DE
LA AUDITORIA
Y PREPARACION DEL
INFORME
Se debe formular una hoja de trabajo (HT) agrupando las cuentas de la Balanza de Comprobación que prepara la compañía, de tal forma que cada rubro o renglón de la HT corresponda a un renglón de lo que serán los Estados Financieros definitivos de la empresa.
De acuerdo con esto deben de existir Cédulas Sumarias que muestren las diferentes cuentas de la Balanza que integran cada uno de los rubros que aparecen en las hojas de trabajo.
Al concluir la etapa de análisis, se debe proceder a la evaluación de los resultados a los que el Auditor ha llegado; en primera instancia será necesario comprobar si los objetivos de la auditoria ya han sido cumplidos y si se tienen elementos de juicio suficientes para conformar la opinión profesional del Auditor sobre los hechos y situaciones que ha examinado.
El Auditor debe considerar que ya han sido analizadas las operaciones y se han determinado las observaciones (deficiencias, irregularidades, desviaciones y oportunidades de mejora) así también como las causas que den origen a dichas observaciones, y sus posibles efectos y repercusiones, que pueden alterar al ciclo y que evitan su adecuado funcionamiento. Seguidamente se plantearan varias recomendaciones a fin de que se corrijan los hechos observados y se ataquen las causas.
El caso será decidir cuál es la solución más adecuada, ya que no siempre la que parece la mejor decisión conduce al resultado idóneo; es necesario considerar los elementos humanos, técnicos, materiales y financieros disponibles en el momento de tomar la decisión.
Al evaluar las opciones, el Auditor no debe de olvidar que la finalidad de la auditoria es mejorar el control interno y determinar el grado de economía, eficiencia, eficacia, efectividad, honestidad y transparencia con que se están alcanzando las metas y los objetivos.
Los papeles de trabajo son muy importantes para cerrar la auditoria porque en ellos se basa para poder preparar el dictamen el cual reflejara su opinión profesional del Auditor; dichos papeles son registros que conserva el Auditor sobre los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones pertinentes alcanzadas en su resumen y esto sirve para:
Ø Proporcionar el soporte principal del informe del Auditor, incluyendo las observaciones, hechos, argumentos entre otros.
Ø Ayudar al Auditor a ejecutar y supervisar el trabajo.
Ø Presentarse como evidencia en caso de demanda legal.
Además deben de formularse con claridad, pulcritud y exactitud; así mismo debe consignar los datos referentes al análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones específicas examinadas, así como las desviaciones que se presentan sobre los criterios y normas establecidas, hasta donde dichos datos sean necesarios para soportar la evidencia en que se basan las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditoría.
Un aspecto de gran importancia para la obtención de resultados de auditoria es la supervisión del trabajo; al concluir la revisión los papeles de trabajo constituyen el expediente de la auditoria, por lo que deben ser ordenados de manera lógica y resguardados en un archivo ex profeso.
Es práctica común que el Auditor anexe a su expediente fotocopia de los documentos citados o relacionados en sus cédulas, sin que en ellos haga algún señalamiento. Debido a que estos documentos forman parte de los papeles de trabajo.
En conclusión en el cierre de auditoria se determinan los saldos de auditoria considerando los ajustes y reclasificaciones que haya considerado y aconsejado el Auditor; en las cédulas sumarias se anotan las conclusiones a las que haya llegado el Auditor como por ejemplo:
Ø Se procedió a verificar la confirmación de saldos, la cual resulta el 80% satisfactorio porque recibimos el 70% de confirmaciones de adeudos y el resto por procedimientos complementarios.
Se deben de elaborar cédulas de observaciones y sugerencias, esta es la base para preparar lo que se conoce como el dictamen al control interno. Se maneja el análisis e interpretación de los estados financieros para esto se pueden usar:
Ø Razones Financieras.
Ø Técnica de entradas y salidas.
Ø Origen y Aplicación de recursos.
Ø Punto de Equilibrio.
Ø Tendencias.
Ø Cifras Base.
Ø Porcentajes Integrales.
Ø Etc.
CÉDULAS DE AJUSTES Y RECLASIFICACIONES
Son cédulas en las que se deberán transcribir los ajustes y las reclasificaciones que corrijan las cifras de la compañía, en la medida en que se vayan detectando durante la revisión. Por lo general contienen los siguientes cuatro datos básicos:
Ø Índice de la cédula donde surgió o se presenta en detalle el origen.
Ø Cuentas de cargo y/o abono.
Ø Columnas para el debe y el haber donde se anotaran las cantidades a ajustar o reclasificar.
Ø Concepto que explique claramente la razón del ajuste y/o reclasificación.
CÉDULAS DE OBSERVACIONES
La cédula es elaborada por el Auditor que determina la irregularidad, bajo la supervisión del responsable del grupo de auditoria.
La cédula de observaciones puede contar con anexos en donde se desglosa información o datos a los que hace referencia la irregularidad, con el fin de que el área auditada cuente con todos los elementos suficientes para poder identificar las cifras o datos observados y proceda a su atención.
El objetivo de dichas cédulas es plasmar las irregularidades determinadas durante la auditoria en una cédula que además de identificar los datos de la revisión, indique la fecha de compromiso de solución de la problemática por parte del responsable del área auditada.
Las irregularidades derivadas del análisis realizado se plasmarán en las denominadas cédulas de observaciones, las cuales contendrán las causas, efectos, fundamento legal que fue transgredido y las recomendaciones sugeridas por el Auditor para promover la solución a la problemática detectada.
