MIENTO ELECTRO
NICO DE DATOS
2ª parte
La computadora ofrece al auditor un gran potencial par ejecutar sus tareas de auditoria a fin de determinar la calidad de la información generada por el sistema de procesamiento. Los registros de los clientes se procesan con programas de auditoria para computadora, para obtener la información a fin de poder evaluarla y analizarla.
Hay cuatros aspectos en el desarrollo de programas de auditoria para computadoras:
1. Determinar los objetivos y procedimientos de auditoria
2. Elaborar diagramas de recorrido |del sistema
3. Elaborar diagrama de recorrido del programa.
4. Codificación, ensamblado y prueba de los programas.
El grado hasta el cual el auditor pueda o deba desempeñar cada una de estas tareas depende de muchos factores, tales como su conocimiento sobre el PED y su competencia para elaborar programas de computadora, la complejidad del programa o programas se van a desarrollar, el lenguaje fuente que se use, y la disponibilidad de ayuda de programación por parte del cliente.
Objetivos y procedimientos de auditoría
En primer lugar para crear cualquier programa de computadora, una persona responsable debe formular los objetivos del trabajo de auditoría, y enseguida decidir que procedimientos de auditoría empleará para lograr dichos objetivos. La formulación de los objetivos y procedimientos de auditoría es un trabajo para el socio o el gerente del auditor.
Diagramas de recorrido del sistema
Una vez formulados los procedimientos y objetivos, deben prepararse diagramas de recorrido del sistema para indicar los archivos de entrada que deberán ser procesados por la computadora en los programas de auditoría, y la salida resultante. En relación con el trazo de diagramas de recorrido del sistema, los datos contenidos en los registros de entrada y salida deben definirse de manera explícita, pues el programa de la computadora tiene que incluirla colocación en el almacenamiento de memoria, de los datos que han de procesarse así como el sitio donde estos van a ser escritos o impresos en los registros de salida.
Es necesario elaborar diagramas de recorrido de los programas para indicar como van a procesarse los datos en la computadora.
Estos diagramas de recorrido indican las operaciones y decisiones específicas del procesamiento, y el orden que han de seguir dentro del programa. El diagrama de recorrido también muestra claramente la lógica y las funciones de un programa, así como la relación entre las diversas partes de dicho programa. El diagrama proporciona:
1. Una imagen gráfica de la solución del problema
2. Una guía para codificar y probar el programa, así como determinar que se han considerado todas las condiciones posibles.
3. Documentación del programa para utilizar en su explicación y modificación.
Después que las etapas del proceso se han dispuesto gráficamente en los diagramas de recorrido del programa, es preciso traducir esas mismas etapas o instrucciones a una clave (código) convencional, por lo general en un lenguaje fuente orientado al problema.
El programa objeto debe entonces probarse para determinar si esta completo y procesando los datos en la forma que se requiere. Una vez probado el programa está listo para procesar los registros reales del cliente, para obtener la información de auditoría deseada.
Las etapas de codificación, ensamblado y prueba de los programas de auditoría para computadora deben en la actualidad realizarlas otros programadores empleados por la firma del auditor, el propio cliente o alguna compañía de servicio de computación electrónica. Los lenguajes de programa fuente usados en la actualidad son demasiado numeroso y complejos para que el auditor pretenda entenderlos y usarlos. Sin embargo, a medida que los lenguajes comunes de seudo-inglés, como el COBOL, van extendiéndose cada vez más en su aplicación y empleo, a la vez que se tornan más fáciles de entender por los profanos en las técnicas de PED, el propio auditor puede ser capaz de codificar los programas de computadora que desea elaborar.
Una vez que el programa ha sido elaborado, ensamblado y probado, el auditor debe duplicar los programas fuente y objeto, y conservarlos en un área de almacenamiento a prueba de incendio.
Básicamente existen tres maneras de usar los programas de auditoría para computadora al desempeñar trabajos de auditoría:
1. Análisis e informes por excepción. El auditor puede elaborar programas para analizar los detalles en un archivo, par explorar los aspectos o atributos cualitativos que le interesen, o recorrer el archivo en busca de irregularidades. Las excepciones a las normas y criterios explicados y programados por el auditor se imprimirán como salida por el equipo PED.
2. Selección de muestras. El auditor puede elaborar programas para seleccionar muestras, ya sea al azar o de acuerdo con otros criterios.
3. Computaciones y pruebas detalladas. El auditor puede elaborar programas para realizar muchas de las pruebas y computaciones detalladas que antes se hacían a mano.
