se emite una orden de compra y concilia las facturas con las órdenes de compra ·Podría proporcionar las tasas de utilización de los suministros y bienes de consumo, indicar cuando se deben colocar los pedidos de los diferentes productos y establecer las cantidades de los pedidos mínimos y máximos ·Podría actualizar automáticamente los archivos del inventario cuando se reciben los productos |
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Conciliaciones de cuentas bancarias (submódulo de C/P) |
·Prepara conciliaciones bancarias ·Imprime una lista de los cheques girados por una organización y reconoce los cheques que han sido cobrados (Nota: menos útil cuando se utilizan transferencias de dinero en efectivo o transferencias cablegráficas para la mayoría de las transacciones) |
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Inventario |
·Actualiza las existencias del inventario y los precios cuando se reciben los productos ·Reduce los inventarios en el momento de la venta ·Podría vincularse con el sistema de órdenes de compra para mostrar los productos que fueron pedidos ·Debería permitir el registro de las fechas de expiración de los bienes de consumo o las fechas en las que deben descartarse los productos ·Podría permitir actualizaciones del inventario en base a los inventarios físicos o cuando ya no se pueden vender los productos, debido a los daños sufridos o a su fecha de expiración ·Podría tener la capacidad de alertar al personal cuando se requiere volver a pedir los productos, en base al análisis de su utilización |
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Planilla de sueldos |
·Mantiene al día la información de los empleados, incluyendo los salarios pagados, los impuestos retenidos, los beneficios proporcionados, o los préstamos adeudados ·Administra la información referente a los empleados, como nombres y direcciones ·Podría tener la capacidad de imprimir los cheques correspondientes a los salarios y mantener los saldos de los salarios, retenciones y beneficios pagados de un año al otro ·Podría hacer el seguimiento de los feriados, licencias y vacaciones ·Podría o no tener la capacidad de satisfacer los requisitos legales correspondientes a las compensaciones de los empleados, como impuesto a los réditos y beneficios sociales . ·Podría manejarse mejor a través de paquetes agregados de terceros, vinculados con el paquete de software principal, o a través de fuentes externas ·Si se emplean fuentes externas o se utiliza paquetes agregados, se requiere el establecimiento de políticas y procedimientos claros sobre como se deben ingresar los datos de la planilla de sueldos, de manera que se pueda seguir las reducciones de dinero en efectivo, los incrementos en las obligaciones impositivas y los gastos salariales. |
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Activos Fijos |
·Realiza el seguimiento de información clave, como los costos, la fecha de la puesta en servicio, el propietario y la vida útil de los activos fijos (los equipos y bienes raíces con una vida útil superior a un año) ·Podría también registrar números de modelo o de serie, ubicación, número de identificación de la etiqueta, garantía, e información referente al servicio y al vendedor ·Debería ser capaz de procesar los costos de la depreciación de acuerdo con las reglas contables seguidas por la organización y expresar el valor de los activos menos la depreciación acumulada |
f. Instalación de los Equipos y del Software e Ingreso de la Información
Preliminar
La implementación de un proyecto de computarización puede llevar un año o más desde la instalación inicial hasta la transición gradual de los sistemas manuales o computarizados obsoletos. El vendedor del software puede prestarle asistencia en varios de los siguientes pasos:
·Instalar los equipos, los dispositivos y otras mejoras tecnológicas de informática, si fuere necesario;
·Instalar software adicional como el software para red de usuarios;
·Instalar el software contable;
·Ingresar los balances de apertura y otra información preliminar requerida, como la información referente a la organización, el vendedor y los clientes;
·Hacer funcionar el sistema de computación en forma paralela con los sistemas existentes (como el sistema manual);
·Corregir cualquier problema que pudiera existir con el software o los procedimientos de administración financiera;
·Reducir el uso del sistema manual;
·Eliminar gradualmente el sistema manual.
g. Preparación y Capacitación del Personal
A menudo, una organización se concentra en el sistema en sí (equipos, dispositivos y software) durante la computarización y deja de lado la preparación y capacitación del personal que utilizará los resultados del sistema para la toma de decisiones. Es crucial que su personal comprenda el sistema.
. Para este paso, la organización debería:
·Proporcionar una sesión de capacitación u orientación preliminar con respecto al software antes de la implementación;
·Contratar personal nuevo, como personal temporal para crear las bases de datos y para ingresar las transacciones previas;
·Capacitar al personal existente;
·Examinar los tipos de cargos, las descripciones, roles y responsabilidades de cada uno de ellos si fuere necesario;
·Capacitar a un administrador de sistema en el mantenimiento del software, incluyendo mejoras, cambios en el sistema y archivos de respaldo;
·Capacitar al personal contable en el uso de los módulos del sistema;
·Capacitar al personal administrativo y del programa en la interpretación de los informes.
