Investigaciones de Presupuesto

UNIDAD # 2 METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DEL PRESUPUESTO

2.1. DETERMINACION PARA LA ELABORACION DEL PRESUPUESTO DETERMINACION DE LAS CARATERISTICAS EMPRESARIALES El Diagnóstico Interno representa un factor fundamental del planeamiento, el mismo que adquiere expresión monetaria mediante el presupuesto. Las siguientes variables figuran entre las importantes en el desarrollo del trabajo para que los planes tengan dimensiones cuantitativas y monetarias. -  Situación Financiera -  Eficiencia y productividad -  Actualización Tecnológica -  Políticas Gerenciales SITUACION  FINANCIERA El estado financiero de las empresas con respecto al endeudamiento, la liquidez, la valorización de los títulos de propiedad y los índices de la lucratividad, repercuten sobre  la posibildad de captar capitales, conseguir créditos o gestionar la conseción de plazos por parte de los proveedores de bienes o servicios.  La imagen ante las entidades financieras,los inversionistas y los proveedores, contribuyen a la obtención de fondos que aunados a la obtención interna de recursos, condicionarán las desiciones a tomar en áreas como la investigación, el acometimiento de proyectos y el estudio de las posibilidades de crecimiento.  Sin duda la Situación Financiera permite dilucidar la posibilidades reales del progreso y, por tanto sentará las bases para establecer si las estrategias competitivas se sustentarán en el crecimiento de las operacioneso en la simple supervivencia. EFICIENCIA Y PRODUCTIVIDAD La eficiencia comprende las acciones puesta en prácticas para minimizar el tiempo invertido entre la adquicisión de insumos y la comercialización de productos, en tanto que la productividad, expresa como la producción por hora-hombre u hora-máquina.  Estos resultados dependen de elementos como la actualización tecnológica, la distribución funcional de la planta, la destreza de la mano de obra.  Los índices de eficiencia, que guardan estrecha relación con el sistema logístico y la naturaleza de los procedimientos administrativos, y los coeficientes de productividad, tienen influencia notable sobre los costos y, por ende, sobre la fijación de precios.  En este contexto, las variables citadas, insiden en los presupuestos empresariales. ACTUALIZACIÓN TECNOLOGICA En virtud de los efectos ejercidos por la modernización industrial sobre los costos, la intensidad del reproceso y la calidad de los productos, es comprensible su influencia en los presupuestos comerciales, sujetos a la competitividad en precios y calidades. POLITICAS GERENCIALES En el financiamineto, el camino seleccionado para respaldar la operación normal o la expansión de actividades gravitará en el presupuesto, dada la influencia de los diversos canales de financiación sobre la amortización de capitales, el reconocimiento de dividendos y la cancelación de intereses.  De la misma manera la política de inventarios se reflejará en los presupuestos de compras y producción, y las políticas de salarios y de créditos se expresarán presupuestalmente en los valores de la nómina, la comercialización y los flujos monetarios. 2.2. EVALUACION DEL ENTORNO Como ninguna empresa puede abstenerse al medio en que se desenvuelve, los planes y presupuestos se supeditan a manifestaciones ambientales como las ejecutorias de los competidores nacionales e internacionales, las prácticas comerciales impuestas por los canales de abastecimiento, las condiciones crediticias instauradas por las instituciones financieras, el comportamiento de la inflación, la devaluación, las tasas de interes, las políticas establecidas por el Gobierno en las áreas tributaria, salarial, seguridad social y de comercio exterior.  