AudiconsystemAudiconsystemUNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
DOCENTE: GERMAN JARA GUEVARA – docenteuniv@yahoo.com
TEORÍA GENERAL DE LOS SISTEMAS
La teoría de la organización y la práctica administrativa han experimentado cambios sustanciales en años recientes. La información proporcionada por las ciencias de la administración y la conducta ha enriquecido a la teoría tradicional. Estos esfuerzos de investigación y de Conceptualización a veces han llevado a descubrimientos divergentes. Sin embargo, surgió un enfoque que puede servir como base para lograr la convergencia del enfoque de sistemas, que facilita la unificación de muchos campos del conocimiento. Dicho enfoque ha sido usado por las ciencias físicas, biológicas y sociales, como marco de referencia para la integración de la teoría organizacional moderna.
El término de sistemas es muy utilizado en diferentes áreas del conocimiento. Hablamos de un Sistema Económico, de un Sistema Político, un Sistema de la Justicia, Sistema Financiero, Sistema Administrativo, Etc. y así sucesivamente encontramos todo un contexto donde el termino sistema es utilizado.
En el mundo empresarial, la palabra sistema se refiere a todos aquellos elementos y sus relaciones, que nos permiten tomar decisiones óptimas en las compañías.
Un Ente Económico considerado como un sistema que recibe y genera información y esta es procesada por una o algunas personas de la empresa para el logro de sus objetivos. Todo Ente Económico tiene funciones típicas que desarrollan en menor o mayor grado. Los sistemas que soportan las decisiones empresariales poseen ciertas características a fin de optimizar las decisiones tomadas por la alta gerencia y que tengan un mínimo de error.
ORÍGENES DE LA TEORÍA DE SISTEMAS
La teoría de sistemas (TS) es un ramo específico de la teoría general de sistemas (TGS).
La TGS surgió con los trabajos del alemán Ludwig von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968. La TGS no busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que pueden crear condiciones de aplicación en la realidad empírica.
Los supuestos básicos de la TGS son:
1. Existe una nítida tendencia hacia la integración de diversas ciencias naturales y sociales.
2. Esa integración parece orientarse rumbo a una teoría de sistemas.
3. Dicha teoría de sistemas puede ser una manera más amplia de estudiar los campos no-físicos del conocimiento científico, especialmente en ciencias sociales.
4. Con esa teoría de los sistemas, al desarrollar principios unificadores que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas, nos aproximamos al objetivo de la unidad de la ciencia.
5. Esto puede generar una integración muy necesaria en la educación científica.
La TGS afirma que las propiedades de los sistemas, no pueden ser descritos en términos de sus elementos separados; su comprensión se presenta cuando se estudian globalmente.
La TGS se fundamenta en tres premisas básicas:
1. Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro más grande.
2. Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de cambio infinito con su entorno, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energía.
3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas biológicos y mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares por ejemplo, se contraen porque están constituidos por una estructura celular que permite contracciones.
· Un conjunto de elementos
· Dinámicamente relacionados
· Formando una actividad
· Para alcanzar un objetivo
· Operando sobre datos/energía/materia
· Para proveer información/energía/materia
Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia. Los límites o fronteras entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.
Según Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas. De ahí se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o totalidad).
· Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.
· Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De estos cambio y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia.
· Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.
· Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.
Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. Los sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo.
En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:
1. Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware.
2. Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.
3. En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:
· Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recursos externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas.
· Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización.
Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados, cumplen con el segundo principio de la termodinámica que dice que “una cierta cantidad llamada entropía, tiende a aumentar al máximo”.
Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza física en dirección a un estado de máximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado de creciente orden y organización (entropía negativa). Los sistemas abiertos restauran sus propia energía y reparan pérdidas en su propia organización. El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organización y de la sociedad.
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Entradas |
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Salidas |
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Ambiente |
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Información Energía Recursos Materiales |
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Transformación o procesamiento |
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Información Energía Recursos Materiales |
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Ambiente |
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Modelo genérico de sistema abierto
El sistema se caracteriza por ciertos parámetros. Parámetros son constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del sistema.
Los parámetros de los sistemas son:
· Entrada o insumo o impulso (input): es la fuerza de arranque del sistema, que provee el material o la energía para la operación del sistema.
