|
Emprender |
Normalmente, la mayoría de los emprendedores no suelen estar preocupados por la producción o prestación del servicio objeto de su negocio. Después de todo, suele ser lo que han estado haciendo en los últimos años o aquello que realmente les gusta hacer. Incluso si se trata de una nueva actividad siempre será posible aprender suficientemente rápido para hacer un buen trabajo.Este suele ser un planteamiento típico en aquellos emprendedores que van a dejar su puesto de trabajo para trabajar por cuenta propia.
Sin embargo, esta posición puede llevar a un callejón sin salida en la nueva aventura empresarial. Al inicio, el emprendedor -o el equipo de emprendedores- realizan todas las actividades de la empresa: ventas, producción, administración, etc. A medida que crece el negocio se empiezan a delegar las tareas menos "vitales", normalmente empezando por la contabilidad, actividad que casi ningún emprendedor desea realizar. El negocio sigue creciendo y hay que contratar más personal: una secretaria, un ayudante, incluso un vendedor. Pero el emprendedor sigue metido en la producción (especialmente si el negocio es de servicios). Al cabo de un tiempo puede llegar lo que podríamos llamar "muerte por estancamiento". No es que la empresa cierre necesariamente; de hecho puede funcionar bien. Sucede que ya no puede crecer más. Todos los empleados están al máximo de trabajo; los emprendedores también. No se pueden aceptar más pedidos y, si se aceptan, la calidad empieza a deteriorarse. Y así se van acumulando una serie de problemas de diversa índole que se aceptan como normales de un negocio en marcha... hasta que se desaparece del negocio.
Lo que ha sucedido es que se han ido delegando funciones no "vitales" pero el emprendedor no se ha apartado de la "principal" que es hacer aquello que representa el núcleo del negocio: cortar el pelo, llevar contabilidades, hacer programas, cocinar los pasteles, hacer casas, etc. Y cómo va a ser de otra forma. El negocio empezó porque el emprendedor era bueno haciendo aquello y si deja de hacerlo la empresa ya no tendrá futuro. Sin embargo con esta "estrategia" se han conseguido dos cosas: saturar al máximo la capacidad de producción de la empresa (o sea, el tiempo de trabajo del emprendedor) y olvidarse de dirigir la empresa (actividad, por cierto, que a nadie se le ocurre "delegar" en otros).
Independientemente de los problemas que pueda comportar el haberse olvidado de "dirigir" la empresa -que se puede imaginar qué consecuencias puede traer-, la mala gestión de la capacidad de producción ha colapsado la empresa y, consecuentemente, su futuro.
Una de las decisiones más importantes a tomar al crear una empresa es decidir si lo que se desea es tener un negocio o tener una empresa. Los estudios sobre el hecho emprendedor han determinado que existen dos tipologías principales de emprendedor: el que desea tener un negocio y el que desea crear una empresa.
En un negocio, el emprendedor es la pieza fundamental. Es la situación típica del profesional liberal que puede llegar a tener un negocio de cierto tamaño pero cuya capacidad de producción estará limitada por el propio creador.
En una empresa, el emprendedor crea una estructura independiente de su persona que adquiere personalidad propia. El caso extremo es el de la franquicia: se crea un concepto de negocio y luego este concepto se vende para que lo "usen" otros emprendedores.
Esta distinción determinará de entrada como plantear la producción en la empresa. En el caso del negocio, la capacidad de producción es finita: como máximo lo que aguante el "físico" del equipo emprendedor. Habrá pues que gestionarla con sumo cuidado (por razones más que evidentes de salud personal). En el caso de la empresa, la producción es una función más a "delegar". Hay que evitar por tanto caer en la trampa de supeditar el crecimiento de la empresa a la capacidad personal del equipo emprendedor. Éste debe dedicarse a dirigir la empresa y a desarrollarla, no a "producir" por bien que lo hagan.
Este problema es, de hecho, algo que debe plantearse y resolverse en el Plan de Organización y no en el de Producción. Pero sucede a menudo que hacerse las preguntas adecuadas sobre la futura organización de la empresa, y qué papel va a jugar cada miembro del equipo emprendedor es, como mínimo, "complicado" al tratarse de temas relativos a personas en lugar de relativos a números. Resulta entonces fácil caer en aquello de "ya pensaremos en ello más adelante, ahora hay que hacer el trabajo" y se acaba llegando a afectar a la producción y al propio futuro de la empresa.
En definitiva, suponiendo que el Plan de Organización existe y "funciona", ¿qué debe recoger el Plan de Producción?.
Un concepto fundamental al hablar de producción es determinar cuál es la capacidad de producción de la empresa. Si los objetivos marcan un cierto beneficio y por tanto unas ciertas ventas, éstas implican una producción determinada que se podrá medir en unidades, horas, máquinas, personal, etc.