En materia mercantil las espectativas se centran en el estudio detallado de las fortaleza y debilidades que tiene la empresa para enfrentar a las compañías rivales y, por tanto, se impone la evaluación de parámetros como la imagen de marca, los gustos y la preferencia de los consumidores, las habilidades de la fuerza de ventas, las calidades y los precios, el prestigio de la empresa y las tendencias de participación en el mercado donde se actúa. El diagnóstico que mostramos en la siguiente figura, incorpora dos clases de variables que afectan de manera significativa el comportamiento de la empresa: Las que dependen de la Administración, denominadas controlables, y las que no, denominadas no controlables (estas últimas representan graves riesgos o amenazas para la empresa). A continuación se relacionan algunas variables de cada tipo: VARIABLES CONTROLABLES Objetivos Estrategias competitivas Políticas Gerenciales Proyectos de Inversión Calidad del Producto Canales de Distribución Campañas Promocionales Sistemas de producción VARIABLES NO CONTROLABLES Gustos del Consumidor Disposiciones Gubernamentales Inflación y devaluación Tasas de Interes Estabilidad política Ingreso per cápita del consumidor Acciones de la competencia Tendencias demográficas 2.3 ETAPAS DE PREPARACION DEL PRESUPUESTO a) PREINICIACION En esta etapa se avalúan los resultados obtenidos  en vigencias anteriores se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestión gerencial (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado,márgenes de utilidad,rentabilidad,participación en el mercado-etc...), se efectúan una evaluación de los factores ambientales no controla- dos por la dirección y se estudia el comportamiento de la empresa. Este diagnostico contribuirá a sentar los fundamentos del planeamiento-estratégico y táctico,de manera que exista . -  Selección de las estrategias competitivas:liderazgo en costos  y /o diferenciación. -  Selección de las opciones de  crecimiento:  competitivas o de las opciones de crecimiento:intensivo, integrado o diversificado OBJETIVOS GENERALES -  Colocar productos en los canales de comercialización  previstos  que  posean calidades competitivas y precios apropiados para el consumidor y tengan márgenes de utilidad atractivos. -  Incrementar la cobertura geográfica de los mercados mediante el aumento de las zonas de distribución de los productos  . -  Proporcionar al accionista una tasa de rendimiento atractiva mediante la integración de los factores “ valorización y dividendo”. -  Establecer mecanismos que auspicien la construcción de  una  empresa dinámica,pujante y creciente en sus operaciones comerciales. -  Consolida  la participación en el mercado con buenos producto,campañas promocionales agresivas y una fuerza de ventas adecuadamente capacitada. -  Crear y mantener un clima organizacional que conjugue las metas empresariales y los objetivos de quienes trabajan en la empresa. OBJETIVOS ESPECIFICOS -  Alcanzar un crecimiento del  ..... % en el volumen anual de ventas,expresado en un ....%    por variación de precios en un ...%  por captación  de  mercados -  Obtener un rendimiento sobre la inversión promedio anual del ....% antes de  de los impuestos. -  Lograr un grado de integración  de ...% en la fabricación del producto y    mediante  la creación de una empresa que atenderá el suministro de los insumos. -  Las operaciones normales de la empresa deben financiarse con los fondos monetarios generados por el giro interno de los negocios . ASIGNACION DE RECURSOS. - Proyectos de inversión,desarrollo de nuevos productos,ampliación adsorciones empresariales,sustitución de bienes tecnológicos . - “Incrementar las ventas”. - “Adquisición de activos” - “Minimizar los costos de almacenamiento de inventarios” b) ELABORACION DEL PRESUPUESTO Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia ,se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensión  monetaria en términos presupuestales,precediendole según las pautas siguientes: -  En  las ventas,su valor se subordinara a las perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y de precios.Para garantizar el alcance de los objetivos mercantiles se tomaran decisiones inherentes a los medios de distribución,los canales promocionales y la política crediticia. -  En el frente productivo se programaran las cantidades a fabricar o ensamblar según los estimativos de ventas y las políticas sobre inventarios. -  Con base en los programas de producción y en las políticas que regulan los niveles de inventarios de materias primas,insumos o componentes se calculan las compras  en términos cuantitativos y monetarios. -  Con base en los requerimientos del personal planteado por  cada  jefatura según los criterios de la remuneración y las disposiciones gubernamentales  -  Los proyectos de inversión