Consideratii teoretice privind managementul informatiei si al documentelor

 Organizarea si functionarea sistemelor economice

Conceptele moderne referitoare la existenta si functionarea organizatiilor economice (societati comerciale, regii, cooperative, etc.), le privesc pe acestea ca sisteme functionale, compuse din subsisteme si elemente ale acestora. Subsistemele specifice unei organizatii de tip economic sau public, o reprezinta diviziile, departamentele, compartimentele, functiunile, posturile.

Functionarea unui sistem este indisolubil legatã de modul si complexitatea nivelului de organizare, cu alte cuvinte, a rigurozitãtii stabilirii si respectãrii regulilor care guverneaza functionarea sistemului. Când vorbim de organizare, ne referim la cele douã planuri profund interpãtrunse:

-          intraorganziatie, adicã între subsistemele acesteia, respectiv între activitãtile si compartimentele ei;

-          între organizatie si mediul ei de existentã si de actiune;

Din punct de vedere al organizãrii, un sistem se aflã undeva pe axa:

 Dezorganizare                                                                                                 Organizare    

       totalã                                                                                                              perfectã

Mãrimea care dã dimensiunea organizãrii unui sistem este entropia. Cu cât entropia este mai ridicatã, cu atât gradul de dezorganizare este mai mare

Incercând sã definim plecând de la aceste concepte, sistemele existã între urmãtoarele limite:

1. Limita de existentã a unui sistem cu entropie ridicatã o reprezintã un sistem eterogern, care de fapt nici nu mai functioneaza ca sistem, fiecare element în parte functionând dupa legi proprii. In acest caz ceea ce dominã este:

ü      subiectivismul selectiei factorilor de In-put (date de intrare în sistem – informatii, documente, materii prime, materiale, etc.) si a interpretãrii rezultatelor de Out-put (informatii, documente, produse finite, servicii, etc.);

ü      caracterul brownian, absolut haotic, al comportamentului subsistemelor componente în relatie bi- si multivalente, cu celelalte subsisteme; practic nu exista comunicare si corelare între subsisteme.

ü      caracterul emotional si independent de interpretare a principiilor care guverneazã sistemul; caracteristica esentialã în luarea deciziilor si în conducerea organizatiei este subiectivismul în stare purã. Cu alte cuvinte, fiecare face ceea ce crede, fãrã a tine cont de opiniile celorlalti implicati în procesul decizional si în conducerea sistemului

ü      imprevizibilitatea evolutiei in timp si spatiu a sistemului;

Ca exemplu practic, creatia artisticã se poate asimila unui sistem de reguli cu entropie maximã, fiecare creator având propriul sistem de valori iar fiecare operã se supune doar subiectiv unei anume ordini.

2. Limita existentei sistemelor cu entropie minimã sunt acele sisteme care functionezã riguros, în baza unor legi foarte bine definite si aplicate. Nu se poate vorbi despre grade de libertate ale subsistemelor, independent de sistemul general. Sistemele non-entropice sau cu entropie minimã sunt caracterizate de:

ü      obiectivism extrem;

ü      încadrarea procedurilor în interiorul unor limite fizice, temporale si legice riguros definite;

ü      actiune calificatã si specializatã pe tipuri de activitãti, la nivelul fiecãrui subsitem în parte;

In practicã poate fi dat ca exemplu un sistem de fabricatie pe o linie robotizatã. Totul este dus la maxim în ceea ce priveste formalismul, organizarea, ritmul si procesul de productie, toate acestea supuse unui algoritm inflexibil.

Ca sã poatã fi pusã în discutie eficienta unui sistem economic, organizarea aceastuia trebuie sã tindã spre un minim de entropie. Cu alte cuvinte, organizarea eficientã duce la o eficientã maximã a activitãtii si functionalitãtii sistemului respectiv si implicit la posibilitatea atingerii eficiente a obiectivelor si a misiunii acestuia.

Sistemul informational si managementul documentelor

Una dintre componentele esentiale ale sistemului de conducerea a unei oragnizatii economice este subsistemul informational. Acest subsistem asigurã legãtura între diferite componente ale sistemului cât si între sistem si mediul extern al acestuia.

Informatiile care circulã în cadrul sistemelor sunt  materializate, în majoritatea lor covârsitoare, din documente scrise de mânã, dactilografiate, etc. Buna organizare, sau dimpotrivã, lipsa organizãrii acestui flux de documente si deci implicit informatii, este esentialã pentru atingerea performantei organizatiei care le gestioneazã.

Viata unui document este, în principiu jalonatã de:

Ø      Emiterea documentului

Ø      Editarea documentului

Ø      Transmiterea documentului pe circuitele stabilite de modul de organizare a sistemului

Ø      Avizarea documentelor la diverse nivele de competenta

Ø      Clasarea documentelor

Ø      Distrugerea sau arhivarea documentelor

Pe întreaga existentã si functionare a unui document, pe de o parte cât si în activitatea gestionãrii generale a suporturilor de informatii, (a documentelor adicã), se ivesc o serie de factori care pot influenta pozitiv sau negativ performantele organizatiei care le gestioneazã.

