INTRODUCCIÓN.
Actualmente la Auditoria Interna juega un papel importante para la utilización de los servicios de auditores internos por instituciones privadas y públicas, la función de auditoria interna, en casi todas o todas las grandes organizaciones, esta adquiriendo cada vez mayor reconocimiento y responsabilidad, dichas organizaciones consideran que la Auditoria Interna es una necesidad imperiosa.
El reconocimiento de la eficacia y el potencial de la Auditoria Interna en las empresas, ha elevado al Auditor a un rango responsable e independiente en la escala jerárquica de la división de funciones, por ello el jefe de l departamento de Auditoria Interna puede depender directamente de la junta de directores, del presidente de la institución o de algún vicepresidente ejecutivo.
La Auditoria Interna desempeña cada día un papel más relevante debido principalmente a los siguientes aspectos:
· La creciente complejidad de los métodos contables, administrativos y de operación.
· El cambio acelerado en las disposiciones legales que rigen a la Auditoria.
· Los acontecimientos políticos y sociales del país que repercuten en la economía de las organizaciones.
CONCEPTO DE AUDITORÍA INTERNA.
Auditoria Interna es una función independiente de evaluación establecida dentro de una organización para examinar y evaluar sus actividades como un servicio a la misma organización.
El término Auditoria, en sí mismo, sugiere una variedad de ideas, por un lado puede ser circunscrito hacia el chequeo de la veracidad aritmética de cifras o la existencia de activos, por otro, como la revisión y evaluación a fondo de los altos niveles operacionales.
El término Interna se aplica para dejar perfectamente claro que es una actividad llevada a cabo por la misma organización, empleando su propio personal.
Por lo que se puede decir, que la Auditoria Interna es un control de controles. Es una actividad de evaluación independiente dentro de una organización, cuya finalidad es examinar las operaciones contables, financieras y administrativas, como base para la prestación de un servicio efectivo a los más altos niveles de dirección.
UBICACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA.
La posición de la Auditoria Interna en la organización debe ser relevante para asegurar un amplio margen de cobertura y para asegurar acciones efectivas y recomendaciones de Auditoria seguras.
El departamento o grupo de auditoria debe estar dentro de los primeros niveles de la organización como posición jerárquica que permita asegurar un amplio margen de cobertura, hacia los mismos niveles colaterales donde su ubique y hacia los inferiores, es por demás entendible que si se ubica el departamento de auditoria interna a un tercer, cuarto, o más bajo nivel no tendrá la ascendencia suficiente para auditar, ser aceptado y respetado por los niveles superiores.
A mayor nivel jerárquico del departamento de auditoria interna, mayor peso tiene en la organización y mayor respeto y autoridad encontrará sobre los hallazgos u observaciones detectados como producto de su trabajo, y aceptación a las recomendaciones o sugerencias propuestas, con lo cuál tendrá una mayor interacción con los niveles de toma de decisiones y, por supuesto, mayor y mejor será el servicio a prestar a la organización.
El departamento puede reportar a diferentes niveles pero siempre será dependiendo de la empresa que se trate, el tamaño de la entidad u organización.
q En entidades medianas o pequeñas que no cuentan con una gran infraestructura administrativa es más común que el grupo de auditoria interna dependa del director general o del dueño, por ser mayor su rango de control y supervisión, le permite este mejor acercamiento hacia sus auditores internos.
q En organizaciones de mayor envergadura debe pugnarse por el reporte directo del jefe de auditoria interna hacia el director o gerente general, o al menos reportar directamente al contralor quien depende del director general, - Nunca a menor nivel –
Finalmente en esta decisión de ubicación se debe tomar en cuenta la relación Costo-Beneficio.
A continuación se presentan los reportes mencionados.
A) Reportando al consejo de Administración.
La función de auditoria debe ser planeada y dentro de esa planeación habrá de considerarse la atención e intervención en asuntos emergentes que tal vez no fueron incorporados de manera específica dentro del programa o plan de intervenciones de auditoria. El jefe de auditoria interna, por su experiencia, capacidad y libertad de acción puede decidir una intervención sin necesidad de que se le autorice y al esperar la autorización posiblemente se desaproveche la oportunidad en la toma de decisiones a derivarse de un resultado o reporte de auditoria interna.
En este caso sí es más viable que el jefe de auditoria interna corporativa reporte al consejo de administración de la empresa controladora dado que la dinámica de acción de tal consejo es más acelerada y recurrente que en el caso de las empresas controladas.
B) Reportando a la Dirección General.
Este puede y debe ser el enfoque por excelencia de ubicación en la organización del departamento de auditoria interna en una entidad.
El principal responsable en y por una entidad u organización es el director o gerente general, habrá de responder por ella ante sus accionistas, su consejo de admón., sus deudores y acreedores, el fisco, su personal y por los recursos que se le han confiado para que los administre.
El jefe de auditoria interna proveerá al director general de un aspecto esencial en toda buena organización: información. A través de este profesional el director general sabrá hasta que punto es confiable y veraz la información administrativa, operacional y financiera que se le está presentando.
C) Reportando a la Dirección de Finanzas.
Al director de finanzas su entidad le da facultades para administrar el capital, obviamente dentro de políticas, criterios y lineamientos acordes a los fines que persigue la propia entidad.
A ese poder que proporciona el administrar el dinero se le añade el poder que da el contar con información delicada y altamente relevante e importante que suministra auditoria interna.
