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Emprender |
Una de las primeras tareas que deberá afrontar el emprendedor, o el equipo emprendedor, es la organización de las distintas tareas que deben llevarse a cabo en la nueva empresa.
Si se trata de un único emprendedor, la cuestión resulta aparentemente fácil: él o ella lo deben hacer todo. Si se trata de dos o más personas entonces deberán ponerse de acuerdo en qué tareas realiza cada uno. Claro que siempre cabe la posibilidad de que todos hagan de todo un poco. Si aceptamos este último criterio nos encontraremos ante lo que podemos llamar "trabajo en grupo" para diferenciarlo del "trabajo en equipo".
En el trabajo en grupo, todos los miembros del grupo participan en todas las tareas o actividades. Todos disfrutan de las actividades "bonitas" y entre todos asumen las actividades "feas". Sin embargo bajo este planteamiento no es difícil intuir que tarde o temprano aparecerán diferencias de criterio respecto a algún tema concreto y entonces el proyecto pueden verse paralizado por falta de iniciativa concreta o incluso perjudicado por las riñas personales.
En el trabajo en equipo el planteamiento es ligeramente distinto. Cada miembro del equipo asume la responsabilidad de una o varias áreas del proyecto y trabaja coordinadamente con el resto de miembros del equipo. Sin embargo se requiere un cierto grado de madurez personal para aceptar que si Juan es el responsable de marketing, el resto de los miembros no. Esto no debería impedir que todos participen en la toma de decisiones de marketing si así lo deciden, pero al menos existe un responsable de que marketing funcione o no. Y llegado el caso, responsable de impedir que esta área quede estancada por diferencias de criterio.
En todo empresa existen unas funciones que pueden delimitarse de forma más o menos clara. De forma clásica podemos decir que en la empresa encontraremos las siguientes funciones:
Básicamente, la función de Dirección consiste establecer unos objetivos y criterios a seguir y en coordinar el resto de funciones en pos de estos objetivos. La función Comercial es la encargada de vender el producto o servicio. La función de Producción, de que se fabrique ese producto o se preste ese servicio.Y la función de Administración, de llevar todo el "papeleo" necesario, así como la contabilidad y otras obligaciones legales.
Se pueden añadir o quitar áreas en función de las características del equipo emprendedor pero estas son a grandes rasgos las distintas funciones que deben atenderse para el correcto funcionamiento de la empresa. Así, se podría decidir separar Administración en Recursos Humanos por un lado y Contabilidad y Finanzas por otro, si el proyecto lo requiere. O separar Comercial en Marketing y Ventas si esto es necesario. Después de todo la organización del equipo depende del propio grupo humano y no de los manuales de organización.
Lo importante, con todo, es cubrir todas las áreas necesarias para el correcto funcionamiento de la empresa, sin olvidarse ninguna.
Una herramienta para facilitar esta tarea es el organigrama de la empresa. En el organigrama se representan las distintas funciones relacionadas de forma jerárquica. Tenga la forma que tenga ese organigrama y se utilicen los títulos que se quiera para designar los cargos, lo fundamental, es caer en la cuenta de que en la empresa existen funciones a las que asignar personas y no personas a las que asignar alguna función.
Así si sabemos que debe existir un Director Comercial (o llamémosle como queramos) hay que trabajar en decidir quién asume esa función, con qué responsabilidades y bajo qué criterios, con qué objetivos y luego darle un margen de confianza para que pueda trabajar. Una de las características de los equipos "triunfadores" es la confianza de los miembros respecto a las capacidades de los demás. Es típico leer declaraciones del tipo: "Teníamos muy claro desde el principio que Juan decidiría en cuestiones de empresa y Pedro lo haría en cuestiones técnicas".