· Salida o producto o resultado (output): es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son finales, mientras que los resultados de los subsistemas con intermedios.
· Procesamiento o procesador o transformador (throughput): es el fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o resultados. Generalmente es representado como la caja negra, en la que entran los insumos y salen cosas diferentes, que son los productos.
· Retroacción o retroalimentación o retroinformación (feedback): es la función de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido, manteniéndola controlada dentro de aquel estándar o criterio.
· Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Está en constante interacción con el sistema, ya que éste recibe entradas, las procesa y efectúa salidas. La supervivencia de un sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente externo. Aunque el ambiente puede ser un recurso para el sistema, también puede ser una amenaza.
El sistema abierto como organismo, es influenciado por el medio ambiente e influye sobre el, alcanzando un equilibrio dinámico en ese sentido.
La categoría más importante de los sistemas abiertos son los sistemas vivos. Existen diferencias entre los sistemas abiertos (como los sistemas biológicos y sociales, a saber, células, plantas, el hombre, la organización, la sociedad) y los sistemas cerrados (como los sistemas físicos, las máquinas, el reloj, el termóstato):
· El sistema abierto interactúa constantemente con el ambiente en forma dual, o sea, lo influencia y es influenciado. El sistema cerrado no interactúa.
· El sistema abierto puede crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta reproducirse bajo ciertas condiciones ambientes. El sistema cerrado no.
· Es propio del sistema abierto competir con otros sistemas, no así el sistema cerrado.
· Al igual que los organismos vivos, las empresas tienen seis funciones primarias, estrechamente relacionadas entre sí:
Ø Ingestión: las empresas hacen o compras materiales para ser procesados. Adquieren dinero, máquinas y personas del ambiente para asistir otras funciones, tal como los organismos vivos ingieren alimentos, agua y aire para suplir sus necesidades.
Ø Procesamiento: los animales ingieren y procesan alimentos para ser transformados en energía y en células orgánicas. En la empresa, la producción es equivalente a este ciclo. Se procesan materiales y se desecha lo que no sirve, habiendo una relación entre las entradas y salidas.
Ø Reacción al ambiente: el animal reacciona a su entorno, adaptándose para sobrevivir, debe huir o si no atacar. La empresa reacciona también, cambiando sus materiales, consumidores, empleados y recursos financieros. Se puede alterar el producto, el proceso o la estructura.
Ø Provisión de las partes: partes de un organismo vivo pueden ser suplidas con materiales, como la sangre abastece al cuerpo. Los participantes de la empresa pueden ser reemplazados, no son de sus funciones sino también por datos de compras, producción, ventas o contabilidad y se les recompensa bajo la forma de salarios y beneficios. El dinero es muchas veces considerado la sangre de la empresa.
Ø Regeneración de partes: las partes de un organismo pierden eficiencia, se enferman o mueren y deben ser regeneradas o relocalizadas para sobrevivir en el conjunto. Miembros de una empresa envejecen, se jubilan, se enferman, se desligan o mueren. Las máquinas se vuelven obsoletas. Tanto hombres como máquinas deben ser mantenidos o relocalizados, de ahí la función de personal y de mantenimiento.
Ø Organización: de las funciones, es la requiere un sistema de comunicaciones para el control y toma de decisiones. En el caso de los animales, que exigen cuidados en la adaptación. En la empresa, se necesita un sistema nervioso central, donde las funciones de producción, compras, comercialización, recompensas y mantenimiento deben ser coordinadas. En un ambiente de constante cambio, la previsión, el planeamiento, la investigación y el desarrollo son aspectos necesarios para que la administración pueda hacer ajustes.
El sistema abierto es un conjunto de partes en interacción constituyendo un todo sinérgico, orientado hacia determinados propósitos y en permanente relación de interdependencia con el ambiente externo.
Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX:
“Un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos esenciales:
· En el crecimiento.
· En el hecho de volverse más complejo a medida que crece.
· En el hecho de que haciéndose más complejo, sus partes exigen una creciente interdependencia.
· Porque su vida tiene inmensa extensión comparada con la vida de sus unidades componentes.
· Porque en ambos casos existe creciente integración acompañada por creciente heterogeneidad”.
