DMS - Document Management System

Produsul DMS este un produs informatic expert privind managementul performant al documentelor care formeazã fluxul de informatii în cadrul unei organizatii, fie societate comerciala, fie institutie publicã sau privatã.

 Acest produs se adreseazã în special organizatiilor mari si foarte mari, datoritã potentialului extraordinar în ceea ce priveste gradul de administrare si organizare a fluxului de documente si implicit informatii.

 Institutia pe care o conduceti este un exemplu concludent de organizatie care ar putea utiliza cu randament maxim un sistem informatic expert privind distributia informatiilor, traseele urmate de documente pe întreg ciclul de viatã al acestora, stabilirea competentelor celor care le gestioneazã, aprobarea sau nu cãtre nivelurile de competentã superioare, clasificarea, arhivarea sau distrugerea documentelor.

 DMS îndeplineste toate aceste cerinte, având o serie de functiuni care fac ca acest sistem sa fie un instrument foarte puternic, oferind o serie de facilitãti utilizatorilor. Departe de a fi o prezentare exhaustivã a potentilului acestui sistem, voi enumera câteva dintre cele mai importante caracteristici:

Ø      Preluarea documentelor din mediul extern al organizatiei, fie sub forma electronicã (documente transmise prin posta electronicã, formulare incluse in paginile internet, etc.), fie digitizând documente aflate pe suport fizic, prin scanare, fotografiere digitalã, etc..

Ø      Emiterea de documente de cãtre propria organizatie, utilizând unul dintre cele mai populare editoare de text – Microsoft Word – si existând posibilitatea folosirii asa-numitele template-uri. Acestea sunt de fapt sabloane sau formulare predefinite în biblioteca acestor editoare de text si care pot exista în numãr oricât de mare, putând fi adãugate unele noi sau putând fi îndepãrtate cele nefolositoare, la dispozitia utilizatorului.

Ø      Stabilirea fluxurilor pentru fiecare document sau tip de document, functie de organigrama fiecãrei organizatii, de la emitere sau receptare pânã la distrugere sau arhivare. Fluxul este maleabil, putând fi oricând definite unele fluxuri noi, alte fluxuri putând fi modificate ca traseu si/sau competente ale operatorilor, iar alte fluxuri putând fi oricând desfiintate.

Ø      Stabilirea competentelor utilizatorilor privind:

Ø      Regãsirea informatiilor arhivate prin intermediul unor puternice motoare de cãutare, accesul la oricare document din istoria organizatiei fiind extrem de rapid si eficient.

Ø      Protejarea informatiilor clasificate prin folosirea ultimelor tehnologii privind encriptarea si protectia documentelor, prin utilizarea perechii cheie-publicã / cheie privatã.

Ø      Aprobarea documentelor care necesitã aceastã operatiune, pe cale ierarhicã, folosind semnãtura electronicã prin intermediul smart-card-urilor, pe care sunt înregistrate electronic datele fiecãrui utilizator al sistemului, de unde rezultã si drepturile de acces, semnãturã si nivelul de competentã al fiecãruia.

Ø      Posibilitatea tipãririi la oricare nivel, a fiecãrui document, dacã este necesarã forma fizicã a acestuia.

Ø      Costituirea istoricului fiecãrui document privind crearea, modificarea, aprobãrile, numele celor care au operat documentul, data si ora operãrii, numãrul versiunuii actuale si accesul la versiunile anterioare, dacã documentul a fost modificat, etc.

Ø      Usurinta în exploatare, singura cerintã asupra celor care lucreazã cu aceste documente este cunoasterea programelor din setul Office al Microsoft, respectiv Word, Excel, etc.

Ø      Accesul la Mapa cu Documente de la distantã, folosind reteaua Intenet si posibilitatea operãrii acestora, fãrã a produce întârzieri datoritã unor deplasãri, deleagatii, cazuri de indisponibilitate, etc.

Ø      Maleabilitate în configurarea sistemului, plecând de la stabilirea fluxului pe tipuri de documente si/sau departamente ale organziatiei, pânã la stabilirea drepturilor fiecãrui operator pe fluxul acestor informatii.

Sper cã prin aceastã sumarã prezentare a sistemului DMS, v-am trezit interesul, ceea ce sã îmi permitã sã vã solicit continuarea prezentãrii mai în profunzime a acestui sistem, mergând pânã la o demonstatie practicã a utilizãrii acestuia.

Ca o dovadã a seriozitãtii si calitãtii produselor pe care vi le propunem, trebuie sã amintesc sistemul DMS a fost instalat si actualmente este utilizat în mod curent de Ministerul Român de Externe.

Sistemul de Gestionare a Documentelor - DMS constituie o solutie puternicã de gestiune a documentelor, care permite controlul, organizarea, accesul si publicarea documentelor unei organizatii, în format electronic, într-un mod rapid si usor de operat. Poate gestiona orice tip de documente în format electronic cum ar fi: documente Word, Excel, imagini, prezentari, carti, etc., în general toate tipurile de documente gestionate de serviciul MS Office.

Aceastã aplicatie oferã:

Ø      Managementul documentelor si a fuxului acestora în cadrul organizatiei sau între  documentele interne ale organizatiei si mediul extern al acesteia, prin intermediul Internet

Ø      Arhivarea si restaurarea documentelor pe nivele de acces

Ø      Grad sporit de securitate a informatiilor datoritã algoritmilor de criptare utilizati

Ø      Implementarea si folosirea semnãturii electronice, conform legii

Ø      Lucrul în echipã pe un acelasi document sau seturi de documente

Ø      Cãutarea si regãsirea rapidã a informatiilor, folosind sistemul motoarelor de cãutare.