Otra de las características de estos "triunfadores" es darse cuenta enseguida de una carencia en el equipo y actuar para cubrirla, bien con la entrada de un nuevo socio o contratando a otra persona. En las empresas de alta tecnología que experimentan crecimientos exponenciales en breves periodos de tiempo (Yahoo!, Netscape, por ejemplo) es típico fichar un Director General para que dirija la empresa, mientras los fundadores se ocupan de lo que realmente saben: los aspectos tecnológicos. Y eso no les impide participar en las decisiones importantes de la empresa. Sin embargo, cuántas nuevas empresas habrán fracasado simplemente porque nadie se ocupó de planificar la Tesorería de la empresa y, un buen día, descubrieron que "no había más dinero", por poner sólo un ejemplo.
Con el organigrama que pensemos que es más o menos adecuado para la empresa, ya podemos empezar a distribuir las responsabilidades de las distintas funciones a los miembros del equipo emprendedor.
Se puede empezar por lo más fácil, asignando responsabilidades "obvias". Si Juan es el que mejor se entiende con los números puede hacerse responsable de Administración. Y, atención, aquí lo más importante, aunque su responsabilidad sea sólo para determinar que no hay nadie preparado en la nueva empresa para esa labor y se deban contratar los servicios de un profesional. Pero, aún así, el responsable (o Director de Administración, si se quiere) sigue siendo Juan.
Luego, habrá que abordar el resto de funciones asignando a cada una de ellas un responsable. Puede suceder que los miembros del equipo no sean complementarios. Por ejemplo, se han asociado dos buenos vendedores, pero no saben como fabricar el producto que quieren vender. Ahora se hace evidente que no tiene ningún sentido sentarse horas y horas, codo con codo, para fabricar el producto. Sencillamente, el equipo no está completo. Este ejemplo, es clásico en técnicos y profesionales que deciden abandonar su puesto de trabajo para crear su propia empresa: dos informáticos, tres abogados, etc., etc.
Hay que darse cuenta, sin embargo, de que por el hecho de que se hayan asignado responsabilidades nada impide que los miembros del equipo "trabajen en otras funciones". Así, si Juan, Pedro y Maria han decidido que Pedro se encargue de la Producción no significa que sea el único que "trabaje". Su misión es coordinar "las horas de producción" del resto del equipo para cumplir con los objetivos de producción. Juan, Pedro y María deberán "negociar" y ponerse de acuerdo en cuantas horas dedican cada uno de ellos a "producción", aparte de hacer frente a sus propias responsabilidades (para las cuales, por cierto, deberán tal vez contar con las horas del resto de miembros). Complicado, claro, pero una nueva empresa no puede pagar todavía el personal que necesita para que se haga el trabajo y, por tanto, corresponde a los miembros fundadores realizar esas labores.
De todo esto se deduce la importancia de trabajar en el proyecto a través del Plan de Empresa antes de embarcarse en crear la empresa y posiblemente detectar estas cuestiones cuando los gastos van cayendo mes tras mes. Por cierto, estudios realizados sobre las empresas de capital-riesgo coinciden en que el factor determinante para decidir la inversión en un determinado proyecto está en el equipo humano y en la forma de organizarse de este, más incluso que en el producto que pretender comercializar. Saber organizarse correctamente detectando las fortalezas y las debilidades del equipo emprendedor, es una forma de demostrar la capacidad de sacar adelante el proyecto.
¿Y si se trata de un único emprendedor? Bueno, pues en ese caso, todas las responsabilidades le corresponden. Y es importante ser consciente de esta cuestión para empezar lo antes posible a ampliar el equipo de trabajo. Si no, se corre el peligro de centrarse en trabajar y trabajar muchas horas sin tener tiempo de hacer lo más importante que le corresponde hacer a un emprendedor: pensar en como desarrollar su negocio.
¿Y cómo se desarrolla un negocio? Pues organizando un equipo de personas que sea capaz de hacerse responsable de las distintas funciones a cubrir en esa empresa.
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Diciembre 1998. Permitida la reproducción de este documento siempre que se cite su procedencia.