Un programa de auditoría de computadora también puede acumular cantidades para compararlas sin totales de cuentas, verificar cálculos aritméticos y efectuar otras pruebas del archivo en procesamiento.
La mayor parte del trabajo antes ejecutado por auditores puede ahora realizarse en la computadora mediante las instrucciones incluidas en los programas de auditoría para la computadora. La computadora puede seleccionar cantidades para su confirmación, preparar informes de circularización, localizar los archivos y clasificar las cuentas no pagadas por fechas de vencimiento. Esto permite al auditor dedicar un mayor esfuerzo a la evaluación subjetiva y al análisis.
El tiempo empleado en ejecutar procedimientos de auditoría para el nuevo sistema se reduce gracias a la velocidad de la computadora. Sin embargo, este tiempo de procesamiento se compensa con el que se requiere para preparar los programas de computadora. Los programas de auditoría para la computadora no deben desarrollarse a menos que el tiempo economizado en el proceso de auditoría sea mayor que el consumido en desarrollar tales programas.
Cuando se diseñan los sistemas PED, se impugna el sistema existente y se confiere una nueva visión a los requerimientos de información y a los métodos de procesamiento. Por lo tanto, el nuevo sistema formalmente elaborar datos que no estaban disponibles anteriormente o que existían en una forma que hacía impráctica su evaluación.
Gracias a los programas de computadora, el auditor puede ejecutar revisiones y pruebas más exclusivas de los archivos que las factibles por el sistema manual. Por ejemplo, puede revisar y probar el archivo completo de cuentas por cobrar para todos los criterios incluidos en su programa. Anteriormente tal revisión sólo era factible para ciertas cuentas seleccionadas a base de muestreo.
El principal documento de salida obtenido del procesamiento de la computadora es el informe de circularización de cuentas por cobrar. El informe se prepara bajo la forma de documento de trabajo listo para ser analizado por el auditor.
LA IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS
El equipo de procesamiento de datos puede ser una herramienta muy importante para la auditoría, y el auditor debe estar al tanto de las formas en que puede usar la computadora y las ventajas que obtendría con ello. Así mismo, debe conocer los problemas que afrontará al usar la computadora.
El uso de la computadora por parte del auditor y la revisión del sistema electrónico del cliente proporcionan muchas ventajas:
1. Un mejor conocimiento del sistema de procedimientos y controles del cliente.
2. Un área de actividad mucho más extensa.
3. El más fácil logro de la auditoría continua.
4. Un mejor uso del principio de excepción.
Muchos de los sistemas electrónicos son sistemas integrados de proporcionar a la dirección información financiera y de operación. La revisión y valorización de dicho sistema necesariamente permitirá al auditor un conocimiento más cabal del sistema de procesamiento de datos de su cliente y de los controles que este ejerza.
Usando datos de prueba y programas de auditoría para computadora bien planeados, el auditor puede valorar la capacidad del sistema para manejar tipos más representativos de transacción y examinar la información contenida en registros legibles a la máquina. Las pruebas detalladas, la selección de muestras y los informes de excepción de la computadora permitan al auditor tener más tiempo para examinar actividades que aumenten su capacidad de proporcionar mejor información a sus clientes.
Una de las finalidades de la auditoría en los últimos años ha sido facilitar la corriente d trabajo en el examen anual de auditoría. Esto se ha logrado, hasta cierto punto, dividiendo el examen en un periodo “intermedio” y otro de “fin de año”. Puesto que los datos de prueba elaborados en torno a una serie de transacciones de negocios no modifican su naturaleza de un día al otro, su utilidad puede sobrevivir a cambios menores, y posiblemente mayores, ocurridos en el programa de la computadora. Como resultado de ello, el auditor puede hacer pruebas más frecuentes y obtener “lecturas” de las actividades del cliente en diferentes periodos de operación durante el año, sin tener que emplear tanto tiempo como el que requeriría un sistema convencional de pruebas continuas en el que hay EDP.
El trabajo de auditoría es primordialmente un proceso de evaluación que puede dividirse en dos fases: una selección para separar las condiciones que necesitan análisis especial, y el propio análisis especial. Las condiciones que han de analizarse normalmente se seleccionan de acuerdo con normas de criterio objetivamente determinadas. Una vez definidos, estos factores objetivos pueden programarse, y la computadora puede realizar la selección Los auditores competentes quedan así libres para trabajar en las fases más subjetivas e importantes de la evaluación.
