Aef11a

OBJETIVO 10:
Los importes adecuados al personal deben clasificarse en forma oportuna.
OBJETIVO 11:
Los pagos y los ajustes relativos a nóminas deben clasificarse, concentrarse e informarse en forma oportuna.
Los objetivos 10 y 11 están relacionados entre sí.
EJEMPLOS DE LAS TÉCNICAS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS 10 Y 11.
(A) Procedimientos documentados de proceso, corte y cierre de fin de periodo.
(B) Clasificaciones de cuentas documentadas.
(C) Comparación de los resultados reales con los presupuestados.
(D) Análisis de las variaciones.
(E) Arqueos periódicos de formas controladas y su conciliación con sus controles establecidos para tal efecto.
(F) Revisión y seguimiento de los informes regulares de datos pendientes de procesar.
(G) Conciliación de horas y cantidades a pagar con las horas y cantidades distribuidas.
(H) Conciliación de las cuentas bancarias de nómina que funcionan como fondo fijo.
(I) Investigación de cheques antiguos.
(J) Conciliación de efectivo desembolsado con el pago bruto.
(K) En un ambiente de PED:
a) Sistemas de escritura simultánea o sistemas comparables, basados en la computadora en que se preparan al mismo tiempo mediante una forma, ejemplo: Un cheque de nómina, el registro en auxiliares y en los mayores respectivos.
b) Totalizar por lotes y registrar los documentos de entrada (número de documentos de nómina e importes) y conciliación de los totales de lotes con el total resultante del registro de nómina o archivo actualizado.
c) Investigación de las interrupciones en la secuencia numérica de las formas esenciales presentadas para resumirse (tarjetas de reloj).
d) Conciliación de las formas importantes con las anotadas.
e) Revisión de los archivos de cuentas en suspenso que controlan los datos rechazados hasta que se les da nueva entrada.
f) Fechas predeterminadas para controlar la oportunidad y los cortes de procesamiento y producción de informes periódicos en la computadora.
g) Totales de control e identificación de las fechas, etc., en los informes.
h) Dígitos de comprobación en los números del empleado.
i) Anexos (cédulas) de informes de producción y registros cronológicos de la computadora.
EJEMPLOS DE RIESGOS SI NO SE LOGRAN LOS OBJETIVOS 10 Y 11.
1. Registro en las cuentas de mayor puede ser incompleto.
2. Pueden presentarse problemas de registro y control de tiempos.
3. Los informes pueden ser inexactos con respecto a la clasificación de las transacciones.
OBJETIVO 12:
Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal.
EJEMPLOS DE LAS TÉCNICAS PARA LOGRAR EL OBJETIVO 12.
1. Conciliación en forma regular y periódica de los saldos de auxiliares de nóminas con saldos del mayor u otros totales de control.
2. Revisión de la aplicación correcta de los códigos en los documentos fuente.
3. Revisión de la aplicación contable a las cuentas correctas del personal.
4. Rotar las labores del personal de Contabilidad.
5. En un ambiente de P.E.D.:
A) Pruebas de validación para comprobar los asientos contables que afecten cuentas relacionadas con nóminas.
B) Formar lotes y conciliar los totales de entradas (ejemplo: Los totales del registro de nómina y los cheques de nómina emitidos con los totales de procesamiento y los nuevos saldos).
C) Controles de los programas para prevenir o detectar el pase de transacciones duplicadas y omisión de transacciones aceptadas.
D) Rutina de comprobación de etiquetas de archivos de computadora (fecha y versión) para reducir posibilidad de pasar la versión equivocada de un archivo maestro o usar el archivo de actividades erróneo.
E) Limitación del acceso a los archivos de nómina en línea a personal autorizado mediante el uso de contraseñas.
F) Revisión de los informes de “era y es” de los registros de nómina y de la situación de las cuentas auxiliares.

EJEMPLOS DE RIESGOS SI NO SE LOGRA EL OBJETIVO 12.

