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AGENCIAS Y SUCURSALES

Son lugares de negocio sin personalidad jurídica en los que la empresa efectúa toda, o parte de su actividad, procedimiento típico de expansión.

Los objetivos de las empresas de abrir Agencias o Sucursales, entre otros son los siguientes:

• Incrementar las Ventas,

• Ampliar su radio de acción,

• Tener el dominio de ciertas plazas

• Contacto con los clientes,

• Poner al alcance de los clientes los productos que maneja,

• Conocer las necesidades del mercado,

• Saber que productos son de mayor demanda,

• Vender sus mercancias en otros lugares; y

• Extender sus operaciones en lugares distintos de la casa matriz.

AGENCIA.

(Art. 264 C.Co.) Son agencias de una sociedad sus establecimientos de comercio cuyos administradores carezcan de poder para representarla.

Es una entidad, física, o moral, que ejerce sus actividades con independencia económica y administrativa de la casa Matriz. Su función consiste en distribuir los productos de un tercero, al cual se conoce como casa matriz. Por tal razón el establecimiento de agencias representa un importante instrumento de desarrollo y crecimiento empresarial.

VENTAJAS.

Esta modalidad de comercialización de los productos representa un muy buena opción para muchas empresas:

• No representa una cantidad representativa de gastos fijos, no costos adicionales por la inversión en construcciones e instalaciones,

• La comisión representa un costo variable de vantas para la casa matriz. ( Depende de las ventas)

DESVENTAJAS

• No es posible utilizarlas para todo los tipos de productos en el mercado,

• Gran cantidad de cartera,

• Costos de control y mantenimiento; y

• La poca fidelidad de los agentes comerciales.

CONTROL.

• La Casa Matriz debera llevar un control contable de las ventas, costos y gastos de cada uno de los agentes.

• El valor de los fletes, seguros y demas gastos que origine el envio de mercancia a sus agentes, debera ser contabilizado por la casa matriz como un gasto de ventas.

CARACTERISTICAS.

• Tiene surtido de muestras,

• No mantiene existencias,

• La Casa Matriz es la que cumple los pedidos,

• La Casa Matriz es la que aprueba créditos y efectua cobros, (En algunos casos efectua cobros)

• Fondo es reponible,

• Normalmente distribuye productos de diferentes marcas y fabricantes. Cuando no hay contrato de exclusividad con la empresa el agente puede obtener un mayor ingreso, trabajando para varias compañias, las cuales incluso manufacturen productos similares; y

• Cobran una comisión por las mercancias vendidas. La facturación de las ventas la efectua directamente la casa matriz, y el agente sólo registra contablemente el ingreso por las comisiones.

La estructura legal se constituye mediante un contrato entre el agenta comercial y la compañia fabricante o mayorista del producto.

SUCURSAL

Art. 263 C.Co. Son sucursales los establecimientos de comercio abiertos por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios sociales o parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar la sociedad.

Cuando en los estatutos no se determinen las facultades de los administradores de las sucursales, deberá otorgárseles un poder por escritura pública o documento legalmente reconocido, que se inscribira en el registro mercantil. A falta de dicho poder, se presumirá que tendran las mismas atribuciones de los administradores de la principal.

CARACTERISTICAS.

• Es la creación de extensiones de la misma compañia, en aquellos lugares en donde se efectuen operaciones con los clientes,
• Son parte integrante de la misma casa matriz y operan bajo el mismo nombre o razón social,
• Efectúan su propia facturación,
• Tienen local propia, mantienen inventarios y pueden o no llevar una contabilidad propia, que sera integrada cada cierto tiempo a la de la Casa Matriz,

CONTROL.

En cada sucursal la Casa matriz debera llevar un control en los siguientes aspectos:

• Mercancias en existencias,
• Utilidades o perdidas generadas,
• Contabilidad

El grado de autonomía garantizado a una sucursal lo determina la Casa Matriz. L amyor parte de las sucursales mantienen sus propios registros de ventas, cartera, etc. Algunas sucursales tienen autoridad para pagar muchos de sus gastos, mientras que otras sólo se les permite hacer pequeños desembolsos, lo que equivale por lo regular a una Caja Menor.

