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Cómo desarrollar un sistema efectivo de información gerencial
Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear
un sistema de información gerencial que produzca información integrada y
completa. El desarrollo o mejoramiento de tal sistema, es, generalmente,
una tarea organizacional de gran envergadura.
Sin embargo, aun cuando la organización no se haya impuesto el
compromiso de desarrollar esta tarea, se puede realizar una función
importante para mejorar el sistema y cubrir sus necesidades. Tal vez no
sea posible cambiar los formularios de registro o archivos, pero pueden
hacerse cambios marginales, tales como el mejoramiento en la exactitud de
los datos y la puntualidad de las fechas de informe e introducir medidas
que aseguren que se hará el uso más completo de los datos existentes. De
esta manera, pueden hacerse mejoras evidentes en el sistema de información
gerencial sin que esto represente una gran carga para la organización. Si
el proyecto es grande, es probable que se requiera trabajar estrechamente
con el experto en SIG. En conjunto llevarán a cabo los pasos necesarios
para obtener una idea general de todo el SIG, la manera en que funciona y
lo que necesita mejorarse. Si el proyecto de SIG es pequeño,el
administrador puede responsabilizarse de este proceso.
Cómo diseñar o evaluar un sistema de información gerencial
Si se habla de una institución que no tiene los recursos humanos con
experiencia en sistemas de información gerencial que desea organizar o
mejorar su SIG, es buena idea solicitar ayuda de personas u organizaciones
que tengan dicha experiencia o de un consultor.
Es muy probable que éstas seguirán una serie de pasos
para obtener una visión general del sistema de información, la manera cómo
funciona y qué se requiere para mejorarlo. Los resultados de cada paso
ayudan a determinar si necesitan hacerse cambios, así como qué cambios
aseguran que el sistema de información cubre las necesidades propias y las
del personal. Los pasos más importantes son los siguientes:
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Pasos para analizar el SIG
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- Identificar a todos aquellos que están utilizando o deberían
utilizar los distintos tipos de información (voluntarios, líderes de la
comunidad, trabajadores clínicos y otros profesionales, trabajadores de
campo, supervisores, administradores, etc.)
- Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización,
programa, departamento o punto de prestación de servicios.
- Identificar la información que se requiere para ayudar a las
diferentes personas en el programa de planificación familiar a
desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la información que se
recolecta pero que no se utiliza.
- Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para
recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la información, son
sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de los
diferentes trabajadores, y qué formularios y procedimientos necesitan
mejorarse.
- Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para
recolectar y registrar información que necesiten mejorarse o preparar
nuevos instrumentos si es necesario.
- Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para
tabular, analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles a
los diferentes trabajadores del programa de planificación familiar.
- Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.
- Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios,
registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar,
tabular, analizar, presentar y utilizar la información.
Para preparar esta visión de conjunto del sistema de información, es
necesario reunirse con el personal, con colegas de otros servicios de
salud, con líderes comunitarios, voluntarios y clientes. Es importante
recolectar la información de manera sistemática, anotando las respuestas
claramente para que puedan revisarse más tarde.
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Optimizar un sistema de información gerencial: Qué preguntar, qué
observar, qué verificar
| ¿El sistema de información ayuda a planear, monitorear
y evaluar? |
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Qué preguntar: |
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¿Proporciona el sistema información sobre lo siguiente? |
¿Ayuda el sistema al personal en lo siguiente? |
¿Permite el sistema acceder a información detallada en lo
siguiente? |
| Qué observar: |
Qué verificar: |
| de la planeación |
Demanda de métodos de PF. Utilización de los servicios
existentes. Cobertura de la población. |
Determinar objetivos generales y específicos. |
Componentes del programa. Resultados por regiones. Grupos
poblacionales. |
| del monitoreo |
Obtención de metas. Uso de métodos. Costo de los servicios. |
Identificar y resolver problemas. |
Logros
por actividad. Utilización del personal. Gastos. |
| de la evaluación |
Número de:
Nuevos
usuarios.
Nuevos clientes.
Usuarios
activos.
Cambio de métodos.
Abandonos. |
Determinar el énfasis del programa en el futuro. Determinar si
el programa está alcanzando sus objetivos. |
Resultados por unidad.
Resultados agregados.
Resultados
comparativos. |
| ¿ El sistema de información funciona efectiva y
eficientemente? |
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Qué preguntar: |
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¿Incluye el sistema los siguientes componentes? |
¿El sistema es fácil y simple de usar? |
¿Satisface el sistema a los usuarios? |
| Qué observar: |
Qué verificar: |
| Fuentes de información rutinaria |
Archivos.
Registros.
Formularios especiales. |
Tiempo para llenar la información.
Redundancia en los
datos. |
El propósito de todos los instrumentos es conocido. |
| Personas que usan la información |
La dirección.
Personal a cargo de progs.
Personal
administrativo.
Miembros de la comunidad. |
Los resultados están disponibles cuando se les necesita. |
La información es consultada antes de llevar a cabo las
decisiones. |
| Recolección de información especial (no
rutinaria) |
Investigaciones.