En un momento determinado la capacidad de producción de la empresa es una en concreto. Si la empresa no vende suficiente para hacer trabajar toda la capacidad tendrá un excedente improductivo. Si la empresa vende "demasiado" puede resultar difícil adaptar la capacidad de producción en un breve intervalo de tiempo. Se pueden perder pedidos y tal vez clientes. Además, una mayor capacidad de producción implica una nueva inversión financiera que queda inmovilizada en la empresa. ¿Y si esta demanda de producción resulta ser algo temporal?
Conviene, pues, hacer un esfuerzo en determinar con el mayor grado de exactitud con qué capacidad de producción contará la nueva empresa y, sobretodo, cómo se va a responder a los cambios en la demanda tanto al alza como a la baja. Hay que tratar de flexibilizar al máximo esta capacidad para adaptarse a las variaciones que se produzcan y compaginarla con el crecimiento previsto de las ventas. En otras palabras, marketing debe prever la demanda; producción debe prever como cubrir esa demanda.
Suponiendo que no hay problemas de capacidad, sigue siendo todo un reto planificar y gestionar las distintas unidades de producción: máquinas, personas, horas, etc. para atender simultáneamente los pedidos recibidos. Existen diversos sistemas de planificación de la producción y, aquí, juega un papel importante la experiencia del emprendedor en la organización de las operaciones.
Normalmente se recoge en un Plan de Operaciones las distintas fases y tareas que se deben llevar a cabo para producir una unidad de producto o prestar un servicio. Incluso se ha llegado a proponer que toda empresa debería imaginar que se trata de una franquicia y ser capaz de detallar por escrito todas las operaciones que se deban realizar.
Conocer al máximo como prestar el servicio o fabricar el producto va a permitir además avanzar por lo que se denomina la curva de aprendizaje o curva de la experiencia. Inicialmente producir una unidad tendrá un coste determinado para la empresa. Teóricamente, se supone que a medida que se van produciendo más unidades o se presta más veces un cierto servicio se produce un aprendizaje que debería implicar un menor coste de operación. Con el tiempo, la empresa se convierte en "experta" en ese producto y puede producirlo a menor coste.
Hoy en día casi ninguna empresa puede concebirse sin una determinada componente tecnológica. Si bien la tecnología es algo que puede afectar a todos los ámbitos de la empresa y repercutir de distintas formas en su rentabilidad, en el área de producción el conocimiento y dominio de una determinada tecnología puede ser la diferencia entre estar en el mercado o quedar fuera de él. Esto es elemental si esa tecnología resulta clave para la fabricación del producto.
Además el uso de la tecnología puede ser decisivo para diferenciar el producto a través de la mejora bien de la calidad del producto, bien de modificaciones en el producto ampliado. La correcta gestión de la tecnología tanto en la producción como en el producto mismo puede ser decisiva para el éxito de un producto en el mercado.
Parece lógico que en una empresa se mantengan stocks en el almacén de materias primas y otros productos que se necesiten para la elaboración del producto acabado. Sin embargo mantener un inventario para facilitar la producción implica sostener una determinada inversión financiera inmovilizada y, por tanto, apartada de otros usos en la empresa.
Como sucede con la capacidad de producción, la "capacidad de almacenaje" también requiere de una gestión lo más adecuada posible, tratando de reducir al mínimo la inversión en inventarios pero sin poner en peligro el ritmo de producción por una eventual falta de material. También existen distintos sistemas de gestión de inventarios que tratan de adecuar los stocks a la demanda.
Los stocks son algo a tener en cuenta en el momento de crear la empresa pues pueden representar una buena parte de la inversión inicial para poner en marcha la empresa y cargar desde el primer momento la flexibilidad financiera del proyecto.
Otra función a considerar en relación a la producción es todo el movimiento de materiales y personas que se pueden producir en la actividad diaria de la empresa. Desde la recogida y almacenaje de materias primas al almacenaje y entrega de productos acabados, pasando por el tránsito interno de los productos semi-acabados en producción, conviene analizar todos estos aspectos para alcanzar una fabricación lo más ágil posible y sin incurrir en costes "ocultos" que mermen la rentabilidad del proyecto.
En definitiva, la producción de la empresa, se trate de un puro proceso de fabricación o se trate de la prestación de servicios (que se ha dado en llamar servucción) es un factor que, no por conocido por el emprendedor, debe dejarse de tener en cuenta en la planificación del nuevo proyecto. Más de un nuevo proyecto empresarial ha fracasado al no poder adaptar la producción al crecimiento de la demanda experimentado o al no haber permitido la elevada inversión inicial en capacidad productiva adaptarse a inesperados cambios en el entorno exterior.
Odisea Web. - http://www.odiseaweb.com/
Agosto 1997. Permitida la reproducción de este documento siempre que se cite su procedencia.