Notes

Outline

Slide 1

DOCUMENTUL ELECTRONIC

Viziunea generală Cetăţeanul este în centrul acţiunii de guvernare Percepţia nivelului de eficienţă a organizaţiei este dependentă de calitatea contactului cu funcţionarul public Cea mai mare parte a muncii care rezolvă de fapt problema cetăţeanului este în spatele ghişeului

CIRCULAŢIA DOCUMENTELOR Informaţia organizaţională circulă pe DOCUMENTE, indiferent de natura lor (scrise, desenate, audio, etc.) sau de formatul lor (fizic sau electronic) Documentele au un CICLU DE VIAŢĂ, de la producerea la arhivarea lor. Pentru a fi utilă, informaţia trebuie SĂ CIRCULE: Pe traseul firesc În timp util Cu avizele legale Informaţia trebuie ARHIVATĂ, pentru a putea fi regăsită la nevoie

Crearea unui document

Durata de viaţă a documentului

S G D - Un nou concept Sistemul de Gestiune a Documentelor este, în esenţă, un sistem de management al sistemului informaţional al unei organizaţii Premisele apariţiei conceptului sunt de natură tehnologică, organizatorică şi socio-politică Are un impact major asupra eficienţei organizaţiei Are o capacitate practic nelimitată de a răspunde schimbărilor din organizaţie Necesită investiţii relativ mici Are costuri de exploatare şi costuri totale de proprietate reduse

Premisele tehnice şi tehnologice: Difuzarea largă a tehnologiei PC, a dispozitivelor şi tehnologiilor mobile Creşterea exponenţială a capabilităţilor comunicaţionale şi accesul practic universal la internet Creşterea cererii de prelucrare a datelor în timp real Lărgirea semnificativă a accesului la bazele de date şi la alte surse de informaţii

Premisele organizatorice: Înlocuirea modelul de management ierarhic cu modelul colaborativ Flexibilitatea mărită a structurii organizaţionale Extinderea şi structurarea reţelei informatice pe modelul organizaţiei

Premisele sociale şi politice: Creşterea generală a gradului de instruire informatică a populaţiei Tendinţa de generalizare a sistemelor e- (e-mail, e-bank, e-government…) Obligaţiile rezultate din alinierea la legislaţia Comunităţii Europene Presiunile globalizării si efectele trecerii la societatea informaţională

Sistemul de Gestiune al Documentelor asigură: Producerea documentelor pe formulare sau în format liber Preluarea documentelor, atât venite din exterior în format digital, cât şi digitizarea celor venite în format fizic Urmărirea documentelor pe întregul lor ciclu de viaţă Conducerea documentului pe traseul autorizat Controlul şi înregistrarea timpilor de parcurs Raportarea stadiului în care se află şi semnalizarea punctelor critice Urmărirea modificărilor Avizarea şi aprobarea prin semnătură digitală Distribuirea automată în organizaţie, dar şi la terţii cu care există relaţii de colaborare on-line Regăsirea documentului în traficul intern sau în arhive, prin simple interogări pe diverse criterii Arhivarea sau distrugerea documentelor, după caz

ADOPTAREA SISTEMULUI Analiza strategică şi fixarea asupra soluţiei Dezvoltarea şi adaptarea platformei, hardware şi software Implementarea SGD Formarea utilizatorilor Formalizarea documentelor Modelarea circulaţiei Constituirea şi migrarea bazelor de date Constituirea arhivei electronice Stabilirea relaţiilor on-line cu celelalte instituţii ale Administraţiei şi cu terţii Generalizarea sistemului, cu susţinerea unei campanii de imagine

ETAPELE ANALIZEI Diagnoza realizează: Analiza actualului nivel hardware şi software Identificarea problemelor de circulaţie a informaţiei Modelarea cadrului de lucru (volumul fluxurilor, nivelul resurselor, limitele şi constrângerile) Prognoza urmăreşte: Formularea unei soluţii Elaborarea strategiilor de management ale sistemului informaţional Elaborarea planurilor de implementare Derularea unei faze pilot Predicţia îşi propune: Elaborarea de strategii de dezvoltare şi extindere a sistemului Estimarea eficienţei în termeni de: Cost de exploatare Timp de răspuns Percepţie şi imagine

OBIECTIVELE DIAGNOZEI Evaluarea situaţiei actuale a infrastructurii de circulaţie electronică a informaţiei (hard/soft) Diagnoza structurii şi dotării hardware Diagnoza dotării software Evaluarea fluxurilor de date Identificarea fluxurilor principale Estimări cantitative pe fluxurile principale Determinarea structurii fluxurilor - noduri şi trasee Evaluarea posibilităţilor de trecere la circulaţia informaţiei prin documente electronice Elaborarea de soluţii tehnice si organizatorice, ca suport decizional

OBIECTIVELE PROGNOZEI Soluţii privind eficientizarea fluxurilor de documente prin înlocuirea circulaţiei îin format fizic cu cea în format digital Studiul de încărcare a nodurilor (funcţiunilor) din fluxurile de documente în format electronic Definirea obiectivelor tehnico-funcţionale pentru implementarea circulaţiei informaţiei pe documente în format electronic Planuri de trecere graduală la circulaţia documentelor în format fizic, iniţial pentru fluxurile rutiniere, apoi generalizarea sistemului Elaborarea unei serii de strategii de management a sistemului informaţional şi a circulaţiei informaţiei: Strategia de circulaţie a informaţiei în format electronic Strategia de formare continuă a utilizatorilor Politica de securizare şi de control al accesului la informaţii, în reţeaua internă şi la interfaţa cu Internetul

OBIECTIVELE PREDICŢIEI Estimarea eficienţei în termeni de: Cost de exploatare Timp de răspuns Percepţie şi imagine Elaborarea de strategii de dezvoltare a sistemelor de teleasistenţă, telecolaborare şi externalizare a unor servicii Elaborarea de strategii de integrare în fluxurile de e-government (partajarea resurselor între instituţiile Administraţiei, identitatea electronică, televotarea, etc.)

O PRIVIRE FINALĂ asupra implementării SGD Este un sistem colaborativ şi interactiv Asigură circulaţia documentelor pe fluxurile definite de organizaţie Execută  automat îndrumarea şi urmărirea documentelor, ca şi distribuţia, arhivarea şi regăsirea lor rapidă Componenta de urmărire şi istoric asigură distribuirea responsabilităţii la nivelul fiecărui nod de pe traseul documentelor Necesită unele investiţii şi unele măsuri organizatorice Necesită un program coerent de formare continuă a personalului Necesită un management specializat pe circulaţia informaţiei Provoacă o schimbare majoră de concepţie şi ritm în interiorul organizaţiei, cu inerenta opoziţie iniţială faţă de nou

Virtual Network Group REALIZATORI: Analist  Ionel OPRIŞA, MBA Dipl. Eng.  Liviu STOIAN, MBA