Grupos focales.
Entrevistas de
salida.
Evaluación
rápida. |
Puede llevarse a cabo cuando se detectan vacíos en la
información. |
Puede llevarse a cabo con un esfuerzo y costo razonables por los
miembros del personal. |
| Capacidad de informe |
Análisis.
Presentación.
Conclusiones. |
Claridad.
Precisión.
Que esté completo.
Puntualidad. |
Se entienden la información y su interpretación. |
| Disponibilidad de la información |
Comunicación.
Retroalimentación. |
Fuente y destino de los informes. |
El personal en todos los niveles tiene la información que
necesita para trabajar. |
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Cómo procesar los resultados del análisis del SIG
Cuando finalizan los pasos necesarios para conocer el SIG, hay que
analizar los resultados. A continuación se enumeran algunos enfoques para
hacer el análisis y algunos temas específicos que permiten mostrar si el
sistema de información gerencial cubre las necesidades de la organización.
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Necesidades de información
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Considerar las necesidades especiales de información del programa de
planificación familiar. Por ejemplo:
¿Se encuentra el programa en una fase de desarrollo incipiente o
avanzada? Considerar que:
- Un programa que acaba de comenzar, requiere de información básica,
tal como número de usuarios nuevos y número de usuarios regulares, etc.
- Un programa que llega a todos los miembros del grupo objetivo,
necesita información para evaluar la calidad de los servicios.
¿Tiene el programa componentes clínico, de mercadeo social o
comunitario? Considerar que:
- Un programa de planificación familiar que funciona con base en
clínicas que ofrecen anticonceptivos orales, DIU y anticonceptivos
inyectables, necesita recolectar información sobre el volumen de
servicios ofrecidos, las características de la población atendida, la
calidad de los servicios, etc.
- Un programa de distribución comunitaria (DCA), necesita información
sobre el número de ciclos de píldoras y de condones que se distribuyen
por cada trabajador de DCA.
¿El programa es completamente financiado o los clientes pagan por los
servicios? Considerar que:
- Un programa subsidiado, necesita información sobre el número de
clientes por cada servicio para establecer tasas
para los reembolsos.
- Un programa en el cual los usuarios pagan por los servicios que
reciben, necesita información sobre todos los costos que tienen relación
con los servicios para determinar tarifas justas y accesibles. Cuando se
cobra por los servicios, mejora la confiabilidad de la información
recolectada porque se tienen parámetros distintos para evaluar tales
servicios.
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Tipos de información disponible
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Considerar el tipo de información disponible en formularios,
registros y archivos para la toma de decisiones. Por ejemplo:
- Los registros de usuarios pueden proporcionar información importante
sobre el perfil de los clientes.
- Los archivos pueden dar información importante sobre usuarios
nuevos, activos y sobre aquellos que cambiaron a otro método.
- Los registros de supervisión pueden dar información importante sobre
las necesidades en el suministro de anticonceptivos.
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Información que no se registra
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Considerar la información que se requiere y que no se encuentra en
los registros, archivos y formularios existentes. Por ejemplo es
posible que:
- Los registros de usuarios pueden no proporcionar información acerca
de efectos secundarios y complicaciones, ni sobre usuarios que abandonan
el programa.
- Los registros o informes de supervisión pueden no dar información
sobre la calidad de los servicios clínicos.
- Los registros pueden no establecer distinciones entre los usuarios
activos y los nuevos.
- Los formularios utilizados pueden no brindar información oportuna
sobre el consumo de anticonceptivos, lo cual es necesario para
determinar la cantidad que se necesita y cuándo se deben solicitar
dichos productos.
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Frecuencia de la recolección de información
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Determinar qué información se necesita regular y frecuentemente y
qué información se requiere sólo periódicamente. Por ejemplo, es
posible que:
- La información sobre los usuarios nuevos y sobre métodos que se
solicitan por primera vez, se necesite regular y frecuentemente para dar
seguimiento al programa en la cobertura de objetivos a niveles local y
regional.
- La información de tipo demográfico, se requiera con menos
frecuencia, para ayudar en la planificación de un programa.
- La información financiera, se requiere regular y frecuentemente para
llevar un control de los gastos y de los presupuestos.
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Métodos de recolección de la información
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Considerar métodos de recolección de información simples y
económicos, para complementar la información suministrada por las
historias clínicas, los registros y los formularios. Por ejemplo:
- Las evaluaciones rápidas (o las encuestas a pequeña escala), son
útiles para obtener información en temas tales como el cambio de
métodos, los usuarios que abandonan el programa, los efectos sobre la
fecundidad, y otros.
- Los grupos focales (discusiones guiadas en un grupo seleccionado de
personas), proporcionan buena información de los usuarios, sobre las
razones para la satisfacción o insatisfacción con los servicios clínicos
y de otro tipo o con el personal, la efectividad de los mensajes de IEC,
la receptividad y disposición de ciertos grupos hacia la anticoncepción,
etc.
