Descrierea functionalitãtii sistemului informatic NIVIS -DMS

Sistemul de  Gestionare a Documentelor (SGD) este o solutie puternica de gestiune a documentelor, care permite controlul, organizarea, accesul si publicarea documentelor in format electronic, ale unei firme, intr-un mod rapid si usor. SGD poate gestiona orice documente, cum ar fi documente Word, Excel, imagini, prezentari, carti sau orice alte documente in format electronic. In continuare, documentele in format electronic, indiferent de tipul lor, vor fi referite sub numele generic de documente.

Datorita arhitecturii web, SGD functioneaza perfect in orice organizatie care poseda acces la un Intranet/Internet, ceea ce ii confera un mare avantaj in cazul unor organizatii cu mai multe sedii situate in diferite locatii geografice. Aceasta arhitectura permite totodata accesarea aplicatiei de pe o mare varietate de platforme. Facilitatile de cautare, imprumutare documente si identificare a documentelor dupa un cod de bare asociat asigura o posibilitate a folosirii aplicatiei de catre o gama larga de organizatii.

De asemenea se ofera o stransa integrare cu suita Microsoft Office, prin folosirea unei extensii care ofera conectare directa din Microsoft Word sau Microsoft Excel la serverul de documente.  

In continuare, documentul va prezenta posibilitatile oferite de SGD precum beneficiile pe care le poate aduce unei organizatii prin cresterea productivitatii si  imbunatatirea proceselor de colaborare.

Terminologia folositã:

SGD - Sistemul de Gestiune al Documentelor

SSL -  Secure Socket Layer (tehnologie de criptare a transferului de informatii intre doua calculatoare conectate in retea care asigura ca nici un alt utilizator din acea retea nu va putea intercepta informatiile transferate sau trimite informatii eronate unuia din cei doi utilizatori in numele celulialt).

Scopul curentului document este descrierea functionalitatii sistemului SGD.

Pe masura ce o organizatie creaza si colecteaza cantitati din ce in ce mai mari de informatii, personalul organizatiilor ajunge sa aloce din ce in ce mai mult timp pentru cautarea, organizarea si managementul acestor informatii.

SGD este o solutie distribuita care combina posibilitatile de stocare a documentelor cu functii avansate de cautare, securizarea accesului la documente precum si posibilitati de colaborare intre membri unei echipe.

Un alt atu al aplicatiei este integrarea stransa cu suita Microsoft Office prin oferirea unei extensii pentru MS Word si MS Excel care permite accesul la facilitatile oferite de catre SGD direct din cadrul aplicatiilor mai sus amintite.

Acumularile mari de informatii cum ar fi colectii de documente in format electronic partajate intr-o retea pot fi foarte dificil de navigat intrucat sistemul de organizare al lor nu permite o cautare eficienta in cazul unor cantitati mari de date si nici colaborarea intre mai multe persoane in cazul muncii in echipa.

De asemenea, in cazul partajarii fisierelor, nu exista o evidenta a accesului la fisiere, documente importante putand fi pierdute, suprascrise sau distruse in mod intentionat.

Creat in scopul evitarii acestor neajunsuri, SGD ofera urmatoarele facilitati:

·         Managementul versiunilor documentelor si al folderelor precum si inregistrarea tuturor operatiunilor efectuate asupra acestora de catre utilizatori;

·         Folosirea de meta-informatii atasate documentelor care sa permita identificarea cat mai usoara a unui document stocat in cadrul sistemului;

·         Notificarea automata a utilizatorilor in cazul schimbarii statusului unui document sau in cazul in care un document trebuie validat;

·         Automatizarea procesului de validare al documentelor;

·         Securitate puternica prin folosirea criptarii de tip SSL;

·         Controlul accesului la documente prin definirea de roluri si drepturi;

·         Cautare de documente dupa nume sau meta-informatii;

·         Imprumutare si returnare documente;

·         Tiparire etichete documente - identificare prin cod de bare;

·         Ghid utilizator;

·         Integrare cu Microsoft Word si Microsoft Excel din suita Microsoft Office.  

