好文章

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● 專欄作家：褚士瑩
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□ 《i世代處事贏家》別讓開會和規定變成絆腳石
＊讓人難以忍受的會議

我是一個從小性格懶散，上學忘記帶書包，放學忘記帶便當盒的孩子，隨
時在路上看到我總是兩手空空，長大了也完全不見改善，除了絲毫不長記
性之外，對於那些形式性的東西還特別反感，所以只要是別人規定的，我
一概不遵守，只要有機會，就積極地抗爭，若沒有機會，那就消極地抵制
，或者想盡辦法耍小聰明，讓我能夠在體制間還有呼吸的空間，所以一直
到上大學以後，還是惡性不改，因為臨時要交一篇學期報告，覺得很麻煩
，於是交一本我剛剛出版的小說代替，還好教授是個開明的留美政治學家
，也就一笑置之，給了我一個好分數，現在想起來當年也真過分，但是懺
悔歸懺悔，如果歷史重演的話，我可能還是會做同樣的決定。

總之我是成長過程中一個這麼排斥體制和規定的傢伙，因此即使進入職場
，恐怕也無法安分守己地開例會，早會，週會，月會，還有各式各樣的會
議，就像小時候每個班級都會有一個特別出風頭的運動健將，還有一個特
別討人厭又愛欺負人的胖子，在每個公司的會議室裡，也總固定有幾類人
，是像我這種凡夫俗子最怕碰到的：

(一)以天下興亡為己任的人
我常常看到有些人的一整天工作，就是從一間會議室到另外一間會議室，
從會議桌上的這群人換成另一群人，什麼會都想參加，認為有任何一個會
漏掉他，就是公司對他不夠重視的表現，不禁讓人懷疑擔心這人要等到什
麼時候，才有空把會議中說的該做的事情做完。

(二)好學生型
另外有一種人，每次開會的時候都煞有介事地在筆記本上拼命埋頭紀錄，
彷彿等一會有人會考默寫似的，這些人想必在學校的時候，都曾經是「筆
記王子」、「筆記公主」之類的風雲人物，但是你很清楚，等他闔上筆記
本，走出會議室的那個剎那，他一定會完全將會議的內容完全拋在腦後，
因為他抄筆記只是一個下意識的習慣，同時是避免被點名發言的好工具。

(三)市長候選人
還有一種人，開會的時候口沫橫飛，如果有一點什麼意見，一定要縱橫全
場，讓所有人聽他大放厥詞，不只把以前的成就添油加醋，連自己祖宗八
代的豐功偉業都要搬出來說，但是若遇到不在行的話題，那麼就會將會議
的程序拿出來大作文章，好像自己是立法委員似的，這些人以為自己的參
予，對於公司的發展與企業文化有莫大的影響，但是實際上被人當成笑柄
而不自知。

(四)諄諄教誨型
這樣的人通常是老闆，讓人覺得非常困擾，因為每次開會的時候，不管會
議的主題是什麼，他都會不厭其煩地將自己如何白手起家的故事重說一遍
，彷彿是國文老師在唸課本；要不然就是講人生修養的大道理，以為自己
是什麼法師高人，似乎完全沒有注意到在場每個人的心情，可能大伙早就
連他什麼時候要停頓換氣，或者什麼時候要唸出錯別字都背下來了，更令
人恐懼的是，那種利用開會時展露自己知識份子風采的上司，滔滔不絕地
說起來時，也是極恐怖的，我就有個在廣告公司上班的朋友，老闆是個鄉
下老粗，但是最怕被人看不起，所以總是開會的時候亂用成語，結果有一
次在開會的時候，終於用對了「飲水思源」這一句，頓時眾人譁然，正當
大家讚嘆不已的時候，他卻得意洋洋地接著說下去，「這道理也就是像我
們鄉下常說的，仔豬要是沒有了豬母，怎麼長得大 ?」於是所有人跌到椅
子底下。

＊開會愈少愈好、規定愈簡單愈有效
所以，開會到底要怎麼樣才有效呢? 沒有人喜歡開會，而且無論開的會是
多麼必要，也往往因為有上面那四類傑出人士的參予，以至於面目全非，
所以我逐漸體會出開會的秘訣，

(1)每個禮拜不超過一次：
「不開沒有必要的會」，基本上員工是不需要太多來自老闆的精神鼓勵的
，只要別擾民，就很不錯了，所以跨部門固定的會議，一個禮拜最多一次
，而且最好是在週一或週五下午，因為一則可以回顧之前一週的工作，同
時可以訂出接下來一週的行事曆，愈具體愈好。