Según la teoría estructuralista, Taylor, Fayol y Weber usaron el modelo racional, enfocando las organanizaciones como un sistema cerrado. Los sistemas son cerrados cuando están aislados de variables externas y cuando son determinísticos en lugar de probabilísticos. Un sistemas determinístico es aquel en que un cambio específico en una de sus variables producirá un resultado particular con certeza. Así, el sistema require que todas sus variables sean conocidas y controlables o previsibles. Según Fayol la eficiencia organizacional siempre prevalecerá si las variables organizacionales son controladas dentro de ciertos límites conocidos.
Características de las organizaciones como sistemas abiertos
Las organizaciones poseen todas las características de los sistemas abiertos. Algunas características básicas de las organizaciones son:
1. Comportamiento probabilístico y no-determinístico de las organizaciones: la organización se afectada por el ambiente y dicho ambiente es potencialmente sin fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. Las consecuencias de los sistemas sociales son probabilísticas y no-determinísticas. El comportamiento humano nunca es totalmente previsible, ya que las personas son complejas, respondiendo a diferentes variables. Por esto, la administración no puede esperar que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un comportamiento previsible.
2. Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituidas de partes menores: las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interacción, produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente. Talcott Parsons indicó sobre la visión global, la integración, destacando que desde el punto de vista de organización, esta era un parte de un sistema mayor, tomando como punto de partida el tratamiento de la organización como un sistema social, siguiente el siguiente enfoque:
· La organización se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por todas las propiedades esenciales a cualquier sistema social.
· La organización debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado de un sistema social mayor.
· La organización debe ser analizada como un tipo especial de sistema social, organizada en torno de la primacía de interes por la consecución de determinado tipo de meta sistemática.
· Las características de la organización deben ser definidas por la especie de situación en que necesita operar, consistente en la relación entre ella y los otros subsistemas, componentes del sistema mayor del cual parte. Tal como si fuera un sociedad.
3. Interdependencia de las partes: un cambio en una de las partes del sistema, afectará a las demás. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de control y de autonomía.
4. Homeostasis o estado firme: la organización puede alcanzar el estado firme, solo cuando se presenta dos requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La unidireccionalidad significa que a pesar de que hayan cambios en la empresa, los mismos resultados o condiciones establecidos son alcanzados. El progreso referido al fin deseado, es un grado de progreso que está dentro de los límites definidos como tolerables. El progreso puede ser mejorado cuando se alcanza la condición propuesta con menor esfuerzo, mayor precisión para un esfuerzo relativamente menor y bajo condiciones de gran variabilidad. La unidireccionalidad y el progreso solo pueden ser alcanzados con liderazgo y compromiso.
5. Fronteras o límites: es la línea que demarca lo que está dentro y fuera del sistema. Podría no ser física. Una frontera consiste en una línea cerrada alrededor de variables seleccionadas entre aquellas que tengan mayor intercambio (de energía, información) con el sistema. Las fronteras varían en cuanto al grado de permeabilidad, dicha permeabilidad definirá el grado de apertura del sistema en relación al ambiente.
6. Morfogénesis: el sistema organizacional, diferente de los otros sistemas mecánicos y aun de los sistemas biológicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras estructurales básicas, es identificada por Buckley como su principal característica identificadora.
Schein propone una relación de aspectos que una teoría de sistemas debería considerar en la definición de organización:
· La organización debe ser considerada como un sistema abierto.
· La organización debe ser concebida como un sistema con objetivos o funciones múltiples.
· La organización debe ser visualizada como constituida de muchos subsistemas que están en interacción dinámica unos con otros.
· Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno de ellos, afectará a los demás.
· La organización existe en un ambiente dinámico que comprende otros sistemas.
· Los múltiples eslabones entre la organización y su medio ambiente hacen difícil definir las fronteras de cualquier organización.
Desarrollaron un modelo de organización más amplio y complejo a través de la aplicación de la TS y la teoría de las organizaciones. Según su modelo, la organización presenta las siguientes características:
1. Importación (entrada): la organización recibe insumos del ambiente y necesita provisiones energéticas de otras instituciones, personas o del medio. Ninguna estructura social es autosuficiente.
2. Transformación (procesamiento): los sistemas abiertos transforman la energía disponible. La organización procesa y transforma insumos en productos acabados, mano de obra, servicios, etc.