1. Los movimientos pasados a los registros auxiliares pueden no concordar con los movimientos pasados al mayor.
2. Las operaciones con el personal pudieran pasarse incorrectamente en sus auxiliares.
3. Pueden tomarse decisiones sobre la base de información incompleta o inexacta que se encuentre en un auxiliar.

OBJETIVO 13:

Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas al personal, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable.

OBJETIVO 14:

Los asientos contables de la nómina deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
Los objetivos 13 y 14 están íntimamente relacionados entre sí y por lo tanto, las técnicas y los riesgos si no se logran los objetivos son similares.

EJEMPLOS DE TÉCNICAS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS 13 Y 14.

1. Preparación de un catálogo de cuentas conteniendo una descripción de cada cuenta, así como instrucciones de qué conceptos deben afectar las mismas.
2. Procedimientos escritos para solicitar y aprobar cambios en la clasificación de cuentas.
3. Presupuestar e informar de acuerdo con la misma clasificación de cuentas y analizar las variaciones importantes entre los saldos reales y los presupuestados.
4. Procedimientos escritos de corte y cierre de periodo, expresando, por función, las cuentas que han de usarse para preparar los asientos contables, cortes a efectuar, acumulaciones que deben hacerse y quién es responsable de hacer cada cosa.
5. Comparaciones de periodo a periodo de los montos de asientos contables recurrentes.
6. Revisión y aprobación de cada asiento contable por personal supervisor que no tenga participación activa en su preparación.
7. Registro de asientos contables uniformes y otro control que pueda proporcionar certeza razonable de que se prepararon todos los asientos contables requeridos.
8. Uso de formas prenumeradas de asientos contables y la verificación correspondiente de que todos los asientos fueron registrados en el periodo.
9. En un ambiente de P.E.D.
a) Conciliación de los registros cronológicos manuales con los asientos contables producidos por el computador (ejemplo: comparación de los totales de pagos mensuales, según el departamento de personal, con los cargos aplicados por el computador a las cuentas de funcionarios y empleados).
b) Comparación de los números de cuentas de cada asiento contable, con el archivo maestro mecanizado y rechazo e informe de los errores.
c) Comprobación mediante el computador de las partidas duplicadas.
d) Preparación automática de los asientos contables por un sistema basado en el computador.
e) Comprobación de la validez y/o verificación de los campos de datos de cada asiento contable.

EJEMPLO DE RIESGOS SI NO SE LOGRAN LOS OBJETIVOS 13 Y 14.
1. Los estados financieros podrían no ser preparados en forma oportuna.
2. Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente debido a uno o más de los siguientes factores:
a) Omisión en el registro de transacciones (ejemplo: el registro de cheques de un día) en las concentraciones para respaldar los asientos contables.
b) Omisión en el registro de un asiento contable.
c) Codificaciones incorrectas.
d) Asientos contables duplicados.
e) Cortes incorrectos.
3. Puede debilitarse o anularse el control presupuestal sobre las operaciones.

OBJETIVO 15:
La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de nóminas debe producirse con exactitud y en forma oportuna.
Como ejemplos de la información que pudiera requerirse de este objetivo se incluye la siguiente:
1. Las bases que sirven para el control y pago del impuesto sobre Productos del Trabajo, cuotas al I.M.S.S., y amortizaciones por créditos al INFONAVIT que son retenidos al personal.
2. Las bases que sirven para el control y pago de los impuestos a cargo del patrón (1% sobre remuneraciones, aportaciones al INFONAVIT, cuotas al I.M.S.S.)
3. Gastos que por su naturaleza no son deducibles o que bien deben capitalizarse para efectos del impuesto sobre la renta.

EJEMPLOS DE TÉCNICAS PARA LOGRAR EL OBJETIVO 15.
1. La existencia de procedimientos documentados para preparar, concentrar e informar la información de impuestos requerida.
2. Revisión de las transacciones importantes del personal conocedor de los requisitos        fiscales (ejemplos: contadores, abogados y especialistas de impuestos).
3. Catálogo de cuentas, instructivo para su manejo y otros criterios para facilitar la clasificación, concentración y obtención automática de la información de impuestos requerida.
4. Políticas por escrito relativas a documentación requerida fiscalmente para justificar los gastos.
5. Revisiones por parte de auditores internos.