Esta contendrá un apartado en donde el auditado mencionara la fecha compromiso para dar solución a la problemática y, en su caso las acciones que ejecutará para lograrlo, en este mismo apartado se anotará el nombre y cargo del responsable del área u operación donde surgieron las observaciones, debiendo plasmar su firma y la fecha del comentario de observaciones.
El Auditor discutirá las cédulas de observaciones con los responsables de la operación revisada y del área auditada, antes de su presentación formal en el informe de auditoria; en esa discusión podrán obtenerse elementos adicionales que rectifiquen o ratifiquen la irregularidad, en cualquiera de los casos la discusión permitirá al Auditor tener plena confianza y solidez en los planteamientos plasmados en la cédula de observaciones.
Cuando derivado del análisis practicado se detecten observaciones que impliquen una responsabilidad, independientemente del comentario con el área auditada, serán turnadas al área de responsabilidades con el expediente respectivo a fin de que proceda de acuerdo con sus atribuciones.
Estas cédulas se acostumbran llevarlas en hojas comunes y corrientes con rayado horizontal, se escribe en la parte izquierda de la hoja dejando disponible la parte derecha, para que el Auditor encargado o responsable del trabajo haga las anotaciones pertinentes en relación con los distintos informes hechos por Auditores de menor jerarquía.
PREPARACION DEL DICTAMEN
Para formular su opinión y redactar su informe, el Auditor tiene que hacerlo dentro de un marco sistemático de análisis; a continuación se enuncia una guía de los pasos que debe seguir el Auditor al redactar su informe.
Al practicar le revisión de los estados financieros el Auditor ha de comprobar que existan a plena satisfacción las condiciones siguientes:
1. Que su revisión sea hecha de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas.
2. Que los estados financieros hayan sido preparados de conformidad con los principios contables generalmente aceptados.
3. Que los principios contables generalmente aceptados hayan sido consistentemente aplicados.
4. Que se haya hecho exposición adecuada de la información esencial para una razonable presentación.
5. Que no haya motivos poco usuales de incertidumbre que puedan tener consecuencias en lo futuro.
Si una o más de las condiciones anteriores no son satisfechas, el Auditor debe determinar si las circunstancias permitirán o no desviarse de la forma del informe breve y, en caso de que sea así, la amplitud de tal desviación.
En la mayoría de los casos puede requerirse el tratamiento de secuencia lógica que se expone a continuación para la preparación del informe de auditoria:
1. Determinar las circunstancias que puedan requerir desviación del informe corto estándar, las circunstancias más frecuentes son:
A). El alcance de la revisión del Auditor se limita o afecta:
Ø Por condiciones que imposibilitan la aplicación de los procedimientos de auditoria que se consideren necesarios dentro de las circunstancias.
Ø Por restricciones impuestas por los clientes.
Ø Porque parte de la revisión ha sido hecha por otros Auditores independientes.
B). Los estados financieros no presentan razonablemente la situación
Financiera o los resultados debido a:
Ø Falta de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Ø Inadecuada exposición.
C). Los principios de contabilidad no se han aplicado de manera
consistente.
D). Existen incertidumbres poco comunes que pueden tener
consecuencias en lo futuro, cuyos efectos no pueden ser
razonablemente estimados o resueltos satisfactoriamente.
2. Considerar la materialidad, tanto en lo que respecta a la situación financiera como al resultado de las operaciones aunque la materialidad es uno de los más grandes factores de juicio para el Auditor, se han dado algunos lineamientos generales en este campo.
3. Si el efecto de las circunstancias antes mencionadas es considerado como material, evaluar el grado de materialidad y determinar la desviación adecuada del informe corto estándar.
4. Si la desviación del informe corto estándar se debe a:
A). Limitación de alcance o incertidumbre.- determinar si se debe dar una opinión con salvedades una abstención de opinión.
B). Falta de razonabilidad de presentación.- determinar si debe darse una opinión con salvedades o una opinión adversa.
C). Aplicación inconsistente de los principios de contabilidad.- determinar que comentarios deberán hacerse en lo referente a consistencia.
5. Si tiene que darse una opinión con salvedades, determinar las palabras adecuadas que expresan las salvedades ya sean: excepto por o sujeto a en lo general las palabras excepto por- se recomiendan en todos los casos que no sean aquellos en que el resultado de una cuestión sea incierto.
6. Si tiene que darse una abstención de opinión o una opinión adversa considerar la adecuación y la naturaleza de una opinión parcial.
Concluida la etapa de ejecución de la auditoria el Auditor debe dar a conocer los resultados de su investigación y análisis a través de un informe por escrito y con su firma. Así como las conclusiones y recomendaciones que han resultado con relación a los objetivos propuestos para el examen que se trate, la presentación del informe de auditoria será por escrito considerando los siguientes lineamientos:
Ø Oportunidad.
Ø Que este completo.
Ø Exactitud.
Ø Debe ser objetivo.
Ø Convincente.
Ø Claridad.
Ø Conciso.
Ø Utilidad.
Para la presentación de los informes de auditoria se deberá tomar en cuenta el contenido, que comprende:
Ø Objetivos, alcance y metodología.
Ø Resultados de la auditoria.
Ø Recomendaciones.
Ø Declaración sobre normas de auditoria.
Ø Cumplimiento de las disposiciones jurídico-administrativas.
Ø Incumplimientos.
Ø Presentación directa de informes sobre casos ilícitos.
Ø Controles de administración.
Ø Opiniones de los funcionarios responsables.
Ø Asuntos que requieran de estudio adicional.