En ocasiones una sucursal puede tener autoridad para pagar a los proveedores por mercancias compradas por o para la sucursal. Sin embargo, la mayor parte de las empresas prefieren centralizar las compras y las cuentas por pagar.

CONTABILIDAD.

Es muy común que una compañia con sus oficinas principales por ejemplo en Bogotá D.C. (Casa MAtriz), tenga sucursales por ejemplo en las ciudades capitales de deptos. En algunos casos la Casa matriz mantiene todos los registros de la contabilidad, incluyendo los de las sucursales, caso en el cual la compañia lleva unicamente un juego de libros. Sin embargo, otras empresas hacen que cada sucursal lleve su propio juego de registros contables, y en este caso la empresa tendra un juego de libros en conjunto, no solo para la oficina principal, sino también para cada sucursal.

El analisis de la contabilidad la podemos dividir en dos partes:

1. Contabilización de las transacciones de la sucursal, las cuales unas veces serán con la oficina principal, y otras, con los particulares; y
2. La Consolidación periodica de las cuentas de la oficina principal con las de la(s) sucursal(es) con el fin de preparar estados financieros para la compañia en conjunto. (Consolidación).

CONTABILIDAD DE LA SUCURSAL.

Cuando una compañia abre una sucursal, y esta lleva sus propios registro de contabilidad, (control), que la sucursal llevara como si fuera una empresa juridicamente independiente. Tendrá sus propios libros auxiliares, mayor, etc, y allí se registraran todas las transacciones que la afecten (particulares - Casa matriz).

La diferencia entre la contabilidad de una sucursal y la de una compañia juridicamente independiente consiste en que la sucursal no lleva cuentas de patrimonio. Una sucursal no la inician los propietarios individuales, sino la Casa Matriz. La Cuenta que reemplaza a la de Patrimonio y que es llevada por la sucursal es la cuenta oficina Principal por Pagar - (2310) Cuentas por Pagar a Casa Matriz. Tambien se llevara una cuenta reciproca en la Casa Matriz, denominada Sucursal por Cobrar (132015) Cuentas por Cobrar a Vinculados Economicos - Sucursales y siempre debe ser igual a la cuenta reciproca Oficina Principal por Pagar.

EJERCICIO.

Una compañia ubicada en la ciudad de Villavicencio, abre una sucursal en la ciudad de Restrepo en Enero 05 de 2003. La sucursal llevra sus propios registros, cerrara los libros y prepará estados financieros al final de cada mes.

La sucursal funciona en un local en arrendamiento, inicia operaciones con $5.000,oo en efectivo y $50.000,oo en inventario de mercancias que le ha dado la principal.

Otras Transacciones hechas por la sucursal.

1. Compra mercancias a crédito por $10.000,oo
2. Vende a crédito $50.000,oo
3. Vende de contado por $20.000,oo
4. Recauda cartera por sus ventas por $42.000,oo
5. Abona a proveedores por $7.500,oo
6. Paga arrendamiento del local por $12.000,oo en efectivo
7. Envia a la sucursal dinero en efectivo por $40.000,oo

Asiento de apertura de la sucursal

En la Sucursal

En la Principal

1. Compra de mercancias a crédito por $10.000,oo

2. Vende a crédito la suma de $50.000,oo

3. Vende de contado la suma de $20.000,oo

4. Recauda cartera por $42.000,oo

5. Abona a proveedores $7.500,oo en efectivo

6. Paga $12.000,oo en efectivo por concepto de arrendamiento del local.

7. Envia la suma de $40.000,oo en efectivo, a la Casa Matriz como abono a la mercancia recibida.

En la Sucursal.

En la Casa Matriz.