EJEMPLOS DE REISGOS SI NO SE LOGRA EL OBJETIVO 15.
1. Usar datos erróneos en los cálculos de los impuestos.
2. Pagar multas y cargos.
3. Pagar impuestos en exceso.

OBJETIVO 16:
Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados en cuentas de nóminas y las transacciones relativas.
EJEMPLOS DE TÉCNICAS PARA LOGRAR EL OBJETIVO 16.
1. Manuales de procedimientos y políticas, gráficas de organización y otra documentación que:
A) Listen las cuentas, informes, actividades, políticas y procedimientos que deben verificarse y evaluarse; cuando van a ser verificados y por quién será supervisada la actividad.
B) Describan cómo debe ejecutarse la verificación y evaluación.
C) Describan cómo deben documentarse los resultados de la revisión y a quién deben comunicarse.
2. Técnicas utilizadas para descubrir errores e irregularidades:
0 Conciliación de saldos y movimientos registrados, contra los saldos y movimientos informados por terceros (ejemplo: conciliación de estados de cuenta bancarios con las cuentas de nóminas)
0 Actuación oportuna sobre las quejas del personal.
0 Conciliación de los saldos del mayor con los auxiliares, ya sea manualmente o a través del computador.
0 Verificación periódica de los registros de nóminas con la documentación de respaldo (ejemplo: prueba de los asientos en los auxiliares del personal).
0 Comparación de los importes contabilizados con transacciones posteriores o con importes preestablecidos (ejemplo: examen de pagos posteriores en busca de pasivos no registrados, comparación de los pagos reales con los pagos presupuestados, etc.).
0 Verificación periódica de los saldos en libros mediante confirmaciones con el personal.
3. Técnicas para evaluar los saldos:
· Análisis de índices, tendencias y variaciones.
· Comparación de los resultados y análisis de las tendencias de la industria en materia de sueldos.

EJEMPLOS DE RIESGOS SI NO SE LOGRA EL OBJETIVO 16.
1. Los informes preparados para la administración pudieran presentar información errónea.
2. Las decisiones importantes que pudiera tomar la administración podrían basarse en información errónea.
3. Algunos errores e irregularidades en la salvaguarda física, autorización y procesamiento de transacciones pudieran pasar inadvertidas y no ser corregidos.

OBJETIVO 17:
El acceso a los registros de personal, nóminas, formas y documentos importantes y lugares de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

EJEMPLOS DE TÉCNICAS PARA LOGRAR EL OBJETIVO 17.
1. Cajas fuertes, gabinetes cerrados con llave, biblioteca segura de cintas y discos magnéticos, almacenaje externo de reserva para registros y archivos del computador, así como para programas y otra documentación relativa.
2. Custodia controlada y prenumeración de formas importantes (cheques en blanco, recibos de nómina, facsímil, etc.), incluso la rendición de cuentas periódicas de dichas formas por personal independiente.
3. Segregación de responsabilidades y restricción al acceso.
(a) Segregación de las funciones de administración de personal con las funciones de pagos y contabilidad de nóminas.
(b) Segregación de las actividades de preparación, firma y envío o entrega de cheques.
(c) Acceso restringido en los archivos del computador mediante el uso de contraseñas o cerraduras en las terminales.
4. Auditorias internas periódicas de cumplimiento.
5. Seguros y fianzas de fidelidad, incluyendo la cobertura de pérdida de registros y documentos.
6. Archivo de firmas del personal autorizado.
7. Disposición de lugares de trabajo que permitan la visibilidad máxima a los supervisores.
8. Tomar precauciones para la protección razonable contra incendios, explosión y la destrucción de mala fe de los registros y las instalaciones de procesamiento.
EJEMPLOS DE RIESGOS SI NO SE LOGRA EL OBJETIVO 17.
1. Los registros y archivos pueden destruirse o perderse, lo cual pudiera resultar en:
· Imposibilidad para preparar informes financieros confiables.
· Incapacidad para efectuar pagos al personal por la pérdida de las cuentas por pagar, o hacerse pagos en forma indebida.

