La experiencia como docente en escuelas técnicas y universidades me motiva a escribir este manual, que espero, llene las expectativas de muchos programadores empíricos y profesionales. Trataré de explicar detalle a detalle los argumentos teóricos en los que sustentan los procedimientos prácticos, ya que soy del criterio de que si se hará algo debemos estar seguro el porqué se  va  hacer. Es posible que cometa errores y por esta razón les pido disculpas de antemano, agradecería cualquier comentario o sugerencia que me permita poder modificar este manual para ganancia de los todos los usuarios del mismo.

Para este manual utilizaremos la versión de Access 97, no porque sea el mejor, sino porque posee las herramientas de programación incorporada (especificamente los tipos de datos Workspace, Database y Recordset); con esto estoy diciendo que éstas herramientas se incorporan en la versión Developer del Office 2000 y todavía no la he conseguido. En todo caso, la diferencia no importa, sugiero crear las Bases de Datos en la versión 97 (sin tablas) y luego convertir el archivo a la versión 2000, automaticamente se heredan estos tipos de datos y se podrá programar sin problema.

El curso comprende 2 áreas de estudios : Access en la gestión de Bases de Datos y Access como lenguaje de Programación.

Access como Gestor de Bases de Datos :

Access es un programa que permite la manipulación de grandes cantidades de información. Esta información tiene la característica que se encuentra clasificada y organizada de tal manera que su gestión en una computadora sea la más eficaz y oportuna.
 

Tablas :

Access organiza la información en Tablas y cada tabla contiene Campos y Registros. Los Campos de una Tabla se representan en forma columnar y los registros en forma horizontal. Veamos un ejemplo de tabla :

En la Gráfica anterior podemos notar que la tabla está compuesta de 4 Campos y de 3 Registros. De la misma se deriva que la tabla es un conjunto de información relacionada a través de variables llamadas campos. Decimos que son variables porque para el registro 1 el campo Nombre es Manuel Dávila pero para el registro 2 el campo Nombre es Martha Elena Ojeda.
Además de las tablas Access posee otros elementos que facilitan enormemente la gestión de la información. Veamos cuales son :

• Consultas :

                Consultas de Selección :

Permiten presentar la información contenida en una o más tablas. Las consultas de Selección son importantes para la creación de Formulario y de Informes, así como de otras consultas de selección.
 

• Consultas de Acciones :

                Consultas de Datos Anexados :

Consultas que permiten copiar registros de una tabla hacia otra. Son útiles para cuando deseamos limpiar una tabla que contiene registros que ya no tienen válidez como información actual pero sí como información de futuras investigaciones.

                  Consultas de Eliminación :

Consultas que permiten eliminar registros de una tabla, los registros a eliminar generalmente ya fueron respaldados en otra tabla usando una consulta de Datos Anexados. Son útiles para evitar que las tablas se recarguen de información innecesaria.

                Consultas de Actualización :

Son consultas que permiten realizar operaciones de cálculos u operaciones aritméticas. Estas operaciones las podemos realizar sobre campos de una o más tablas e incluso en otras consultas de selección.

                Consultas de Referencias Cruzadas :

Son consultas que permiten realizar consolidados de cantidades a partir de los datos contenidos en una o más tablas.
 

Formularios :

Los formularios son las ventanas con las que las personas que alimentan de información al sistema están interactuando. Un usuario de Access casi nunca se da cuenta de cómo se realizan los procesos sobre los datos, no sabe dónde, cómo y cuándo los datos son almacenados; no conoce los procedimientos para la realización de los cálculos y como se generan los informes que tiene que entregar.

De los anterior podemos deducir que los formularios tienen la función de permitir alimentar las tablas (agregar datos), modificar los datos de las tablas e incluso eliminar los datos de las tablas. Para hacer esto los formularios son creados a partir de las tablas o de las consultas definidas anteriormente.

Hay dos tipos básicos de formularios : Los Formularios Simples y los Principal - Subformularios.

                    Formularios Simples :

Son aquellos que realizan las gestiones sobre los datos de solo una tabla.

                    Formularios Principal - Subformularios :

Son aquellos que realizan las gestiones sobre los datos de una o más tablas.
 

Informes :

Son la Salida final de la información contenida en las tablas, ésta información es la requerida por la empresa o compañía a fin de analizar la ganancia o pérdida durante la gestión. Los informes presentan los resultados de las operaciones realizadas sobre los datos y sirven para la toma de decisiones en la dirección de la empresa. Los informes son creados de las tablas o de las consultas.

                    Informes Simples :

Son informes basados en una sola tabla o consulta, por ejemplo, un Informe que presente todos los trabajadores de una compañía o todos los productos contenidos en un inventario.

                    Informes de Rupturas :

Son informes que se basan en una sola tabla o de más de una tabla, como ejemplo podemos poner aquellos informes en los que se presenta un listado del personal de una empresa o compañía agrupados por Cargo o Departamento de trabajo; también tenemos un Informe que presente la existencia de productos en un Inventario agrupados por categorías.
 

Macros :

Son un conjunto de instrucción que son ejecutadas constantemente y que almacenamos juntas para que se realicen en un solo proceso. Las macros ayudan a automatizar los procesos, por ejemplo, podemos diseñar una macro que ejecute una consulta de actualización, luego abra un formulario y por último que lo imprima. Para utilizar las macros debemos tener un dominio bastante significativo del ambiente de operación de Access en cuanto al comportamiento de las Tablas, Consultas e Informes.
 

Módulos :

Los módulos son un conjunto de operaciones escritas en un lenguaje de programación llamado Visual Access o lo que es lo mismo Visual Basic. Para utilizarlos debemos de tener un dominio de técnicas de programación así como dominio de la sintaxis de este lenguaje. En la Segunda Parte de este Manual haremos mucho énfasis en esta área de Access.
 
