Documentos Oficiales de la Asociación

LOS DOCUMENTOS OFICIALES DE LA ASOCIACIÓN DEBEN INCLUIR LAS SIGUIENTES COSAS:

1. Copias de los planes, permisos, garantías y otros documentos proveído por el constructor de los condominios

2. Copias de la declaración del condominio ("Declarations"), artículos de la corporación ("Articles of Incorporation"),  leyes interna del condominio ("bylaws") y todas enmiendas que se hayan hecho, y las leyes y normas efectuadas por la asociación

3. Libro que contiene todos los reportes de reuniones o las minutivas ("Minutes") de todas las reuniones de la asociación, de la junta de administración o del board, todas reuniones comunitarias, reuniones del board y los propietarios, por un periodo de siete (7) años

4. Una lista corriente de todos los propietarios, su dirección postal, el numero de sus unidades, certificados de votaciones, y también si se conoce, los números de teléfono

5. Pólizas de los seguro de la propiedad vigentes, con fecha actualizadas.  Deben ser mantenidos estos documentos actual y corrientes a todo tiempo

6. Copia del acuerdo o contrato con la compañía administradora de la propiedad ("management agreement"), copias de algún contrato de interés o ganancia o ("lease"), cualquier otro contrato o acuerdo o documento que la asociación sea parte o haya firmado que tengan los propietarios algún tipo de obligación o responsabilidad

7. Documentos de Ventas ("Bills of sale") o traslado de propiedad ("transfer for all property owned") por la asociación que le pertenezca a la asociación

8. Contabilidad y documentos financieros para la asociación y separadamente los documentos de contabilidad para cada unidad que la asociación administre, por un periodo mínimo de siete (7) años, incluyendo sin exclusion:

a) todos ingresos y gastos ("receipts and expenditures")

b) un estado de cuenta por cada unidad, que incluya el nombre del propietario, la fecha y cantidad del próximo pago, lo que se haya pagado en esa cuenta, y el balance pendiente

c) todas auditorias, examinaciones fiscales ("all audits and reviews"), los estado de cuenta financieros ("accounting statements"), y los reportes financieros ("financial reports")

d) todos contratos o acuerdos para trabajo que se vaya hacer, incluyendo todos los estimados, y deben ser mantenidos por un mínimo de un año

9. Boletas de elecciones ("ballots"), lista de los que atiendan las reuniones ("sign-in sheets"), apoderados ("voting proxies"), y todos otros documentos relacionados con las elecciones de los propietarios, por un año desde la fecha de elección, voto, o reunión para esa elección y para que ese documento haya sido necesario

10. Todo documento de las unidades que sean rentadas, cuando la asociación se hace responsable por la aprobación de la renta de una unidad

11. Lista de Preguntas Frecuentes y de las respuestas ("Frequently Asked Questions and Answers Sheet")

12. Otros documentos relacionados con la operación de la asociación.  Algunos ejemplos son:

a) correspondencia y otras cartas enviadas por la División de Condominios, del estado

b) las facturas y cuentas originales para compras que se hayan por la asociacion

c) copias de todos documentos de los seguros

d) grabaciones por audio y video de todas reuniones por el board or a comité, por lo menos hasta que se haya completado y aprobado las minutivas ("minutes of meetings").

LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS NO SON DISPONIBLES A LOS PROPIETARIOS:

1. Documentos preparados por un abogado que den conclusión legal, estrategias o teorías legales, y que hayan sido preparadas para acción civil o criminal en una corte, o una conferencia administrativa de adversarias hasta que no se haya llegado a una conclusión en ese caso.  Después de su conclusión, si se debe ser disponible.

2. Información obtenida por la asociación en conexión a la aprobación de renta, alquiler ("lease"), venta o algún modo de transferencia de una propiedad.

3. Documentos médicos de algún propietario de una unidad.