3. Exportación (salidas): los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el medio ambiente.
4. Los sistemas como ciclos que se repiten: el funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importación-transformación-exportación. La importación y exportación son transacciones que envuelven al sistema en ciertos sectores de su ambiente inmediato, la transformación o procesamiento es un proceso contenido dentro del propio sistema.
5. Entropía negativa: los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entrópico y reabastecerse de energía manteniendo indefinidamente su estructura organizacional. A dicho proceso se le llama entropía negativa o negentropía.
6. Información como insumo, retroalimentación negativa y proceso de codificación: los sistemas vivos reciben como insumos, materiales conteniendo energía que se transforman por el trabajo hecho. También reciben información, proporcionando señales sobre el ambiente. La entrada de información más simple es la retroalimentación negativa (negative feedback), que permite al sistema corregir sus desvíos de la línea correcta. Las partes del sistema envían información de cómo operan a un mecanismo central y mantiene así la dirección correcta. Si dicha retroalimentación negativa es interrumpida, el estado firme del sistema desaparece.
El proceso de codificación permite al sistema reaccionar selectivamente respecto a las señales de información para las cuales esté programado. Es un sistema de selección de entradas a través del cual, los materiales son rechazados o aceptados e introducidos a su estructura.
7. Estado firme y homeostasis dinámica: los sistemas abiertos se caracterizan por un estado firme, ya que existe un influjo continuo de energía del exterior y una exportación continua de los productos del sistema. La tendencia más simple del estado firme es la homeostasis, pero su principio básico es la preservación del carácter del sistema, o sea, un equilibrio casi-estacionario. Los sistemas reaccionan al cambio o lo anticipan por intermedio del crecimiento que asimila las nuevas entradas de energía en la naturaleza de sus estructuras. La homeostasis es un mecanismo regulador.
8. Diferenciación: la organización, como todo sistema abierto, tiende a la diferenciación, o sea, a la multiplicación y elaboración de funciones, lo que le trae también multiplicación de papeles y diferenciación interna.
9. Equifinalidad: los sistemas abiertos se caracterizan por el principio de equifinalidad, o sea, un sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales.
10. Límites o fronteras: como sistema abierto, la organización presenta límites o fronteras, esto es, barreras entre el ambiente y el sistema. Definen el campo de acción del sistema, así como su grado de apertura.
SISTEMA. Es un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relación entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo común.
También lo podemos definir:
Es un conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo. Cabe aclarar que las cosas o partes que componen al sistema, no se refieren al campo físico (objetos), sino más bien al funcional. De este modo las cosas o partes pasan a ser funciones básicas realizadas por el sistema. Podemos enumerarlas en: entradas, procesos y salidas.
Analicemos su definición de la siguiente manera:
Elementos: Se menciona elementos, porque todo sistema es una agrupación de piezas individuales que tienen relación entre sí.
Como ejemplo podemos citar.
Software de Información Gerencial, se subdivide en varios módulos, y estos a su vez cada uno en otros módulos, en donde modulo es un elemento o subelemento es decir sistemas y subsistemas.
Recordemos que un sistema esta compuesto por rutinas, por lo cual un sistema es formado por otros sistemas denominados subsistemas y así formamos un ciclo sistemático que se va retroalimentando.
SOFTWARE ADMINISTRATIVO.
SISTEMA CONTABLE
· Datos Generales
· Manejo de Movimientos
· Resultados del Periodo
· Libros Oficiales
· Manejo de Retención e Impuesto a las Ventas
· Informes Especiales
· Cambios de Datos Control
· Abandonar el Sistema
SISTEMA DE FACTURACIÓN
SISTEMA DE CARTERA
SISTEMA DE INVENTARIOS
SISTEMA DE NOMINA
SISTEMA DE TESORERÍA
Atributos: Cada elemento esta constituido por las características individuales que posee cada uno de esos elementos, es decir los objetivos específicos para los cuales fueron diseñados. Por ejemplo cada modulo de manejo de movimiento del sistema contable, los atributos pueden ser:
· Restricción de acceso a los datos. Restringirá el acceso a la información referente a los elementos de las cuentas tales como Código, Descripción, tipo de cuenta, saldo de cuenta etc.