SGD ofera posibilitatea inregistrarii operatiilor efectuate de catre utilizatori in forma unui istoric. Administratorul sistemului poate seta operatiunile care trebuie inregistrate de catre sistem, din partea de configurare. De fiecare data cand un document este editat, versiunea documentului este schimbata, dar vechea versiune este pastrata si ea. Vechea versiune poate fi vizualizata ulterior daca se doreste acest lucru. Exista posibilitatea salvarii de versiuni pentru fisiere. In acest caz, se va salva starea tuturor documentelor continute in acesta.

SGD pastreaza unele meta-informatii impreuna cu documentul in sine. Acest lucru usureaza organizarea documentelor si ajuta la identificarea mai usoara a documentelor in cazul cautarilor.

SGD ofera posibilitatea notificarii automate a unor utilizatori in cazul efectuarii anumitor operatii pe documentele sau fisierele aflate in sistem. Sunt oferite doua tipuri de notificari. Primul tip este notificarea automata in cazul in care un document se cere sa fie validat. In acest caz un email de notificare este trimis tuturor persoanelor care fac parte din ciclul de validare.

Al doilea tip de notificare este configurabil si ofera posibilitatea notificarii prin email a unor anumiti utilizatori in cazul efectuarii operatiilor de Salvare, Editare, Vizualizare, Imprumutare, Returnare, etc.

Validarea documentelor asigura faptul ca un document este aprobat de catre toate persoanele interesate inainte de a se putea efectua operatii de editare sau vizualizare pe acest document. In momentul in care un autor adauga in sistem un nou document si acest document necesita ca o operatiune de validare sa fie efectuata asupra lui de una sau mai multe persoane, aceste persoane vor fi notificate prin email sau printr-un mesaj care apare in pagina principala in momentul in care persoana notificata efectueaza o logare in sistem.

Mesajul de notificare care apare in pagina principala contine un link care odata apasat va efectua o filtrare automata asupra listei de documente, afisand doar documentele care necesita sa fie validate de catre utilizatorul logat in sistem. Odata identificate documentele care necesita sa fie validate, utilizatorul poate aproba modificarile efectuate asupra documentului sau le poate respinge.

Sunt oferite trei modele de validare: validare “seriala”, validare “paralela” cu un vot si validare “paralela” cu toate voturile. Modelele de validare sunt ilustrate in imaginea urmatoare.  

Modele de validare a unui document

Fiecare utilizator al sistemului poate folosi aplicatia doar dupa ce se autentifica folosind un nume de utilizator si o parola. Pentru a se evita accesarea ilegala prin “spargerea parolei”, au fost definite anumite reguli de definire a parolelor, printre care si obligativitatea folosirii unei parole mai mari de 6 caractere.

Pentru a se evita interceptarea informatiilor transmise intre calculatorul utilizatorului si server (evitandu-se astfel furtul parolei sau interceptarea continutului anumitor documente cu un continut confidential), SGD ofera posibilitatea criptarii fluxului de informatii client-server folosind tehnologia SSL.

Controlul accesului la documente se face prin folosirea unui sistem complex de drepturi de acces, grupate in roluri. Administratorul de sitem poate defini roluri de acces pentru utilizatori prin gruparea mai multor drepturi. Intrucat drepturile de acces au o granularitate mica, se permite o mare flexibilitate in definirea rolurilor, putandu-se mapa roluri peste orice structura organizationala existenta in cadrul organizatiilor.

SGD permite cautarea documentelor dupa criterii de cautare complexe. Odata definit un criteriu de cautare, acesta poate fi salvat si folosit ulterior, evitandu-se irosirea timpului prin re-introducerea parametrilor de cautare.

O zona de cautare rapida este prezenta in fiecare pagina care afiseaza informatii legate de documente, astfel permitandu-se accesarea facila a motorului de cautare dupa un criteriu deja definit.