Los problemas para el uso de la computadora en auditoría, son:
1. Costos
2. Requerimientos técnicos
3. Necesidad de planear por adelantado
4. Conversión.
Costo
La principal consideración en el uso del equipo de EDP con fines de auditoría, es el costo de elaborar datos de prueba y programas para computadora y los elevados costos de operación del equipo, en comparación con el valor de los beneficios obtenidos. El uso de datos de prueba y de programas de auditoría para computadora tiene que justificarse en base a la reducción del tiempo en comparación con la auditoría manual, así como a la obtención de una auditoría más cualitativa.
El auditor debe advertir al cliente sobre la necesidad de preparar listas o informes especiales para satisfacer los requerimientos de la auditoría. Estos informes o reportes pueden consistir en listas de transacciones o en impresiones del archivo maestro, preparadas con los programas de impresión de la computadora del cliente, para usar como base en la selección de muestras o en otras revisiones manuales de auditoría. Normalmente, como el auditor sólo le interesan ciertos renglones, estas impresiones detalladas no se justifican a menos que el ahorro en pesos de la compañía obtenga en honorarios del auditor, sea mayor que el costo de producir los reportes.
Requerimientos técnicos
La nueva tecnología que se requiere para valorar el sistema de computadora del cliente y para elaborar programas de auditoria para computadora, también es un problema. El uso del equipo de PED requiere una planeación detallada, lógica y explícita en las etapas de procesamiento, además de precisión y exactitud de los datos de entrada. Este ultimo requisito reviste excepcional importancia en la preparación de datos de prueba en los cuales se necesita un numero especifico de caracteres, palabras y marcas de registros, y lógica de datos, para procesar las transacciones creadas.
El desarrollo de programas de auditoria para computadoras implica el mismo proceso de desarrollo de programas por el cual pasa el cliente. Es necesario elaborar diagramas de recorrido, cifras (codificar), ensamblar y verificar los programas de auditoria para computadora; en resumen, es necesario crear un libro de corridas de programa.
Necesidad de planeación anticipada
Debido a la naturaleza de la mayoría de las instalaciones de PED, se requiere disponer del auditor de una manera más vigente y continua. Las pruebas en las cuales el equipo se prueba a sí mismo y selecciona información para ulteriores pruebas o análisis, por lo general deben ejecutarse durante el tiempo de procesamiento o un poco después, antes de que los archivos legibles a la maquina vuelvan a usarse par otros fines.
En la medida que el auditor desee confiar en impresione sostenidas de la computadora y que el cliente normalmente no requiere, necesitara coordinar su planeación y sus necesidades con el cliente, a fin de tener la información impresa lista y disponible par su revisión.
El auditor debe estar consiente de la importante cantidad de tiempo que se requiere inicialmente para efectuar una auditoria en una instalación de computadora, lo cual debe informar al cliente antes de ejecutar el trabajo. Ciertamente el cliente debe reconocer que cualquier cambio significativo en su sistema, sea electrónico o no, requerirá un trabajo adicional de auditoría durante el periodo de cambio. Aún cuando el cliente debe entender que este trabajo adicional de auditoría es necesario para entender y valorizar los cambios del sistema, también deberá informársele que este tiempo que inicialmente se requiere para evaluar el sistema y desarrollar los programas de la computadora, no necesitará repetirse en el futuro, y que en parte será compensado por la mayor rapidez con que se ejecutarán los procedimientos de auditoría para computadora.
Conversión
El proceso de conversión no siempre ocurrirá cuando el trabajo de auditoría está realizándose. Pero, con el creciente número de conversiones y el tiempo que se requiere para una conversión, la probabilidad de que el autor se encuentre con una conversión, es grande. La conversión es un periodo arduo y laborioso un periodo durante el cual el personal de PED y demás personas afectadas por los cambios del sistema se encuentran bajo las presiones reales y a veces magnificadas, causadas por las exigencias del tiempo y de la gerencia. Debido a estas presiones, es posible que el auditor se enfrente a varios problemas:
1. Falta de documentación significativa.
2. Sobrecargas de trabajo de los programadores, que dificultan el acceso a ellos.
3. Cambios frecuentes del programa, que dificultan la revisión y evaluación del sistema.
El examen de las finalidades, normas y procedimientos de auditoría y de sus relaciones con los conceptos de existencia y valorización, lleva la conclusión de que el papel de la computadora afecta en forma muy significativa a las técnicas de auditoría.