· Relaciones: Se refiere a la vinculación que debe existir entre los elementos identificables o componentes del sistema. Cuando en un sistema contable se está creando el código de cuentas, se tiene que definir algún tipo de relación para cada uno de los cogidos. Por ejemplo si es cuenta de Balance o de Resultados, si es de naturaleza debito o crédito, si se va a trabajar con beneficiario o no, etc.
· Objetivo Común. El objetivo común es la guía de la acción por la cual se justifica el sistema. El objetivo común es un aspecto conceptual que muchas veces no esta claramente definido ni plasmado en lo que representa un sistema. Por ejemplo un Sistema Contable, debe ser un sistema que este en la capacidad de generar información financiera relevante para la alta gerencia y que permita generar informes que requieran todos los niveles de la compañía. La Alta gerencia no requiere informes tan detallado y extenso como si lo podrían necesitar usuarios de otro nivel de requerimiento de información.
DATOS E INFORMACIÓN
Para poder hablar de información es necesario comenzar hablando del concepto de dato. Un dato puede considerarse como un elemento no tratado; como una señal emitida.
Por ejemplo la cifra 408.000 es un dato. Pero si analizamos ese dato, efectivamente no dice nada, no significa nada, inicialmente es simplemente un cifra, no se sabe a que se refiere, podemos pensar es el valor de un gasto, de una venta, es el valor del salario mínimo actual, etc.
Para que un dato tenga un tipo de validez o tenga sentido, tiene que presentarse en un contexto. Debe ser procesado y analizado para poder inferir una conclusión del mismo. En el momento que un dato es procesado, se le puede considerar información.
Con el ejemplo anterior, se muestra como el salario mínimo. Si se muestra como salario mínimo legal mensual vigente ya nos muestran como un dato relacionado con el salario, se puede considerar como información.
Los datos son símbolos que describen condiciones, hechos, situaciones o valores y se caracterizan por no contener ninguna información. Un dato puede significar un número, una letra, un signo, cualquier símbolo que represente una cantidad, una medida, una palabra o una descripción.
La importancia de los datos esta en la capacidad de asociarse dentro de un contexto para convertirse en información. Por si mismo los datos no tienen la capacidad de transmitir un significado y por tanto no pueden afectar el comportamiento de quien los recibe. Para ser útiles deben convertirse en información para ofrecer un significado.
Las noticias, los resultados de los partidos de fútbol del fin de semana, etc. son ejemplos de información.
A diferencia de los datos, la información tiene significado para quien la recibe, por eso los seres humanos siempre han tenido la necesidad de cambiar entre si información que luego transforman en acciones, la información, es entonces, conocimientos basados en los datos a los cuales, mediante un procesamiento, se les ha dado significado, propósito y utilidad.
La entrada, el procesamiento y la salida de datos constituyen procesos que tienen como objetivo fundamental integrarse a un rol de toma de decisiones, que se presenta como herramienta apropiada y de apoyo a la gerencia. Es por eso que las empresas que quieran mantenerse competitivas, actualizadas y generando un valor agregado en sus funciones diarias necesitan estructurar Sistemas de Información que soporten las labores repetitivas, tediosas y que restan tiempo valioso del recurso humano que se encuentra en el nivel estratégico de una organización.
ATRIBUTOS DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN.
Los podemos clasificar en tres grandes grupos:
1. TIEMPO
2. CONTENIDO
3. FORMA
DE TIEMPO. Dentro de los atributos de tiempo, tenemos:
Oportunidad. La información debe suministrarse en el momento que sea necesaria.
Actualidad. La Información debe ser reciente al momento de suministrarse
Frecuencia. La información debe suministrarse con la frecuencia que sea necesaria
Periodo. La información puede suministrarse sobre periodos pasados, presentes y futuros.
DE CONTENIDO. Dentro de los atributos de contenido consideramos:
Exactitud. La información debe estar libre de errores
Pertinencia. La información debe estar relacionada con las necesidades
Integridad. Debe proporcionarse toda la información que sea necesaria
Brevedad. Debe proporcionarse solo la información que se necesite
Alcance. La información puede tener un alcance amplio o estrecho, o un enfoque interno o externo.
Desempeño. La información puede revelar el desempeño, al medir las actividades logradas, o el progreso alcanzado o los recursos acumulados.
DE FORMA. Dentro de los atributos de Forma consideramos:
Claridad. La información debe suministrarse en un formato que sea fácil de entender.