H. Control y Evaluación
Periódicamente compare el avance del proyecto con los puntos de referencia establecidos al inicio del proyecto para mantener al equipo del proyecto adecuadamente encaminado y mantener al personal informado y entusiasta con respecto a los cambios que se están implementando. Las reuniones periódicas proporcionarán una oportunidad para que el personal plantee cualquier duda sobre los aspectos relativos a la implementación, identifique los obstáculos y soluciones, y reasigne su tiempo y otros recursos de acuerdo a necesidad.
Formulación de las Preguntas Correctas
Hay por lo menos siete preguntas que usted y su equipo deberían plantearse al evaluar sus necesidades de software y equipos. Estas incluyen:
·¿Deberíamos comprar el sistema o desarrollarlo nosotros mismos?
·¿Cuáles son los costos reales del sistema?
·¿Quién proporcionará los equipos requeridos?
·¿Quién proporcionará apoyo?
·¿Qué recursos humanos requieren el software y los equipos?
·¿Qué criterios adicionales deberíamos considerar?
¿Deberíamos comprar el sistema o desarrollarlo nosotros mismos? La consideración más importante para seleccionar el software consiste en decidir si se debe comprar un software hecho a la medida o un paquete de software disponible comercialmente. El software comercial podría cubrir sus necesidades y ser más eficiente en costo que el software diseñado a la medida de sus necesidades. El software comercial de marcas de prestigio generalmente viene con una garantía, y se puede actualizar y ampliar regularmente, además de contar con el apoyo técnico necesario y las sesiones de capacitación. Previamente la flexibilidad del software hecho a la medida constituía una buena táctica de venta, pero los paquetes más nuevos de software comercial son suficientemente flexibles para cubrir las necesidades de la mayoría de las organizaciones.
¿Cuáles son los costos reales del sistema? Algunos costos son obvios y otros no. Los costos obvios incluyen el precio de compra, la instalación y la capacitación del personal. Los costos ocultos incluyen las licencias, el mantenimiento, la adecuación del sistema a la medida de sus necesidades, la documentación nueva que debe ser ingresada, los costos de las actualizaciones futuras y los bienes de consumo. Asegúrese que los proveedores le proporcionen el cuadro completo de los costos y asegúrese de sumar sus costos organizacionales y de capacitación.
¿Tenemos los equipos de computación requeridos? Sus equipos de computación deberían ser capaces de hacer funcionar el software seleccionado, tanto en la actualidad como en el futuro. Considere planes futuros que su organización pudiera tener para conectar oficinas o clínicas. Para determinar sus requerimientos de equipos, considere los siguientes componentes:
·Sistema de computación (CPU, monitor, teclado, ratón);
·Dispositivos de almacenamiento de datos: (puerto para disquete zip, puerto para cinta magnética);
·Suministro ininterrumpido de energía eléctrica y estabilizador de energía eléctrica;
·Impresoras que aceptarán los tamaños de papel requeridos para las planillas, otros informes contables y cheques computarizados (si fuesen necesarios) y que funcionarán a la velocidad adecuada y con una buena calidad de impresión.
No limite su selección de software a un paquete que funcionará con los equipos que actualmente se encuentran disponibles en su organización. Sus necesidades podrían ser mayores de las que sus equipos actuales pueden manejar.
¿Quién proporcionará apoyo? ¿Qué pasará si tiene problemas técnicos con el software o los equipos? Las estrategias de apoyo para los equipos y el software incluyen contar con personal entrenado a nivel interno, participación en grupos de usuarios, pago por apoyo técnico sobre la base de una tarifa por cada llamada, y firma de un contrato de mantenimiento.
Actualmente, muchos vendedores de software proporcionan apoyo técnico ya sea por vía telefónica o a través del Internet. ¿ Se Posee la infraestructura necesaria en su área para acceder a este tipo de apoyo técnico?. Proporcionar al personal un acceso adecuado a este apoyo técnico durante el arranque del proyecto ahorra dinero a largo plazo y reducirá los costos de corregir errores posteriormente.
¿Qué recursos humanos requieren el software y los equipos? Las organizaciones tienden a subestimar los requerimientos de recursos humanos para modernizar un sistema contable. Las necesidades de capacitación dependerán del personal disponible y de su nivel de experiencia. En algunos casos, es posible que usted necesite contratar personal adicional que posea las aptitudes necesarias. Podría ser necesario que reorganice su departamento de contabilidad o reasigne al personal.