Salvo verdaderos casos de excepción, y por circunstancias que así lo ameriten, el grupo de auditoria interna no deberá depender del director de finanzas, ya tiene suficiente con el poder que le da el administrar el dinero.
Sin embargo existen casos de excepción que en un momento dado pudiere ser justificable, y éste es, cuando depende del Contralor. Al ser la auditoria interna, en términos llanos, “Un control de controles” suena adecuado o razonable que dependa del contralor.
Uno de los aspectos más importantes que inciden en la relación administración-auditoria interna es la estructura y dimensión que se le habrá de dar al grupo de auditoria interna.
El punto determinante es cuantos auditores lo deben conformar, qué niveles jerárquicos lo integrarán, y con que infraestructura se le habrá de dotar.
El tamaño y dimensión de la estructura a asignar al grupo de auditoria interna definirá los niveles de mando y operación a adoptar, partiendo de su director hacia gerentes, supervisores, encargados y auditores auxiliares.
______ Puestos en Línea.
--------- Puestos de Staff.
RECURSOS HUMANOS
CARGO FUNCIÓN REPORTA A:
Director de Auditoria Dirigir a sus subordinados en el desempeño de sus funciones de auditoria interna, lo cual incluye la planeación, coordinación y dirección de sus actividades. Desarrollar políticas y procedimientos para llevar a cabo la actividad de auditoria. Planear a corto, mediano y largo plazo las actividades. Reportará única y exclusivamente al superior jerárquico inmediato establecido en el cuadro de la organización.
Gerente de Auditoria Asistir al director en el cumplimiento de sus obligaciones, cubrir sus ausencias sobre base rotatoria entre los gerentes de auditoria. Prever requerimientos de carga de trabajo a corto mediano y largo plazo en las unidades administrativas y actividades que se le son asignadas. Trabaja directamente bajo la supervisión del director de auditoria, recibiendo de él la orientación y apoyo que sea necesario.
Supervisor de Auditoria Supervisar el cumplimiento de dos o más auditorias en que concurra. Planear el trabajo a desarrollar y establecer prioridades en la auditoria. Seleccionar y asignar al personal que sea necesario para ejecutar las auditorias planeadas. Trabaja bajo la dependencia de un gerente de auditoria, provee información tanto a su superior jerárquico inmediato como al director de auditoria.
Encargado de Auditoria Planea y conduce auditorias a las unidades administrativas y actividades de la organización y actuar como líder frente a un equipo de auditores. Ejercer un alto grado de responsabilidad y juicio profesional. Está bajo la supervisión técnica y administrativa de un supervisor de auditoria.
Auditor Auxiliar Asistir al encargado de la auditoria en la planeación del trabajo y en el desarrollo del enfoque aplicado a la auditoria. Desempeñar el trabajo asignado, bajo la dirección y orientación del auditor encargado. Desarrollar o asistir en la preparación del programa de auditoria. Está bajo la supervisión técnica y administrativa de un encargado de auditoria.
ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA
ESTRUCTURA OPERATIVA
La estructura operativa son los elementos básicos a considerar para el ejercicio de la auditoria interna, partiendo del programa de trabajo, los programas específicos de auditoria a aplicar, el uso de índices y catálogo de marcas a utilizar en la elaboración de los papeles de trabajo, y los cuestionarios a emplear para evaluar los objetivos del control interno por ciclos de transacciones.
PROGRAMA DE TRABAJO
El programa de trabajo de auditoria interna es un documento de planeación en el cual se consignan los trabajos a realizar a las unidades administrativas y actividades susceptibles de ser auditadas. El programa de trabajo por lo regular se diseña para un año de calendario, en el diseño del programa habrá de considerarse:
1. Definición de prioridades.
2. Requerimientos de la administración y otras áreas interesadas.
3. Atención a auditores externos y auditores de gobierno.
4. Espacios razonables de tiempo de fuerza de auditoria que reservan para atender emergencias o requerimientos no planeados.
PROGRAMA DE AUDITORIA
Un programa de auditoria es una herramienta que sirve para planear, dirigir y controlar el trabajo de auditoria a efectuar a una unidad administrativa, actividad o rubro contable. Representa el especificar claramente los pasos y acciones a seguir para la consecución de la auditoria, indicando los procedimientos a aplicar, la extensión de su aplicación y su relación o conexión con los papeles de trabajo.
SISTEMAS DE INDICES
INDIZACIÓN Es el hecho de asignar índices o claves de identificación que permiten localizar y conocer el lugar exacto donde se encuentra una cédula dentro del expediente o archivo de referencia permanente y el legado de auditoria. Los índices son anotados con lápiz rojo en la parte superior derecha de la cédula de auditoria.
MARCAS DE AUDITORIA
Las marcas de auditoria son símbolos utilizados por el auditor para señalar en sus papeles de trabajo el tipo de revisión y prueba efectuados los cuales reportan los siguientes beneficios:
Facilita el trabajo y aprovecha el espacio al anotar, en una solo ocasión, el trabajo realizado en varias partidas.
Facilita su supervisión al poderse comprender en forma inmediata el trabajo realizado.
CUESTIONARIO PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO
El propósito de evaluar y estudiar el control interno por ciclos de transacciones obedece a la conveniencia de agrupar a éstas en un ciclo de operaciones relacionadas a fin de no perder su propia dinámica individual, enfoque que no se da cuando se trata de revisar una actividad o transacción en forma aislada o independiente.
MENTO
DE AUDITORIA INTERNA