 Managementul documentelor

 In cadrul unei organizatiii cu un flux mare de informatii, controlarea accesului la documente, sau colaborarea la întocmirea  si gestiunea, pe fluxul definit al circulatiei si existentei acestor documente, sunt operatiuni extrem de sensibile. Documentele importante pot fi pierdute, rescrise sau greu de gãsit. Utilizand Sistemul de Gestionare a Documentelor - DMS, se permite accesul rapid si fluent la informatiile din baza de date, functie de competentele si drepturile de acces ale utilizatorilor precum si controlul eficient al fluxului de documente de intrare, de la  diversi utilizatori. Cu alte cuvinte, se va înregistra istoria fiecãrui document, modificarile facute asupra acelui document, data si autorul modificãrilor.

Accesul si arhivarea documentelor pe nivele de securitate

 Este de la sine înteles cã intr-o organizatie, accesul la informatiile importante nu este permis tuturor angajatilor, astfel încât este necesara implementarea un sistem de securitate a datelor. Sistemul de Gestionare a Documentelor – DMS propune accesul bazat pe roluri multi-nivel, astfel încât pe baza unei parole individuale de acces, fiecare angajat al organizatiei poate vizualiza doar acele documente care rãspund la parola respectiva. Astfel, documentele cu nivel ridicat de securitate pot fi accesate doar de persoanele autorizate, iar documentele de interes comun pot fi accesate de orice cetãtean, accesul la acestea nefiind restrictionat. Existã de asemenea optiunea de a interzice accesul unui utilizator la anumite documente. Modificarea si arhivarea documentelor se realizeaza tot pe baza de parolã.

Grad sporit de securitate

Sistemul de Gestionare a Documentelor – DMS permite distribuirea informatiei de la un utilizator la altul în mod confidential si pãstreazã integritatea informatiei pe timpul transmiterii. De asemenea, pot fi urmãrite orice modificãri aduse unui document, de la crearea acestuia si pânã la arhivare, persoanele care au facut aceste modificari si momentul în care acestea s-au produs. Acest program vine în întâmpinarea legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica. Vã punem la dispozitie posibilitatea achizitionãrii Certificatelor Calificate împreunã cu cheia publicã si cheia privatã de criptare, conform legii, emise de o Autoritate de Certificare agreatã de Ministerul Comunicatiilor si Tehnologia Informatiei, respectiv E-Sign Romania s.a. Acestea, împreunã, vor fi folosite de semnatar pentru crearea semnãturii electronice, asigurând astfel confidentialitate, unicitate a semnãturii si protectie maximã împotriva falsificarii.

Lucrul în echipã

Dacã desfãsurati un proiect care necesitã accesul mai multor echipe sau utilizatori la o sursa vastã si complexã de informatii, sau dacã echipele/utilizatorii se afla in locatii diferite (aveti mai multe nuclee distribuite geografic), Sistemul de Gestionare al Documentelor - DMS permite accesul simultan, pe baza parolei de acces, al mai multor echipe/utilizatori la acelasi document/proiect, ceea ce concurã la  realizarea de modificãri, adaugiri sau reconfigurãri ale documentului/proiectului respectiv în timp real, fãrã necesitatea utilizãrii altor resurse (hârtie, fax, telefon, etc). In acest fel, economisiti atât timp cât si resurse financiare. Pe lângã aceasta, fiecare utilizator are acces la informatie în baza parolei, înlaturându-se astfel riscul scurgerii sau pierderii unor informatii importante. Implicit, datoritã acestor facilitati, timpul fizic necesar realizãrii unui proiect/document va fi mult mai scurt.

Cãutarea si restaurarea informatiilor

Documentele se pot cãuta in arhiva curenta (Arhiva Activã), dupã profilul acestora sau utilizandu-se o cheie de cãutare. In cazul în care existã defectiuni de ordin tehnic, informatiile pot fi recuperate datoritã sistemului de back-up al aplicatiei.

Dacã sunt solicitate informatii istorice, acestea se vor restaura in Arhiva Activã de pe suportul magnetic pe care au fost arhivate, în Arhiva Istoricã. Aceastã arhivã contine date salvate pe suport magnetic, având cea mai mare fiabilitate si capacitate de înmagazinare a informatiilor. Toate informatiile salvate în arhive sunt criptate, neexistând deci posibilitatea ca o persoanã neautorizatã sã aibã acces la aceste informatii. NIVIS vã oferã în premierã în România oportunitatea folosirea serviciilor de Data Centre, serviciu gãzduit de serverele firmei, în Atlanta, USA.

Având o arhitecturã deschisã, Sistemul Informatic Integrat NIVIS - DMS este capabil sã satisfacã noi criterii de functionalitate, suportând mãrirea semnificativã a numãrului de utilizatori, pe mãsura dezvoltãrii organizatiei.

Sistemul de Gestionare a Documentelor - DMS cuprinde functionalitãti care sã îi permita gestionarea tuturor documentelor care circulã în cadrul organizatiei, managementul discutiilor purtate pe marginea lor, a adnotãrilor si a lanturilor de aprobari cerute organigrama adoptatã. Aceste caracteristici fac din programul software mai mult decât o simplã aplicatie de gestionare si stocare a documentelor si îl recomanda ca un sistem expert care îmbunatatieste si fluidizeazã comunicatia in cadrul primariei, pe de o parte si între primãrie si mediul extern al acesteia, ca de exemplu, cetãtenii municipiului, pe de altã parte.