- Pequeños proyectos de investigación operacional, informan sobre
diferentes formas de distribución de anticonceptivos o sobre la
efectividad de canales de distribución de los sectores público y
privado.
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Análisis e interpretación
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Considerar cómo diferentes grupos de trabajo pueden utilizar la
información de planificación familiar para mejorar su desempeño.
Por ejemplo, puede que:
- La dirección requiera información resumida sobre el costo y calidad
de los servicios, sobre la satisfacción de los clientes y sobre las
razones para descontinuar o cambiar métodos, y para determinar cómo
mejorar las estrategias y calidad del programa.
- Los supervisores necesiten información sobre el número de usuarios
que serán atendidos por cada trabajador de DCA para determinar los
medios más efectivos para apoyar el trabajo y hacer un mejor seguimiento
del mismo.
- Los trabajadores de DCA necesiten información sobre los
requerimientos de cada usuario para planear visitas de consejería y
métodos anticonceptivos.
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Formato y contenido apropiados de los informes
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Considerar si se cuenta con la información apropiada, de utilidad y
en el momento en que se requiera. Por ejemplo, es posible que:
- Los trabajadores de DCA, utilicen mapas de la zona para tener un
registro de la residencia de los usuarios de planificación familiar y
qué tipo de anticonceptivos usan.
- Los supervisores hagan seguimiento de la efectividad de los
trabajadores de DCA mediante una simple gráfica que muestre los
resultados de las visitas domiciliarias de cada trabajador de campo que
supervisan.
- Los administradores de clínicas, utilicen gráficas simples que
reflejen el número de visitas a la clínica, el número de nuevos usuarios
y el número de usuarios permanentes para dar seguimiento y evaluar el
estado actual del programa.
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Cómo dar retroalimentación
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Considerar cómo utilizar la información para dar una
retroalimentación efectiva al personal. Por ejemplo:
- Los supervisores pueden motivar al personal a trabajar más
activamente permitiéndole comparar su desempeño con el de sus
compañeros.
- La retroalimentación puede utilizarse para mostrar los logros del
programa que pueden ser útiles para generar apoyo político.
Viñeta -
La importancia de una información exacta y periódica
Acciones para mejorar el sistema de información
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Maneras sencillas para mejorar el SIG
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La revisión por parte del administrador sirve para indicar en qué áreas
debe mejorarse el SIG. Hay muchas formas en las cuales un sistema de
información puede desarrollarse. Muchas de las mejoras podrán hacerse
mediante:
- La eliminación de información innecesaria;
- El mejoramiento de los informes en los cuales se hace la
retroalimentación;
- Involucrando al personal en el uso regular de la información para
planear, supervisar y evaluar sus actividades.
A continuación se describen ejemplos de acciones simples que pueden
incrementar la efectividad del sistema de información:
Recolección de datos: Las historias clínicas con frecuencia son
ilegibles porque no hay suficiente espacio para registrar la información
requerida. Este problema puede resolverse eliminando la información
innecesaria y rediseñando el modelo para incorporar las sugerencias hechas
por el personal. Este personal requiere capacitación sobre el uso de los
nuevos formularios.
Registro de datos: Los miembros del personal cometen muchos
errores al totalizar la información de los registros. Las hojas de resumen
simples con instrucciones y capacitación en su uso, pueden ayudar a
reducir estos errores matemáticos.
Análisis e interpretación de los datos: Los supervisores del
programa DCA pueden no utilizar la información mensual del número de
usuarios para hacer el seguimiento al desempeño de cada trabajador de DCA,
porque los informes pueden ser difíciles de leer. Es posible que una
gráfica que ilustre el desempeño de cada trabajador puede mejorar el
seguimiento y de paso el desempeño de los trabajadores de DCA.
La dirección debe concientizar al personal de los servicios clínicos
sobre la importancia de una recolección, tabulación y análisis exactos de
los datos para los informes. Una de las formas de lograr esto consiste en
utilizar los datos como medio para evaluar el desempeño del personal de
los servicios clínicos y para proporcionar retroalimentación.
Mantener el SIG en el camino correcto
Mientras se desarrolla o mejora el SIG, es necesario revisarlo
periódicamente para ver si se mantiene en el camino correcto. Para
verificar si el sistema de información cubre las necesidades, es útil
aplicar los siguientes criterios:
- El SIG es ahora más accesible, es decir, después de una adecuada
orientación y capacitación, el personal puede utilizarlo.
- El SIG ya no es una carga para el personal. Los trabajadores en
todos los niveles perciben al SIG como una herramienta de administración
importante y no como un conjunto de tareas difíciles, ni como una
pérdida de tiempo.
- El SIG es una ayuda para tomar decisiones informadas.
- Se tiene una idea clara sobre el por qué se recolecta cada uno de
los datos.
- La información es ahora más actualizada, confiable y exacta.
Si existe un acuerdo sobre cada uno de estos puntos mientras se trabaja
en mejorar el SIG, es seguro que se va en la dirección correcta.
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