Detalles. La información puede proporcionarse en un formato detallado o de resumen.
Orden. La información puede ordenarse en una secuencia predeterminada
Presentación. La información puede presentarse en forma narrativa, numérica, etc.
Medios. La información puede proporcionarse en la forma de documentos de papel impresos, presentaciones de vídeo u otros medios.
Con anterioridad a la década de los 80's, la información no se consideraba como un activo importante dentro de las empresas. En ocasiones se llego a considerar como algo perjudicial y recorrió una extensa evolución hasta ostentar el valor estratégico para los negocios que ahora tiene.
La concepción con respecto a la información ha pasado por tres fases:
La primera fase va desde 1950 a 1970. Se asociaba la información con una montaña de papeles que formaban parte de las burocracias y que si se salía de control podía estrangular una organización; se consideraba como un mal necesario.
La segunda va desde 1970 a 1980. La información se tomo como un soporte administrativo global de las organizaciones y se asociaba con la expedición incesante de cientos y cientos de informes de todas las áreas funcionales de la empresa.
La tercera desde 1980 hasta el presente. De 1980 se ha visto que la información es una herramienta vital de soporte a las decisiones administrativas y que no solo sirve para expedir informes sino también para hacer análisis que conduzcan a diagnosticar el estado actual de las empresas, tomar correctivos y proyectar la misma.
ANÁLISIS DE SISTEMAS.
En todo departamento de sistemas o informática debe existir una guía metodologica que sirva para analizar, desarrollar o efectuar cambios a los programas. Uno de los puntos críticos del ciclo de vida de desarrollo de sistemas CVDS es el de una apropiada documentación de cada una de las etapas por las cuales evolucionan o pasa un sistema.
El Proceso de Análisis de Sistemas se puede definir como todas aquellas actividades que se realizan para descomponer y explicar un sistema de información de cada uno de sus elementos.
Cuando utilizamos el término computador, inmediatamente debemos pensar en el software que debe utilizar el equipo y el objetivo a cumplir por el mismo. Cuando unimos el concepto de computador y software, nace intuitivamente el concepto de Sistemas de Información.
La información de más alto nivel debe obtenerse como un producto secundario del procesamiento de datos, desarrollando modelos y métodos que presenten información adecuada a cada nivel administrativo tomando en cuenta el alcance y la naturaleza de la información y el grado en que interactúa cada administrador.
La Información producida por el sistema debe presentar las siguientes características:
· Accebilidad. Facilidad y rapidez con que se puede obtener la información resultante.
· Comprensibilidad. Integridad del contenido de la información. No se refiere necesariamente al volumen sino que el resultado sea completo.
· Precisión. Ningún error en la información obtenida. Cuando se trata de un gran volumen de datos, en general se producen dos clases de errores: De trascripción y de cálculo. Muchos aspectos de esta característica pueden ser cuantificados.
· Propiedad. El contenido de la información debe ser apropiado para el asunto al cual esta enfocado, tiene una estrecha relación con el solicitado por el usuario.
· Oportunidad. Se relaciona con una menor duración del ciclo del proceso: Procesamiento y entrega al usuario. Para que la información sea oportuna, es preciso reducir la duración de este ciclo.
· Claridad. Es el grado en que la información está exenta de expresiones ambiguas. A la claridad puede asignársele un valor muy preciso en dinero.
· Flexibilidad. Adaptabilidad de la información, no solo a más de una decisión, sino a más de un responsable de la toma de decisiones.
· Verificabilidad. Posibilidad de que varios usuarios examinen la información y lleguen a la misma conclusión.
· Imparcialidad. No debe existir ninguna situación que altere o modifique la información con el fin de hacer llegar a una conclusión preconcebida.
· Cuantificabilidad. Naturaleza de la información producida por un sistema formal de la información. Aunque a veces los rumores, conjeturas y otros se consideran como información, están fuera de nuestro ámbito.