2. Los registros y archivos pudieran usarse en forma indebida por personal no autorizado, en detrimento de la empresa o de su personal.
3. Los programas del computador pudieran alterarse por personas no autorizadas.
4. Los programas para el proceso de información, particularmente del computador, pudieran perderse o destruirse, lo cual podría resultar en:
· Incapacidad para informar, o
· Distorsión de las actividades informadas (ejemplo: una modificación no descubierta de los programas del computador de las cuentas por pagar, podría ocasionar desembolsos no autorizados ni informados).
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO.

Una vez que el auditor ha decidido estudiar y evaluar el control interno del ciclo de nóminas, a través de la ayuda que le pueda proporcionar esta guía, deberá proceder como ya se mencionó anteriormente, a identificar las funciones que forman el ciclo, los objetivos del control interno aplicables a cada función y a preparar la documentación de los procedimientos de proceso en cada función.
Una vez efectuado el trabajo anterior, estará en posibilidad de determinar en su caso las técnicas de control interno que está usando la empresa en cada una de las funciones identificadas y si éstas logran total, parcialmente o no logran los objetivos de control interno aplicables. La metodología sugerida por esta comisión para el estudio y evaluación del control interno por ciclos de transacciones se describe claramente en el Boletín F-05 emitido para tal efecto.
PROCESO DE NÓMINA
La nómina es un documento que muestra por un periodo determinado los importes de las percepciones, deducciones y neto a pagar para cada trabajador de la organización.
La importancia del proceso de nómina radica, por una parte en que las remuneraciones y prestaciones al personal, constituyen uno de los elementos de costo más elevado en cualquier tipo de empresa y por otra parte, en que genera diversas obligaciones ante terceros como: impuestos, cuotas sindicales, demandas alimenticias, etc., por lo que es una gran responsabilidad para la organización y de interés para el trabajador, que el pago de la remuneración se efectúe en forma completa, correcta y oportuna.
Aún cuando cada entidad tiene su propio método para elaborar la nómina, debe existir en todos los casos, un mecanismo de control que permita vigilar entre otras, las siguientes funciones:
· Elaboración de movimientos de personal
· Creación y actualización del archivo maestro de personal
· Incorporación de percepciones adicionales
· Pago de sueldos
· Entero de obligaciones a terceros por retenciones efectuadas al trabajador
· Baja del trabajador
· Registro contable de las operaciones
La existencia de fallas en cualquiera de estos puntos ocasionaría:
· Incluir en nómina al personal que no labora en la organización.
· Errores en las altas de personal con el lógico retraso en el pago del salario, conceptos adicionales al sueldo, bajas de personal.
· Pagos incorrectos en obligaciones a terceros: impuestos sobre productos del trabajo, seguro social, cuotas sindicales, etc., con el riesgo a sanciones por parte de las autoridades.
· Falta o error de cualquiera de los conceptos.
Por otra parte un adecuado mecanismo de control de nómina permite:
> Pago incorrecto de los salarios
> Reducción de conflictos obrero-patronales
> Cumplimiento de las obligaciones a terceros
> Supervisión de la operación a través de registros contables