 

• La Normalización :

Supongamos el control de inventarios (el ejemplo más fácil de estudiar y el más típico para aprender a manejar Access), comencemos por analizar el elemento que necesitamos inventariar : un producto, luego veamos como lo clasificaremos, sigamos con el control de los bodegueros, continuemos con el proveedor y finalmente determinaremos las bodegas en las que los almacenaremos.

Como se puede observar podríamos resumir todo lo anterior en las Tablas : Productos, Categorías de Productos, Bodegueros, Proveedores y Bodega. En otras palabras encontramos un universo de datos que están relacionados pero a la vez podrían estar no relacionados directamente. Continuando con el análisis ahora vamos a "desmenuzar" los Productos y solo basta en pensar un poco las características de un Producto. Normalmente nos damos la idea de que un producto puede presentar las siguientes características : Código, Nombre, Fecha de Fabricación, a quién se lo compramos, a qué categoría pertenece, la cantidad existente, el precio, fecha de Vencimiento, etc. Vamos a limitar las características porque podrían variar según el producto y la necesidad de información de las diversas empresas.

Si bien, es cierto ya "desmenuzamos" el producto aún podría faltar terminarlo de hacer "tiritas" , por ejemplo cuando decimos a quien se lo compramos podríamos sacar la siguiente información : El código del Proveedor para reconocerlo, Nombre del Proveedor, Dirección, Teléfono, y otros datos que quizás son menos significativos para nuestro interés actual : El Producto.

Resumamos todo el análisis en el siguiente cuadro tratando de abarcar todos los elementos que hemos nombrado en nuestro caso de estudio el Inventario.
 
 

Se observa que obtuvimos 3 Tablas conteniendo la información más organizada. A manera de Ejercicio se sugiere que el lector "desmenuce" las características para los Bodegueros y para las Bodegas.
 

• Fases de la Normalización :

                Fase I : Atomización.

Atomizar es fragmentar, en nuestro caso "desmenuzar". Eso es lo que hicimos en la primera fase, analizamos los datos desde el punto de vista más amplio hasta fragmentarlo de tal manera que no se pueda dividir más. Por ejemplo Nombre no es un dato atomizado ya que lo podemos subdividir en Primer Nombre y Segundo Nombre; pero el Primer Nombre ya no podemos seguirlo dividiendo entonces ese dato se encuentra atomizado.

                Fase II : Dependencia Funcional.

Dependencia es una derivación de Depender y un sinónimo de Subordinación, y es en este contexto que podemos analizar cuales datos dependen de otros datos. Por ejemplo :

De Producto tomemos Código y de Categoría tomemos Descripción y analicemos :

Con esto le estamos preguntando que si la Descripción de la Categoría depende directamente de el Código del Producto, es obvio que NO por lo tanto podemos decir :

No hay dependencia funcional.

Ahora nótese que SI existe una dependencia funcional entre los siguientes :

Repitamos este procedimiento tomando cada elemento hasta analizar su dependencia con el resto de los elementos. Esto nos permitirá agrupar los elementos con afinidades directas, reduciendo en algunos casos los elementos que contienen las tablas.

                Fase III : Redundancia.

La fase de redundancia consiste en la eliminación de posible información que se repita en las tablas. Veamos un ejemplo :

En la tabla Producto encontramos el Código del Proveedor y el Nombre del Proveedor (independiente de que esté o no Atomizado) y también lo encontramos en la Tabla Proveedor; esto produce que los datos se repitan en ambas tablas, originándonos los siguientes inconvenientes :

                                Lentitud en la gestión de información
                                Consumo innecesario de espacio en el disco
                                Mala organización de los datos.

Para eliminar esto, los datos se agrupan en sus tablas y solamente dejamos los elementos significativos en las otras tablas con las que tengan relación. Por ejemplo, en la Tabla Proveedor dejamos todos los elementos relacionados con el nombre del proveedor y sus datos, y en la tabla Producto solamente dejamos su Código; de esta manera cuando hagamos referencia a un Código de Proveedor en la tabla Producto conoceremos sus demás datos.
 

Lo anterior define el objetivo fundamental de la Normalización : La creación de Tablas que presenten la información organizada y relacionada. Esto también nos permite redefinir el Access, pero antes de que lo hagamos aclararemos que estas Tres fases de Normalización son más que suficientes para el nivel de gestión de información que requiere nuestro curso, así que dejaremos pendiente las otras dos fases por ser menos significativos en estos momentos. Ahora sí definamos Access.

Access : Gestor de Bases de Datos que utiliza el Modelo Relacional para gestionar la información.
 
 
 

• Modelo Relacional :

• Tipos de Relaciones :

Para que dos tablas estén relacionadas debe existir un campo común en ellas. Una relación entre las tablas la podemos reconocer por una línea que las une, la línea parte de los campos comunes. Los tipos de Relaciones que existen entre las tablas son las siguientes :

• Relación 1 a 1 :

En la figura 3 se establece una relación 1 a 1. Nótese que las tablas Cliente y Saldos están unidas por una línea que parte del campo común a ambas tablas.

Esta relación podría leerse de la siguiente manera :
 

1 Cliente TIENE 1 Saldo o también como 1 Cliente ESTA en 1 Saldo

• Relación 1 a Muchos :

En la figura 4 se establece la relación 1 a varios y se lee de la siguiente manera :
 

1 Cliente TIENE muchas Facturas O también como : 1 Cliente ESTA en muchas Facturas

En las figuras siguientes veremos ejemplos de modelos relacionales completo :
 

Durante el análisis y montaje de un sistema, el diseño del modelo relacional es la parte fundamental para que el funcionamiento del mismo sea el más óptimo.