El concepto de sistema de información nace por el trabajo de análisis que con anterioridad se ha efectuado, ya sea si el software ha sido desarrollado por la empresa o si fue adquirido a un proveedor. Para el caso en que una empresa compre el software preelaborado, no puede correr riesgo de adquirir programas sin al menos previamente, haber determinado los requerimientos mínimos de información, es decir, los analistas deben haber realizado un estudio de lo que la empresa necesita o dispone con respecto a:
1 Información a procesar
2 Volumen de transacciones a procesar
3 Requerimientos de información resumida o detallada
CICLO DE VIDA Y DESARROLLO DE SISTEMAS
El concepto de ciclo de vida y desarrollo de los sistemas constituye la piedra angular de los sistemas de información computarizados. Un sistema que se compra o desarrolla, se pone en funcionamiento y, generalmente su rendimiento se degrada en la medida en que se va usando, en razón al crecimiento del volumen de transacciones a procesar y las necesidades de información de los usuarios.
Las fases que se pueden identificar en el ciclo de vida y desarrollo de sistemas son las siguientes:
1. Análisis previo
2. Fijación de requerimientos
3. Diseño y desarrollo del sistema
4. Implantación del sistema
5. Madurez y mantenimiento del sistema
Cada una de estas fases posee ciertas características que las diferencian una de otras, por lo que el analista de sistemas tendrá cada una en detalle para identificar en un sistema, cada una de las etapas.
Análisis Previo. El análisis previo al desarrollo de un sistema viene en consecuencia de la detección de un problema, o requerimiento de los usuarios en la empresa. A partir de ahí, el departamento de sistemas debe establecer algún mecanismo para controlar y procesar todas las necesidades que vayan generándose en razón a las solicitudes de los usuarios, y evaluar la viabilidad del futuro del proyecto de sistemas.
Fijación de Requerimientos. Una vez aprobada la viabilidad y factibilidad de un sistema, los analistas de sistemas pasan a la fase de fijación de requerimientos, en la cual se debe empezar el trabajo de campo para determinar las necesidades y objetivos del sistema que se vaya a desarrollar. Para realizar esto, el analista debe sostener reuniones con todas las personas que de una u otra forma tengan que ver o estén involucradas en el desarrollo del nuevo sistema.
Diseño y Desarrollo del Sistema. Una vez determinados los requerimientos del sistema y establecidos los objetivos del mismo, se debe proceder a su desarrollo. Cuando construimos una obra civil, previamente se debe elaborar los planos de la obra y una vez elaborados estos, se procederá a la ejecución de la obra, un sistema se construirá de manera similar, por lo que esta fase podemos distinguir dos etapas claramente definidas.
1 Diseño del sistema
2 Desarrollo del sistema
El diseño y desarrollo del sistema tiene el objetivo de especificar la forma lógica como irá a funcionar el sistema y la relación entre sus distintos componente.
Implantación del Sistema. Una vez diseñado y desarrollado el sistema, se prosigue la puesta en funcionamiento. Existen tres estrategias para la implantación.
1 Pruebas piloto
2 Corrida en paralelo
3 Instalación Inmediata
Pruebas piloto. Consiste en poner en funcionamiento el sistema en una sola parte de la empresa y no una instalación a la totalidad de usuarios del sistema. EL objetivo de esta estrategia es con el fin de asegurarse que el sistema funcionara aceptablemente en todas la unidades que sean similares, o iguales a la unidad escogida como prueba piloto.
Corrida en Paralelo. Consiste en procesar por un periodo de tiempo previamente determinado tanto en el sistema nuevo como el que se va a reemplazar, con el objeto de asegurarse que el nuevo sistema satisface las necesidades planteadas en un principio.
Instalación Inmediata. Se determina el día en que se implantara el sistema. Una instalación inmediata debe utilizarse cuando se tenga una alta seguridad que el nuevo sistema funcionara apropiadamente en el momento que es instalado.
Madurez y Mantenimiento. Todo sistema requiere que se efectúen modificaciones o lo que comúnmente denominamos actualizaciones o mantenimiento, y así se mantiene su operatividad.
TIPOS DE SISTEMAS.
Los entes económicos utilizan sistemas para el procesamiento de la información. Estos sistemas se denominan Sistemas Administrativos. Su principal función es ayudar a soportar las decisiones gerenciales.
1. SISTEMAS INTEGRADOS. Esto implica compartir información entre dos o más sistemas.
· Elimina redundancia de la información
· Facilita el acceso a los datos o información
· Facilita la elaboración de informes
Dentro del funcionamiento de un sistema integrado, debemos distinguir las siguientes etapas:
· Definición de parámetros
· Captura de la Información
· Transferencia de la información
· Controles sobre la transferencia.