¿Qué criterios adicionales deberíamos tomar en cuenta? Otras características son más subjetivas, y a menudo algunas de ellas son pasadas por alto.. Las características como:
·las tablas de referencia,
·los mensajes en línea
·los menús de fácil navegación mejoran la accesibilidad para el usuario del software.
·La selección del vendedor dentro de esta: su reputación, su capacidad de respuesta y su capacidad para proporcionar apoyo técnico.
· Se debe tener el mismo cuidado al seleccionar al vendedor que al seleccionar el software.
Consideración del Software Disponible y los Vendedores
Una vez que el equipo haya definido los requisitos del sistema computarizado, debería evaluar la habilidad de los diferentes software para cubrir las necesidades del sistema. Asegúrese de identificar qué necesidades son cruciales. El software que no cubra estas necesidades cruciales no debería ser tomado en cuenta.
El vendedor es una parte importante de este proceso de evaluación. Al ponerse en contacto con los vendedores, esté preparado para informarles acerca de los requisitos cruciales de software de su sistema.
A continuación encontrará una herramienta modelo para que usted la utilice con el fin de analizar las opciones de software y comparar los productos:
·Como parte del paquete básico de software;
·Como módulo de software adicional del mismo vendedor;
·Como adiciones de terceros, provistas por otro vendedor de software y utilizadas en conjunción con el software del vendedor principal;
·A través de una modificación del código de programación del software, que adecua el software a sus especificaciones.
CAPACIDAD GENERAL
·¿Cuenta con la capacidad suficiente para múltiples usuarios, incluyendo acceso simultáneo?
·Está realmente programado para varios tipos de monedas?
·¿Se puede ampliar para cubrir las necesidades futuras de la organización?
·Puede manejar el número de transacciones de la organización?
·Su velocidad de ingreso y procesamiento de datos es aceptable?
·Es adaptable a los escenarios locales (por ejemplo, formatos de fecha / moneda)?
·Es adaptable a los escenarios locales (por ejemplo, formatos de fecha / moneda)?
·pueden añadir módulos con el transcurso del tiempo?
·Funciona con el software básico de la organización?
IDENTIFICACIÓN DE CUENTAS
·Puede aceptar la estructura de codificación de su lista de cuentas?
·¿Puede aceptar las subclasificaciones/los análisis de sus cuentas?
·Número de cuentas y de subclasificaciones de las cuentas?
·.¿Se registran los asientos contables inmediatamente en los libros de cuentas (menos seguridad), o se registran temporalmente en otro lugar y posteriormente se registran en grupos después de haberlas verificado (mayor seguridad)?
·Requiere que los asientos contables previos sean modificados a través de asientos contables de ajuste?
·¿Cuenta con una integridad referencial (es decir, si se modifica o elimina un asiento contable, esto afecta a todos los demás asientos contables relacionados con el mismo
·El sistema "cierra" los períodos contables y no permite modificaciones en los períodos cerrados excepto cuando se ajustan los asientos contables en el mes actual, o se mantiene "abierto" para cualquier modificación?
INTEGRACIÓN CON OTROS SISTEMAS
·Puede importar datos contables de otros programas?
·Puede exportar datos contables a otros sistemas?
·Puede importar y exportar listas (por ejemplo, la lista de cuentas, las listas de los vendedores)?
·Puede vincularse con hojas de cálculo?
INTERFAZ DEL USUARIO
·La interfaz es de fácil uso y amable para el usuario, tanto para contadores como para no contadores?
·¿Se puede programar la interfaz a la medida del usuario?
·Hay ayuda en el Internet?
·La ayuda es sensible al contexto?
RENDICIÓN DE INFORMES
·Se pueden ver los informes en pantalla?
·Se pueden imprimir los informes en archivos para exportar?
·Se puede ver el detalle de los diferentes ítems?
·Se pueden adecuar los informes a la medida del usuario (por ejemplo, cambiar las fechas del informe, divisiones, columnas)?
·Los informes pueden ser programados por el usuario?
·Se puede hacer una presentación gráfica de ciertos informes
SEGURIDAD
Cuenta con protección de acceso al sistema general a través del uso de contraseñas?
Hay restricciones al uso de contraseñas para funciones específicas del sistema?
CAPACITACION
·Se incluye suficiente capacitación en el costo del sistema?
·Hay un costo adicional de capacitación una vez terminada la instalación?
·La capacitación se adecua a la medida de sus necesidades para ser implementada en la organización?
·Se ofrece capacitación al personal administrativo para la interpretación de los informes?
REPUTACIÓN DEL VENDEDOR Y EL PRODUCTO
·El sistema se usa actualmente en organizaciones similares?
·¿Responde el vendedor a las preguntas y solicitudes de información o demostraciones?
