Proyecto Orca.
Docencia a Distancia
Debido a que nuestro curso es sobre sistemas de información gerencial, comenzaremos por definir que es un sistema. En términos muy amplios, podemos adoptar la definición de Roger A. Kaufman quién dice: "Sistema: es la suma total de partes que funcionan independiente o conjuntamente, para lograr ciertos resultados o productos, basados en necesidades". Esta definición incluye a todo tipo de sistemas.
En el caso concreto de sistemas de información gerencial, la "suma total de partes" a que se refiere Kaufman está constituida por personas, máquinas, software y contenidos de información, que deben funcionar, en este caso conjuntamente, para lograr objeti vos específicos. También el autor señala que se realiza "basado en necesidades". Esto último nos hace pensar, en el caso concreto que nos interesa, en ¿Cuáles son las necesidades de información en el caso de los gerentes? La respuesta inmediata es: Los gerentes requieren información para poder tomar decisiones.
Bien, a continuación escribiré algo con relación al tipo de toma de decisiones que se realizan en las organizaciones. Cabe hacer la aclaración de que los sistemas de información son herramientas (muy útiles por cierto) para la toma de decisiones. Pero, excepto en casos muy específicos, no son substitutos del sentido común ni del criterio. Es decir, el elemento humano es imprescindible.
TOMA DE DECISIONES EN LAS ORGANIZACIONES
En términos generales podemos decir que la función administrativa más importante en las organizaciones es la toma de decisiones. Este aspecto se acrecienta en la actualidad, dado el rapido curso de los acontecimientos. A principios de este siglo, exist ía una espera promedio de 33 años antes de que un descubrimiento fuera puesto en práctica aplicada. Actualmente este tiempo se ha reducido a 3 años y en ocasiones a sólo unos meses. Esto obliga a que las personas encargadas de tomar decisiones tengan que reaccionar mucho más rápido cada vez. La pregunta que nos debemos de hacer es entonces... ¿Qué información requiere un gerente para administrar de manera efectiva?
Desde luego que para responder a esta pregunta, tenemos que saber a que gerente nos referimos. Es decir, una parte de la respuesta estará en funcion del tipo, clase y puesto del gerente en la organización. Sin embargo, existen generalidades e n términos de información, que son necesarias para la mayoría de los gerentes. Entre ellas estan:
b) El nivel que ocupan en la organización y sus actividades.
c) Los factores que determinan el éxito.
a) Decisiones estructuradas: Este tipo de decisiones son las que se toman por rutina, por ejemplo, después de terminar una serie de pasos planeados con anticipación. Podemos poner por ejemplo de decisión estructurada, el reorden una vez que se a lcanza un determinado nivel de inventario. Previamente se ha decidido que cuando se tenga un inventario de X número de algun artículo A, se haga un pedido al proveedor de Y número de dichos artículos. Entonces, una vez que se alcanza la condició n, se emite la decisión, en este caso representada por la reorden.
Cuando las decisiones son áltamente estructuradas, pueden ser tomadas diréctamente por una computadora y posteriormente ser evaluadas por personas. Tal es el caso de algunos almacenes de autoservicio en donde de la lectora óptica de las cajas registrador as se remite la información de los productos vendidos a una computadora central, misma que los descuenta de inventario. Cuando el nivel de inventario alcanza un punto prefijado, la misma computadora emite una orden de abasto.
b) Decisiones no estructuradas:
Por el contrario, una decisión no estructurada es aquella que no es rutinaria. Es una decisión que puede presentarse tan pocas veces o que contiene tantas variables que no permite el desarrollo de pasos planeados previamente; o bien, estos pasos cambian con tanata rapidez que no hacen recomendable el planear la decisión. Sea cual sea la causa, en el caso de las decisiones no estructuradas no se conoce por adelantado toda la información que se requiere para tomar la decisión. En este caso es preciso extraer la información del SIG (Sistema de Información Gerencial) mediante la exploración y consulta de registros almacenados y sólo mediante la manipulación, recuperación y análisis de esta información será posible tomar la decisión.
Con relación al nivel que ocupa el gerente en la organización podemos ver también que requiere de una clase diferente de información. En las organizaciones pequeñas, existen pocos niveles gerenciales y los gerentes tienden a ser "gerentes general es" en el sentido de que conocen la mayor parte de las actividades de la organización.
Por el contrario, conforme las organizaciones crecen, los niveles gerenciales se multiplican y la información que era útil a los generalistas es inapropiada para los especialistas.
El siguiente cuestionario es para que usted evalúe el tipo de decisión que está involucrada en su solución, lo que debe de hacer es indicar si el tipo de decisión es estructurada, semi-estructurada o no estructurada, no debe de responder el cuestio nario, solo evaluar el tipo de decisión.
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