La contabilidad es el medio através del cual los administradores, propietarios, acreedores, gobiernos y otros entes interesados pueden evaluar el progreso y la situación financiera de las unidades comerciales. Por medio de los datos contables, se pueden tomar las decisiones necesarias relacionadas con las actividades de los negocios. Se llevan a cabo inversiones, se contratan o despiden administradores, se fabrican y se venden productos, se calculan y se pagan impuestos, se amplían o restringen actividades, todo esto con base en la interpretación de los datos contables.

La contabilidad se ha definido como "el arte de registrar, clasificar y resumir en una forma significativa y en términos monetarios, las transacciones y eventos que sean, cuando menos parcialmente, de carácter financiero, así como la interpretación de sus resultados".

La contabilidad tiene tres campos principales de acción:

1. Contaduría Pública
1. Contabilidad Privada
1. Contabilidad Gubernamental

La acumulación y la clasificación de datos puede agruparse en tres áreas:

• Contabilidad Financiera
• Contabilidad Administrativa, y
• Contabilidad de Costos.

La contabilidad financiera abarca los sistemas, registros, e informes y estados contables desarrollados en una empresa comercial. La administración de una empresa debe rendir cuentas, en diversos grados, a cierto número de grupos, incluyendo a propietarios, acreedores, trabajadores, inversionistas en potencia, y numerosos departamentos oficiales.

Esta contabilidad se refleja en el sistema de contabilidad financiera de la empresa. Se clasifican los registros y se preparan informes para reflejar la posición financiera de la empresa en cierto momento y, para presentar el dato de sus operaciones en períodos especificados. La contabilidad para activos, pasivos, ingresos, egresos y capital concierne a la contabilidad financiera.

La contabilidad administrativa se refiere al uso de los datos contables para propósitos administrativos. La mayor parte de la información utilizada por la administración al tomar decisiones críticas ha sido desarrollada a base de los registros de la contabilidad financiera de la empresa. Sin embargo, se han debido establecer sistemas especiales para la acumulación específica de los datos necesarios. El análisis de los estados financieros, el flujo de efectivo, los sistemas de costos estándar, y los conceptos especiales de costos para la toma de decisiones son parte de la contabilidad administrativa.

Los sistemas de contabilidad de costos son parte integral del sistema de contabilidad financiera establecido para proporcionar datos sobre los costos para diversos propósitos. Por esto, es importante determinar el costo de los artículos producidos, a pesar de que, aparte de su función en la producción, la contabilidad de costos tiene muchas otras aplicaciones.

Uno de los principales objetivos de la contabilidad de costos es la determinación del costo unitario de los productos manufacturados. "Esta información puede utilizarse para:

• Valorización de inventarios
• Determinación de las razones de las variaciones en el costo de diferentes lotes del mismo producto. Esta información puede permitir a la administración reducir los costos.
• El cálculo del porcentaje de utilidad bruta obtenida en cada producto. Con esto la administración o la gerencia, está en posición de tratar inteligentemente problemas tales como:

1. Qué hacer con los artículos de elevado porcentaje de utilidad; por ejemplo, reducir el precio de venta para colocar al negocio en una posición competitiva más favorable.
2. Qué hacer con los artículos de baja utilidad; por ejemplo, reducir los costos de estos, o aumentar los precios de venta sin que estos excedan a los del mercado, o si se debe prescindir de la fabricación del producto".

Otra ventaja de la contabilidad de costos es el hecho de que se pueden llevar cuentas de mayor general para conocer la corriente de los costos através de la fábrica, hasta llegar, finalmente al costo de los artículos vendidos. Conocer los costos y lo relacionado con su control son cuestiones vitales para una buena administración, por lo que toda empresa debe tener contadores disponibles para que se encarguen de dicha actividad.

La contabilidad de costos tiene dos procedimientos fundamentales que se explicar con estos métodos: contabilidad de costos por órdenes específicas y contabilidad de costos por procesos.

El primero de ellos resulta conveniente para una empresa que fabrique gran variedad de productos, ya sea para almacenarlos o para surtir órdenes especiales. En el caso de la contabilidad de costos por procesos para una empresa, esta produce un artículo único y uniforme, y del que cada unidad requiere la misma cantidad de material, de mano de obra directa y de la utilización de los elementos de la planta de la empresa. Las cuentas que se podrían manejar en estos casos serían, por ejemplo:

• Materiales
• Mano de obra (directa)
• Gastos de fabricación
• Productos en proceso
• Producto terminado
• Costo de los artículos vendidos, entre otros.

Los datos suministrados por la contabilidad satisfacen las necesidades de los hombres de negocios y de aquellos otros que están interesados en las operaciones y en la situación financiera del negocio, tales como accionistas, entes gubernamentales, sindicatos y posibles inversionistas. Para que un negocio opere rutinariamente, se requiere de registros contables en que se muestre el activo, pasivo, ingresos, gastos y los elementos del patrimonio de los dueños; así como registros detallados suplementarios para otros propósitos. La información contable es también importante para la toma de decisiones sobre nuevas políticas en una compañía; tales decisiones no se toman sin antes consultar los datos de contabilidad. A mayor cantidad y disponibilidad de información contable relacionada con los problemas que tenga la administración o la gerencia, mayores serán las oportunidades de tomar buenas resoluciones.

Cada una de las ramas de la contabilidad es complemento de la otra; una profundiza más en unos aspectos que otras, tal es el caso de la contabilidad de costos. Similitudes hay muchas, prácticamente una contiene a la otra; las diferencias se dan debido a que una ahonda más en unos temas que las otras. A mayor dificultad del negocio, más complejo será su sistema de información y clasificación contable.

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