especiales demandaran un tratamiento especial relacionado con la cuentificacion de recursos. c) EJECUCION En el proceso administrativo la ejecución se relaciona con la “puesta en marcha de los planes” y con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados ,con el comité de presupuestos como el principal impulsor debido a que si sus miembros no escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos físicos,financieros y humanos colocados a su disposición,es factibles el cumplimiento cabal de las metas. En esta etapa el director de presupuestos tiene la responsabilidad de prestar colaboración a las jefaturas en áreas de asegurar el logro de los objetivos consagrados al planear.Igualmente,presentara informes de  ejecución periódicos. d) CONTROL Si el presupuesto es una especie de termómetro para medir la ejecución de todas y cada una de las actividades empresarial es  puede  afirmarse  que  su  concurso. Seríia parcial al no incorporar esta etapa en la cual es viable determinar hasta qué punto puede marchar la empresa con el presupuesto como patrón de medida. Por ello,mediante el ejercicio cotidiano del control se enfrentara los pronósticos con la  realidad. Las actividades mas importantes por realizar en esta etapa son: 1.-  Preparar informes de ejecución parcial y acumulativa que incorporan comparaciones numéricas y porcentuales de lo real y lo presupuestado.Cuando la cotejación  se aplique a proyectos de inversión ,además  de  aspectos  monetarios deberán incluirse tópicos como el avance en obras ,en tiempo y en compras expresadas  en unidades  ya  que  los  contratos  suscritos  constituyen  la base del control. 2.-  Analizar y explicar  las razones de las desviaciones ocurridas. e) EVALUACION Al culminar el periodo de presupuestacion se prepara un informe critico de los resultados obtenidos que contendrá no solo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones y actividades empresariales. Será necesario analizar las fallas en cada una de las etapas iniciales y reconocer los éxitos al juzgarse que esta clase de acciones son importantes como plataforma para vencer la resistencia al  planea  miento materializados en presupuestos. 2.4.- AREAS DEL CONOCIMIENTO EMPLEADAS EN EL PRESUPUESTO Son diversas las herramientas utilizadas en la confección de presupuestos ,y su valor radica en facilitar los cálculos que,a su vez,propiciaran la correcta ejecución y el debido control del sistema presupuestario.Entre las principales pueden mencionarse la economía,la estadística,la Administración,la contabilidad y las finanzas. La Economía es trascendental por cuanto el análisis de factores como la inflación,la devaluación y las tasas de interés desempeñan  un papel determinante en las proyecciones. De igual modo el profundo conocimiento de los mercados de capitales nacionales e internacionales contribuye a tomar decisiones acerca del  financiamiento y la inversión La Estadística proporciona instrumentos de suma,como los métodos de cálculo. La administración suministra fundamentalmente conceptos vinculados al planeamiento la coordinación de actividades  y flujos de información. La Contabilidad al representar la expresión monetaria de las decisiones gerenciales, sirve de soporte al sistema por cuanto el presupuesto se ha definido como “la contabilidad hacia el futuro”. Las Finanzas,además de fomentar el análisis global y sectorial del sistema promueven la evaluación objetiva de las mejores alternativas puestas a consideración del cuerpo directivo. Aspectos procedimentales,técnicos y operativos del presupuesto   Entre los aspectos mas importantes tenemos las cédulas presupuestales diseñadas  para facilitar los cómputos,la consolidación de necesidades y la congruencia de las metas establecidas por cada nivel funcional.La información consignada en las cédulas las representa la base de los presupuestos  y de los estados financieros proyectados. Los asuntos procedimentales,los estados proyectados y la evaluación y el análisis del sistema .La conexión de las partes no puede pasar desapercibida pues en el ámbito conceptual  se estructuran las bases  del sistema,en la parte procedimental se cuantifican esas bases y la evaluación  contribuye a determinar si económicamente son posibles los objetivos propuestos.