Dintre factorii pozitivi, amintesc:

Ø      Obisnuinta functionarilor de a lucra cu documente fizice, de a le semna, stampila, etc.

Ø      Obisnuinta transmiterii fizice a documentelor, pe fluxul ierarhic al luãrii la cunostintã si/sau al avizãrilor .

Ø      Posibilitatea distrugerii fizice a unui document care devine nefolositor.

Ø      Posibilitatea înlocuirii uni document distrus din gresealã.

Ø      Posibilitatea arhivãrii în arhive fizice, care pot cuprinde un numãr impresionant de documente si care vor fi gestionate si depozitate conform legii si deciziei conducerii organizatiei.

Factorii care pot crea probleme, în cazul manipulãrii fizice a documentelor, sunt:

Ø      Birocratia excesivã, confirmatã prin aspectul birourilor si a spatiilor de lucru încãrcate cu dosare, documente, scrisori, hârtii de tot felul, stampile, faxuri supraâncãrcate de documete care ies si care intra in organizatie, etc.

Ø      Inexistenta, în cele mai multe cazuri, a unei organigrame si/sau a Fisei Postului angajatilor, în care sã fie definite clar competentele în ceea ce priveste avizarea, aprobarea, etc. a unor anume tipuri de document.

Ø      Negestionarea sau gestionarea defectuoasã a timpului necesar circulatiei documentelor în cadrul organizatiei, ceea ce duce la strangularea canalelor fluxurilor normale, aparând fenomene de supraâncãrcare a anumitor segmente sau noduri.

Ø      Slaba formalizare (standardizare) a documentelor purtãtoare a informatiei în cadrul organizatiei cât si în exteriorul acesteia. Acest fenomen poate duce la strangularea nodurilor fluxurilor normale, nestiindu-se în competenta cui este procesarea documentul respectiv, la un momentdat.

Ø      Cheltuieli semnificative cu suportul de informatie (bibliorafturi, dosare, hârtie, indigo, instrumente de scris si de arhivat etc.), consumabile pentru masini de scris, copiatoare, imprimante, etc., precum si costurile cu exploatarea si asistenta tehnicã privind functionarea acestor dispozitive.

Ø      Posibilitatea aparitiei fraudelor, mergând pânã la încãlcarea legii privind documentele clasificate (sau a secretului de serviciu), neexistând practic nici un control al circulatiei si/sau copierii documentelor, pe fluxul acestora.

Ø      Dependenta, în unele cazuri, de bunãvointa unui functionar pentru ca un document sã parcurgã fluxul normal de avizãri, în termenele stabilite si de aici posibilitatea escaladãrii coruptiei în cazul acestor functionari, aruncând o luminã nefavorabilã asupra întregii organizatii.

Ø      Posibilitatea înlocuirii unor documente distruse initial, în scopuri frauduloase.

Ø      Posibilitatea distrugerii unor documente importante, în scopuri frauduloase.

Ø      Inexistenta practicã a istoricului unui anume document sau a unui grup de documente, de la lansare si pâna la distrugerea/arhivarea acestora si de aici imposibilitatea determinãrii unor actiuni frauduloase a celor care au acces, autorizat sau nu, la astfel de documente.

Ø      Cheltuieli majore cu activitatea de arhivare a documentelor, plecând de la chiriile alocate spatiilor de depozitare, a întretinerii acestora, cheltuieli cu compactarea si clasificarea documentelor, etc.

Ø      Inexistenta unui program, în cele mai multe cazuri, sau a unor proceduri si standarde privind distrugerea documentelor, plecând de la importanta si/sau a perioadelor de expirare a acestora.

Ø      Managementul mai putin eficient al resurselor umane angajate în cadrul organizatiei

Ce vã propunem

Toate aceste aspecte negative sunt pur si simpul înlãturate printr-un management performant, de ultima generatie,  a fluxurilor de informatii din cadrul organizatiei.

In aceastã idee, vã propun un sistem informatic, extrem de performant, care gestioneazã fluxul documentelor din cadrul unei organizatii economice sau publice. Sistemul este foarte usor de înteles si de utilizat de cãtre cei desemnati în acest scop. O descriere tehnicã se regãseste in Manualul de Utilizare, pe care îl veti primi dacã veti fi interesat în oferta noastrã.

Vã propun sã intrati în familia celor care înteleg cã progresul si succesul unei organizatii pleacã, în primul rând, de la capacitatea fiecãrui conducãtor de a se organiza si functiona, cu eficientã maximã.

Propunerea noastrã este prima dintr-un pachet complex de siteme informatice de gestiune si conducere a organizatiei pe care o conduceti.

Fãcând acest prim pas, deveniti partenerul nostru, beneficiind astfel de toate facilitãtile pe care vi le vom oferi în viitor.

Retineti.....

VIITORUL INCEPE AZI !