El uso de la computadora para evaluar la calidad del sistema del procesamiento de datos y determinar la calidad de la información generada por el sistema parece proporcionar al auditor la oportunidad de ejercer una auditoría más selectiva y penetrante de las actividades y procedimientos.
Mediante la adecuada revisión del sistema PED del cliente y el uso de datos de prueba bien diseñados, el auditor adquiere un mejor conocimiento de los procedimientos y controles del cliente.
El auditor puede cubrir un área más extensa de actividad comercial, tanto financiera como de operación.
El procesamiento integrado de datos puede obligarlo a adentrarse más a fondo en la auditoría de las operaciones del cliente y no sólo en sus actividades financieras y contables.
La extensión y los alcances de las pruebas también pueden ser afectados, puesto que la computadora es capaz de realizar pruebas en un archivo completo con mucha mayor rapidez que la prueba manual de un porcentaje pequeño de ese archivo.
Aún cuando el PED ha producido como resultado un cambio en el medio de la auditoría, el auditor no puede abdicar sus responsabilidades a favor de los especialistas en procesamiento electrónico. El auditor es la única persona capacitada para afrontar los problemas de auditoría; los técnicos en PED no pueden ni deben tomar decisiones sobre auditoría. Los especialistas en PED pueden ayudar en los aspectos técnicos relativos al desarrollo y uso de datos de prueba y de programas de computadora; pero es el auditor quien debe determinar que datos de prueba se necesitan y que información deberá obtenerse.
CONCLUSIONES
Procesamiento de datos en una explicación genérica comprende todas las operaciones sobre los datos o información realizados de acuerdo a reglas o procedimientos precisos.
El departamento de PED es la unidad de Procesamiento Electrónico de Datos en una organización, la cual puede constituir un departamento totalmente independiente o una sección de otro departamento como el Departamento de Contabilidad. Este departamento normalmente se responsabilizara de la recepción de los datos de entrada provenientes de los departamentos usuarios, capturarlos cuando sea necesario, procesar los datos de entrada en el computador y verificar que los datos de salida estén de acuerdo con los datos controlados a la entrada y distribuir al usuario los datos de salida.
Para proporcionar un control efectivo de organización acerca de la concentración de funciones en el departamento de procesamiento electrónico de datos es necesario que:
1. El departamento de PED se independice de las funciones incompatibles dentro de la organización.
2. Que haga una separación de labores en el departamento de PED
3. La separación normal de labores para propósitos de control, deberá mantenerse en el origen y en los departamentos usuarios.
Existe un gran peligro de que la información procesada en un sistema computarizado sea intencional o inadvertidamente destruida o distorsionada, por lo que la mayoría de los usuarios de estos sistemas, toman medidas para minimizar este peligro adoptando los mejores procedimientos de control.
Para prevenir o detectar errores accidentales que ocurran en el departamento de PED durante el proceso se debe:
a) Establecer algún método para asegurar que los datos estén completos, sean exactos y estén autorizados al recibirlos para el procesamiento
b) Usar procedimientos estándar para todas las operaciones, y hacer una revisión para asegurar que cumplan con estos procedimientos.
c) Hacer que exista algún método que asegure el correcto montaje de los archivos, la correcta colocación de interruptores y la localización adecuada de archivos de salida.
d) Hacer que exista un método que asegure la oportuna detección de errores y fallas del Hardware.
Hay que prevenir o detectar la manipulación fraudulenta de los datos y su procesamiento por el departamento de PED y para prevenir el mal uso de la información confidencial hay que ser independientes de los departamentos de origen y departamentos usuarios, dentro de la organización. Además hay que ejercer control sobre las diversas funciones del departamento de PED.
Del Abaco al Computador Electrónico.
El hombre ha inventado muchas máquinas, sin embargo el computador electrónico, es quizás la que más impacto tendrá en las generaciones actuales.
1.1.- Antecedentes
Si retrocedemos más de 5000 años, nos encontramos con el utensilio más elemental para realizar cálculos: el ABACO. A pesar de su antigüedad aún se continúa utilizando en los países asiáticos donde tubo su origen.
Evolución hacia el Computador.
El origen de los computadores se encuentra en la MAQUINA DE CALCULAR. A continuación haremos un breve análisis de su desenvolvimiento, que nos permitirá evaluar su contribución en el mundo de los negocios.
1642
Blaise Pascal, filósofo y científico francés, inventó una máquina que a base de engranes permitía sumar y restar.