SGD ofera posibilitatea tiparirii unei etichete care identifica in mod unic un document. Pentru aceasta se foloseste un cod de bare care poate fi scanat ulterior, rezultand identificatorul unic de document. Aceasta facilitate este folositoare in cazul folosirii de documente atat in format electronic cat si pe suport de hartie. De asemenea se poate folosi in cazul utilizarii facilitatii de imprumutare/returnare pentru a marca un document imprumutat pe suport de hartie. La returnare, prin folosirea unui cititor de cod de bare cuplat la tastatura, identifiatorul documentului se poate introduce automat.

In cazul in care se doreste controlul versiunilor fizice (pe suport de hartie) al documentelor, SGD ofera posibilitatea “imprumutarii” unui document. Odata imprumutat, documentul este marcat ca fiind imprumutat si va trebui returnat inainte de a se imprumuta altui utilizator. La returnare codul unic de identificare al documentului poate fi introdus direct, in combinatie cu un cititor de cod de bare, prin scanarea etichetei.

SGD vine cu un ghid utilizator detaliat care ofera informatii despre fiecare facilitate oferita de catre sistem.

Optional se ofera o extensie pentru MS Word si Excel care permite accesarea documentelor Word sau Excel continute in SGD direct din aceste programe. Operatiunile permise prin intermediul extensiei sunt editarea, salvarea, vizualizarea.

SGD ofera si posibilitatea inserarii codului de document in documentele de tip MS Word. Prin aceasta se poate identifica usor legatura intre un document in format electronic si unul in format fizic (pe hartie).

In urmatoarea imagine se prezinta o vedere de ansamblu a arhitecturii SGD.

Arhitectura SGD – vedere de ansamblu

Pentru accesarea aplicatiei se va folosi un navigator Internet. Stratul de securitate (SSL) este transparent pentru utilizator si nu necesita nici o setare pe partea de client pentru a fi folosita. Pe partea de server va fi necesara cumpararea si instalarea unui certificat de tip server.

Partea de server asigura functionarea aplicatiei si necesita instalarea unor componente care fac posibila stocarea documentelor, trimiterea e-mai-urilor de notificare, stocarea informatiilor legate de useri, logarea, etc.

Aplicatia functioneaza cu Internet Explorer versiunea 5 sau mai noua si Netscape versiunea 6 sau mai noua. Pentru a asigura o navigare printre directoare si fisiere cat mai facila SGD foloseste un applet Java care ofera o interfata asemanatoare cu Windows Explorer. Alti appleti Java sunt folositi pentru a oferi facilitati de tiparire a etichetelor precum si posibilitatea de rezumare a transferurilor intrerupte in cazul documentelor de dimensiuni mari.

In cazul in care se intentioneaza sa se foloseasca extensia pentru MS Word si Excel, aceste aplicatii trebuie sa fie instalate pe calculatorul folosit de utilizator.

Pe partea de server exista un container J2EE care asigura functionarea logicii aplicatiei, componente de stocare documente, coponente de stocare informatii care asigura salvarea informatiilor legate de documente (meta-informatii) si de utilizatori pe serverul de baze de date, modulul de notificare care asigura notificarea utilizatorilor prin email precum si modulul care asigura editarea automata a documentelor de tip MS Word.

Diferite organizatii pot folosi aplicatia in moduri diferite. Mai jos sunt prezentate cateva scenarii care ilustreaza modalitati de folosire a aplicatiei.

In acest scenariu, un departament al unei organizatii care este extinsa la mai multe locatii geografice, necesita crearea unor documente care implica munca colaborativa a mai multor membrii ai echipei.

Pentru aceasta, membrii echipei isi pot crea o structura de directoare pe care sa seteze drepturile de acces necesare si modul de validare a documentelor.