CONTENIDO
Una nómina se integra por los conceptos de percepción y deducción, autorizados por la ley y sus adicionales otorgados por la organización de acuerdo con sus características particulares; su finalidad es la de efectuar completa y oportunamente el pago de salario devengado.
Datos que deben incluirse en la Nómina.
-     Periodo a pagar
- Número de identificación y nombre del trabajador
- Departamento al que corresponde el trabajador
- Percepciones: sueldo, ajuste de sueldo, comisiones, tiempo extra, sustitución, vacaciones, aguinaldo, fondo de ahorro, participación de utilidades, etc.
- Deducciones: ausentismo, ahorro, cuotas sindicales, impuesto sobre productos del trabajo, seguro social, demanda alimenticia, préstamos, despensa, anticipos, etc.
- Importe neto a pagar.
Proceso de la Nómina.
Las operaciones y medidas de control a establecer en el proceso de elaboración de la nómina manual o mecanizada son similares, sin embargo, el desarrollo de algunas actividades varía por las condiciones particulares del sistema que se utilice.
La mecánica de elaboración de la nómina al igual que otro sistema se sintetiza en tres pasos:
Entradas: Elaboración de movimientos de personal
Procesos: Creación y actualización del archivo maestro de personal
                 Incorporación de percepciones adicionales y deducciones al sueldo
Salidas: Emisión de la nómina
         Pago de la nómina

Auditoria Interna del Proceso de la Nómina.
Objetivos:
Al igual que en cualquier otra actividad, el establecer objetivos en la auditoria sirve de guía para la determinación de los procedimientos a aplicar, ya que de no contar con ellos podría presentarse:
A) Riesgo de evaluar parcialmente la función
> Falta de interrelación de objetivos con los de las operaciones a examinar
> Desconocimiento del cumplimiento de las actividades
B) Ineficiencia en la ejecución de la auditoria
> Dificultad en el entrenamiento y desarrollo del personal así como en la supervisión
> Falta de coordinación de esfuerzos en la revisión de una operación, cuando se subdivide en diversas áreas.
> Trabajo adicional en la elaboración del informe
Los objetivos de la auditoria interna deben coordinarse con los de la función examinada, pues de lo contrario significaría que están incompletos.
Es obligada la coordinación de los objetivos con su programa de trabajo porque si no es así, se incumplirían tareas o se ejecutarían labores no necesarias.
OBJETIVO DE LA AUDITORÍA INTERNA CON RESPECTO AL PROCESO DE NÓMINA

Proceso de Nómina.

Conseguir que los trámites de elaboración e incluso de movimientos de personal al archivo maestro, incorporación de percepciones adicionales y deducciones al sueldo y el pago se realicen en forma completa, correcta y oportuna, a fin de permitir un adecuado pago de sueldos, cumplimiento de obligaciones ante terceros y obtención de elementos para vigilar el costo de la utilización de los recursos humanos.

Auditoria Interna.
Evaluar si el procedimiento para el proceso de la nómina incluye la elaboración de movimientos de personal y su inclusión al archivo maestro; La incorporación de percepciones adicionales y deducciones al sueldo.
SUBOBJETIVOS.
A) Organización.
Proceso de Nómina.
Participar en la estructura organizacional, en la determinación de objetivos y funciones del departamento, en la elaboración, implantación y control de los procedimientos, sistemas de información y presupuestos, así como en la selección y capacitación del personal necesario para la ejecución de sus operaciones.
Auditoria Interna.
Evaluar si la estructura organizacional, así como la selección, capacitación y promoción del personal, proporcionan el soporte necesario para el desarrollo de la función.
B) Elaboración de movimientos.
Proceso de Nómina.
Asegurar, con base en avisos de altas, cambios y bajas, la correcta elaboración de los movimientos del personal
Auditoria Interna.
Evaluar si el procedimiento para la elaboración de estos movimientos y su aplicación asegura la inclusión de la información de la mejor forma.
C) Creación y actualización del archivo maestro de personal.
Proceso de Nómina.
Establecer mecanismos que aseguren que la información se incorpora al Archivo en forma completa, correcta y oportuna.
Auditoria Interna.
Evaluar si el procedimiento parra la creación y actualización del archivo y su aplicación, permite realizar eficaz y eficientemente:
> La prevención o detección de información improcedente a través del proceso de validación.
> La actualización de información en el archivo maestro.
D) Incorporación de percepciones adicionales y deducciones al sueldo.
Proceso de Nómina.
Prevenir o detectar a través de un proceso de validación, la incorporación de información improcedente de percepciones adicionales y deducciones al sueldo.
Asegurar la correcta, completa y oportuna incorporación de conceptos fijos para percepciones adicionales y deducciones de sueldo.
Verificar que se incorporen los conceptos variables de percepciones.
Auditoria Interna.
Evaluar si el procedimiento para la incorporación de percepciones adicionales y deducciones al sueldo y su aplicación permiten asegurar que las actividades del proceso de nómina con respecto a esta actividad se ejecuten correctamente.
E) Emisión de la Nómina y Recibos de Pago.
Proceso de Nómina.
Vigilar que a la emisión de la nómina se incorporen la totalidad de los conceptos de percepción y deducción sean fijos o variables.
Asegurar la correcta aplicación al trabajador de los conceptos de nómina de acuerdo a disposiciones legales y contractuales.
Verificar la correcta emisión de los recibos de pago.

