Una de las características más potentes, y a la vez menos utilizadas, de Microsoft Word, se llama "Estilos". Los estilos le pueden ayudan a mantener una presentación uniforme incluso en un documento grande, y a cambiar esta presentación en forma global, inmediatamente, sin búsquedas prolongadas. Algunos estilos especiales también le ayudan en algunas otras tareas, especialmente en crear una tabla de contenido, y en organizar su documento.
No confunda "estilos" con "formato": si selecciona un párrafo y lo marca con negrita, ha aplicado un "formato". Por otra parte, si tiene 50 citas en un documento grande, y decide, por ejemplo, que todas las citas deben: a) tener 2 cm de sangría a la izquierda; y b) estar en letra cursiva, 12 puntos, ya está definiendo un "estilo". (Por lo tanto, se puede decir que un estilo incluye una o más órdenes de formato.)
Los estilos existen desde versiones muy antiguas de Microsoft Word. En la mayoría de los casos, se define un estilo para párrafo enteros. Creo que es desde la versión 6 de Microsoft Word que también se pueden aplicar estilos a palabras y letras individuales.
He probado lo siguiente en Word 97; es posible que en Word 2000 hayan algunas pequeñas diferencias.
Comenzaremos explorando los estilos que se utilizan con mayor frecuencia en la práctica: los títulos. Word tiene una serie de estilos predefinidos, que incluyen estilos para títulos. Si usa Word en Español, estos estilos se llamarán "Título 1", "Título 2", etc., hasta el 9. Si usa Word en Inglés, los estilos de títulos se llamarán "Heading 1", "Heading 2", etc. El número indica el nivel: los títulos principales (digamos, para los encabezados de capítulos) utilizarán el estilo "Título 1", los subtítulos (encabezados de secciones) utilizarán el estilo "Título 2", etc. Normalmente no requerirá más que 3-4 niveles.
Para aplicar un estilo, proceda como sigue:
Ya habrá notado la primera ventaja de los estilos: todos sus encabezados de capítulos tienen una misma presentación. Si no le gusta la presentación (digamos que quiere usar una letra más grande), no se le vaya a ocurrir buscar uno por uno los títulos y aplicarle el tipo de letra deseado (vea más abajo: "Formato Manual").
Lo que tiene que hacer es modificar la especificación del estilo. Para eso, hay dos métodos, que llamaremos "método rápido", y "método lento". Explicaré primero el método rápido.
Supongamos que sus encabezados principales ("Título 1") están definidos actualmente en letra "Arial", 20 puntos, pero usted los quiere tener en letra "Times New Roman", 25 puntos. Además, quiere eliminar negrita, y centrar el párrafo.
Normalmente, gran parte de su texto tendrá el estilo "Normal". Si quiere redefinir, en forma global, ese estilo, en algunas versiones de Word tiene que usar el método lento. A modo de ejemplo, supongamos que el estilo "Normal" actualmente esté definido con un tamaño de 10 puntos, pero usted lo quiere tener en 12 puntos.
Al leer esto, quizás está pensando: "¿Acaso no sería más fácil seleccionar todo el documento y seleccionar el tamaño deseado?" De hecho es más fácil, pero ésto no es siempre una solución aceptable, ya que si lo hace, también cambiará el tamaño de letras de todos los títulos, arruinando la posibilidad de usar estilos (ver más abajo, "Formato Manual").
Aparte de estilos predefinidos, el usuario también puede crear sus propios estilos. Por ejemplo, digamos que en un documento grande tenemos unas 100 diferentes citas, y queremos darles a todas una presentación uniforme. No existe un estilo predefinido "cita", pero nada nos impide crearlo. Supondremos que cada cita se encuentra en un párrafo separado.
Otros ejemplos donde podría utilizar estilos personales incluyen: texto para ilustraciones, encazados de tablas, definiciones.
Si utiliza Word versión 6 ó posterior (Word 6, Word 7, Word 97, Word 2000), también puede aplicar un estilo a palabras individuales, dentro de un párrafo.
En primer lugar, Word tiene algunos estilos predefinidos "de tipo carácter" (los que vimos antes son estilos "de tipo párrafo"), por ejemplo, un estilo para los pequeños números que se usan en las notas al pie de página, y otro estilo para el texto correspondiente, de la nota al pie de página.
Además, usted puede crear sus propios estilos "de tipo carácter". En este caso, para crear el estilo tiene que dar la orden "Formato | Estilo", hacer click en el botón "Nuevo", escribir un nombre para el estilo, y seleccionar el "Tipo de estilo" (= "Carácter").
