Una Intranet es una red interna de computadores de una organización que funciona utilizando las mismas tecnologías que usa Internet. Esta red interna puede ser tan pequeña como una Red de Area Local (LAN) que conecta dos computadores por medio de un cable, o tan grande como una Red de Area Ancha (WAN), que conecta cientos de computadores en todo el mundo. Muchísimas organizaciones utilizan actualmente Intranets para publicar información entre sus diferentes miembros.

¿Cuál es la función de una Intranet?

Una Intranet permite mantener una comunicación al interior de una organización de una manera efectiva, ágil y económica. Permite centralizar información importante de la compañía, permite a los usuarios publicar documentos a todos los demás usuarios, permite crear cronogramas de trabajo, anunciar eventos y más. Los usos de una Intranet varían sustancialmente de organización en organización; sin embargo, existen algunos usos comunes que se han convertido casi en estándares. Por ejemplo, una Intranet puede tener aplicaciones como calendarios de grupo, documentos de grupo y discusiones de grupo, diseñadas para ayudar al grupo de trabajo a comunicarse y colaborar entr sí en línea.  Con tan sólo una conexión a Internet, cualquier persona que haga parte del grupo tiene acceso a la misma información sin importar en dónde se encuentre.

Los usos más frecuentes de una Intranet son los siguientes:

  • Foro de Discusiones (Pizarra electrónica) en línea basado en Web:

Un foro de discusiones en línea permite a los usuarios compartir ideas y documentos simplemente utilizando su navegador de Internet.

  • Encuestas en Línea

Cuantas veces en nuestras vidas se nos ha pedido que llenemos una forma de encuesta? La mayoría de las organizaciones necesitan enviar cuestionarios de algún tipo a sus empleados, clientes y vendedores. Algunas veces son útiles para saber cómo se sienten y qué piensan los empleados sobre ciertas cosas, esta información es tabulada inmeditatamente y la información queda disponible al instante.

  • Formas de la compañía

La mayoría de las organizaciones utilizan en gran medida formas determinadas para ciertas tareas que se llevan a cabo. Estas formas pueden ponerse en línea utilizando la Intranet corporativa, reduciendo considerablemente el trabajo y utilizando más eficientemente los recursos disponibles. Aun cuando sea necesario tener una copia en papel de la forma, la Intranet podría dejar al alcance de todos los empleados los modelos de dichas formas, para que éstas puedan ser actualizadas de manera centralizada en cualquier momento y se impriman cuando sea necesario utilizarlas.

  • Políticas de la Organización y Manuales de Procedimiento.

Toda la información corporativa de interés común, como los manuales de procedimientos para determinadas tareas y cargos pueden ser fácilmente publicados en la intranet para su posterior consulta, ahorrando a la organización muchos recursos, incluidos tiempo, dinero y papel.

  •  Conversación en Tiempo Real (Chat)

Quizá una de las aplicaciones más interesantes que se pueden implementar en una Intranet, el chat permite a los usuarios mantener conversaciones en tiempo real entre utilizando su navegador de Internet. Las conversaciones pueden ser organizadas por temas para optimizar aún mas el uso del recurso y del tiempo. La mayoría de implementaciones de Chat permiten guardar un registro de todo lo que se dijo en una sesión determinada, de manera que si algún miembro de la organización no pudo estar a la hora convenida para el chat, puede enterarse de que se convino leyendo el registro. El registro puede incluso ser publicado en la Intranet para recordarle a todos los compromisos adquiridos.

  • Directorio Telefónico de Empleados

Es una de las aplicaciones más populares para una Intranet. Permite publicar la información de los empleados de una manera conveniente, mucho más rica que la publicación en papel y más fácil de acceder.

  • Organigrama

Un Organigrama en línea permite a los usuarios buscar otros empleados y enterarse de información básica como a quién reportan, a qué división o departamento pertenecen etc.

  •  Anuncios de Grupo

Todos los anuncios de la empresa se pueden publicar en un determinado lugar, de manera que la información queda toda centralizada y ordenada, y es posible para cualquier empleado sea cual sea el lugar en el que se encuentre acceder a la información. Los empleados siempre sabe en dónde buscar información nueva.

 

  • Calendario de Grupo

El calendario de grupo es una herramienta que permite coordinar las actividades de los empleados en el tiempo. Por medio de éste es posible, por ejemplo, programas las reuniones del grupo de manera que todos tengan la información a la mano todo el tiempo. De esta manera se evitan malentendidos y confusiones.

  • Documentos de grupo

Entregue la más actualizada versión de sus documentos a todos sus empleados. Las oficinas de otras ciudades pueden tener acceso a documentos de toda índole, como material de mercadeo, sin necesidad de llamar a la oficina principal para que los envíen con la ventaja de tenerlos a la mano en cualquier momento del día o de la noche.

  • Grupos de discusión

Con los Grupos de Discusión, los miembros de la Intranet pueden compartir sus experiencias con el grupo sin necesidad de citar a reuniones y con la posibilidad de guardar los comentarios hechos por cada uno.

  • Grupo de Correo Electrónico

Envíe información masiva o boletines  de noticias a todos sus empleados con un simple clic del mouse

 

Razones para tener una INTRANET

  • Los diferentes departamentos de su compañía necesitan una forma simple y eficiente de comunicar y compartir diferente información., Puede comunicar todos sus logros y objetivos, ver los últimos reportes de ventas, compartir los datos necesarios para toma de decisiones, información sobre la competencia, etc. Con una Intranet, las publicaciones de su compañía (brochures, manuales de usuario, etc) son accesibles a todos sus empleados en el momento en que ello los requieran, 24 horas al día, 7 días a la semana.
  • Trabajar juntos no significa hacerlo en el mismo lugar. Con una Intranet usted puede contar con sus colaboradores sin importar si ellos se encuentran en diferentes ciudades.
  • Si usted es un profesional independiente usted necesita una forma de compartir información en línea con sus cliente de forma totalmente segura, una Intranet facilita esta labor protegiendo su información y la de sus clientes.

Si desea información sobre éste tema, por favor escribanos a info@itis.com.co