Pilar Trucios/Madrid. ¿Quién no ha puesto alguna vez en entredicho la falta de comunicación dentro de su empresa y se ha planteado, por ejemplo, cómo va su formación y desarrollo, pero ha dejado de consultarlo para evitarla cola en el departamento de recursos humanos? ¿A quién no le gustaría acceder a los puestos vacantes de su compañía con sólo teclear su nombre en la pantalla o justificar los gastos en el ordenador en lugar de esperar a que el jefe esté desocupado y pueda firmar la hoja correspondiente? ¿Se imagina poder resolver éstas y otras cuestiones entrando en una sola dirección de Internet?

Quizá esta solución llega con retraso, pero mientras un gran número de empresas desarrollan ya el Business to Business —B2B—y el Business to Consumer —B2C—, algunas están poniendo en marcha el Business to Employee —B2E—, o lo que es lo mismo, el cuidado de sus propios empleados a través de la intranet. Este portal único es la puerta de entrada a todas las herramientas e información necesarias para el puesto de trabajo, con diseño de navegación al que se pueda acceder desde cualquier punto con un ordenador de acceso a Internet y una clave.

Son muchas las ventajas de esta intranet –que puede depender de recursos humanos, márketing, sistemas o de todo el conjunto–, pero las principales son el aumento de la productividad y la disminución del tiempo de acceso a la información y los potenciales ahorros en costes de gestión y de administración.

Contenidos
De momento, no hay nada definido en cuanto a los contenidos de las intranets, que pueden variar en función de la empresa, de sus departamentos y de la funcionalidad. Pero casi todas las compañías coinciden en algunas secciones:

• Aplicaciones. Todos los programas utilizados por los distintos departamentos se aúnan ahora en la intranet. La única peculiaridad es que el empleado sólo tiene acceso mediante una clave a las aplicaciones que necesita: finanzas, márketing...
  A todas estas funciones se puede acceder desde cualquier parte con un ordenador de acceso a Internet y una clave. Muchos aún temen por la confidencialidad y sólo permiten entrar desde un ordenador, portátil o no, de la empresa.
• Recursos humanos. El capítulo de recursos humanos es quizá uno de los más interesantes, tanto para el empleado como para el departamento correspondiente, porque permite agilizar procesos administrativos que hacen perder demasiado tiempo a ambos: petición de vacaciones, justificación de gastos, peticiones de marca y modelo de coche, cambio de datos bancarios y domiciliarios. A todo esto se unen otras cuestiones más relevantes, como planes de formación, desarrollo o planificación de futuro, perfil de competencias, requerimientos del puesto, comparación de las competencias con los requerimientos de la posición, evaluación de rendimiento, remuneración, ofertas de puestos vacantes en la empresa, etcétera.
• Comunicación interna. Otro apartado de especial relevancia es la comunicación que genera la empresa. Hasta ahora, o bien era escasa o se transmitía a través de e-mail. La intranet permite tener almacenadas todas las comunicaciones internas de la empresa e incluso los informes y lo que se considere necesario que conozca el empleado. Además, en este capítulo o en otro aparte, se suelen incluir todas las actividades corporativas que está llevando a cabo, tanto de ámbito social o cultural como de otra índole.
• Directorio y calendario. Quien es quién es la parte más común de las intranets y quizá la más visitada, sobre todo cuando lleva fotografía incorporada. El directorio permite situar a cada persona en su puesto, saber quién es el jefe y cuántas personas tiene por debajo y por encima. El calendario de días festivos de la empresa es otra de las páginas más consultadas.
• Prensa y noticias. Muchas intranets facilitan las noticias más importantes del día, los enlaces a algunos periódicos y revistas digitales de interés profesional y las noticias que sobre la empresa han sido publicadas en los medios escritos. Las empresas están desarrollando poco a poco la intranet, no sólo por la inversión que supone —que en la mayoría de los casos no es desorbitada—, sino porque quieren que el empleado se familiarice con el medio. En ningún caso, las compañías quieren que la red interna sustituya a la relación personal.