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SOPORTE
SOPORTES Y LIBROS DE CONTABILIDAD
GENERALIDADES
CONCEPTO. Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en origina y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.
Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:
Los principales soportes de contabilidad son:
1. Recibos de Caja
2. Recibos de Consignación Bancaria
3. Comprobantes de Deposito y retiro de cuentas de ahorro
4. Factura de compraventa
5. Comprobante de Venta con tarjeta de crédito
6. Comprobantes de Egreso (Cheque – Efectivo)
7. Letra de Cambio
8. Pagaré
9. Nota Debito
10. Nota Crédito
11. Retiro de Caja Menor
12. Reembolso de Caja Menor
13. Nota de Contabilidad
14. Comprobante de Diario de Contabilidad
1. Recibo de caja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.
2. Recibo de consignación bancaria
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
3. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros
Las corporaciones de ahorro y crédito (Hoy Bancos) han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.
4. Factura de compra-venta
La Factura de compraventa es un documento que el vendedor entrega al comprador. Es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
ARTICULO 615. Obligación de expedir factura. Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.
Para quienes utilicen máquinas registradoras, el documento equivalente será el tiquete expedido por ésta.
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos para efectos tributarios, según el Art. 615 del estatuto tributario y entregar la original al comprador:
Estar expresamente denominada como factura de venta. (preimpreso).
Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta (preimpreso).
Apellidos y nombre o razón social y Nit del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
Fecha de expedición.
Valor total de la operación.
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso).
6. Comprobante de Egreso o Comprobante de Pago.
Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque o en efectivo.
Cheque. Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.
7. Letra de cambio
Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.
8. Pagaré
Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.
9. Nota Débito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
10. Nota Crédito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito.
Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
11. Recibo de caja menor
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.
Cuando se gasta el dinero de caja menor, debe reintegrarse el valor de los pagos realizados según recibos para completar el fondo fijo.
La persona responsable del manejo de caja menor elabora un comprobante denominado Reembolso de Caja Menor, en el cual se relacionan los gastos efectuados en un periodo determinado, con el fin de obtener el reintegro del dinero gastado. Para reintegrar el valor de los gastos efectuados según recibos de caja menor, relacionados en el reembolso de caja menor, se elabora un comprobante de egreso. Estos documentos deben anexarse al comprobante de Diario.
12. Nota de contabilidad
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.
13. Comprobante diario de contabilidad
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen. (Art. 53 C.Co.)
LIBROS DE CONTABILIDAD.
Documentos en donde los Entes Económicos realizan los registros de sus operaciones, los cuales forman parte integral de la contabilidad, y podrán ser diligenciados, ya sea en forma manual o sistematizada.
Forma de llevar los libros. En los libros de contabilidad debe anotarse el número y la fecha de los comprobantes de contabilidad que sirven de respaldo. En ellos no está permitido alterar el orden o la fecha de los registros contables a que se refieren las operaciones, dejar espacios en blanco, borrar, tachar, mutilar, arrancar las hojas o cambiar el orden de las mismas, hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones.
Los errores de trascripción deben corregirse mediante una anotación al pie de la página respectiva, o por cualquier otro mecanismo que permita evidenciar su corrección. La anulación de un folio debe hacerse sobre el mismo, indicando la causa, fecha de la anulación, nombre y firma del funcionario responsable.
Formalidades de los libros de contabilidad. Los libros de contabilidad deben llevarse en idioma español, diligenciarse y conservarse de forma que garanticen la autenticidad e integridad de la información contable. Contendrán el registro actualizado de los hechos o actividades que por su naturaleza afecten la situación financiera, económica, y social del ente económico, convirtiéndose en la fuente de información básica para la elaboración de los estados financieros e informes complementarios. El registro contable de las operaciones se efectuará, con sus débitos y créditos, en el orden cronológico en que se presenten, en forma individual o por resúmenes mensuales. Los libros auxiliares permiten el conocimiento de las transacciones individuales.
Para el registro de las operaciones, el ente económico puede organizar los libros principales con hojas removibles o tarjetas. Cuando se registren las operaciones a través del procesamiento electrónico de datos, deben grabarse copias de respaldo en medios magnéticos, y archivarlas de manera que garanticen su conservación. Aquellos que hayan iniciado el registro contable de sus operaciones en libros de contabilidad, procederán al registro de los libros principales, de acuerdo con lo previsto en la normatividad vigente.
Art. 48 C.Co. Todo comerciante conformara su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación faciliten la guarda de su archivo y correspondencia.
Art. 11 Dec. 1798 y Dec. 2649 de 1993. Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable aquellos que sirven para registrar las operaciones por medios mecanizados o electrónicos, para los cuales se utilicen maquinas contabilizadoras, registradoras, contabilizadotas, computadores o cualquier medio similar.