Acest scenariu presupune ca o organizatie isi arhiveaza documentele in format electronic dar membrii organizatiei folosesc copii pe suport de hartie, copii a caror evidenta trebuie tinuta conform reglementarilor legale sau interne ale organizatiei.  

In acest caz organizatia va folosi facilitatile de tiparire de etichete, inserarea automata a identificatorului unic de document in documente de tip MS Word precum si facilitatile de imprumutare/returnare de documente.

SGD permite unui numar mare de documente organizate ierarhic pe directoare sau bazat pe meta-informatii. In acest scenariu o organizatie arhiveaza toate documentele in format electronic folosing SGD, ulilizand campurile de meta-informatii pentru a le organiza.

Astfel, membri organizatiei pot rula cautari avansate, dupa diferite criterii definite pe baza meta-informatiilor. Criteriile de cautare pot fi salvate pentru a fi rulate ulterior.

SGD ofera o gama larga de facilitati care ajuta organizatiilor sa-si creasca performantele.

Facilitatile principale oferite de SGD sunt:

·         Integrare cu Microsoft Word si Excel – prin folosirea extensiei pentru aplicatiile Microsoft Word si Excel, utilizatorul se poate conecta la SGD direct din aceste aplicatii, fara a fi nevoit sa foloseasca clientul prin intermediu unui navigator Internet. Folosind aceasta extensie, utilizatorul poate deschide documente direct din spatiul de stocare al SGD, poate sa le modifice si apoi sa le salveze inapoi, pastrand totodata toate facilitatile oferite de clientul HTML cum ar fi pastrarea istoricului si versionarea. La instalarea extensiei, un nou toolbar va fi adaugat in aplicatiile Word si Excel, punand astfel la dispozitia utilizatorului un mod usor de folosire a facilitatilor oferite. Astfel utilizatorul nu trebuie sa paraseasca aplicatiile Word sau Excel cu care lucreaza pentru a accesa documentele stocate in SGD. Sistemul de drepturi de acces implementat asigura ca utilizatorul va avea acces doar la documentele la care are dreptul.

·         Facilitarea muncii colaborative in echipa – prin folosirea sistemului de validare oferit, membri unei echipe pot folosi SGD pentru a colabora la crearea sau modificarea unor documente fara a fi nevoie sa fie prezenti in aceasi locatie fizica. In momentul in care un document a fost creat sau modificat, in cazul in care validarea a fost setata pentru acest document, toate persoanele care trebuie sa valideze documentul vor fi notificate prin    e-mail. Setarile de validare pot fi facute asupra unui director, toate documentele adaugate ulterior acestui director putand mosteni aceste setari, usurandu-se munca administratorului de sistem. SGD ofera 3 tipuri de validare, pentru a cuprinde cat mai multe scenarii care pot fi folosite in cadrul unei organizatii.

·         Securitate si flexibilitate – sistemul obliga toti utilizatorii sa se autentifice in cadrul sistemului, astfel putandu-se urmari toate operatiile efectuate de catre acestia. Sistemul flexibil de drepturi ofera posibilitatea gruparii acestora in roluri, astfel incat acestea sa se mapeze peste orice structura organizationala existenta.

·         Performanta si scalabilitate – sistemul a fost dezvoltat folosind facilitatile oferite de serverele de aplicatii care respecta standardele J2EE dezvoltate de catre Sun, garantandu-se astfel o inalta performanta si scalabilitate a aplicatiei. In cazul in care organizatia care foloseste SGD creste si un singur server nu este suficient, adaugarea unor servere suplimentare este usor de realizat.

Pentru orice organizatie ai caror membri sunt distribuiti in cadrul mai multor birouri sau chiar la mai multe locatii geografice dar au nevoie sa lucreze in echipa, SGD este instrumentul care permite acest lucru. Acesta ofera organizatiilor o aplicatie care permite prelucrarea informatiilor cu o productivitate crescuta, prin imbunatatirea proceselor de colaborare si luarea de decizii mai rapide.