1694
El matemático alemán Gottfried Wilhelm Leibniz diseña una máquina que además de sumar y restar podía multiplicar, dividir y extraer raíces cuadradas.
Leibniz fue quien por primera vez desarrolló el "SISTEMA BINARIO", con el cual se puede representar cualquier cifra con sólo dos variables (0 y 1; si y no; blanco y negro; prendido y apagado).
1823
La "MAQUINA DIFERENCIAL" es diseñada por el matemático inglés Babbage; su complejidad mecánica para aquellos días no permitió que este proyecto se terminara; sin embargo, en teoría podía resolver polinomios de hasta ocho términos.
1833
Babbage después del primer fracaso, diseña la "MAQUINA ANALITICA" que tampoco pudo llevar a feliz termino, porque su funcionamiento requería de tolerancia mecánicas aún no logradas en el siglo XIX.
Además de estar diseñada para realizar cualquier operación matemática, se le considera como la primera MAQUINA DE CALCULAR PROGRAMABLE, aún cuando sus programas eran externos.
Mediante grandes tarjetas perforadas se almacenaba la información de programas y datos. Su mecanismo estaba constituido por engranes que giraban al ser activados por alambres que al encontrar las perforaciones, pasaban de un lado a otro de las tarjetas.
En teoría esta máquina podía:
q Hacer cálculos
q Guardar en memoria los resultados (su capacidad era de 1000 cantidades de 50 dígitos cada una)
q Comparar números
q Actuar de acuerdo con el resultado de dicha comparación.
La complejidad mecánica, hizo que el proyecto fuese abandonado antes de terminarlo. Sin embargo, la estructura de su sistema se utilizó en el diseño de los primeros computadores
electrónicos.
1889
Herman Hollerith patenta en Estados Unidos la primera tabuladora eléctrica; pudiéndose considerar como el inicio de las modernas máquinas para el tratamiento de datos.
El censo de población de los Estados Unidos se levantó en 1890 con la tabuladora Hollerith, dos veces más rápida que si se hubiera usado otro sistema contemporáneo. Los datos de cada familia se habían perforado previamente en la tarjeta, la cual era "leída" por agujas metálicas que al hacer contacto a través de las perforaciones, mandaban un impulso eléctrico a los contadores localizados en el panel superior de la tabuladora.
1944
La idea del PROGRAMA INTERNO es propuesta por John Von Newman, quien desarrolla el fundamento teórico para la construcción del computador electrónico.
En ese año se desarrolló el computador "electro-mecánico" denominado ASCC (Automatic Sequence Controlled Calculator) que pesaba 50 toneladas y su capacidad de cálculo era similar a la de una calculadora portátil actual.
1946
En la Universidad de Pensilvania los científicos J. P. Eckert y J. W. Mauchly construyeron a base de bulbos el primer computador electrónico; se le llamó ENIAC (Electronic Numerical Integrator and Calculator). Pesaba 30 toneladas y usaba 18000 bulbos; en promedio cada siete minutos fallaba uno. El Ejército Norteamericano lo aplicó para el desarrollo de tablas que calculaban la
trayectoria de los proyectiles.
1951
En Nueva York, IBM demuestra el computador SSEC (Selective Sequence Electronic Calculator). El principal trabajo que desarrolló ese año fue recalcular la órbita de los planetas.
Remington Rand introduce el computador Univac, que es el primero que puede manejar cifras y letras.
1954
IBM inicia con éxito los experimentos para reemplazar los bulbos con transistores. De esta manera nace la SEGUNDA GENERACION de computadores.
1967
Se desarrolla el "circuito integrado" o "cerebro", y al ser utilizado en los computadores nace la TERCERA GENERACION.
Actualmente cada uno de estos circuitos integrados, hace las funciones de 5000 a 6000 transistores.
1975 en adelante
Por su alto costo, durante 30 años los computadores estuvieron limitados a los gobiernos y a las grandes corporaciones; se puede decir que eran FABRICAS DE INFORMACION.
El primer computador personal es desarrollado en 1975 por Altair, quien lo vende como su modelo 8800, el cual era un kit para ser ensamblado por los aficionados a la electrónica.
La confiabilidad de operación y la reducción de costos en los "circuitos integrados" hace posible que se desarrolle un computador económico, al que se le bautiza con el adjetivo de "personal" por ir dirigido a auxiliar las decisiones de ejecutivos y dueños de empresas medianas y pequeñas.