Art. 13 Dec. 1798 y Dec. 2649 de 1993. Los libros de comercio y la contabilidad deberán llevarse en el domicilio del comerciante de acuerdo con la ley y las normas de contabilidad, en idioma castellano, al igual que los comprobantes.
Art. 51 C.Co. Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia, so pena de que carezcan de eficacia probatoria a favor del comerciante obligado a llevarlos.
Los comerciantes obligados a llevar los libros de contabilidad deben registrar los libros principales.
Art. 1. Dec. 1798 y Dec. 2649 de 1993. Los comerciantes deberán registrar en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar de su domicilio principal, los libros de contabilidad que consideren necesarios para asentar en orden cronológico su operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales que no superen las operaciones de un mes, alo sumo, y para establecer el resumen de las operaciones de cada cuenta, sus movimientos debitos y créditos y sus saldos, por periodos no mayores a un mes.
Art. 53 C.Co. En los libros se asentaran en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencias a los comprobantes de contabilidad que la respalden.
Art. 12 Dec. 1798 y Dec. 2649 de 1993. Los comerciantes deben registrar sus operaciones a más tardar dentro del mes siguiente a la fecha de su ocurrencia, sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales.
Art. 56 C. C.Co. Los libros podrán ser removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, que puedan conservarse archivarse en orden y que aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del gobierno.
Art. 31 Dec. 1798 y Dec. 2649 de 1993. Los libros y papeles de los comerciantes podrán destruirse después de 20 años, contados desde el cierre de aquellos o a la fecha del último asiento, documento o comprobante no obstante cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, podrán destruirse transcurridos 10 años.
CLASES DE LIBROS.
Art. 49 C.Co. Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderá por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares para el completo entendimientos de aquellos.
Se consideran obligatorios:
1. El Libro Mayor
2. El Libro Diario
3. El Libro de Inventarios y Balance
Libro mayor. Contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, las sumas de los movimientos débitos y créditos de cada una de las cuentas del respectivo mes, tomadas del libro diario, y el saldo final del mismo mes.
Libro diario. Contiene, en los débitos y créditos de las cuentas, el registro detallado cronológico y preciso de las operaciones realizadas, trasladado de los comprobantes de Diario
Libro de Inventarios y Balance. Art. 52 C.Co. Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborara un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio. Ellos deben registrarse en el libro de Inventario y Balances, de acuerdo con las normas legales.
LIBROS AUXILIARES. Son los libros de contabilidad en los que se registran en forma analítica y detallada, los valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el numero de auxiliares que necesita, de acuerdo con su tamaño y con el catalogo de cuentas que maneje. Esto permite dividir el trabajo contable entre varias personas
Cuando la contabilidad se lleva en forma manual, por lo general, los auxiliares se llevan en libros con hojas removibles, donde a cada cuenta y Subcuenta se les asigna un folio.
OTROS LIBROS.
Las sociedades llevaran un libro, debidamente registrado, en el que se anotaran, por orden cronológico, las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga las veces y el secretario de la asamblea o junta de socios.
Así mismo las sociedades por acciones tendrán un libro debidamente registrado para inscribir las acciones; en él se anotaran también o traspaso de acciones, embargos y demandas ju7diciales que se relacionen con ellas, las prendas y demás gravámenes o limitación es de dominio, si fueren nominativas. (Art. 195 C.Co.)
Libro Fiscal de registro de operaciones diarias. Los comerciantes inscritos en el Régimen Simplificado, del Impuesto a las Ventas, estos contribuyentes no están obligados a expedir facturas por sus operaciones, pero al finalizar cada día registraran global o discriminadamente sus ingresos en el libro Fiscal de Operaciones Diarias. Además, deben conservar las facturas de compras de bienes y servicios.
Libro Fiscal de Registro de Facturación. Los contribuyentes que en un mismo establecimiento de comercio utilicen simultáneamente varios talonarios de facturación o el mecanismo de maquinas registradoras para realizar la facturación de sus operaciones, deben llevara para cada establecimiento, el libro de Registro de Facturación, en el cual, previamente a la utilización de tales talonarios o cintas, deben registrarse los que entran en uso y la fecha en que ello ocurre. Este libro no requiere registro alguno.
Registro consolidado de facturación. Los contribuyentes que poseen varios establecimientos de comercio, deberán llevar un registro consolidado, en el que se identifiquen los establecimientos de comercio a través de los cuales realizan sus operaciones, especificando el tipo de mecanismo utilizado para facturar, como maquinas registradora, talonarios de factura u otros y se describa el sistema de facturación consecutiva utilizado, sea consecutiva nacional, por establecimiento comercial, por departamento o con códigos.
PROHIBICIONES EN LOS LIBROS.
En los libros se prohíbe:
Alterar en los asientos, el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren.
Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos.
Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos; cualquier error u omisión se salvara con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.
Borrar o tachar en todo o en parte, los asientos, y
Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros (Art. 57 C.Co.)