Si las compra, los Gastos y otras operaciones superan los topes para efectuar retención en la fuente, se debe descontar y contabilizar, así mismo si las operaciones generan iva este se debe contabilizar como recaudado o como descontable, según el caso. Las contabilizaciones de la retención e Iva son común y corriente es decir se afectan las cuentas 2365 y 2408 respectivamente.

Suponemos el cierre de enero 31 de 2003, los saldos a esa fecha son los siguientes:

En la sucursal

Si se efectua cierre en el mes de enero de 2003, se debe cancelar las cuentas de resultado, cargar a inventarios la suma de $20.000, y determinar la utilidad con un crédito a la cuenta 23100501 Cuentas por pagar a la Casa Matriz

En la Casa Matriz

Al efectuar el cierre a enero 31 en la sucursal, en la Casa Matriz se contabiliza la utilidad de $18.000, como un ingreso a Ingresos sucursal credito y un debito a la 13201501 Deudores Vinculado Economicos - Efectivo.

SUCURSAL

ESTADO DE RESULTADOS DEL 01-01 AL 31-01-2003

ESTADO DE SITUACION FINANCIERA AL 31-01-2003

Suponemos que el Balance de prueba de la Casa Matriz es el siguiente:

HOJA DE TRABAJO PARA ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS

Una hoja de trabajo para preparar estados financieros consolidados para la Casa Matriz y su sucursal o sucursales debe lograr lo siguiente:

1. Combinar activos y pasivos similares
2. Eliminar cantidades reciprocas
3. Eliminar utilidades entrecompañias si las hay.

La hoja de trabajo se usa, en especial , para facilitar la preparación de estados financieros consolidados. Por eso, la siguiente hoja de trabajo se divide en dos partes. La sección de ingresos se usa para preparar el estado de ingresos consolidado; el balance se usa para preparar un balance consolidado al final del periodo.

Los asientos de eliminación en este tipo de hoja de trabajo no se registran en los libros de la compañia ni en los de la oficina principal, ni en los de la sucursal. Se debe elaborar y preservar, junto con la hoja de trabajo en si misma, una hoja de dos columnas que detallen estos asientos diarios, ya que estos documentos por lo regular constituirán el unico enlace que conecte los balances de prueba y los estados financieros. Las explicaciones a los asientos en la hoja de trabajo se ofrecen como notas de pie de pagina a continuación de cada hoja de trabajo.

Cuando una empresa tiene sucursales y las hace llevar sus propios registros contables, no solo establece responsabilidad financiera independiente, sino que permite a la dirección de cada división separada de la empresa empaparse de como le ha ido en su operación particular. A parte de los resultados financieros separados, tambien debe determinar periodicamente su utilidad o perdida unificada y preparar estados financieros conjuntos (Consolidados). esto quiere decir que es necesario consolidar los registros de contabilidad de la Casa Matriz con los de la(s) sucursal(es) proceso en el que unas cuentas se combinan y otras se eliminan (aquellas que reflejan operacionen dentro de la compañia).

Esta consolidación no se hace en los registro formales de contabilidad, sino que se hace en papeles de trabajo (Hoja de trabajo); y luego se preparan los Estados Financieros consolidados.

Para consolidar las cuentas de la Casa Matriz y la Sucursal, el contador primero lista un balance general a nivel de subcuenta, tanto de la sucursal(es) como de la Casa Matriz, en la fecha de corte que se dispone a consolidar.

COMPAÑIA XXX

CONSOLIDACION ESTADOS FINANCIEROS CASA MATRIZ - SUCURSAL AL 31-01-2003

BIBLIOGRAFIA.

FINNEY MILLER Curso de Contabilidad Editorial Mc Graw Hill

GUDIÑO - CORAL Contabilidad 2000 Mc Graw Hill

Compilación de Normas , Doctrina y Jurisprudencia, Legis S.A.

Regimen de Impuesto a la Renta

Código del Comercio Legis

JOSEPH A. WISEMA Y JAMES A CASHIN, Contabilidad Avanzada Mac Graw Hill

BERNARD J. HARGADON JR., Principios de Contabilidad, Editorial Norma