·Posee el vendedor la capacidad y el personal necesarios para proporcionar apoyo técnico?
LICENCIAS
·¿Está usted adquiriendo la titularidad del sistema (incluyendo la habilidad para modificar el código de origen y distribuir el sistema a otros sitios en su organización), o está usted comprando solamente un permiso para usar el sistema en una sola computadora?
·El proveedor está dispuesto a nombrar un agente o custodio para que mantenga el código de origen?
·Tiene que pagar usted una tarifa anual por la licencia para seguir usando el software?
Hacer que el Software Trabaje para uno
Una vez que haya analizado las necesidades de computarización actuales y futuras, se podrá identificar con mayor precisión los beneficios que busca y en qué forma la implementación de un proyecto de computarización puede ayudar a lograr estas metas.
Si se desea que el proyecto de computarización le brinde los beneficios esperados, se debe:
·Ser realista con respecto a lo que usted desea que el sistema haga. No exagere con la ingeniería del sistema.. Similarmente, podría ser más fácil mantener algunos módulos contables computarizados separados, en lugar de crear un sistema automatizado que esté conectado ininterrumpidamente. Dividir las tareas entre las computadoras y los seres humanos de acuerdo a lo que cada uno de ellos sepa o pueda hacer mejor.
·Asegurarse que su sistema financiero básico esté en orden antes de computarizarlo. Automatizar un sistema de administración financiera deficiente no ofrece ningún beneficio y trae consigo muchas frustraciones.
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·Solamente ingresar la información que necesita. Si las sucursales mantienen sus propios registros contables, considere la posibilidad de ingresar solamente información resumida a nivel central.
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·Concentrarse en lo que usted quiere lograr con su sistema contable. Utilice la información y asegúrese que los administradores reciban informes de retroalimentación.
·En cada paso y punto de toma de decisiones, pensar en los recursos humanos—las personas—que utilizarán el sistema. Hacer que el personal participe en el proceso de computarización y proporcionar la capacitación necesaria a medida que ésta se requiera le ayudará a garantizar la existencia de una mano de obra motivada y un sistema que funcione de manera eficiente.
10. VENTAJAS PARA COMPRAR UN PAQUETE CONTABLE O CREARLO
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Comprado |
Creado |
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Es conveniente para empresas pequeñas que no tienen la capacidad de crearlo a su conveniencia |
Es conveniente para empresas grandes las cuales tienen ingenieros de sistemas que lo pueden adecuar a su necesidad |
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Es de fácil manejo porque los módulos son insertados a satisfacción del usuario |
Las empresas al crearlo tiene la capacidad de insertar los módulos que consideren convenientes |
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La empresa esta en la desventaja de someterse a los parámetros que ya están insertados en el programa |
La empresa esta en la capacidad de brindar al programa parámetros que para que se generen informes al gusto del usuario |
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Con el pasar del tiempo genera un costo mayor para el usuario por que el proveedor incrementa el costo a medida que saca al mercado una versión mas actualizada |
La empresa esta en la capacidad de realizar las actualizaciones que esta considere convenientes |
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Para el diseño de información el empresario tiene que esperar la llegada del dueño del programa para plantearle sus nuevas inquietudes |
Para el empresario el tener su propio ingeniero disponible le ahorra tempo con lo cual su información esta en el momento oportuno. |
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CONCLUSIONES
En este trabajo podemos observar que tomar la decisión de computarizar un sistema contable requiere de mucha delicadeza ya que sistematizar no es hacerlo porque está de moda o algo parecido sino que hay que tener en cuenta unas características dentro de estas tenemos las siguiente::
1.Evaluar cada una de las necesidades de la organización administrativas y contables.
2.Determinar las necesidades del software
3.Evaluar cada uno de los procesos que se están realizando en la organización si son eficientes eficaces y oportunos.
4.Evaluar el recurso humano y los equipos con que se cuenta..
5.Tener en cuenta los beneficios nos trae la implantación de un sistema contable.
6.Los costos reales del sistema
7.Tomar la determinación si es mejor comprarlo o desarrollarlo
BIBLIOGRAFÍA
www.tateb.co.uk/site2/index.htm
Contiene el texto completo de una guía para seleccionar e adoptar software
contable, titulada "Seven Deadly Sins: A Guide to Selecting and Implementing
Accountancy Systems".
www.tateb.co.uk/site2/index.htm
También contiene el texto completo de una guía para el proceso de selección de
software, titulada "The Seven Heavenly Steps".
www.zdnet.com/pcmag/issues/1609/pcmg0xxx.htm
Contiene una matriz que resume las características de 10 programas de software
simple diseñados para negocios pequeños.