Auditoria Interna.
Evalúa si el procedimiento para la emisión de la nómina y recibos de pago se hace correctamente y a su debido tiempo.
F) Pago.
Proceso de Nómina.
Efectuar el pago de la nómina una vez que se ha formulado y autorizado.
Controlar los sueldos no cobrados.
Auditoria Interna.
Evalúa todo el proceso, verifica que los pagos estén debidamente formulados y autorizados, que sean de acuerdo a las disposiciones legales y contractuales.

CONCLUSIONES.

Las funciones, asientos contables, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de nóminas deben servir solamente como una guía general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión del control interno de una empresa.
Los objetivos de autorización son los controles que deben establecerse con el fin de asegurar que se estén cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración.
Los objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones son todos los controles que deben establecerse para el correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa.
Los objetivos de verificación y evaluación son todos los controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan.
Los objetivos de salvaguarda física son los controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso.
El personal debe contratarse de acuerdo con las políticas de cada administración y los criterios de selección de personal deberán especificar estándares para los empleados potenciales, ya que de no hacerlo así, se corren riesgos tales como: contratar personal no autorizado, inadecuado, excesivo, etc.
Los tipos de retribución y deducción de nómina se harán de acuerdo a la política de la empresa.
Se darán bases de datos como: archivos maestros de personal, horarios, días festivos, retenciones, deducciones, etc.
Habrá procedimientos establecidos para añadir, cambiar, eliminar información de las bases de datos.
Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados, deben autorizarse de acuerdo a lo establecido por la administración.
La mano de obra utilizada, debe informarse con exactitud y en forma oportuna.
Los montos adeudados al personal y la distribución contable de éstos, deben calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna.
Todos los pagos relacionados con la nómina, se basarán en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud.
Los importes adeudados al personal, así como los pagos y ajustes relativos a nóminas, se clasificarán, concentrarán e informarán con exactitud y oportunamente.
Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes, se aplicarán con exactitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal.
Se deberán preparar asientos contables por las cantidades adeudadas al personal, por los pagos y por los ajustes relativos en cada periodo contable.
Los asientos contables de la nómina deberán concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo a las políticas de la administración. La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de nóminas, debe producirse con exactitud y oportunamente.
Se deberán verificar y evaluar en forma periódica los saldos registrados de cuentas de nóminas y las transacciones relativas.
El acceso a los registros de personal, nóminas, formas y documentos importantes, así como los lugares de proceso, se permitirán sólo de acuerdo a lo establecido por la administración.

B I B L I O G R A F Í A

> “ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
POR OBJETIVOS Y CICLOS DE TRANSICIÓN”
MEIGS, B. WALTER

> “FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO”
PERDOMO MORENO, ABRAHAM
E C A S AMÉXICO, 1996

> “AUDITORÍA I Y II”
     SANTILLANA GONZÁLEZ, JUAN RAMÓN
I. E C A S A
II. MÉXICO, 1996

? “ELEMENTOS DE AUDITORÍA”
     VICTOR MANUEL ESCALANTE
     E C A S A
     MÉXICO 1985