Un proyecto define una combinación de actividades interrelacionadas que deben ejecutarse en un cierto orden antes que finalice el trabajo completo. Las actividades están interrelacionadas en una secuencia lógica en el sentido en que algunas de ellas no pueden comenzar hasta que otras se hayan terminado. Una actividad en un proyecto, es un trabajo que requiere tiempo y recursos para su terminación .
La programación de proyectos actualmente se lleva a cabo con dos técnicas principales: PERT(Project evaluation and review tecnnique), es decir la técnica de evaluación y revisión de proyectos y con CPM (Critical Path method) o método de la ruta crítica.
Estos métodos están orientados en la determinación de un programa de tiempo, consisten en 3 fases:
Planeación:
Se inicia descomponiendo el proyecto en actividades distintas, después se determinan las estimaciones de tiempo para cada actividad y se construye un diagrama de red para estas actividades (flechas) donde cada una de las flechas representa alguna actividad. El diagrama de flechas completo da una representación gráfica de las relaciones entre las actividades del proyecto, la ventaja de esta etapa es que permite conocer con detalle las diversas actividades o fases del proyecto, y de esta manera se pueden sugerir mejoras antes de que el proyecto se ejecute.
Programación:
Se construye un diagrama de tiempo donde se muestran los tiempos de
iniciación y terminación para cada actividad y la relación
con el resto de las actividades del proyecto, el programa señala
las actividades críticas, es decir aquellas que requerirán
de una atención especial; para las actividades no críticas,
el programa debe de mostrar los tiempos de holgura que deben usarse cuando
algunas actividades se demoran, ya que esto permitirá el uso eficiente
de recursos limitados.
Control:
Es la fase final de la administración del proyecto, esta incluye
el uso del diagrama de flechas y la gráfica de tiempo para hacer
reportes periódicos del progreso. La red debe analizarse y si es
necesario determinar un nuevo programa para la parte restante del proyecto.
Esto también es posible verlo gráficamente de la siguiente
manera:
En la realización de un proyecto de inversión es necesario contar con un programa que indique las fechas de inicio y de terminación de cada actividad, esto se representa mediante un diagrama de flechas como sigue:
Se deben representar las interdependencias y relaciones de precedencia entre las actividades del proyecto; se utilizan flechas para representar cada actividad, la punta indica el sentido de avance del proyecto, los eventos representan la terminación de unas actividades y el comienzo de otras y están representados por puntos .
Consideremos el siguiente ejemplo:
Es una actividad (i,j) con su evento de inicio y su evento de terminación j.
En general se deben seguir las siguientes reglas en los diagramas de
flechas:
· Cada actividad del proyecto de inversión debe estar
representada por una y solo una flecha.
· Dos actividades diferentes no pueden identificarse por los
mismos eventos terminal y de inicio.
· Se deben considerar que actividades deben terminarse inmediatamente
antes que otra actividad puede comenzar.
· Se debe considerar que actividades deben seguir a determinada
actividad.
· Se debe considerar que actividades deben efectuarse simultáneamente
con alguna otra actividad..
Se comenzará por definir los siguientes conceptos :
Actividad crítica:
Es una actividad tal que si hay una demora en su comienzo entonces
causará una demora en la terminación del proyecto.
Actividad no crítica:
Es una actividad tal que el tiempo entre su comienzo de inicio más
próximo y de terminación más tardío es más
grande que su duración real.( entonces se dice que esta actividad
tiene un tiempo de holgura).
Ruta crítica:
Es una cadena de actividades críticas, es una ruta que identifica
todas las actividades críticas del proyecto.
Considere el siguiente ejemplo de actividades de un proyecto de inversión:
Cada actividad del proyecto de identifica con una letra, se indican
las actividades precedentes y las consecuentes de dicha actividad y por
ultimo también se indica la duración en días de cada
actividad.
Es el tiempo estimado en el que ocurrirá el evento si las actividades
que lo preceden comienzan lo más pronto posible. El calculo se obtiene
al efectuar una pasada hacia adelante a través del árbol
de la red. Es un proceso iterativo basado en la siguiente ecuación:
Es el ultimo momento en el que puede ocurrir un evento sin retrasar
la terminación del proyecto más allá de su tiempo
más próximo. El calculo se obtiene al efectuar una pasada
hacia atras a través del árbol de la red. Es un proceso iterativo
hacia atras basado en la siguiente ecuación:
4.7 Tiempo de holgura para actividades
4.8 Determinación de la ruta crítica
Una ruta crítica para un proyecto de inversión es una ruta a través del árbol de la red tal que todas sus actividades tienen holgura cero. Las propiedades que deben tener las rutas críticas son las siguientes:
1) Una red de un proyecto siempre tiene una ruta crítica, y puede
tener algunas veces más de una.
2)Todas las actividades que tienen holgura cero deben estar en una
ruta crítica, mientras que ningún evento que tiene holgura
mayor que cero puede estar en una ruta crítica.
3)Todos los eventos que tienen holgura cero deben estar en una
ruta crítica, mientras que ningún que evento que tiene holgura
mayor que cero puede estar en una ruta crítica.
La información desplegada que debe estar desplegada en la red del proyecto: es: tiempos más próximos, tiempos más lejanos, holguras de los eventos holguras de las actividades y la ruta crítica.
Estos conceptos permiten al administrador del proyecto de inversión investigar el efecto de posibles mejoras en la planeación para determinar en donde se deben apresurar las actividades para evitar retrasos y también para poder cuantificar el impacto de cualquier retraso, cada una de las definiciones tiene la siguiente interpretación:
El tiempo más próximo para un evento es el tiempo en el que ocurrirá el evento si las actividades que lo preceden comienzan lo más pronto posible. El tiempo más lejano para un evento es el tiempo que puede ocurrir sin retrasar la terminación del proyecto más allá de su tiempo más próximo. La holgura para un evento indica cuanto retraso se puede tolerar para llegar a determinado evento sin retrasar la terminación del proyecto, la holgura para una actividad indica lo mismo pero con respecto a una actividad.
Diagrama correspondiente al proyecto de inversión, holguras,
ruta crítica.
En el diagrama la línea más gruesa muestra la trayectoria
de la ruta crítica, la cual es:
(1,2)
(2,3)
(3,4)
(4,5)
(5,6)
(6,7)
Esto significa de acuerdo a los datos proporcionados en la tabla de
4.3 que las actividades que requieren una vigilancia estricta son las siguientes:
· Pronóstico del volumen de ventas
· diseño del articulo e instalaciones
· Elaboración del programa de producción
· Estimación del costo de producción
· Fijación del precio de venta
· Elaboración del presupuesto
Estas actividades tienen mucha importancia ya que cualquier retraso en su desarrollo implicará un retraso general en la terminación del proyecto. Por tanto el administrador del proyecto deberá tener un especial cuidado en los tiempos de estas actividades críticas para que no ocurra en ningún retraso, ya que si lo hubiera entonces necesariamente se tendría que modificar toda la calendarización del proyecto de inversión, ocasionando algunas pérdidas económicas.