(2)控制開會時間：
開會愈短愈好，無論是什麼樣的會，每次都應該以一小時為上限，如果是
十五分鐘可以解決的事，也不需要硬加進一些雜七雜八的事情，有些上司
的心態是：既然好不容易有機會把大家集合起來，不趁機做做精神講話
就太可惜了，這種想法簡直是會議成功的殺手。另外，會議的主題要明確
，不要讓慣性發言者模糊了焦點，嚴格控制節奏，如果一旦離題，或者談
論的內容不是在場每一個人都需要知道的，應該立刻砍斷，請相關的人會
後另外找時間討論個別的議題。

(3)嚴格懲罰遲到者：
很多人不喜歡開會，是因為總有人珊珊來遲，或者進進出出，以至於效率
減低，同樣的話要講好幾遍。要解決遲到的習慣，應該要訂出上至天子諸
侯，下至布衣百姓都要遵守的遲到懲罰，可以是每一分鐘為單位罰錢，並
且確實執行，毫無例外，將收來的罰款，用來下次開會買咖啡或點心的基
金。

(4)開會時間限制在中午十二點以後：
古人說「一日之計在於晨」，從小以為這只是作文本上不得不寫的加分句
子，後來我才發現這話應用在職場上，也有幾分真實性，我一個已經退休
的上司，就為公司訂下了「中午十二點前不得開會」的規矩，因為他相信
早上能處理的事情最多，每個人手上也都堆積了一些必須立刻回覆的電子
郵件，所以如果把這時間用在開會上，一則影響工作效率，二則大家心有
旁騖，所以不如拿工作情緒原本就比較低落的下午來開會，還可以藉著會
議中喝喝咖啡，吃吃點心，說兩句閒話，恢復一下疲勞。

(5)會場提供咖啡點心：
這讓討厭開會的人，有一點開會的動力，看在有好吃好喝的份上，無論如
何也要來開會，而且讓疲倦的人在會議中，有正當的理由可以走動一下，
開會的整體氣氛也會好得多。

(6)會前先訂議程：
如果開會的時候，每個人才知道自己知道開會的目的，或者根本一臉茫然
，恐怕開會的結果也不會太有效，所以最好的辦法，是在開會的前兩天，
就先發給每個與會者一份議程，並且希望大家看了以後，給一些意見，以
免有什麼疏漏，同時確認自己的出席，這不但可以讓開會者有心理準備，
花一些時間思考一下會議的討論事項，而且事先修改議程，讓人覺得能夠
討論自己關心的事，是成功會議非常重要的關鍵。

(7)會中讓人人有參與感：
會議最忌所謂的「One-man show」，從頭到尾都是一個人滔滔不絕，如果
是要發表演說的話，就不用冠冕堂皇地稱之為「會議」了，所謂會議就是
要能夠參與的，但是又不希望每個人七嘴八舌，所以最好的是，每一個不
同的議題，能夠由一個不同的人帶頭，不但豐富了觀點，也讓與會者覺得
自己是會議的主人，而不是一個聽眾而已。

(8)確實執行會議結論：
很多會議雖然討論出了結果，卻沒有具體地分派誰應該在什麼時間之前完
成哪個事項，所以等於白忙一場，因此會議結束前，如果能用兩三分鐘，
將每一項討論的結果，交給一個特定的人負責，如此一來，下次會議的時
候，就可以從每個人的進度報告開始，這種所謂的「 Action Item」，一
開始可以不太習慣，但是一旦感受到責任分擔的好處，任何經理人都會上
癮的吧!

(9)會後用E-mail寄發會議記錄：
會議的討論結果，與其每個人抄寫在自己的筆記本裡，用自己的方式來解
讀，還遠不如每一次有一個人，將會議的紀錄簡潔地發給大家，即使不在
會議場中的人，比如出差或臨時有事，也能夠很快地知道會議中都有些什
麼討論，增加參與的人數跟範圍，是會議記錄的好處，形式倒不是拘泥的
重點，就算輕鬆一些也無妨。

所以無論是會議也好，「家規」也好，都最好盡量簡單明瞭，不要每有一
個新的狀況或危機出現，就組織一個新的小組，或增加一個例行性的會議
，到最後只會搞得大家疲於奔命，並且將會議流於形式，所以我個人總奉
行一個原則，那就是如果真要有所改革，「 Don’t add. Takeaway.」秉
持著若不拿掉舊規定，就不要加新規定的原則，而且任何規定要合乎常識
，如此一來工作量才會有可能「減肥成功」。