Así, usted puede enfatizar ciertas palabras en medio de los párrafos. Como ejemplo, se me ocurre aplicar un estilo a términos clave en un documento. También puede enfatizar estas palabras sin estilos, simplemente haciendo click en "Negrita", por ejemplo. Sin embargo, los estilos de tipo carácter le permiten cambiar la presentación de sus términos claves, nuevamente, sin buscar estas palabras una por una.
Mi opinión personal es que generalmente, aunque no siempre, el uso de este tipo de estilos es demasiado laborioso (prefiero simplemente marcar una palabra con negrita para enfatizarla). Sin embargo, recomiendo al lector que los investigue por su cuenta, y que saque sus propias conclusiones. Quizás vea que en algunos casos más le conviene aplicar directamente un formato (digamos, negrita), y que en otros, los estilos le traen tantos beneficios que justifican plenamente el trabajo inicial adicional.
Si selecciona todo un párrafo, o una parte de un párrafo, y le aplica un formato "en forma manual", es decir, sin utilizar estilos, este texto mantendrá ese formato; cualquier cambio en el formato ya no afectará ese texto, que tiene "formato manual".
Si por falta de conocimientos de estilos alguien ya cometió el error de aplicar "formato manual" a todos los títulos (u otros tipos de párrafos) en un documento, y usted quiere aprovechar, en ese documento, las bondades de los estilos, debe proceder como sigue:
Como verá, es menos trabajo aplicar títulos en un documento nuevo, que en uno que ya está "poluido" por formato manual, que tiene que borrar antes de poder aprovechar los estilos.
Con la orden "Ver | Esquema", puede ver un esquema del documento. Aparece una barra de herramientas con botones para organizar. Por ejemplo, si hace click en el número "2", verá sólo los títulos hasta el nivel 2.
También puede mostrar y ocultar texto debajo de un título, haciendo doble-click en el símbolo "+" a la izquierda del párrafo.
Con el esquema, puede trasladar rápidamente capítulos enteros: si selecciona un párrafo del estilo "Título 1" (haciendo click en el símbolo "+" que aparece a la izquierda del párrafo), automáticamente se selecciona todo el texto antes del siguiente "Título 1".
Sugerencia: puede crear un documento que sólo tiene títulos, y verlo en modo "Esquema", para tener una lista jerárquica de asuntos pendientes. Para la impresión, le conviene redefinir los estilos (entre a "Ver Normal" para tener una idea cómo saldrá impreso).
Para volver a la presentación normal del documento, dé la orden "Ver | Normal", o bien "Ver | Diseño de página".
Obviamente, este tipo de organización implica que usted haya aplicado los estilos correctos ("Título 1", "Título 2", etc.). Sin embargo, si se ha equivocado de nivel, también puede usar el modo "Ver | Esquema" para cambiar el nivel de todo un capítulo, con todas sus secciones, etc.
Puede aplicar rápidamente un estilo de título con las siguientes teclas abreviadas:
Los estilos de tipo título también le ayudan a crear una tabla de contenido. Me refiero a la tabla de contenido que aquí en Bolivia normalmente se conoce como "Índice": una lista de los capítulos, junto con el número de página donde empieza cada uno. En Microsoft Word, la palabra "Índice" tiene otro significado, y es por eso que utilizo el término "Tabla de Contenido".
Después de marcar todos los títulos y subtítulos con su estilo de título correspondiente, haga click en el lugar del documento donde quiere tener su tabla de contenido, dé la orden "Insertar | Índice y tablas", y seleccione la sección "Tabla de contenido". Puede escoger entre varios modelos (ésto lo explicaré a continuación), cambiar algunas opciones, y apretar "Aceptar".
Los diferentes niveles de títulos en la tabla de contenido tienen su propio conjunto de estilos: "TDC 1", "TDC 2", etc. Por ejemplo, todos los encabezados de nivel 1 (con el estilo "Título 1") aparecerán en la tabla de contenido con el estilo "TDC 1". Obviamente, también puede cambiar la presentación de estos estilos, utilizando el "método rápido" o bien el "método lento", explicados arriba.
Si hace cambios al documento, tal vez cambie el número de página de un título, y tal vez haya agregado o quitado títulos. Para actualizar la tabla de contenido, haca click en ella, y apriete F9.
Los diferentes modelos de Tabla de Contenido que puede escoger aplican automáticamente determinados estilos.
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