Definición de Parámetros. Consiste en una definición inicial que se le da a un sistema para que sea tomada en cuenta para su funcionamiento. (Grado de integración entre módulos, niveles de seguridad, tipos de operaciones a realizar, códigos de cuenta etc.)
Para establecer el grado de integración de un sistema respecto a otro, se debe establecer cuales operaciones pueden ser predefinidas y transferidas automáticamente al sistema contable. Los parámetros de integración establecen la forma como serán transferidos los registros al sistema contable. La información a transferir deberá se enviada al sistema contable de manera resumida, debido a que de otra forma, el sistema contable se convertirá en otro sistema auxiliar, pero con la variante de manejar información bajo códigos contables.
Captura de la Información. Esta se refiere al momento en el cual se transfieren las operaciones de un sistema a otro.
Transferencia de la información. Puede ser en forma automática o iniciada por algún usuario autorizado.
Controles sobre transferencia. Los controles sobre transferencia en un sistema integrado, se pueden clasificar dependiendo de si la transferencia es inmediata, o al final de un periodo.
Si la transferencia es inmediata y actualizada en el momento que suceden las n operaciones, los controles sobre el ingreso de datos deben ser lo suficientemente fuertes, de tal manera que no presenten inconsistencia, incompleto o no validados.
SISTEMAS NO INTEGRADOS. Es cuando la transferencia de la información se realiza por lo general, a través de movimientos resumidos y al final de periodos previamente definidos.
Para un sistema no integrado el concepto de información compartida no existe, es decir los módulos respectivos funcionarían en forma independiente.
LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS
Una organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es la sociedad con la que interactúa influyéndose mutuamente.
También puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes.
Subsistemas que forman la Empresa:
a. Subsistema psicosocial: está compuesto por individuos y grupos en interacción. Dicho subsistema está formado por la conducta individual y la motivación, las relaciones del status y del papel, dinámica de grupos y los sistemas de influencia.
b. Subsistema técnico: se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las técnicas usadas para la transformación de insumos en productos.
c. Subsistema administrativo: relaciona a la organización con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los procesos de control.
METODOLOGÍA DE APLICACIÓN DE LA T.G.S., PARA EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS
Desde el punto de vista de la administración está compuesta de las siguientes etapas:
1. Análisis de situación: es la etapa en que el analista toma conocimiento del sistema, se ubica en cuanto a su origen, objetivo y trayectoria.
2. Definición de objetivo: el analista trata de determinar para que ha sido requerido ya que en general se le plantean los efectos pero no las causas.
3. Formulación del plan de trabajo: el analista fija los límites de interés del estudio a realizar, la metodología a seguir, los recursos materiales y humanos que necesitará, el tiempo que requerirá el trabajo y el costo del mismo. Esta etapa se conoce como propuesta de servicio y a partir de su aprobación se continúa con la metodología.
4. Relevamiento: el analista recopila toda la información referida al sistema en estudio, como así también toda la información que hace al límite de interés.
5. Diagnóstico: el analista mide la eficacia y la eficiencia del sistema en estudio. Eficacia es cuando el sistema logra los objetivos y eficiencia es cuando el sistema logra los objetivos con una relación costo beneficio positiva. Si un sistema es eficaz pero no eficiente el analista deberá cambiar los métodos del sistema, si un sistema no es eficaz el analista deberá cambiar el sistema y si un sistema es eficiente el analista sólo podrá optimizarlo.
6. Diseño: el analista diseña el nuevo sistema.
7. Diseño global: en el determina la salida, los archivos, las entradas del sistema, hace un cálculo de costos y enumera los procedimientos. El diseño global debe ser presentado para su aprobación, aprobado el diseño global pasamos al siguiente paso.
8. Diseño detallado: el analista desarrolla en detalle la totalidad de los procedimientos enumerados en el diseño global y formula la estructura de organización la cual se aplicara sobre dichos procedimientos.
9. Implementación: la implementación del sistema diseñado significa llevar a la práctica al mismo, esta puesta en marcha puede hacerse de tres formas.
a. Global.
b. En fases.
c. En paralelo.
10. Seguimiento y control: El analista debe verificar los resultados del sistema implementado y aplicar las acciones correctivas que considere necesarias para ajustar el problema.